Un régime d'exemption s'applique aux dépenses des employés.
Cette fiche d'information traite du fonctionnement et de la déclaration des dépenses et avantages sociaux des employés.
Le régime d'exemption
Une exemption peut s'appliquer à la déclaration des frais professionnels sur les formulaires P11D, sous réserve du respect des conditions requises. Dans ce cas, l'entreprise doit s'assurer que le salarié a droit à une déduction fiscale intégrale sur les frais remboursés.
L'exemption
Une exemption s'applique, ce qui signifie concrètement que les entreprises n'auront pas à payer d'impôt ni de cotisations sociales sur les frais payés ou remboursés, ni à les déclarer sur le formulaire P11D. Cette exemption impose aux employeurs de déterminer si les dépenses des employés sont entièrement déductibles fiscalement.
Types de dépenses
Les principaux types de dépenses auxquels s'applique l'exonération sont les suivants :
- frais de voyage et de subsistance
- frais et abonnements
- Frais de représentation d'affaires.
Toutes les autres dépenses non admissibles doivent être déclarées sur le formulaire P11D et/ou soumises à l'impôt sur le revenu (et éventuellement aux cotisations sociales). Les employés peuvent bénéficier d'un allègement fiscal pour leurs frais professionnels non remboursés.
L'exonération ne s'applique pas aux dépenses ou avantages accordés dans le cadre d'un accord de renonciation à salaire pertinent. Cela inclut tout accord par lequel un salarié renonce à son droit à une rémunération en échange du remboursement de ses frais non imposables, ou lorsque le niveau de sa rémunération dépend du montant de ce remboursement.
Conditions du régime
Pour qu'une dépense remboursée à un employé soit considérée comme un paiement exonéré, l'employeur doit se mettre à la place de l'employé. Il doit alors se demander : cette dépense aurait-elle pu bénéficier d'une déduction fiscale totale pour l'employé (si le montant n'avait pas été exonéré) ?
Un employeur devrait prendre en considération :
- définir une politique d'entreprise précisant quels types de dépenses sont remboursables et que ces dépenses doivent être raisonnables
- nécessitant le remplissage d'un formulaire de demande de remboursement de frais standard
- l'obligation de fournir un justificatif de frais pour toute demande de remboursement de frais
- effectuer des vérifications sur les demandes de remboursement de frais
- nécessitant l'autorisation d'un cadre supérieur pour les demandes de remboursement.
Qu'en est-il des tarifs échelonnés ?
Le règlement autorise, dans certaines circonstances, le versement ou le remboursement de montants calculés selon un barème forfaitaire, plutôt que le remboursement des frais réels de l'employé. Les barèmes forfaitaires concernent généralement les frais de déplacement et de séjour et correspondent à des montants fixes autorisés dans des situations spécifiques.
Deux principaux types de taux horaires sont à la disposition de l'employeur :
- taux de « référence » et
- Tarifs « sur mesure ».
Taux de référence
Les taux de référence correspondent à des taux de remboursement maximaux pour les repas. Ces montants fixes peuvent être utilisés par les employeurs pour le paiement ou le remboursement des frais de leurs employés, sous réserve du respect des conditions d'admissibilité.
Ces taux s'appliquent uniquement si l'employé engage des dépenses dans le cadre de « déplacements professionnels admissibles », comme suit :
- une indemnité de repas par jour versée pour un déplacement admissible, dont le montant ne dépasse pas :
- 5 £ lorsque la durée du trajet admissible ce jour-là est de 5 heures ou plus
- 10 £ lorsque la durée du déplacement admissible ce jour-là est de 10 heures ou plus, ou
- 25 £ lorsque la durée du déplacement admissible ce jour-là est de 15 heures ou plus et se poursuit à 20 h ou
- une indemnité de repas supplémentaire ne dépassant pas 10 £ par jour versée lorsqu'une indemnité de repas a. ou b. est versée et que le voyage admissible pour lequel cette indemnité est versée est en cours à 20 heures.
Tarifs sur mesure
Ces taux sont négociés et convenus par écrit avec le HMRC. Si l'entreprise souhaite appliquer des taux spécifiques pour les repas ou d'autres types de dépenses, elle peut en faire la demande auprès du HMRC.
L'administration fiscale britannique (HMRC) a publié un formulaire spécifique : PAYE : exemption des frais et avantages sociaux des employeurs
Vérification
Il n'est pas nécessaire d'exiger de justificatifs pour le versement d'indemnités de subsistance aux employés calculés selon les barèmes de référence. Ceci s'applique aux indemnités de repas standard versées au titre des déplacements professionnels et de l'hébergement à l'étranger, ainsi qu'aux barèmes de subsistance. Les employeurs doivent néanmoins s'assurer que leurs employés effectuent bien des déplacements professionnels éligibles.
Les règles relatives au système de contrôle sont assouplies et l'obligation pour les employeurs de vérifier les justificatifs lors du versement d'indemnités de subsistance aux employés, calculées selon les barèmes de référence, est supprimée. Cette mesure s'applique aux indemnités de repas standard versées au titre des déplacements professionnels et de l'hébergement à l'étranger, ainsi qu'aux indemnités de subsistance calculées selon les barèmes de référence. Les employeurs doivent néanmoins s'assurer que leurs employés effectuent bien des déplacements professionnels éligibles.
Les indemnités de logement et de subsistance à l'étranger sont traitées de la même manière que les indemnités de référence. Les employeurs doivent seulement s'assurer que leurs employés effectuent un voyage admissible.
L'administration fiscale britannique (HMRC) a publié des instructions concernant les systèmes de contrôle que les employeurs sont tenus d'utiliser. Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche ou vous aider à obtenir des taux personnalisés ; n'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations.
indemnités kilométriques professionnelles
Pour de nombreux salariés, les principaux frais de déplacement et de subsistance sont liés à l'utilisation de leur véhicule personnel pour leurs trajets professionnels. De nombreux employeurs et leurs employés bénéficient des indemnités kilométriques légales, appelées « indemnités kilométriques autorisées » (ICA). Il s'agit de montants forfaitaires que les employeurs peuvent verser aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Pour les voitures et les camionnettes, le taux forfaitaire est de 0,45 £ par mile jusqu'à 10 000 miles par année fiscale et de 0,25 £ par mile au-delà.
Les AMAP constituent un régime légal distinct et ne relèvent pas du nouveau régime d'exemption.
Pour les véhicules de fonction, les taux de carburant indicatifs peuvent servir au remboursement des frais de carburant engagés lors de déplacements professionnels. Ces taux sont mis à jour trimestriellement tout au long de l'année fiscale.
frais de voyage admissibles
Un déplacement professionnel est une condition nécessaire pour que les frais de voyage et de séjour soient considérés comme des dépenses exonérées (et également pour l'application des barèmes kilométriques professionnels pour les voitures et les camionnettes). Un déplacement professionnel est un déplacement qui implique :
- d'un lieu de travail à un autre ou
- du domicile à un lieu de travail temporaire ou vice versa.
Toutefois, les trajets entre le domicile d'un employé et son lieu de travail habituel ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels. Il s'agit de trajets domicile-travail ordinaires, et le lieu de travail est généralement qualifié de lieu de travail permanent. Par conséquent, les frais de déplacement sont à la charge de l'employé.
L'expression « lieu de travail temporaire » signifie que le salarié s'y rend pour une durée limitée ou un motif temporaire. Toutefois, certains déplacements entre le domicile et le lieu de travail temporaire peuvent ne pas ouvrir droit à une exonération si le trajet effectué est « sensiblement similaire » à celui effectué pour se rendre au domicile ou en revenir. L'administration fiscale britannique (HMRC) interprète l'expression « sensiblement similaire » comme un trajet empruntant les mêmes routes, le même train ou le même bus sur la majeure partie du parcours.
Les déplacements effectués par les employés seront très variés ; il est donc essentiel de s’assurer qu’il s’agit bien d’un déplacement professionnel, d’autant plus que le terme « frais de déplacement » inclut les coûts réels du voyage ainsi que les frais de subsistance et autres coûts associés, tels que les péages ou les frais de congestion.
