La législation sur les sociétés offre à une entreprise la possibilité de bénéficier de la protection de la responsabilité limitée, en séparant la personnalité juridique de l'organisation de celle des personnes qui la possèdent et la dirigent.
En contrepartie de cette protection, certaines informations concernant une entreprise doivent être accessibles au public, notamment ses comptes annuels, l'adresse de son siège social et les coordonnées de ses administrateurs, de son secrétaire général (le cas échéant) et de ses membres. Traditionnellement, la fourniture et la mise à jour de ces informations incombaient au secrétaire général de l'entreprise.
Toutes les entreprises ont-elles besoin d'un secrétaire général ?
Depuis avril 2008, sauf disposition expresse des statuts, la loi de 2006 sur les sociétés (Companies Act 2006) n'impose plus aux sociétés à responsabilité limitée (SARL) de nommer un secrétaire général. Même si les statuts l'exigent, il est relativement simple pour les administrateurs de modifier cette disposition, sous réserve de l'accord des actionnaires.
Bien que les sociétés privées ne soient pas tenues d'employer un secrétaire général si leurs statuts ne le prévoient pas, nombreuses sont celles qui, dans la pratique, optent pour cette solution. Les tâches importantes qui incombent normalement à un secrétaire général, notamment l'administration et la communication avec les actionnaires, la gouvernance d'entreprise et le respect des obligations légales, doivent néanmoins être assurées. En l'absence de secrétaire général, le droit des sociétés stipule que cette responsabilité incombe aux administrateurs. Par conséquent, de nombreuses sociétés privées continuent d'employer un secrétaire général afin d'alléger la charge administrative et de gouvernance qui pèse autrement sur leurs administrateurs.
Les sociétés anonymes (dont le nom se termine par « plc ») sont toujours tenues d'avoir un secrétaire général qui doit posséder « les connaissances et l'expérience requises », acquises grâce à une qualification professionnelle (comptabilité ou secrétariat d'entreprise), une qualification juridique, une expérience récente ou d'autres compétences qui amènent les administrateurs à croire qu'il peut agir en tant que secrétaire général.
Le secrétaire général de la société est un dirigeant de celle-ci. À ce titre, il peut être tenu pénalement responsable des manquements de la société : par exemple, le défaut de dépôt d’un document dans les délais impartis ou le défaut de soumission du rapport annuel de la société.
Si votre société privée ne souhaite pas avoir de secrétaire général, voici quelques pistes :
Si une société privée décide de ne pas avoir de secrétaire général, elle doit vérifier ses statuts afin de s'assurer que son règlement intérieur ne l'y oblige pas. La société doit informer le registre du commerce et des sociétés de la démission de tout secrétaire général en fonction.
Lorsqu'une société privée choisit de ne pas avoir de secrétaire général, tout document qui lui serait normalement adressé est considéré comme étant adressé à la société. Les tâches qui incombent normalement au secrétaire général sont alors assurées soit par un administrateur, soit par une personne mandatée par les administrateurs.
Le secrétaire général de la société et le registre du commerce
Le secrétaire de la société, ou dans le cas d'une société privée la personne responsable des fonctions de secrétariat de la société, aura des relations régulières avec le registre du commerce et des sociétés (Companies House), car c'est là que sont conservés les documents publics concernant la société.
La plupart des communications avec Companies House se font via le service de dépôt en ligne . Companies House s'oriente vers un dépôt 100 % en ligne et, sur la section du site web où les formulaires sont téléchargeables et imprimables, des indicateurs signalent clairement les champs qui peuvent être remplis électroniquement.
Fonctions de secrétaire d'entreprise
Les fonctions de la personne responsable du secrétariat général de l'entreprise ne sont pas définies précisément par le droit des sociétés, mais peuvent être généralement divisées en trois grands domaines :
- tenue des registres légaux (mise à jour des documents de l'entreprise)
- remplir et déposer les formulaires réglementaires (tenir à jour les registres publics)
- réunions et résolutions (garantissant que l'entreprise respecte à la fois son règlement intérieur et la loi).
Tenue des registres légaux
Toutes les entreprises doivent tenir à jour des registres contenant des informations essentielles. Celles-ci comprennent :
- un registre des membres
- un registre des administrateurs
- un registre des charges
- un registre des personnes exerçant un contrôle significatif (registre PSC)*.
Ces registres contiennent notamment les noms, adresses, dates de nomination et de démission (pour les administrateurs) et, pour les membres, le nombre et le type d'actions détenues. Cette liste n'est pas exhaustive.
La tenue des livres et registres légaux de l'entreprise incombe généralement au secrétaire général. Cette tâche, souvent négligée, peut s'avérer fastidieuse, mais le défaut de mise à jour des registres peut entraîner une amende pouvant aller jusqu'à 5 000 £.
Les registres doivent être mis à la disposition du public pour consultation au siège social de la société ou à un lieu d'inspection alternatif unique (SAIL) qui doit également être enregistré auprès de Companies House.
Une société peut choisir de garder confidentielles les adresses personnelles de ses dirigeants et d'enregistrer une adresse de correspondance. Dans ce cas, elle devra tenir un registre supplémentaire indiquant les adresses personnelles des dirigeants, lequel registre ne sera pas accessible au public.
* Une personne exerçant un contrôle significatif est une personne qui détient ou contrôle en définitive plus de 25 % des actions ou des droits de vote d'une société, ou qui exerce autrement un contrôle sur une société ou sa direction.
Tenue des registres légaux auprès de Companies House
Une société privée peut également choisir de conserver certains registres légaux au registre public du commerce et des sociétés (Companies House) plutôt qu'à son siège social ou à son siège social (SAIL). Il s'agit notamment des registres des administrateurs, de leurs adresses de domicile habituelles, des secrétaires, des membres et des personnes exerçant un contrôle significatif. Tant que ce choix est en vigueur, la société n'est pas tenue de tenir à jour ses propres registres légaux.
Pendant la durée de cette mesure, le public peut accéder aux informations des entreprises via le registre du commerce et des sociétés (Companies House), sans avoir à se rendre au siège social. Ces informations comprennent notamment les adresses des associés ou les dates de naissance complètes des dirigeants, qui ne sont généralement pas disponibles publiquement pour les sociétés privées.
Remplir et déposer les formulaires légaux
L'entreprise doit veiller à ce que ses informations auprès du registre du commerce et des sociétés soient toujours à jour et contiennent les détails actuels des différentes questions statutaires.
La plupart des informations courantes peuvent être soumises en ligne après inscription sur www.companieshouse.gov.uk . Il est également possible de déposer des documents sur papier auprès de Companies House, qui propose actuellement plus de 100 formulaires légaux.
Les fonctions de secrétaire général de l'entreprise incluraient notamment le fait de veiller à ce que, par exemple :
- Les comptes annuels de la société sont déposés dans les délais impartis auprès du registre du commerce et des sociétés. Pour une société à responsabilité limitée, ce dépôt doit normalement intervenir dans les neuf mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Tout retard entraînera une amende.
- Une fois par an, Companies House envoie à chaque entreprise un rappel pour le dépôt de sa « déclaration de confirmation » , qui remplace l'ancienne déclaration annuelle. Ce document peut être déposé en ligne ou téléchargé et rempli sur papier (moyennant des frais supplémentaires). L'entreprise doit vérifier et confirmer l'exactitude des informations qu'elle détient à la date d'échéance. La déclaration doit être déposée dans les 14 jours suivant la fin de la période de vérification, et la date limite est précisée dans le rappel. Tout dépôt tardif ou non effectué peut entraîner des poursuites contre l'entreprise, ses dirigeants et son secrétaire (le cas échéant). Cette déclaration de confirmation a remplacé la déclaration annuelle à compter de juin 2016. Les entreprises peuvent la déposer plus d'une fois par an si elles le souhaitent, mais elles ne paieront alors les frais qu'une fois par an (et non plus à chaque dépôt).
- Toute modification de l'organisation de l'entreprise doit être notifiée au registre du commerce et des sociétés (Companies House) dans un délai de 14 à 28 jours, selon la nature de la modification. La déclaration annuelle de confirmation ne permet pas de modifier ces informations ; un formulaire spécifique doit être utilisé. Les formulaires les plus courants sont :
- changements concernant les administrateurs, les secrétaires et leurs coordonnées
- un changement de date de référence comptable
- un changement de siège social
- attributions d'actions.
- Si une société ne remplit pas sa déclaration de confirmation, le registraire pourrait supposer que la société n'exerce plus d'activité et prendre des mesures pour la radier du registre.
- Une version mise à jour des statuts de la société est déposée à chaque modification.
- Les règles relatives au registre des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) ont déjà évolué depuis sa création. Initialement, les entreprises pouvaient mettre à jour annuellement la version publique de leur registre PSC dans le cadre de leur déclaration de confirmation ; désormais, chaque modification doit être enregistrée dans un délai de 14 jours et notifiée au registre du commerce et des sociétés (Companies House) dans un délai supplémentaire de 14 jours.
Frais
Lorsqu'une société constitue une garantie pour un prêt, le prêteur ou l'emprunteur doit en informer le registre du commerce et des sociétés dans un délai de 21 jours, en remplissant le formulaire prévu à cet effet et en s'acquittant de la taxe légale. À défaut d'enregistrement dans les délais impartis, la garantie sera nulle ; autrement dit, le prêt restera exigible, mais la garantie constituée ne sera pas valable. Cette disposition ne s'applique pas aux biens acquis faisant l'objet d'une garantie.
De bonnes pratiques de secrétariat d'entreprise garantissent que toutes les charges créées sont enregistrées et que le profil de crédit de l'entreprise est protégé par la radiation de la charge du registre dès que le prêt est remboursé.
Réunions et résolutions
Le droit des sociétés définit les procédures de conduite de certains aspects de l'activité de l'entreprise par le biais de réunions formelles au cours desquelles des résolutions sont adoptées. Une fois adoptées, les résolutions engagent la société (une résolution est un accord ou une décision prise par les membres).
Le rôle du secrétaire général de la société consisterait alors à veiller à ce que les personnes habilitées à assister aux réunions soient dûment informées, à rédiger le procès-verbal des délibérations et à s'assurer que les copies des résolutions qui affectent le fonctionnement de la société soient envoyées au registre du commerce et des sociétés dans les délais impartis.
Avis de réunion de l'entreprise
Les associés et les commissaires aux comptes ont droit à un avis de convocation aux assemblées générales. Pour une société à responsabilité limitée (SARL), un préavis d'au moins 14 jours est requis. Cet avis peut être donné par écrit, par courriel ou via un site internet (sous certaines conditions). Toutefois, une SARL n'est plus tenue de tenir une assemblée générale annuelle (AGA), sauf si ses statuts prévoient expressément cette obligation.
Si une société existante disposant d'une disposition expresse relative à une assemblée générale annuelle souhaite supprimer cette exigence, elle devra modifier ses statuts par une résolution spéciale.
Résolutions
Deux types de résolutions peuvent être adoptés : les résolutions ordinaires (adoptées à la majorité simple des membres) et les résolutions spéciales (adoptées à la majorité qualifiée de 75 % des membres). En règle générale, les résolutions sont soumises au vote des membres présents à la réunion.
Les sociétés privées peuvent prendre la plupart de leurs décisions par résolution écrite. Cette résolution ne nécessite pas de version papier et peut être adoptée par courriel. Toutefois, elle doit être approuvée par la majorité de tous les membres de la société, et non pas seulement par ceux qui renvoient le bulletin de vote.
Il est important que les entreprises conservent une copie de toutes les décisions importantes prises dans le cadre de leur gestion, qu'elles soient prises en réunion ou par résolution écrite. Lorsque ces décisions modifient le fonctionnement de l'entreprise, une copie doit être déposée au registre du commerce et des sociétés.
Protéger vos documents publics
Le registre du commerce et des sociétés (Companies House) a récemment signalé une augmentation des déclarations frauduleuses. Une technique courante consiste à modifier le siège social de l'entreprise en soumettant le formulaire adéquat. Une fois la modification acceptée, les fraudeurs peuvent changer les dirigeants ou déposer de faux comptes sans que l'entreprise ne se doute de rien ! Ils peuvent ensuite acheter des biens ou obtenir du crédit grâce à ces fausses informations.
Companies House encourage fortement les entreprises à déposer leurs informations en ligne. Cette méthode peut s'avérer très sûre, notamment si l'entreprise souscrit aux mesures de sécurité renforcées proposées par son système PROOF (dépôt en ligne protégé), qui empêche le dépôt papier de certains formulaires.
Des changements à venir
Le gouvernement a publié un livre blanc fin février 2022 exposant sa position sur la réforme du registre du commerce et des sociétés (Companies House) avant de présenter un projet de loi au Parlement. Les principaux changements proposés comprennent l'élargissement du rôle du greffier afin de garantir l'intégrité des informations figurant au registre public, la mise en place d'une vérification d'identité pour les personnes créant, gérant et contrôlant des sociétés, et l'amélioration des informations financières disponibles, notamment par l'obligation d'utiliser le format iXBRL pour les comptes déposés et la suppression de la possibilité pour les petites entreprises de déposer des comptes abrégés ou incomplets. Il a été confirmé qu'il n'est pas prévu de modifier les délais de dépôt des comptes, ce qui rassurera nombre d'entreprises.
La loi sur la criminalité économique et la transparence des entreprises a reçu la sanction royale le 26 octobre 2023. Les premières mesures qu'elle prévoit ont été mises en œuvre au printemps 2024 ; toutefois, nombre de modifications nécessitent un développement du système et l'adoption d'une législation secondaire avant leur application. À terme, ces mesures permettront d'améliorer la transparence et de garantir des informations plus précises et fiables dans les registres.
Les secrétaires de société seront particulièrement concernés par l'obligation pour toute personne agissant au nom d'une société de justifier de son identité afin de pouvoir continuer à interagir avec Companies House à ce titre. À compter du 8 avril 2025, les personnes physiques devront justifier de leur identité soit directement auprès de Companies House, soit par l'intermédiaire d'un prestataire de services aux entreprises agréé (ACSP).
