Être administrateur d'une association caritative est souvent perçu comme un honneur et une occasion de contribuer à la communauté. Toutefois, devenir administrateur implique un engagement et un niveau de responsabilité qu'il ne faut pas sous-estimer.
Que vous soyez déjà administrateur d'une association caritative, qu'il s'agisse d'un projet local ou d'une organisation de renommée mondiale, ou que vous envisagiez de vous impliquer, le rôle d'administrateur implique un certain nombre de responsabilités.
Nous présentons ci-dessous les principales responsabilités, en mettant particulièrement l'accent sur les exigences en matière de comptabilité et d'audit.
Arrière-plan
Le secteur caritatif en Angleterre et au Pays de Galles est généralement supervisé par la Charity Commission. Cet organisme gouvernemental exige l'enregistrement de la plupart des organismes caritatifs.
La Commission joue un rôle important dans le secteur caritatif et a pour mission de garantir au public l'intégrité des organisations caritatives.
Toutes les organisations caritatives doivent démontrer que leurs objectifs sont d'intérêt public, initialement dans le cadre de leur demande auprès de la Commission des organismes de bienfaisance, puis chaque année lors de l'établissement de leur rapport annuel.
L'une des missions principales de la Commission est de conseiller les administrateurs. De nombreux conseils utiles sont disponibles sur son site web , notamment dans une section consacrée à la création et à la gestion d'une association caritative .
Types d'organismes de bienfaisance
Les organismes de bienfaisance peuvent être créés de différentes manières, mais il s'agit généralement de l'un des deux types suivants :
- constituées en vertu de la loi sur les sociétés de 2006 ou antérieure (organismes de bienfaisance à responsabilité limitée)
- constituées en vertu de la loi de 2011 sur les organismes de bienfaisance (organismes de bienfaisance constitués en société – OBC) ; ou
- créées par une déclaration de fiducie (organismes de bienfaisance non constitués en société).
Chacune de ces associations caritatives doit s'enregistrer auprès de la Commission des organismes de bienfaisance et y déposer ses comptes. Les sociétés à responsabilité limitée sont également enregistrées auprès du registre du commerce et des sociétés. Le type d'association détermine l'étendue des responsabilités des administrateurs.
Toutes les organisations caritatives sont concernées par la loi de 2011 sur les organisations caritatives.
Qui est un administrateur ?
La loi de 2011 sur les organismes de bienfaisance définit les administrateurs comme « les personnes qui assurent le contrôle et la gestion généraux de l'administration d'un organisme de bienfaisance ». Cette définition comprend généralement :
- pour les organismes de bienfaisance non constitués en société et les CIO, les membres du comité exécutif ou de gestion
- pour les organismes de bienfaisance à responsabilité limitée, les administrateurs ou les membres du comité de gestion.
restrictions et responsabilités du fiduciaire
Outre les responsabilités inhérentes à la fonction de fiduciaire, un certain nombre de restrictions peuvent s'appliquer. Celles-ci visent à prévenir tout conflit d'intérêts entre les intérêts personnels du fiduciaire et ses obligations de fiduciaire. Elles prévoient généralement que :
- Les administrateurs ne peuvent tirer aucun avantage personnel de l'organisme de bienfaisance, bien que leurs dépenses raisonnables puissent être remboursées.
- Les administrateurs ne peuvent pas être des employés de l'organisme de bienfaisance.
Il existe des exceptions limitées à ces principes. Lorsque les administrateurs n'agissent pas avec prudence, légalité ou conformément à leurs statuts, ils peuvent être tenus personnellement responsables de tout préjudice causé à l'organisme caritatif.
Responsabilités des administrateurs
Le guide CC3a de la CC, « Administrateur d’organisme de bienfaisance : quelles sont les responsabilités ? », explique ce qu’implique le rôle d’administrateur et comment le devenir. Les administrateurs sont pleinement responsables de l’organisme et doivent :
- respecter la loi et les règles énoncées dans les statuts de l'organisme de bienfaisance
- agir de manière responsable et uniquement dans l'intérêt de l'organisme de bienfaisance
- faire preuve de diligence et de compétence raisonnables et
- prendre des décisions éclairées, en sollicitant des conseils lorsque nécessaire.
La publication CC3 de la Charity Commission , intitulée « L’administrateur essentiel : ce que vous devez savoir », fournit des indications plus détaillées aux administrateurs, qu’ils soient nouveaux ou déjà en fonction. Ce guide expose les devoirs et les responsabilités des administrateurs selon six rubriques :
- Assurez-vous que votre organisme de bienfaisance remplit ses objectifs dans l'intérêt public.
- se conformer aux statuts de votre organisme de bienfaisance et à la loi
- agir dans le meilleur intérêt de votre organisme de bienfaisance
- Assurez-vous que votre organisme de bienfaisance rende des comptes.
- Gérez les ressources de votre organisme de bienfaisance de manière responsable.
- agir avec soin et compétence raisonnables.
Avant d'exercer la fonction d'administrateur d'un organisme de bienfaisance, vous devez vous assurer de remplir les conditions requises. Le document CC3a précise les critères d'éligibilité et détaille les règles d' inéligibilité automatique . Si vous êtes inéligible, vous ne pouvez exercer cette fonction qu'avec l'autorisation de la Commission des organismes de bienfaisance (Charity Commission).
Les administrateurs ont l'obligation légale de veiller à ce que les fonds de leur organisme de bienfaisance soient exclusivement utilisés pour la réalisation de ses objectifs caritatifs. Ils doivent être en mesure de le démontrer et, par conséquent, tenir une comptabilité permettant de le faire.
collecte de fonds
L'organisme de réglementation des collectes de fonds a été créé pour renforcer le système de réglementation des organismes de bienfaisance et rétablir la confiance du public dans la collecte de fonds. Les administrateurs doivent connaître les exigences du Code de bonnes pratiques en matière de collecte de fonds , qui sont nombreuses et variées.
exigences comptables
La plupart des organismes de bienfaisance doivent satisfaire à des exigences particulières :
- tenir une comptabilité complète et précise (et les besoins de financement sont ici d'une importance particulière)
- préparer les comptes de l'organisme de bienfaisance et un rapport annuel
- pour garantir la réalisation d'un audit ou d'un examen indépendant
- soumettre une déclaration annuelle, un rapport annuel et des comptes à la Charity Commission (et, pour les organismes de bienfaisance à responsabilité limitée, à Companies House).
La mesure dans laquelle ces exigences doivent être satisfaites dépend généralement du type d'organisme de bienfaisance et du montant des revenus générés.
Besoins en fonds
Un aspect important de la comptabilité des organismes de bienfaisance réside dans la compréhension des différents fonds qu'ils peuvent détenir. La gestion et le contrôle efficaces des collectes de fonds constituent une responsabilité essentielle des administrateurs.
Les fonds représentent essentiellement les revenus de l'organisme caritatif, et leur utilisation peut être soumise à certaines restrictions. Par exemple, un don peut être accepté uniquement à condition qu'il soit utilisé à des fins spécifiques.
Il incombe alors aux administrateurs de veiller à ce que ces fonds « à usage restreint » soient utilisés uniquement aux fins prévues.
Le rapport annuel
Le rapport annuel est souvent un document assez complet, car la législation définit le minimum d'informations qui doivent y figurer. Ce rapport comprend généralement :
- un rapport des administrateurs (qui peut également servir de rapport des directeurs et de rapport stratégique, si nécessaire pour les organismes de bienfaisance)
- un état des activités financières pour l'année
- un compte de recettes et de dépenses pour l'année (pour certaines organisations caritatives)
- un bilan
- un état des flux de trésorerie
- notes aux comptes (y compris les politiques comptables).
Exigences d'audit
L'obligation pour un organisme de bienfaisance de se soumettre à un audit dépend principalement du montant de ses revenus et de la date de clôture de son exercice. Le seuil de revenus varie selon le type d'organisme, comme suit :
- Toutes les organisations caritatives dont les revenus dépassent 1 000 000 £ au cours d'un exercice financier doivent faire l'objet d'un audit.
- Les organismes de bienfaisance (constitués en société ou non) doivent faire l'objet d'un examen indépendant lorsque leurs revenus se situent entre 25 000 £ et 1 000 000 £ au cours de leur exercice financier.
- Lorsque le revenu dépasse 250 000 £, l’examinateur indépendant doit posséder les qualifications requises.
Il existe d'autres critères à prendre en compte, notamment en ce qui concerne le total des actifs, et nous serions ravis d'en discuter plus en détail avec vous.
Exigences en matière de rapports
Il existe un cadre exhaustif qui détermine comment les comptes d'un organisme de bienfaisance doivent être établis.
Les organismes de bienfaisance non constitués en société dont le revenu est inférieur à 250 000 £ peuvent établir des comptes de recettes et de dépenses.
Toutes les autres organisations caritatives doivent établir des comptes qui présentent une image fidèle de leur situation. À cette fin, leurs comptes doivent généralement respecter les exigences de la Déclaration de bonnes pratiques recommandées pour les organisations caritatives (SORP).
Le SORP peut être consulté sur www.charitysorp.org et les organismes de bienfaisance peuvent élaborer une version personnalisée du SORP adaptée à leur situation particulière.
