Politique relative aux fournisseurs tiers

Politique relative aux fournisseurs tiers

Façade Creations Ltd s'engage à respecter les normes les plus élevées en matière d'intégrité, de durabilité et de conformité légale au sein de sa chaîne d'approvisionnement. La présente politique relative aux fournisseurs tiers décrit comment nous sélectionnons, collaborons et gérons nos fournisseurs, en pleine conformité avec la législation britannique et les principes éthiques en vigueur. Nous menons nos achats de manière équitable, transparente et non discriminatoire, en traitant tous les fournisseurs de façon égale et en respectant la réglementation anticorruption, anti-esclavage moderne et environnementale. La politique ci-dessous témoigne de notre engagement en faveur d'un approvisionnement responsable et détaille les attentes et les procédures applicables à tous les fournisseurs tiers travaillant avec Façade Creations Ltd.

Étendue des fournisseurs et processus de sélection

Façade Creations collabore avec un réseau restreint de fournisseurs agréés, britanniques et internationaux, parmi lesquels des fabricants de systèmes aluminium et verre, des fournisseurs de quincaillerie et de composants de façade, des partenaires de transport et de logistique, des sous-traitants spécialisés en installation et des entreprises de services professionnels (comptabilité, assistance informatique, assurances, etc.). Avant toute collaboration, chaque tiers fait l'objet d'une vérification approfondie de sa conformité légale, de sa solidité financière et de son intégrité éthique. Conformément à la réglementation britannique sur les marchés publics qui impose l'exclusion de tels fournisseurs, nous refusons de travailler avec tout prestataire ayant enfreint des lois ou des normes éthiques essentielles (par exemple, en cas de corruption ou d'esclavage moderne). Cette vérification préalable rigoureuse garantit que chaque fournisseur avec lequel nous collaborons respecte nos valeurs et nos obligations légales.

Critères de sélection des fournisseurs

Nous appliquons des critères clairs et objectifs pour l'agrément des nouveaux fournisseurs. Un fournisseur potentiel doit démontrer qu'il satisfait aux exigences clés suivantes :

• Certifications et normes : Détention des certifications sectorielles pertinentes (par exemple, ISO 9001 pour le management de la qualité, ISO 14001 pour le management environnemental ou BES 6001 pour l’approvisionnement responsable). Ces certifications attestent de la robustesse des systèmes internes, conformes aux normes internationales reconnues.
• Stabilité financière et réputationnelle : Fiabilité financière avérée (historique de crédit et commercial solide) et références commerciales positives. Nous vérifions que nos fournisseurs présentent une situation financière stable et une réputation de fiabilité.
• Conformité réglementaire : Respect intégral de toutes les lois et réglementations britanniques applicables en matière de santé et de sécurité, d’emploi et d’environnement. Les fournisseurs doivent notamment se conformer au droit du travail britannique et aux exigences HSE (Santé, Sécurité et Environnement) relatives à leur secteur d’activité.
• Pratiques éthiques et durables : Preuves d’une conduite commerciale éthique et d’un engagement en faveur du développement durable. Cela inclut des pratiques de travail équitables, l’absence de participation à des activités de corruption et des efforts pour minimiser l’impact environnemental.
• Capacités et qualité : Aptitude à respecter les délais, les spécifications techniques et les normes de qualité rigoureuses. Nous évaluons si le fournisseur possède les compétences techniques, la capacité de production et les mécanismes de contrôle qualité nécessaires pour répondre systématiquement aux exigences de nos projets.

Seuls les fournisseurs répondant à ces critères sont agréés pour intégrer notre chaîne d'approvisionnement. Ce processus de sélection nous permet de collaborer avec des partenaires qualifiés, fiables, respectueux des réglementations et partageant nos valeurs éthiques.

Processus d'intégration des fournisseurs

Façade Creations suit un processus d'intégration structuré pour tous ses nouveaux fournisseurs afin de garantir une vérification préalable complète et une compréhension mutuelle des attentes. Les étapes de l'intégration comprennent :

1. Questionnaire de préqualification et vérification des références : les fournisseurs potentiels remplissent un questionnaire détaillé sur leur entreprise (notamment la propriété, les capacités, l’historique de conformité, etc.), et nous effectuons des vérifications de références auprès des clients existants afin de vérifier leurs performances et leur réputation.
2. Examen des documents : Nous examinons les certifications (par exemple, les certificats ISO), les licences, les polices d’assurance et les documents financiers du fournisseur. Cet audit documentaire confirme que les qualifications et les couvertures du fournisseur répondent à nos exigences.
3. Évaluation des risques : Une évaluation des risques est réalisée en fonction du profil du fournisseur et du caractère critique des biens ou services qu’il fournira. (Voir la section « Évaluation des risques fournisseurs » ci-dessous pour plus de détails sur nos critères de diligence raisonnable.)
4. Approbation du directeur : Les résultats des étapes 1 à 3 sont évalués, et notre directeur donne son approbation finale avant l’inscription du fournisseur à notre registre des fournisseurs agréés. Sans cette approbation, aucun fournisseur ne peut être officiellement engagé.
5. Émission d'un contrat écrit : Dès approbation, nous formalisons notre relation par un contrat écrit ou un bon de commande précisant toutes les modalités de notre collaboration. Ce contrat couvre le périmètre des travaux, les prix, les délais de livraison et les exigences de conformité détaillées dans la présente politique.

 En suivant ces étapes, Façade Creations s'assure que chaque fournisseur est rigoureusement sélectionné et s'engage par écrit à respecter nos normes avant le début des travaux.

Surveillance des performances et SLA

Une fois intégrés, tous les fournisseurs tiers font l'objet d'un suivi continu de leurs performances. Nous utilisons des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer et évaluer objectivement et régulièrement les performances de chaque fournisseur. Parmi les KPI importants figurent le respect des délais de livraison et la réactivité à nos demandes, la qualité des biens ou services fournis (mesurée par rapport aux spécifications du projet et aux taux de défauts), la conformité aux normes de sécurité, environnementales et de documentation, ainsi que l'efficacité de la communication et de la collaboration avec notre équipe.

Les données de performance sont collectées et analysées régulièrement. Lorsqu'un service est critique ou exige des niveaux de performance spécifiques, nous mettons en œuvre des accords de niveau de service (SLA) formels afin de définir clairement les attentes et les mécanismes de responsabilisation. Ces SLA fixent des objectifs mesurables (par exemple, les délais de livraison, la disponibilité, les temps de réponse) ainsi que des mesures correctives ou des sanctions en cas de non-respect des normes. Le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et l'application des SLA nous permettent de garantir la transparence avec nos fournisseurs quant à leurs performances et de favoriser l'amélioration continue de notre chaîne d'approvisionnement.

Conformité légale et réglementaire

Tous les fournisseurs de Façade Creations doivent se conformer en permanence à la législation britannique et aux normes sectorielles en vigueur. Les principales lois et réglementations que les fournisseurs sont tenus de respecter sont les suivantes :

• Loi de 1974 sur la santé et la sécurité au travail : les fournisseurs doivent assurer des conditions de travail sûres et respecter toutes les réglementations applicables en matière de santé et de sécurité au travail sur leurs sites et dans le cadre de leurs opérations.
• Loi de 2015 sur l'esclavage moderne : Nous interdisons formellement toute forme d'esclavage moderne, de travail forcé ou servile, et de traite des êtres humains dans notre chaîne d'approvisionnement. Nos fournisseurs doivent garantir l'absence de tels abus au sein de leur entreprise ou de leur chaîne d'approvisionnement en aval, et nous exigeons le respect intégral des dispositions de la loi sur l'esclavage moderne. (Façade Creations peut demander des déclarations annuelles de conformité à la loi sur l'esclavage moderne ou réaliser des audits si nécessaire afin de vérifier cet engagement.)
• Loi britannique anti-corruption de 2010 : Façade Creations applique une tolérance zéro en matière de corruption et de pots-de-vin. Conformément à la loi britannique anti-corruption de 2010, les fournisseurs et leur personnel ne sont pas autorisés à offrir ou à accepter de pots-de-vin ou d’avantages indus dans le cadre de nos activités. Toute tentative de corruption entraînera la rupture immédiate de la relation commerciale avec le fournisseur et pourra faire l’objet d’un signalement aux autorités compétentes.
• Loi de 2010 sur l'égalité : Les fournisseurs doivent respecter les principes d'égalité des chances et de non-discrimination en matière d'emploi et de prestation de services. Toute forme de discrimination ou de harcèlement illégal (fondé sur l'âge, le sexe, la race, la religion, le handicap, etc.) est inacceptable.
• Loi de 1990 sur la protection de l'environnement : les fournisseurs sont tenus de respecter l'ensemble des lois et réglementations environnementales, notamment en assurant une gestion adéquate des déchets, la maîtrise de la pollution et l'obtention des autorisations environnementales requises. Les pratiques nuisibles à l'environnement et contraires à la législation britannique ne seront pas tolérées.
• Loi sur la protection des données de 2018 (RGPD britannique) : Dans la mesure où les fournisseurs traitent des données personnelles (y compris la documentation de projet ou les données des employés partagées dans le cadre de nos projets), ils doivent le faire en pleine conformité avec la législation britannique sur la protection des données. Cela implique la mise en place de mesures de sécurité des données appropriées et l’utilisation des données personnelles uniquement dans les limites autorisées.

De plus, les fournisseurs doivent respecter toutes les exigences spécifiques à un projet ou à un site que nous communiquons, telles que les règles de santé et de sécurité en vigueur sur un chantier ou les normes de développement durable exigées par un client. Ces exigences sont stipulées dans nos contrats ou bons de commande, et les fournisseurs sont tenus de les respecter.

Façade Creations se réserve le droit de vérifier la conformité de ses fournisseurs à leurs obligations légales. Nous pouvons exiger des documents ou réaliser des audits pour nous en assurer. Conformément aux principes des marchés publics britanniques, tout fournisseur reconnu coupable de violations graves de la loi (par exemple, condamnation pour esclavage moderne ou corruption) sera radié de notre liste de fournisseurs agréés. En garantissant une stricte conformité légale, nous protégeons notre entreprise, nos clients et nos partenaires des risques liés à des pratiques illégales de la part de nos fournisseurs.

Accords contractuels avec les fournisseurs

Tout fournisseur ou sous-traitant tiers mandaté par Façade Creations Ltd doit conclure un accord formel avant le début des travaux. Cet accord prend généralement la forme d'un contrat ou d'un bon de commande signé, qui inclut toutes les conditions générales de prestation. Nos contrats fournisseurs standard comprennent des clauses relatives à :

• Confidentialité et protection des données : Les fournisseurs doivent assurer la sécurité et la confidentialité des informations exclusives de Façade Creations et traiter les données personnelles conformément au RGPD britannique.
• Obligations en matière de santé, de sécurité et d'environnement : les fournisseurs sont tenus de respecter toutes les politiques HSE applicables (les leurs et toutes les règles spécifiques au site que nous fournissons) et de minimiser les impacts environnementaux de leur travail (par exemple, l'élimination appropriée des déchets, la prévention de la pollution).
• Conformité en matière d'esclavage moderne et d'approvisionnement éthique : Le contrat confirme l'obligation du fournisseur de respecter nos politiques de lutte contre l'esclavage moderne et la traite des êtres humains, ainsi que nos politiques d'approvisionnement éthique (telles que décrites dans le présent document et les politiques internes de l'entreprise). Les fournisseurs peuvent être tenus de certifier annuellement leur conformité à la loi relative à l'esclavage moderne et de démontrer que leurs chaînes d'approvisionnement sont exemptes de travail forcé.
• Droit de résiliation et de réparation : Façade Creations se réserve le droit de suspendre ou de résilier le contrat si le fournisseur manque à ses obligations ou présente une performance sensiblement insuffisante. Des clauses de résiliation claires sont prévues en cas de manquement à la loi ou aux politiques de l’entreprise (notamment en cas d’incident de sécurité, de comportement contraire à l’éthique ou de défaut de qualité).

En signant le contrat, les fournisseurs acceptent explicitement ces conditions. Cela garantit que nos exigences en matière de conformité légale, de conduite éthique et de normes de performance sont contractuellement contraignantes. Nous sommes convaincus qu'un accord écrit et rigoureux avec chaque fournisseur favorise la responsabilisation et minimise les risques de malentendus.

Audits et évaluations des fournisseurs

Façade Creations réalise des audits périodiques de ses principaux fournisseurs afin de vérifier leur conformité et leurs performances. La fréquence et le niveau d'exigence de ces audits sont déterminés par le profil de risque du fournisseur et l'importance des biens ou services fournis. En règle générale, les fournisseurs critiques ou à forte valeur ajoutée sont audités au moins une fois par an, tandis que les autres peuvent faire l'objet d'un audit ponctuel ou selon les besoins.

Nos audits de fournisseurs évaluent généralement les domaines suivants :

• Contrôle qualité et traçabilité : Nous pouvons examiner comment le fournisseur gère l'assurance qualité, y compris ses processus d'inspection des matériaux, de maintien des certifications de qualité et de traçabilité des produits ou des composants (particulièrement important pour les matériaux de façade où la provenance peut affecter la sécurité).
• Gestion de la santé, de la sécurité et de l'environnement : Nous vérifions que nos fournisseurs appliquent des pratiques de travail sûres et des mesures de contrôle environnemental. Cela peut inclure la vérification de la mise à jour des évaluations des risques, des dossiers de formation, des permis environnementaux et des registres d'incidents sur les sites des fournisseurs.
• Conformité légale et éthique : Les audits comprennent un examen du respect de toutes les obligations contractuelles et légales – par exemple, la vérification de l’absence de violations du droit du travail, de pratiques contraires à l’éthique ou d’atteintes aux règles de protection des données depuis le dernier audit. Nous pouvons demander des justificatifs tels que les politiques internes (politique anticorruption, procédures de signalement) et évaluer les connaissances du fournisseur dans ces domaines.
• Performance en matière de livraison et de service : Nous évaluons si le fournisseur respecte les délais de livraison, assure un soutien adéquat et remplit ses engagements en matière de niveau de service. Cela peut impliquer l’examen des indicateurs clés de performance (KPI), des taux de livraison à temps et de tout incident de non-conformité des livrables.

 Après chaque audit ou évaluation, nous partageons nos conclusions avec le fournisseur. En cas de non-conformité ou de faiblesse constatée, nous collaborons avec lui pour élaborer un plan d'actions correctives assorti d'échéances précises. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils traitent les conclusions d'audit rapidement et efficacement. Des revues de suivi ou des réaudits peuvent être programmés afin de vérifier la mise en œuvre des mesures correctives. Ce programme d'audit permet à Façade Creations et à ses fournisseurs de progresser en continu et garantit la détection et la résolution précoces de tout problème.

 Procédures en cas de non-conformité et de violation

Façade Creations a mis en place des procédures pour gérer les cas où un fournisseur ne respecte pas nos normes contractuelles ou de conformité. Notre approche consiste à dialoguer et à résoudre les problèmes lorsque cela est possible, mais nous prendrons des mesures fermes pour suspendre ou mettre fin à nos relations si des problèmes graves persistent. La procédure générale de gestion des cas de non-conformité des fournisseurs est la suivante :

1. Avis de non-conformité : Si un fournisseur ne respecte pas les termes de notre contrat ou nos normes (par exemple, en cas d’infraction aux règles de sécurité, de retards de livraison persistants ou de pratiques contraires à l’éthique), nous lui adressons un avis de non-conformité formel. Cet avis écrit précise le ou les problèmes constatés, les mesures correctives requises et un délai clair pour y remédier.
2. Correction et suivi du fournisseur : Nous attendons de la direction du fournisseur qu’elle enquête et corrige rapidement le problème. Un examen ou un audit de suivi sera généralement programmé après la date limite afin de vérifier la mise en œuvre effective des mesures correctives requises. Pendant cette période, Façade Creations pourra imposer des mesures provisoires (par exemple, un contrôle renforcé ou la suspension temporaire des nouvelles commandes) jusqu’à confirmation de la conformité.
3. Escalade jusqu'à suspension/résiliation : Si le fournisseur ne remédie pas de manière satisfaisante au manquement constaté dans les délais impartis, ou en cas de manquements graves supplémentaires, Façade Creations suspendra toute commande future et cessera toute collaboration avec ce fournisseur. En dernier recours, le contrat pourra être résilié pour manquement si les problèmes persistent. Dans ce cas, nous rechercherons d'autres fournisseurs afin d'assurer la continuité de nos projets. Le fournisseur sera radié de notre registre des fournisseurs agréés jusqu'à ce qu'il démontre sa conformité à nos exigences, le cas échéant.

Tous les incidents de non-conformité et nos réponses sont rigoureusement documentés. Cette documentation est essentielle pour l'audit interne et la gestion des risques, et garantit la transparence du traitement des problèmes. En cas d'infraction à la loi, Façade Creations envisagera de signaler l'affaire aux autorités compétentes ou aux organismes professionnels concernés. Notre priorité est de respecter nos normes juridiques et éthiques, même si cela implique de rompre des relations de longue date avec certains fournisseurs.

Normes de durabilité et d'approvisionnement éthique

Façade Creations Ltd s'engage en faveur du développement durable et de pratiques commerciales éthiques, et nous attendons le même engagement de nos fournisseurs. Nous intégrons les principes de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) dans nos décisions d'approvisionnement, en privilégiant les fournisseurs qui affichent de solides performances environnementales et sociales. Plus précisément, nos fournisseurs doivent :

• Minimiser l'impact environnemental : les fournisseurs doivent s'efforcer d'utiliser des matériaux recyclables, renouvelables et à faible impact environnemental pour leurs produits et emballages. Nous encourageons les initiatives visant à réduire les déchets, la consommation d'énergie et les émissions de carbone, conformément aux meilleures pratiques internationales. Afin de soutenir les objectifs de neutralité carbone du Royaume-Uni d'ici 2050, les fournisseurs doivent surveiller activement leurs émissions de gaz à effet de serre et leur empreinte environnementale globale et s'efforcer de les réduire.
• Respect des pratiques de travail éthiques : Tous les fournisseurs doivent garantir des conditions de travail justes et humaines. Cela implique l’interdiction du travail forcé ou servile, du travail des enfants, et la garantie de salaires équitables, d’horaires de travail raisonnables et d’un environnement de travail sûr pour tous les employés et sous-traitants. Nous condamnons fermement toute forme d’esclavage moderne ou de traite des êtres humains dans notre chaîne d’approvisionnement et exigeons la même chose de nos fournisseurs. Les travailleurs doivent être traités avec dignité et respect, et les fournisseurs doivent promouvoir la diversité, l’inclusion et l’égalité sur leur lieu de travail (conformément à la loi de 2010 sur l’égalité).
• Garantir un traitement équitable des travailleurs : outre le fait d’éviter les violations flagrantes, les fournisseurs doivent activement promouvoir une culture respectueuse des droits des travailleurs. Cela implique de garantir la liberté d’association (adhésion syndicale) lorsque cela est légal, de ne pratiquer aucune discrimination à l’embauche et au travail, et de mettre en place des mécanismes de traitement des griefs permettant aux employés de signaler leurs préoccupations. Le respect de l’éthique professionnelle et le traitement équitable des travailleurs sont des exigences non négociables.
• Maintien de systèmes de gestion environnementale : Nous privilégions les fournisseurs disposant de systèmes de gestion environnementale accrédités, tels que la norme ISO 14001, ou qui adhèrent à des référentiels reconnus de construction durable (par exemple, des pratiques conformes aux normes BREEAM dans le secteur de la construction). La détention de telles certifications ou accréditations démontre qu’un fournisseur gère systématiquement son impact environnemental et recherche constamment l’amélioration. Façade Creations peut accorder le statut de fournisseur privilégié aux prestataires pouvant justifier de solides références environnementales ou de certifications en matière d’approvisionnement durable.

En intégrant ces critères de durabilité et d'éthique à notre gestion des fournisseurs, Façade Creations vise non seulement à respecter les lois environnementales et la loi contre l'esclavage moderne, mais aussi à soutenir activement des objectifs sociaux et environnementaux plus larges. Nous sommes convaincus que collaborer avec des fournisseurs qui partagent notre engagement en faveur d'un approvisionnement responsable renforce la résilience à long terme de notre chaîne d'approvisionnement et contribue positivement à notre communauté et à la planète.

Rôles et responsabilités dans la gestion des fournisseurs

Maintenir une chaîne d'approvisionnement performante et conforme aux normes est une priorité pour Façade Creations, sous l'impulsion de sa direction. La responsabilité globale des relations avec nos fournisseurs et de leur conformité incombe au directeur de Façade Creations Ltd (M. Hashim Choksi). Il est chargé d'approuver les nouveaux fournisseurs, de veiller à l'application de cette politique et de traiter tout problème ou incident majeur avec un fournisseur.

La gestion quotidienne des fournisseurs est assurée par notre équipe Administration et Coordination de projets, sous la supervision du Directeur. Cette équipe est notamment chargée de communiquer nos exigences et attentes aux fournisseurs, de gérer la correspondance courante et la coordination des commandes, de tenir à jour le Registre des fournisseurs agréés et d'organiser les évaluations de performance et les audits. Elle veille également à la bonne exécution et à l'archivage de tous les contrats et documents relatifs aux fournisseurs. Concrètement, cela signifie que l'équipe assure la liaison entre Façade Creations et nos fournisseurs, en leur fournissant un retour d'information sur leurs performances, en obtenant les mises à jour des certifications et assurances, et en coordonnant tout le soutien nécessaire pour répondre à nos normes.

En interne, tous les collaborateurs concernés (chefs de projet, responsables de site, responsables des achats, etc.) sont formés à la présente politique relative aux fournisseurs tiers afin de comprendre l'importance de sélectionner les bons fournisseurs et de veiller au respect de cette politique. Tout employé qui fait appel à des fournisseurs ou supervise leurs relations avec eux est tenu de respecter les principes de cette politique et de signaler tout problème ou écart à l'équipe Administration/Coordination de projet ou au directeur. En définissant clairement les rôles et les responsabilités, nous garantissons une gestion cohérente des fournisseurs et une responsabilisation à tous les niveaux, opérationnel et de direction.

Protection et confidentialité des données des fournisseurs

Façade Creations respecte la confidentialité des données de ses fournisseurs et exige d'eux la même chose pour toutes les données partagées. Toutes les données des fournisseurs et sous-traitants que nous collectons (par exemple, leurs coordonnées, qualifications, coordonnées bancaires, performances) sont stockées sur des systèmes cloud sécurisés, chiffrés et à accès contrôlé (tels que Microsoft 365 pour les documents et Xero pour les données financières). L'accès aux données des fournisseurs est strictement limité au personnel autorisé et uniquement en cas de nécessité. Par exemple, seuls les responsables des achats et les gestionnaires concernés peuvent consulter le dossier complet d'un fournisseur, et des permissions système sont en place pour empêcher tout accès non autorisé.

Le traitement des informations de nos fournisseurs est conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données) britannique et à la loi britannique sur la protection des données de 2018. Cela signifie que toutes les données personnelles concernant les personnes travaillant chez nos fournisseurs sont traitées de manière licite, loyale et transparente. Nous utilisons ces données uniquement à des fins commerciales légitimes (par exemple, vérification préalable, gestion des contrats, traitement des paiements) et les conservons uniquement pendant la durée nécessaire. De même, nos fournisseurs sont tenus de protéger les données personnelles partagées par Façade Creations (telles que nos plans de projet ou les informations clients, le cas échéant) et de mettre en place leurs propres politiques de protection des données. Si un fournisseur est amené à traiter des données personnelles pour le compte de Façade Creations dans le cadre de ses services, nous veillons à ce qu'un accord de traitement des données approprié soit en place.

En résumé, la confidentialité et la sécurité des données sont des aspects fondamentaux de nos relations avec nos fournisseurs. Toute violation de la protection des données par un fournisseur (par exemple, une fuite de données ou une utilisation abusive d'informations confidentielles) sera considérée comme une violation grave du contrat. Nous sommes convaincus que la confiance est réciproque dans les partenariats commerciaux : Façade Creations s'engage à protéger les informations de ses fournisseurs et nous attendons de ces derniers qu'ils traitent les informations que nous leur communiquons avec le même soin et la même diligence.

Exigences d'assurance pour les fournisseurs

Afin de protéger les deux parties en cas d'accident, de perte ou de réclamation, Façade Creations exige de tous ses fournisseurs qu'ils soient correctement assurés. Pour collaborer avec nous, chaque fournisseur doit souscrire au minimum les assurances suivantes :

• Assurance responsabilité civile – avec une couverture minimale de 5 millions de livres sterling. Cette assurance protège contre les réclamations de tiers pour dommages corporels ou matériels pouvant survenir dans le cadre des activités du fournisseur (par exemple, un accident sur un chantier causé par le fournisseur).
• Assurance responsabilité civile employeur – avec une couverture minimale de 10 millions de livres sterling (conformément à la législation britannique pour la plupart des employeurs). Cette assurance couvre les employés du fournisseur en cas d'accidents du travail ou de maladies professionnelles et est obligatoire lorsque le fournisseur emploie du personnel au Royaume-Uni. (Les travailleurs indépendants sans employés peuvent en être exemptés, mais tout fournisseur employant du personnel doit souscrire cette assurance.)
• Assurance responsabilité civile professionnelle – obligatoire pour tout fournisseur de services de conception, de conseil ou autres services professionnels. Nous exigeons de ces fournisseurs une assurance responsabilité civile professionnelle adéquate (le montant de la couverture doit être proportionnel à l'étendue des services, généralement d'au moins 1 à 2 millions de livres sterling pour les PME, voire plus pour les missions de conception complexes). Cette assurance protège contre les réclamations pour négligence professionnelle, erreurs ou omissions entraînant un préjudice financier.

Nous exigeons une preuve de ces couvertures d'assurance lors de l'intégration et annuellement par la suite. Généralement, nous demandons aux fournisseurs de fournir des certificats d'assurance à jour ou des attestations de courtier indiquant le type de police, les limites de couverture et les dates de validité. Il incombe au fournisseur de renouveler ses polices à temps et de nous fournir une preuve de couverture actualisée chaque année ou lors du renouvellement de son contrat. Si une police obligatoire arrive à échéance, le fournisseur doit nous en informer et s'assurer de la continuité de la couverture (par exemple, par le biais d'un renouvellement ou d'un nouvel assureur) afin d'éviter toute interruption de couverture susceptible d'exposer les deux parties à un risque.

Disposer d'une assurance solide est essentiel à la vérification préalable des fournisseurs et à la gestion des risques. Ces exigences sont souvent imposées par nos clients, notamment dans le cadre de projets de construction, et permettent de garantir, en cas d'incident, un recours financier pour couvrir les dommages et intérêts. Façade Creations se réserve le droit de refuser de collaborer avec tout fournisseur ne disposant pas de l'assurance requise, ou de suspendre sa collaboration avec ce dernier.

Classification des fournisseurs critiques et non critiques

Dans le cadre de la gestion de notre chaîne d'approvisionnement, Façade Creations distingue les fournisseurs « critiques » des fournisseurs « non critiques » afin d'appliquer les niveaux de contrôle et d'examen appropriés en fonction des risques. Cette classification est déterminée par la nature des biens et services fournis et leur impact sur nos projets

• Fournisseurs critiques : Il s’agit des fournisseurs dont les produits ou services sont essentiels à l’intégrité structurelle, à la sécurité ou au bon fonctionnement de nos projets de façade. On peut citer, par exemple, les fabricants de systèmes de façade et de composants structurels clés, les fournisseurs de matériaux liés à la sécurité (comme les revêtements ou fixations coupe-feu), ou tout fournisseur dont la défaillance aurait un impact significatif sur la réalisation ou la sécurité du projet. Nous appliquons une vigilance accrue à l’égard des fournisseurs critiques. Ils font l’objet d’évaluations et d’audits de performance plus fréquents, et nous surveillons de très près leurs indicateurs clés de performance (qualité, délais de livraison, etc.). Nous pouvons également exiger de ces fournisseurs critiques des plans de contingence (par exemple, une capacité de production de secours ou un approvisionnement alternatif) afin d’atténuer les risques d’interruption d’approvisionnement.
• Fournisseurs non critiques : Il s’agit des fournisseurs de services auxiliaires ou à faible risque, tels que les prestataires logistiques classiques, les fournisseurs de fournitures de bureau ou d’autres services généraux n’ayant pas d’incidence directe sur la sécurité du projet ni sur les délais critiques. Bien que ces fournisseurs soient tenus de respecter nos normes, le niveau de contrôle est proportionnel au risque moindre qu’ils représentent. Nous continuons de suivre leurs performances et leur conformité, mais l’intensité des contrôles peut être moindre que pour les fournisseurs critiques. Par exemple, un service de messagerie peut faire l’objet d’un examen annuel via des rapports de performance, tandis qu’un fournisseur de vitrages de façade (fournisseur critique) bénéficiera d’entretiens trimestriels de performance.

Cette classification nous permet d'allouer efficacement nos ressources de gestion des fournisseurs, en accordant une attention particulière aux relations essentielles à la continuité de nos activités et à la réussite de nos projets. Les fournisseurs critiques sont généralement tenus d'accepter des conditions contractuelles plus strictes (telles que des accords qualité détaillés ou des droits de substitution en cas d'incapacité de livraison). Les fournisseurs non critiques sont gérés selon des conditions standard. Toutefois, tous les fournisseurs, quelle que soit leur catégorie, doivent respecter la présente Politique relative aux fournisseurs tiers. Si les performances ou le profil de risque d'un fournisseur non critique évoluent (par exemple, si un fournisseur mineur commence à fournir un composant critique pour la sécurité), nous le reclasserons et adapterons sa gestion en conséquence.

En catégorisant ses fournisseurs de cette manière, Façade Creations peut garantir un haut niveau de contrôle là où c'est nécessaire, tout en conservant la maîtrise et la diligence requise sur l'ensemble de sa chaîne d'approvisionnement.

Attentes en matière de conformité des sous-traitants

Nous reconnaissons que nos fournisseurs tiers agréés peuvent eux-mêmes faire appel à des sous-traitants pour remplir leurs obligations (par exemple, un installateur agréé peut embaucher du personnel supplémentaire, ou un fournisseur de composants peut externaliser la fabrication de certaines pièces). Dans ce cas, il est impératif que tous les sous-traitants ou fournisseurs secondaires respectent également les normes et politiques de Façade Creations. Nous considérons que les responsabilités en matière de conformité s'étendent à l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.

Les fournisseurs sont contractuellement responsables de s'assurer que leurs sous-traitants respectent toutes les exigences applicables, notamment les règles de santé et de sécurité, les normes du travail, les contrôles qualité et les politiques environnementales et RSE que nous imposons. Nous communiquons clairement à nos fournisseurs que la loi de 2015 relative à l'esclavage moderne, nos exigences en matière de lutte contre la corruption et nos normes de santé, de sécurité et d'environnement (SSE) doivent s'appliquer à tous les niveaux de leur chaîne d'approvisionnement. Par exemple, si un fournisseur fait appel à un sous-traitant pour la fabrication d'un composant, ce dernier ne doit pas recourir au travail forcé ni au travail des enfants, doit garantir des conditions de travail sûres et s'approvisionner en matériaux de manière responsable – tout comme nous l'exigeons de nos fournisseurs directs.

Façade Creations peut demander à ses fournisseurs des preuves concernant leur gestion des sous-traitants. Cela peut inclure la fourniture de copies des contrats ou politiques de sous-traitance, ou encore des déclarations attestant que les sous-traitants ont fait l'objet d'une vérification de conformité. Nous nous réservons le droit de refuser la participation d'un sous-traitant (ou d'exiger un changement) si nous estimons qu'il existe un risque de non-conformité. Dans certains cas, nous pouvons demander à auditer un sous-traitant ou faire auditer ce dernier par notre fournisseur, notamment si ce sous-traitant apporte une contribution essentielle.

En définitive, le fournisseur principal demeure pleinement responsable de la performance et du respect des obligations contractuelles de ses sous-traitants. Tout manquement ou défaillance d'un sous-traitant sera considéré comme un manquement du fournisseur. En appliquant cette règle, nous garantissons l'absence de maillons faibles dans la chaîne : chaque intervenant dans la réalisation de nos projets doit satisfaire à nos exigences. Cette approche protège Façade Creations et nos clients des risques indirects et renforce une culture de conformité au sein de l'ensemble du réseau d'approvisionnement.

Évaluation des risques fournisseurs et diligence raisonnable continue

Avant de faire appel à un nouveau fournisseur tiers, Façade Creations réalise une évaluation complète des risques et une vérification préalable approfondie afin de déterminer si le fournisseur répond à nos exigences et à notre niveau de tolérance au risque. Cette évaluation couvre plusieurs dimensions :

• Stabilité financière : Nous analysons les états financiers, les notations de crédit et autres indicateurs de la santé financière du fournisseur. Une situation financière stable est essentielle pour garantir sa capacité à poursuivre ses activités pendant toute la durée de nos projets (et éviter toute faillite ou défaut de paiement en cours de projet). Nous évitons les fournisseurs présentant des signes de difficultés financières (par exemple, des procédures d’insolvabilité récentes ou un historique de crédit défavorable).
• Compétences techniques : Nous évaluons si le fournisseur possède les capacités techniques nécessaires pour fournir le produit ou le service requis, avec le niveau de qualité exigé. Cette évaluation peut impliquer l’examen des qualifications du personnel clé, de l’expérience acquise sur des projets antérieurs, des propositions techniques, voire d’exemples de travaux ou de produits. Pour les matériaux ou systèmes spécialisés, nous nous assurons que le fournisseur dispose de l’expertise ou des certifications requises (par exemple, la certification de fabrication selon certaines normes britanniques).
• Systèmes de santé, de sécurité et de qualité : Nous examinons les systèmes de gestion internes du fournisseur en matière de santé et de sécurité, ainsi que d’assurance qualité. Cela peut inclure la vérification de la certification du système de management de la qualité (ISO 9001) ou de l’accréditation du système de management de la sécurité (ISO 45001 ou équivalent). Nous pouvons demander des copies de sa politique HSE, de ses rapports d’accidents ou de son manuel qualité afin d’évaluer ses performances dans ces domaines. Une culture de sécurité forte et un processus de contrôle qualité rigoureux chez le fournisseur réduisent les risques d’accidents ou de défauts susceptibles d’affecter nos projets.
• Normes environnementales et éthiques : Nous évaluons l’approche du fournisseur en matière de gestion environnementale et de pratiques éthiques. Cela peut impliquer de vérifier l’existence d’une politique environnementale ou d’une certification ISO 14001, la gestion des déchets et des émissions, ainsi que les initiatives de responsabilité sociale mises en place. Nous recherchons également tout élément suspect, comme d’éventuelles infractions au droit du travail, des amendes environnementales ou une couverture médiatique négative liée à des comportements contraires à l’éthique. Dans ce cadre, nous nous assurons que le fournisseur respecte la loi relative à l’esclavage moderne (le cas échéant) et n’est pas impliqué dans des affaires de corruption ou de fraude.

Cette vérification préalable aboutit à une évaluation des risques ou à une décision d'agrément ou de refus du fournisseur. Seuls les fournisseurs répondant à nos critères minimaux dans toutes ces catégories sont ajoutés à la liste des fournisseurs agréés. Si un fournisseur potentiel présente des problèmes mineurs (par exemple, un manque d'expérience dans un domaine particulier), nous pouvons néanmoins l'agréer à condition que des mesures correctives soient mises en place (comme un contrôle renforcé ou un intervalle d'évaluation plus court). En revanche, tout problème majeur entraîne le refus de l'agrément.

L'évaluation des risques ne se limite pas à l'intégration du fournisseur. Nous assurons un suivi et une réévaluation continus des risques tout au long de la relation. Tout changement significatif, comme une croissance rapide, une fusion, des difficultés financières ou de nouveaux problèmes juridiques chez le fournisseur, entraînera une réévaluation. Nous révisons également périodiquement la liste des fournisseurs agréés afin de mettre à jour les informations de diligence raisonnable (au moins une fois tous les deux ans, voire plus fréquemment pour les fournisseurs critiques). Cette démarche de diligence raisonnable continue garantit que tous nos fournisseurs restent adaptés à nos besoins et que les nouveaux risques sont identifiés et traités de manière proactive.

Examen des politiques et amélioration continue

Façade Creations Ltd s'engage à maintenir sa politique relative aux fournisseurs tiers à jour en fonction de l'évolution des lois, des réglementations et des meilleures pratiques. Nous révisons et affinons donc régulièrement cette politique (au moins une fois par an, voire plus fréquemment en cas de modifications législatives importantes) afin d'en garantir l'efficacité. Des mises à jour peuvent être apportées pour intégrer les nouvelles exigences légales britanniques (telles que les modifications apportées au droit des marchés publics, à la protection des données, aux obligations de déclaration en matière d'esclavage moderne, etc.), pour refléter les améliorations apportées à nos processus internes ou pour rehausser nos normes en fonction des évolutions du secteur.

Toute modification de cette politique sera approuvée par la Direction et communiquée à tous nos fournisseurs. Par souci de transparence, nous publions généralement la version en vigueur sur le site web de notre entreprise. Les fournisseurs peuvent être invités à prendre connaissance de la politique révisée ou à s'y conformer dans le cadre de leurs contrats ou lors d'une requalification. Nous encourageons un dialogue ouvert avec nos fournisseurs ; si certains points de la politique nécessitent des éclaircissements ou si un fournisseur a des suggestions d'amélioration, nous accueillons favorablement ces retours, qui s'inscrivent dans notre démarche d'amélioration continue.

En conclusion, la politique de Façade Creations Ltd relative aux fournisseurs tiers témoigne de notre engagement envers des pratiques d'approvisionnement responsables, éthiques et conformes à la législation. En définissant clairement nos attentes et en responsabilisant nos partenaires, nous visons à bâtir des relations solides et de confiance avec des fournisseurs qui partagent nos valeurs. Ceci garantit non seulement le respect de la législation britannique sur les marchés publics, des règles anticorruption et de la loi relative à l'esclavage moderne, mais contribue également à l'excellence et à la durabilité de chacun de nos projets. Nous sommes convaincus qu'une chaîne d'approvisionnement responsable est essentielle pour fournir des solutions de façade de qualité et préserver la réputation de Façade Creations et de nos clients. Grâce à une application rigoureuse de cette politique et à une collaboration étroite avec nos fournisseurs, nous continuerons à maintenir des normes élevées et à contribuer positivement à notre secteur et à notre communauté.

Dernière mise à jour : février 2026