Les frais de voyage et de séjour engagés par les employés ou pour leur compte engendrent de nombreux problèmes.
Nous mettons en évidence ci-dessous les principaux éléments à prendre en compte pour déterminer si un allègement fiscal est possible pour les frais de voyage et de séjour.
Les employés ayant un lieu de travail permanent
De nombreux employés ont un lieu de travail principal où ils se rendent régulièrement et effectuent occasionnellement des déplacements vers un lieu de travail temporaire. Souvent, un employé se rend directement de son domicile à son lieu de travail temporaire et inversement.
Un salarié peut bénéficier d'une déduction fiscale intégrale pour ses déplacements professionnels.
Parcours d'affaires
Un voyage d'affaires est un voyage qui implique un déplacement :
- d'un lieu de travail à un autre ou
- du domicile à un lieu de travail temporaire ou
- rentrer chez soi après un travail temporaire.
Les trajets entre le domicile d'un employé et son lieu de travail habituel ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels. Il s'agit de trajets domicile-travail ordinaires, dont les frais sont à la charge de l'employé. Le terme « lieu de travail permanent » désigne un lieu que l'employé fréquente régulièrement. Il sert à définir l'un des points de départ des trajets domicile-travail ordinaires. Le domicile constitue l'autre point de départ habituel de ces trajets.
Exemple 1
Un employé effectue généralement le trajet domicile-travail en voiture entre son domicile à York et son lieu de travail habituel à Leeds. Ce trajet aller-retour quotidien représente 48 miles (environ 77 km).
Un jour donné, l'employé fait le trajet aller-retour de son domicile à York jusqu'à son lieu de travail temporaire à Nottingham, soit 280 kilomètres.
Le coût indiqué ici correspond aux frais de déplacement (174 miles). Une déduction serait possible pour ce montant.
Exemple 2
Un employé qui parcourt habituellement 65 kilomètres en direction du nord pour se rendre au travail doit effectuer un aller-retour de 160 kilomètres vers le sud pour se rendre chez un client. Son employeur lui rembourse les frais de ce déplacement de 160 kilomètres.
Une déduction serait possible pour ce montant.
allocations de subsistance
Les frais de subsistance comprennent l'hébergement et les frais de restauration pendant les déplacements professionnels d'un employé. Ces dépenses sont considérées comme un coût lié au voyage d'affaires et sont donc intégrées à ce coût.
Anti-évitement
Certains déplacements entre un lieu de travail temporaire et le domicile peuvent ne pas donner droit à une aide financière si le trajet effectué est « sensiblement similaire » au trajet effectué vers ou depuis le lieu de travail permanent.
L'expression « sensiblement similaire » est interprétée par le HMRC comme un voyage empruntant les mêmes routes, le même train ou le même bus pour la majeure partie du trajet.
affectations temporaires
Lorsqu'un employé est détaché de son lieu de travail habituel pendant plusieurs mois, ce nouveau lieu de travail sera toujours considéré comme un lieu de travail temporaire si l'affectation est :
- prévu pour durer moins de 24 mois, ou
- Si la durée prévue est supérieure à 24 mois, l'employé devrait passer moins de 40 % de son temps de travail sur son nouveau lieu de travail.
Le salarié doit conserver son lieu de travail permanent.
Exemple 3
Edward travaille à New Brighton. Son employeur l'envoie à Wrexham 1,5 jour par semaine pendant 28 mois.
Edward aura droit à un allègement. Toute affectation de plus de 24 mois restera admissible, à condition que la règle des 40 % ne soit pas enfreinte.
Employés travaillant sur site
Certains employés n'ont pas de lieu de travail fixe et travaillent successivement sur différents sites pendant plusieurs jours, semaines ou mois. Parmi ces employés, on peut citer les ouvriers du bâtiment, les inspecteurs de sécurité, les consultants informatiques et les travailleurs intérimaires.
Les frais de voyage et de séjour d'un employé travaillant sur site peuvent être remboursés sans impôt si la période passée sur le site est prévue et est effectivement inférieure à deux ans.
Des dispositions anti-abus garantissent que l'emploi soit réellement rattaché à un lieu précis pour que l'exonération soit accordée. Par exemple, les contrats temporaires peuvent être exclus du bénéfice de l'exonération si les fonctions sont exercées sur le lieu de travail pendant la totalité ou la quasi-totalité de la période d'emploi. Ceci vise notamment à empêcher toute manipulation du seuil de 24 mois par le biais de contrats temporaires récurrents.
Autres employés sans lieu de travail permanent
Rendez-vous en déplacement
Pour certains employés, les déplacements font partie intégrante de leur travail. C'est le cas, par exemple, d'un représentant de commerce itinérant qui n'a pas de domicile fixe ni de lieu de présence régulier. Les frais de déplacement et de séjour engagés par un tel employé sont déductibles.
employés à domicile
Certains employés travaillent à domicile occasionnellement, voire régulièrement. Cela ne signifie pas pour autant que leur domicile puisse être considéré comme un lieu de travail. Il doit exister une nécessité objective justifiant que le travail soit effectué à domicile plutôt qu'ailleurs.
Cela peut signifier qu'un autre lieu devient le lieu de travail permanent, par exemple un bureau où l'employé se rend régulièrement. Dans ce cas, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas déductibles. En revanche, les déplacements entre le domicile et les lieux de travail temporaires sont autorisés.
En l'absence de lieu de travail permanent, le salarié est considéré comme un salarié travaillant sur site. Dans ce cas, tous les frais sont pris en charge, y compris les déplacements occasionnels au bureau de l'employeur.
Le domicile peut toujours être considéré comme un lieu de travail selon le critère objectif ci-dessus. Dans ce cas, les déplacements entre le domicile et tout autre lieu de travail lié au même emploi seront autorisés.
