L'acquisition de nouveaux clients est excellente pour les affaires, à condition qu'ils ne fassent pas défaut de paiement. Si vous ne vérifiez pas la solvabilité du client concernant le montant du crédit accordé, les poursuites judiciaires engagées en cas de non-paiement peuvent s'avérer longues, fastidieuses et potentiellement coûteuses.
Si le client ne paie pas alors que les biens ou services ont été fournis, votre trésorerie risque d'être mise à rude épreuve. Veiller à ce que vos clients paient à temps facilitera la gestion de votre entreprise.
Si vous ne payez pas vos fournisseurs parce que vous n'avez pas été payé par votre client, vous risquez de nuire également à son activité. Il s'agit non seulement d'une mauvaise pratique commerciale, mais aussi d'un manque de responsabilité sociale des entreprises. Traitez vos fournisseurs comme vous souhaitez être traité par vos clients.
Facteurs à prendre en compte
La première chose à faire est de bien connaître votre client. Il est essentiel de commencer avant d'accepter un nouveau client et avant de lui accorder un crédit. Voici le strict minimum à savoir :
- le nom exact du client et l'adresse commerciale (pensez à utiliser le service Webcheck de Companies House)
- Leur type de structure juridique, par exemple, s'agit-il d'une entreprise individuelle, d'une société de personnes ou d'une société à responsabilité limitée ?
- Noms et adresses personnelles des propriétaires si leur structure n'est pas constituée en société (il est conseillé de vérifier ces informations sur papier à en-tête)
- contacter d'autres fournisseurs pour obtenir des références
- leur cote de crédit auprès d'une agence d'évaluation du crédit.
Avant de fournir des biens ou des services à un client, assurez-vous de prendre en compte les points suivants :
- discuter et convenir des modalités de paiement avec le client avant d'accepter la commande
- convenir des conditions par écrit
- examiner tout document du client dans lequel celui-ci tente de modifier les conditions de paiement convenues
- négocier et convenir des conditions de paiement avec les fournisseurs avant d'accepter la commande
- S’il existe un décalage entre les conditions de paiement du client et du fournisseur, examinez si un financement est disponible pour combler cet écart (cela nécessitera une bonne compréhension de votre gestion du fonds de roulement)
- établir des prévisions de trésorerie couvrant tous les revenus et dépenses prévus
- Nous avons mis en place une politique standard afin de garantir que les conditions de paiement ne puissent être modifiées sans autorisation appropriée
- Assurez-vous d'avoir le droit d'appliquer des pénalités de retard et des intérêts sur les factures.
Après avoir fourni des biens ou des services à un client, assurez-vous de :
- émettre les factures rapidement
- Établir des factures précises afin de garantir que tous les articles sont inclus aux prix indiqués
- Veuillez inclure un numéro de référence pour la commande et le mentionner en cas de litige
- Incluez toutes les informations nécessaires au client sur la facture
- mettre en place une procédure de recouvrement des factures
- disposer d'une procédure de traitement des litiges
- Tenir un registre des litiges afin de déterminer si des litiges similaires surviennent pour d'autres clients
- Assurez-vous que vos factures sont entièrement conformes aux exigences du HMRC en matière de TVA.
Considérez vos fournisseurs – traitez-les comme vous aimeriez être traité
N'oubliez pas que le non-paiement de vos fournisseurs à temps est une mauvaise pratique commerciale et peut entraîner une baisse de votre cote de crédit. Vous devriez :
- Veillez à informer vos fournisseurs de tout litige dès qu'il survient
- Payez à temps en vous assurant que le registre de vos créanciers est correctement établi en fonction de l'ancienneté de vos factures et
- Tenez vos fournisseurs informés de tout problème de paiement en temps voulu.
Malheureusement, certaines entreprises peuvent faire faillite ; il peut donc être judicieux d'envisager une assurance-crédit pour les entreprises suivantes :
- ne pourrait pas fonctionner si des clients clés devenaient insolvables
- ne dispose pas des contrôles nécessaires pour déterminer si un client est susceptible de devenir insolvable
- éprouve des difficultés à obtenir des informations sur les clients potentiels
- doit améliorer la gestion du crédit
- envisage de se lancer sur un nouveau marché.
Les entreprises devraient envisager de recourir à l'affacturage et à des solutions de financement lorsque :
- Les réserves de trésorerie disponibles sont insuffisantes pour payer les fournisseurs à temps
- l'entreprise doit se développer
- Le niveau de financement à court terme (y compris toute facilité de découvert) est insuffisant
- Le personnel ne possède pas les compétences requises en matière de gestion du crédit.
