Être administrateur d'une association caritative est souvent perçu comme un honneur et une occasion de contribuer à la communauté. Toutefois, devenir administrateur implique un engagement et un niveau de responsabilité qu'il ne faut pas sous-estimer.
Que vous soyez déjà administrateur d'une association caritative, qu'il s'agisse d'un projet local ou d'une organisation de renommée mondiale, ou que vous envisagiez de vous impliquer, le rôle d'administrateur implique un certain nombre de responsabilités.
Nous présentons ci-dessous les principales responsabilités, en mettant l'accent sur les exigences en matière de comptabilité et d'audit pour les organismes de bienfaisance écossais.
Arrière-plan
Le secteur caritatif en Écosse est généralement supervisé par l'Office of the Scottish Charity Regulator (OSCR), également connu sous le nom de « Scottish Charity Regulator ». L'OSCR est un organisme gouvernemental non ministériel qui assure l'enregistrement et la réglementation des organismes caritatifs écossais de manière indépendante.
L'OSCR joue un rôle important dans le secteur caritatif et a pour mission de donner au public confiance dans l'intégrité des organismes de bienfaisance et d'aider les administrateurs de ces organismes à comprendre et à respecter leurs obligations légales.
L'une des missions principales de l'OSCR est de conseiller les administrateurs. De nombreux conseils utiles sont disponibles sur le site web , notamment dans une section consacrée aux obligations des administrateurs d'organismes de bienfaisance .
Types d'organismes de bienfaisance
La principale législation régissant les organismes de bienfaisance en Écosse est la loi de 2005 sur les organismes de bienfaisance et les investissements fiduciaires ( la loi de 2005 ). Il existe plusieurs façons de créer un organisme de bienfaisance, mais il s'agit généralement de :
- constituées en vertu de la loi sur les sociétés de 2006 ou antérieure (organismes de bienfaisance à responsabilité limitée)
- constituées en vertu de la loi de 2005 par le biais du Règlement de 2011 sur les organisations caritatives écossaises constituées en société (« le Règlement général ») (organisations caritatives écossaises constituées en société, SCIO) ; ou
- créées par une déclaration de fiducie (organismes de bienfaisance non constitués en société).
Chacune de ces organisations caritatives doit s'enregistrer et déposer ses comptes auprès de l'OSCR, et les sociétés à responsabilité limitée sont en outre enregistrées auprès de Companies House.
Le type d'organisme de bienfaisance déterminera l'étendue complète des responsabilités d'un administrateur.
Qui est un administrateur ?
La loi de 2005 définit les administrateurs comme « les personnes exerçant le contrôle et la gestion généraux de l'administration d'un organisme de bienfaisance ». Cette définition comprend généralement :
- pour les organismes de bienfaisance non constitués en société et les SCIO, les membres du comité exécutif ou de gestion
- pour les organismes de bienfaisance à responsabilité limitée, les administrateurs ou les membres du comité de gestion.
Les organismes de bienfaisance doivent en toutes circonstances remplir la mission caritative pour laquelle ils ont été créés, et il est du devoir de tous les administrateurs de veiller à ce que cela se fasse.
restrictions et responsabilités du fiduciaire
Outre les responsabilités inhérentes à la fonction de fiduciaire, un certain nombre de restrictions peuvent s'appliquer. Celles-ci visent à prévenir tout conflit d'intérêts entre les intérêts personnels du fiduciaire et ses obligations de fiduciaire. Elles prévoient généralement que :
- Les administrateurs ne peuvent tirer aucun avantage personnel de l'organisme de bienfaisance, bien que leurs dépenses raisonnables puissent être remboursées.
- Les administrateurs ne devraient pas être rémunérés pour leur rôle d'administrateur.
Il existe des exceptions limitées à ces principes, énoncées dans la loi de 2005. Lorsque les administrateurs n'agissent pas avec prudence, légalité ou conformément à leurs statuts, ils peuvent être tenus personnellement responsables de tout préjudice causé à l'organisme de bienfaisance.
Responsabilités des administrateurs
Le guide de l'OSCR intitulé « Obligations des administrateurs de biens caritatifs » explique ce qu'implique le rôle d'un administrateur. Les administrateurs ont l'entière responsabilité de l'organisme caritatif et l'obligation générale d'agir dans son intérêt. Cela signifie qu'ils doivent :
- agir d'une manière conforme aux objectifs caritatifs de l'organisme.
- respecter la loi et les règles énoncées dans les statuts de l'organisme de bienfaisance
- agir avec soin et diligence
- gérer tout conflit d'intérêts entre l'organisme de bienfaisance et toute personne ou organisation susceptible de nommer les administrateurs de l'organisme.
Les administrateurs ont le devoir de veiller à ce que les fonds de leur organisme de bienfaisance soient exclusivement utilisés pour la réalisation de ses objectifs caritatifs. Ils doivent être en mesure de le démontrer et, par conséquent, tenir une comptabilité permettant de le faire.
Les administrateurs d'une association caritative doivent faire prévaloir les intérêts de l'association sur leurs propres besoins, ceux de leurs proches ou leurs intérêts commerciaux. Lorsqu'une décision doit être prise et qu'une option serait dans l'intérêt d'un administrateur et une autre dans celui de l'association, cet administrateur doit s'assurer que les autres administrateurs sont informés du conflit et ne doivent pas participer à la discussion ni à la décision.
« Obligations des administrateurs d’organismes de bienfaisance » fournit également des informations sur certaines obligations spécifiques prévues par la loi de 2005. Ce guide énonce les obligations des administrateurs :
- Mise à jour des informations de votre organisme de bienfaisance – fournissez toutes les informations nécessaires pour tenir à jour le registre des organismes de bienfaisance écossais.
- Déclaration à l'OSCR – respectez l'obligation légale de fournir certaines informations à l'OSCR concernant le suivi annuel, la comptabilité des organismes de bienfaisance et les modifications apportées à votre organisme de bienfaisance.
- Tenue et enregistrement des documents financiers – tenir une comptabilité rigoureuse et établir un compte de résultat annuel ainsi qu'un rapport annuel, lesquels sont soumis à un examen externe et transmis à l'OSCR avec la déclaration annuelle.
- collecte de fonds – prenez le contrôle de la manière dont l'organisme de bienfaisance collecte des fonds
- fournir des informations au public.
Ces responsabilités sont partagées par tous les responsables de l'association. Aucun administrateur (par exemple, le président ou le trésorier) n'a plus de responsabilités qu'un autre.
exigences comptables
La loi de 2005 exige que les organismes de bienfaisance :
- tenir une comptabilité complète et précise (et les besoins de financement sont ici d'une importance particulière)
- préparer les comptes de l'organisme de bienfaisance et un rapport annuel sur ses activités
- veiller à ce qu'un audit ou un examen indépendant soit effectué
- soumettre une déclaration annuelle, un rapport annuel et des comptes à l'OSCR (et, pour les organismes de bienfaisance à responsabilité limitée, à Companies House).
La mesure dans laquelle ces exigences doivent être satisfaites dépend généralement du type d'organisme de bienfaisance et du montant des revenus générés.
Besoins en fonds
Un aspect important de la comptabilité des organismes de bienfaisance est la compréhension des différents « fonds » qu'un organisme de bienfaisance peut posséder.
Les fonds représentent essentiellement les revenus de l'organisme caritatif, et leur utilisation peut être soumise à certaines restrictions. Par exemple, un don peut être accepté uniquement à condition qu'il soit utilisé à des fins spécifiques.
Il incombe alors aux administrateurs de veiller à ce que ces fonds « à usage restreint » soient utilisés uniquement aux fins prévues.
collecte de fonds
La gestion et le contrôle efficaces des collectes de fonds constituent également une responsabilité importante des administrateurs. Le Scottish Fundraising Standards Panel supervise les normes de collecte de fonds et traite les plaintes relatives à la collecte de fonds pour les organismes de bienfaisance écossais enregistrés, conformément au Code de bonnes pratiques en matière de collecte de fonds.
Le rapport annuel
Le rapport annuel est souvent un document assez complet, car la législation définit le minimum d'informations qui doivent y figurer. Ce rapport comprend généralement :
- un rapport des administrateurs (qui peut également servir de rapport des directeurs et de rapport stratégique, si nécessaire pour les organismes de bienfaisance)
- un état des activités financières pour l'année
- un compte de recettes et de dépenses pour l'année (pour certaines organisations caritatives)
- un bilan
- un état des flux de trésorerie
- notes aux comptes (y compris les politiques comptables).
Exigences d'audit
La nécessité pour un organisme de bienfaisance de faire l'objet d'un audit dépendra principalement du montant des revenus perçus ou générés et de la date de clôture de son exercice :
- Toutes les organisations caritatives dont les revenus dépassent 500 000 £ doivent faire l’objet d’un audit.
- Toutes les autres organisations caritatives doivent faire l'objet d'un examen indépendant. Lorsque des comptes de régularisation sont établis, l'examinateur indépendant doit posséder les qualifications requises.
Il existe d'autres critères à prendre en compte, notamment en ce qui concerne le total des actifs, et nous serions ravis d'en discuter plus en détail avec vous.
Exigences en matière de rapports
Il existe un cadre exhaustif qui détermine comment les comptes d'un organisme de bienfaisance doivent être établis.
Les organismes de bienfaisance non constitués en société dont le revenu est inférieur à 250 000 £ peuvent établir des comptes de recettes et de dépenses, sauf indication contraire dans leurs statuts.
Toutes les autres organisations caritatives doivent établir des comptes présentant une image fidèle de leur situation financière, appelés comptes d'exercice. Pour ce faire, elles doivent généralement respecter les exigences du référentiel de bonnes pratiques pour les organismes caritatifs (SORP). Le SORP est consultable sur www.charitysorp.org et les organisations caritatives peuvent élaborer une version personnalisée adaptée à leur situation particulière.
