Mise en place du décor
Les tenir informés
Ils seront mieux préparés s'ils sont informés de tout changement survenu dans votre entreprise et susceptible d'affecter notre travail. Il peut s'agir notamment de changements concernant :
- produit ou marché
- stratégie commerciale, par exemple politique de prix
- système de comptabilité
- Personnel clé.
Si vous rédigez des comptes rendus de vos réunions de direction, leur en fournir des copies peut s'avérer très utile pour leur permettre de comprendre les événements clés auxquels vous avez été confrontés au cours de l'année.
Dans le cadre de leur mission, nous serons probablement amenés à vous interroger sur d'éventuels cas de non-respect du cadre légal et réglementaire applicable à votre entreprise, notamment sur d'éventuelles activités frauduleuses dont vous auriez connaissance. Cette démarche relève de leurs obligations professionnelles et ne saurait être interprétée comme une accusation de votre part.
Ce dont ils ont besoin
Si vous savez de quelles informations ils ont besoin pour accomplir leur travail, vous pouvez vous assurer qu'elles sont disponibles.
Ils peuvent décider ensemble de ce que vous pouvez préparer pour eux et de ce qu'ils devront préparer.
Une meilleure communication permettra de minimiser les malentendus et d'éviter un travail inutile.
Calendrier
Convenez d'un horaire convenable à l'avance. Cela permettra à chacun de se préparer correctement.
Toutefois, si vous êtes en retard, veuillez les en informer dès que possible afin que l'horaire puisse être réorganisé si nécessaire.
Comment vous pouvez aider
Livres et archives
Tenir une comptabilité rigoureuse vous permettra d'extraire rapidement et facilement les informations nécessaires à l'établissement ou à la vérification de vos comptes. Vous aurez ainsi une vision claire et immédiate de la situation de votre entreprise.
La prise en compte des points suivants peut améliorer l'organisation de vos dossiers :
- Le totalisation et l'équilibrage de vos comptes à intervalles réguliers vous aideront à repérer et à corriger les erreurs.
- analyser vos paiements et reçus afin d'en extraire facilement les informations nécessaires
- Classez vos factures dans un ordre logique (numérique, alphabétique ou par date) pour faciliter la recherche de n'importe laquelle d'entre elles.
Procédures
En établissant et en maintenant certaines procédures, vous pourrez mieux contrôler vos documents et votre entreprise. Cela permettra également à vos collaborateurs de réduire leur charge de travail, ce qui pourrait vous faire économiser de l'argent.
Ils peuvent vous aider à mettre en place ces procédures initialement, et une fois établies, vous pourrez les appliquer vous-même. Ces procédures comprennent les comptes de contrôle, les rapprochements bancaires et les inventaires.
Comptes de contrôle
Les comptes de contrôle enregistrent les mouvements de trésorerie, les créances clients et les dettes fournisseurs en utilisant les totaux mensuels de votre livre de caisse et les récapitulatifs des ventes et des achats.
Le compte de contrôle de trésorerie indiquera le montant de trésorerie dont dispose l'entreprise à la fin de chaque mois.
Le compte de contrôle des débiteurs ou du grand livre des ventes indiquera combien vos clients vous doivent à la fin de chaque mois.
Le compte de contrôle des fournisseurs ou du grand livre des achats indiquera le montant que vous devez à vos fournisseurs à la fin de chaque mois.
Réconciliations
Les rapprochements bancaires permettent de garantir l'exhaustivité et l'exactitude des chiffres de votre comptabilité. Par conséquent, effectués régulièrement, ils vous aideront à repérer les erreurs et à les corriger avant notre examen de vos documents. Voici quelques exemples de documents à rapprocher :
- comptes bancaires
- comptes de contrôle
- Déclarations des fournisseurs.
Inventaire
Si votre entreprise gère des stocks, vous devrez les inventorier au moins une fois par an. Pour que cet inventaire soit réalisé efficacement et avec précision, tenez compte des points suivants :
- Les articles en stock doivent être rangés de manière ordonnée et logique pour faciliter le comptage.
- Tout le personnel participant au comptage doit recevoir des instructions claires.
- Essayez de minimiser les mouvements de stock pendant le comptage. Si possible, les livraisons entrantes et sortantes devraient être suspendues jusqu'à la fin du comptage.
- Des contrôles ponctuels doivent être effectués pendant le comptage.
Si vous détenez d'importantes quantités de stock, nous pourrions avoir besoin d'assister à l'inventaire et d'effectuer nos propres vérifications.
Horaires
Plusieurs documents doivent être établis pour permettre la préparation et/ou l'audit des comptes. Nous pouvons les préparer nous-mêmes, mais il est évident que votre intervention permettrait de gagner du temps et de l'argent.
Vous pourriez envisager d'établir certains des calendriers suivants :
- une liste détaillée des acquisitions et cessions d'immobilisations, accompagnée d'une copie des factures de vente et d'achat correspondantes.
- Établir des tableaux indiquant chaque article en stock, la quantité, la valeur unitaire et la valeur totale. Signaler les articles anciens ou endommagés.
- Veuillez fournir une liste de vos débiteurs en fin d'année, indiquant les montants dus et la durée du retard de paiement. Signalez les débiteurs susceptibles de ne pas vous régler.
- un tableau récapitulatif de tous les soldes bancaires et de trésorerie en fin d'année, accompagné de tous les relevés bancaires pour chaque compte bancaire.
- une liste de créanciers qui devrait inclure le HMRC ainsi que les fournisseurs habituels de l'entreprise.
- justificatifs pour les informations à inclure dans vos comptes, telles que le nombre moyen d'employés, les engagements de location-exploitation ou la rémunération des administrateurs (obligatoire uniquement pour les sociétés).
Ces calendriers ne seront pas tous applicables à votre entreprise ; il est donc conseillé d'en discuter avant d'entreprendre quoi que ce soit.
Autres problèmes
Certaines questions ne concernent que les entreprises. Il s'agit notamment de :
Rapports narratifs
Les grandes entreprises peuvent être tenues de joindre à leurs comptes un rapport narratif, tel qu'un rapport stratégique. C'est l'occasion de fournir des informations complémentaires qui permettront aux utilisateurs de vos comptes de mieux comprendre votre activité et ses performances. Le cas échéant, ces exigences vous seront présentées afin que vous puissiez rédiger les rapports nécessaires.
Projets futurs
Dans le cadre de l'établissement des comptes, vous devez examiner la capacité de l'entreprise à poursuivre son activité, afin de vous assurer qu'elle disposera des ressources suffisantes pour une durée minimale de 12 mois à compter de la date d'approbation des comptes. Vous devez également vérifier s'il existe des éléments indiquant une dépréciation de ses actifs, par exemple en raison de l'obsolescence liée à l'évolution du marché ou aux progrès technologiques.
En cas d'incertitude quant aux performances futures de l'entreprise, il se peut qu'on vous demande de fournir des éléments justificatifs à l'appui de votre évaluation de la continuité d'exploitation. Il peut s'agir de prévisions de résultats et de flux de trésorerie, de commandes reçues ou d'informations sur de nouvelles sources de financement. Nous fournir ces éléments au plus tôt nous permettra de mener à bien notre mission aussi rapidement et efficacement que possible.
