Nouvel employeur
Pour mettre en place un système de prélèvement à la source (PAYE) auprès du HMRC, il est nécessaire de contacter la ligne d'assistance aux nouveaux employeurs au 0300 200 3211 ou de s'inscrire en ligne via le site web GOV.UK.
En tant qu'employeur, vous êtes responsable de la gestion du système de retenue à la source (PAYE) et du calcul des cotisations de sécurité sociale (NIC). Vous devrez également effectuer certains paiements obligatoires ponctuels, dont vous devez être informé. Il s'agit notamment des éléments suivants :
- indemnités légales de maladie (SSP)
- indemnité légale de maternité (SMP) et
- congé de paternité légal ordinaire (OSPP)
- Congé parental partagé (ShPP).
Une grande quantité d'informations est disponible sur le site web GOV.UK détaillant le fonctionnement du système PAYE, ainsi que des calculateurs en ligne accessibles dans le cadre des outils PAYE de base du HMRC .
Sur demande, le HMRC vous enverra plusieurs brochures et tableaux vous permettant d'effectuer les retenues et les paiements dus à vos employés. Cependant, la plupart des employeurs utilisent les outils PAYE de base du HMRC ou un logiciel équivalent.
Rapports d'information en temps réel
Les employeurs, ou leurs représentants, sont généralement tenus de soumettre régulièrement des déclarations de paie en ligne pour chaque période de paie de l'année, détaillant les paiements et les déductions effectués sur les salaires des employés au plus tard à la date de leur versement.
Vous trouverez des instructions et des informations plus détaillées sur la gestion de votre paie en temps réel ici ou dans notre fiche d'information sur la paie en temps réel.
Quel impôt dois-je déduire ?
En utilisant les calculateurs disponibles sur le site web du HMRC ou un logiciel équivalent, vous devriez être en mesure de calculer l'impôt et les cotisations sociales dus pour vos employés.
L'impôt dû par un salarié est calculé sur la base de son salaire brut, après déduction de sa part non imposable, qui dépend de sa situation particulière (en fonction de son code fiscal et de la date de versement). Le solde du salaire est imposable et son calcul s'effectue à l'aide des outils ou logiciels de base de la retenue à la source.
L'impôt est généralement calculé de manière cumulative, en tenant compte de la situation financière du contribuable depuis le début de l'année fiscale.
Qu'en est-il des cartes réseau ?
Les cotisations sociales sont dues par l'employé et l'employeur sur le salaire brut de l'employé pour une semaine ou un mois fiscal donné et sont calculées de manière non cumulative. Le calcul des cotisations sociales peut être effectué à l'aide des outils de base de l'administration fiscale britannique (HMRC) pour la retenue à la source (PAYE) ou d'un logiciel équivalent.
Quand faut-il payer l'impôt et les cotisations sociales à l'HMRC ?
L'impôt et les cotisations sociales doivent être versés à l'administration fiscale (HMRC) avant le 19 du mois suivant le paiement. Les mois fiscaux s'étendent du 6 au 5 du mois. Ainsi, si un salarié a été payé le 25 juillet (mois fiscal du 6 juillet au 5 août), l'impôt et les cotisations sociales devront être versés à l'administration fiscale (HMRC) avant le 19 août.
Tout employeur peut payer par voie électronique, s'il le souhaite, en profitant de la date limite de paiement électronique fixée au 22 au lieu du 19 habituel.
Les employeurs dont les paiements mensuels moyens sont inférieurs à 1 500 £ sont autorisés à payer trimestriellement plutôt que mensuellement.
Les grandes entreprises, comptant plus de 250 employés, doivent payer leurs impôts et autres cotisations par voie électronique.
Formulaires que vous devrez remplir
Vous devrez remplir les formulaires suivants ou conserver les enregistrements numériques équivalents :
- Feuille de travail des déductions P11
- Ce formulaire (ou son équivalent informatisé) doit être tenu pour chaque employé. Il détaille sa rémunération et ses retenues pour chaque semaine ou chaque mois de l'année fiscale.
- Résumé de fin d'année P60
- Ce formulaire doit être rempli et remis à tous les employés embauchés au cours d'une année fiscale.
- P45 Détails du départ de l'employé
- Ce formulaire doit être remis à tout employé quittant l'entreprise et détaille ses revenus et les impôts payés depuis le début de l'année fiscale. Les nouveaux employés doivent vous fournir le formulaire de leur ancien employeur.
- Liste de contrôle pour débutants
- Lors de l'embauche d'un nouvel employé, vous devez en informer l'administration fiscale (HMRC) afin de pouvoir le rémunérer via le système RTI. Certaines informations nécessaires peuvent être obtenues à partir du formulaire P45, si l'employé en possède un d'un emploi précédent.
Pénalités
L'administration fiscale britannique (HMRC) impose des sanctions aux employeurs qui ne respectent pas les obligations suivantes :
- Veuillez soumettre vos documents en ligne dans les délais impartis.
- payer les dettes à temps
- tenir les registres nécessaires
- Gérer correctement la retenue à la source (PAYE) et les cotisations sociales (NI)
- effectuer les paiements légaux corrects
- Fournir à HMRC ou aux employés les formulaires requis en temps voulu.
Il est important que les employeurs respectent toutes les réglementations.
pensions à inscription automatique
L’affiliation automatique impose aux employeurs l’obligation d’affilier automatiquement leurs salariés à un régime de retraite d’entreprise à compter d’une date de mise en œuvre spécifiée. Les principales obligations sont les suivantes :
- évaluer les types de travailleurs dans l'entreprise
- mettre en place un régime de retraite à adhésion automatique admissible pour les travailleurs concernés
- écrivez à la plupart de leurs employés pour leur expliquer ce que signifie pour eux l'inscription automatique à un régime de retraite d'entreprise.
- inscrire automatiquement tous les « titulaires d’un emploi admissible » au régime et payer les cotisations patronales
- Remplissez la déclaration de conformité et conservez les documents.
Vous trouverez plus d'informations sur les pensions – l'affiliation automatique dans la fiche d'information.
