Nous détaillons ci-dessous la manière dont les informations relatives à la paie doivent être soumises au HMRC dans le cadre du système d'information en temps réel (RTI).
RTI – une introduction
Dans le cadre du système de déclaration en temps réel (RTI), les employeurs ou leurs représentants sont tenus de soumettre régulièrement des déclarations de paie pour chaque période de paie de l'année, détaillant les paiements et les retenues effectués sur les salaires des employés. Deux déclarations principales doivent être effectuées par l'employeur ; elles sont détaillées ci-dessous.
Soumission du paiement intégral
La déclaration de paiement intégral (FPS) doit être envoyée à l'administration fiscale britannique (HMRC) au plus tard à la date de paiement des employés. Ce document détaille la rémunération et les retenues effectuées sur le salaire de l'employé. La FPS doit parvenir à l'HMRC au plus tard à la date de versement des salaires.
Résumé des paiements de l'employeur
Les employeurs peuvent également devoir effectuer une déclaration supplémentaire auprès du HMRC chaque mois, le Récapitulatif des paiements de l'employeur (EPS), pour couvrir les situations suivantes :
- où aucun employé n'a été payé au cours du mois fiscal
- lorsque l'employeur a reçu un financement anticipé pour couvrir les paiements légaux
- lorsque les paiements légaux sont recouvrables (tels que les congés légaux de maternité, de paternité ou de parentalité partagée) conjointement avec l'indemnité de l'assurance nationale ; ou
- lorsque des déductions CIS sont subies et pourraient être compensées (entreprises seulement).
L'administration fiscale britannique (HMRC) déduira les montants récupérables du montant dû au titre du FPS afin de calculer le montant à payer. Le remboursement de l'EPS doit parvenir à l'HMRC avant le 19 du mois pour être déduit du paiement dû au titre du mois d'imposition précédent.
Paiements au HMRC
Veuillez noter que, dans le cadre du système RTI, l'administration fiscale britannique (HMRC) est informée du montant dû mensuellement ou trimestriellement. Ces informations seront transmises à l'HMRC via les systèmes FPS et EPS.
L'administration fiscale britannique (HMRC) s'attend à recevoir les déductions PAYE et NIC moins les paiements chaque mois ou trimestre (petits employeurs uniquement).
Procédures de fin d'année
À la fin de l'année fiscale, une déclaration finale FPS ou EPS doit être établie pour informer le HMRC que tous les paiements et déductions ont été déclarés au HMRC.
Quelques complications supplémentaires
Salaires
Avec le système RTI, il n'est pas possible de comptabiliser les salaires à la fin de l'année de l'entreprise et de supposer qu'ils ont été versés tout au long de l'année, par exemple pour utiliser le plafond de revenus inférieur de l'assurance nationale d'un membre de la famille, ce qui lui donne un crédit pour la pension d'État et les paiements statutaires.
Les salaires doivent être versés régulièrement et les détails doivent être communiqués en temps opportun à l'administration fiscale britannique (HMRC) via le système RTI.
Paiements qu'il est impossible de déclarer « au plus tard le »
L'administration fiscale britannique (HMRC) a publié des instructions concernant les paiements effectués le jour même du travail (les modalités variant selon la nature des travaux) lorsqu'il est impossible de les déclarer en temps réel. La réglementation prévoit un délai supplémentaire de sept jours maximum pour la déclaration du paiement dans certaines circonstances.
L'administration fiscale britannique (HMRC) a également mis à disposition des directives sur les exceptions à la déclaration des informations PAYE « au plus tard le » paiement d'un employé, que vous pouvez consulter ici .
Pénalités
Des sanctions sont appliquées aux employeurs qui ne respectent pas leurs obligations de déclaration et de paiement en matière de RTI.
En résumé, des pénalités pour déclaration tardive s'appliquent à chaque régime de retenue à la source (PAYE), leur montant étant fonction du nombre d'employés concernés. Des pénalités mensuelles comprises entre 100 et 400 £ peuvent être appliquées aux micro-entreprises, petites, moyennes et grandes entreprises, comme indiqué ci-dessous :
- 1 à 9 employés – 100 £
- 10 à 49 employés – 200 £
- 50 à 249 employés – 300 £ ; et
- 250 employés ou plus – 400 £.
Chaque régime est soumis à une seule pénalité pour dépôt tardif par mois, quel que soit le nombre de déclarations soumises en retard. Un seul manquement non pénalisé sera toléré par an ; tout manquement ultérieur entraînera une pénalité. Plutôt que d'appliquer automatiquement des pénalités en cas de non-respect d'une échéance, l'administration fiscale britannique (HMRC) a confirmé qu'elle adopterait une approche plus proportionnée et se concentrerait sur les manquements les plus graves, après une évaluation des risques.
L'administration fiscale britannique (HMRC) applique des intérêts journaliers sur tous les montants impayés, de la date d'échéance jusqu'à la date de paiement, et augmente ces intérêts une fois le paiement intégral effectué. Elle peut également infliger des pénalités aux employeurs qui ne s'acquittent pas de leurs obligations de retenue à la source (PAYE) dans les délais impartis. Ces pénalités, calculées en fonction du risque, varient entre 1 % et 4 % des montants versés en retard. Le premier retard de paiement n'entraîne pas de pénalité.
