Les grandes fraudes et faillites d'entreprises ont régulièrement fait la une des journaux, et nombre d'entre elles ont été très médiatisées, impliquant des sommes tout à fait spectaculaires.
Avec les pressions actuelles que nous subissons encore en raison du ralentissement de l'économie, des difficultés liées au renouvellement des financements, à la difficulté d'atteindre les objectifs, voire même au simple paiement des factures des fournisseurs, il devient facile de constater que le risque de fraude a considérablement augmenté pour les entreprises de toutes tailles.
Les problèmes liés aux fraudes médiatisées peuvent sembler éloignés de votre activité, mais la vérité est que la fraude peut toucher les entreprises de toutes tailles. Que vous employiez une petite équipe ou un effectif important, cette fiche d'information vous explique comment mieux repérer les signes de fraude. Elle présente également les mesures de protection que vous pouvez mettre en place pour minimiser les risques au sein de votre entreprise.
Cela ne pourrait pas arriver ici
Il est facile de penser que la fraude est quelque chose qui « ne pourrait pas ou ne se produirait pas ici ». Pourtant, si les grandes entreprises ont les moyens de mettre en place des systèmes de contrôle interne qu'elles espèrent efficaces pour prévenir la fraude, les petites et moyennes entreprises doivent souvent s'appuyer sur une petite équipe de personnes de confiance. Vous pouvez sans doute penser à quelques employés clés sans lesquels vous ne pourriez pas vous passer ! À maintes reprises, des employeurs ont déclaré : « C'était mon employé le plus digne de confiance. »
L'une des principales difficultés rencontrées par les petites entreprises réside dans le manque de possibilités de séparation des tâches. Les individus doivent assumer plusieurs rôles, ce qui peut accroître les risques de fraude et, pour certains, la tentation peut être trop forte.
Zones où la fraude peut se produire
Bien que la nature précise de toute fraude dépende de la nature de l'entreprise et des opportunités offertes à un fraudeur potentiel, il existe un certain nombre de domaines communs où la fraude peut se produire.
Des employés abusant de leur position
La plupart des fraudes affectent le compte de résultat, entraînant soit une surévaluation des charges, soit une sous-évaluation des recettes. Ces fraudes peuvent aller de quelques euros de dépenses falsifiées, sans vérification des justificatifs ni contrôle de la validité des demandes, à des fraudes plus importantes. Il peut s'agir de la création de fournisseurs fictifs et de l'émission de fausses factures, ou encore d'un employé approuvant des achats en collusion avec un fournisseur.
Les abus de position sont également possibles lors des appels d'offres. Il existe alors un risque de corruption, les personnes impliquées dans la procédure acceptant des pots-de-vin ou des avantages indus de la part de fournisseurs potentiels. Cela pourrait aboutir à la signature de contrats inefficaces, portant potentiellement sur des produits de qualité douteuse.
Les montants individuels impliqués dans ce type de fraude peuvent paraître modestes et passer inaperçus pendant un certain temps. Cependant, avec le temps, ces montants peuvent devenir considérables. Nombre de fraudeurs prennent confiance et les sommes en jeu augmentent à mesure qu'ils deviennent plus avides. Bien entendu, les fraudes à grande échelle sont plus susceptibles d'être découvertes et l'appât du gain joue souvent un rôle dans l'identification et l'arrestation des fraudeurs.
Néanmoins, la rapidité avec laquelle on détecte une fraude est mise en avant est cruciale. Elle peut avoir un impact déterminant sur la trésorerie, car la fraude prive une entreprise de ressources essentielles à sa croissance.
Les fournisseurs profitent de la situation
Lorsqu'une entreprise dispose de procédures de contrôle insuffisantes, un fournisseur peut en profiter. Par exemple, la quantité livrée peut être inférieure à celle indiquée sur le bon de livraison. Les factures peuvent également mentionner des quantités ou des prix supérieurs à ceux convenus et à ceux constatés lors de la livraison.
Cela souligne l'importance de vérifier à la fois les bons de livraison et les factures et de traiter rapidement toute anomalie.
Autres zones à risque
Le vol d'informations confidentielles, telles que des listes de clients ou des données de propriété intellectuelle comme un procédé industriel, peut causer d'innombrables problèmes à une entreprise si ces informations sont dérobées par des employés mécontents. On a même constaté des cas où ces données ont été copiées sur un smartphone !
Les informations peuvent également être vulnérables aux attaques externes. Les progrès technologiques impliquent que les entreprises doivent prendre en compte les risques liés aux technologies de l'information. De nos jours, on a souvent tendance à croire que l'ordinateur a toujours raison, ce qui entraîne une diminution des contrôles manuels en interne.
Certains types d'organisations sont plus exposés au risque de fraude ; par exemple, celles qui fonctionnent principalement en espèces peuvent être plus vulnérables en raison des difficultés à mettre en place des contrôles efficaces sur les espèces. De même, les entreprises commercialisant des biens de consommation attrayants sont davantage exposées au risque.
Exemples
JF Bogus et Fils
Vous pensez peut-être que cela ne vous arrivera jamais, mais si votre comptable de confiance vous présente une facture et un chèque à signer, à quel point l'examinerez-vous attentivement ? Le montant est peut-être relativement faible et, bien sûr, justifié par une facture. Vous devez signer le chèque rapidement car vous serez absent demain et il est 17h15. Votre comptable remplira le nom du bénéficiaire avant l'envoi du chèque.
Au final, vos chiffres de fin d'année ne semblent pas tout à fait corrects et les enquêtes ultérieures révèlent des factures manquantes et, finalement, que le comptable a établi ces chèques à son propre nom.
La vie sportive !
Le contrôle des stocks dans le secteur des articles et équipements sportifs a révélé de trop nombreux écarts entre les stocks informatisés et les stocks physiques en fin d'année. Ces différences étant inexpliquées, un système de vidéosurveillance a finalement été mis en place pour contrôler l'entrepôt.
Des images compromettantes ont montré les agents de nettoyage ajoutant divers bâtons, balles et équipements aux sacs poubelles remplis d'ordures vidés chaque soir !
Les entreprises en forte croissance sont également plus vulnérables à la fraude. Lorsque les ressources de l'entreprise et les dirigeants sont surchargés, il devient encore plus difficile de garder le contrôle. Les signes de fraude peuvent alors passer inaperçus.
Quelqu'un sait où est Sid ?
Imaginez la surprise du directeur d'une entreprise manufacturière locale lorsqu'il a distribué les bulletins de paie à ses employés et qu'il en restait deux ! Son contrôleur financier, qui n'avait jamais manqué de les distribuer auparavant, était malade et ne pouvait pas venir travailler. Les enquêtes ultérieures ont révélé que, depuis un certain temps, ce collaborateur de confiance avait créé des employés fictifs et versait les salaires sur son propre compte bancaire.
Guide en dix étapes pour prévenir et détecter la fraude
Compte tenu de la diversité des fraudes possibles, quelles mesures pouvez-vous prendre pour minimiser les risques de fraude au sein de votre organisation ? Découvrez nos dix conseils clés pour détecter et prévenir la fraude.
- Commencez par recruter les bonnes personnes pour votre organisation. Assurez-vous de vérifier scrupuleusement leurs références et de contrôler également les antécédents de tout personnel temporaire, en particulier s'il est amené à travailler dans des secteurs clés.
- Veillez à avoir une politique claire stipulant que la fraude ne sera pas tolérée au sein de l'organisation et assurez-vous que cette politique soit communiquée à tout le personnel.
- Identifiez les secteurs de votre organisation susceptibles d'être vulnérables, puis planifiez et mettez en œuvre des mesures de protection appropriées. Ciblez les domaines générant la majeure partie de vos revenus et de vos coûts. Développez des systèmes de contrôle interne simples pour protéger ces secteurs. Les contrôles efficaces comprennent :
- séparation des tâches
- supervision et examen
- vérifications arithmétiques
- comparaisons comptables
- autorisation et approbation
- contrôles et comptages physiques
- Dans la mesure du possible, évitez de confier la responsabilité d'un domaine d'activité entier à une seule personne. Cela concerne notamment la comptabilité, mais aussi d'autres fonctions clés, comme par exemple les commandes, la gestion des stocks et les expéditions dans une entreprise dont les stocks comprennent des biens de consommation attractifs.
- Conservez toujours un certain contrôle sur les fonctions comptables essentielles de votre entreprise. Ne signez pas de chèques en blanc à l'avance, sauf circonstances exceptionnelles, et assurez-vous que les factures correspondantes soient présentées avec les chèques.
- Soyez attentif aux demandes inhabituelles émanant du personnel impliqué dans la fonction comptable.
- Méfiez-vous des employés trop protecteurs de leur rôle : ils pourraient avoir quelque chose à cacher. De même, méfiez-vous des employés mécontents, qui pourraient nourrir une rancune, ou de ceux dont la situation se détériore ou s’améliore inexplicablement !
- Soyez attentif aux variations importantes de trésorerie lorsqu'un employé est absent du bureau, par exemple en vacances. De même, méfiez-vous des employés qui ne prennent jamais de congés. Ces deux situations peuvent être des indices de fraude, que l'on découvre généralement a posteriori.
- Élaborez des budgets et des comptes de gestion mensuels, puis comparez-les à vos résultats réels afin de déceler les écarts. Mener rapidement une enquête en cas d'écart peut faire toute la différence en empêchant les fraudeurs d'agir.
- Lorsqu'un fraudeur est appréhendé, assurez-vous que les mesures appropriées soient prises et tirez les leçons de cette expérience.
Gagner la bataille contre la fraude
Si les escrocs les plus rusés peuvent passer inaperçus pendant un certain temps, beaucoup d'autres sont des gens ordinaires qui repèrent une opportunité. Les fraudes qu'ils commettent sont souvent assez simples.
La mise en place de contrôles simples au sein d'une entreprise peut considérablement compliquer la tâche des fraudeurs. Les résultats peuvent être surprenants : une fraude de 100 £ par semaine représente environ 5 000 £ de pertes pour une entreprise sur une année. Avec une marge de 20 %, il faudrait générer un chiffre d'affaires de 25 000 £ pour compenser ces pertes.
