De nombreux employeurs offrent à leurs employés la possibilité d'épargner pour leur retraite grâce à un régime de retraite professionnel (ou d'entreprise).
Les employés qui adhèrent à ce programme doivent avoir confiance dans sa bonne gestion.
Le rôle des administrateurs d'un régime de retraite est primordial pour garantir que le régime soit géré de manière honnête et efficace, et dans le meilleur intérêt des membres.
Nous présentons dans cette fiche d'information les principales responsabilités des administrateurs de régimes de retraite professionnelle.
Arrière-plan
La loi de 1995 sur les pensions (la Loi) a entraîné d'importantes modifications dans le fonctionnement des régimes de retraite professionnels. La loi de 2004 sur les pensions a apporté de nouvelles modifications et a institué, en avril 2005, l'Autorité de régulation des pensions (TPR), chargée de réglementer les régimes de retraite d'entreprise au Royaume-Uni.
La TPR joue un rôle important dans le secteur des retraites. Ses objectifs, tels que définis par la loi, sont les suivants :
- protéger les avantages des membres des régimes de retraite liés au travail
- protéger les prestations des membres des régimes de retraite individuels (lorsqu'il existe un système de versement direct)
- promouvoir et améliorer la compréhension de la bonne administration des régimes de retraite liés au travail
- réduire le risque de situations pouvant entraîner des demandes d'indemnisation auprès du Fonds de garantie des pensions
- maximiser le respect par l'employeur de ses obligations et des garanties en matière d'emploi introduites par la loi sur les pensions de 2008
- minimiser tout impact négatif sur la croissance durable d'un employeur (en relation avec l'exercice des fonctions de l'organisme de réglementation en vertu de la partie 3 de la loi de 2014 sur les pensions).
La TPR dispose de trois pouvoirs fondamentaux qui sous-tendent son approche réglementaire :
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enquêter sur les dispositifs en recueillant des informations qui les aident à identifier et à surveiller les risques
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corriger les problèmes identifiés
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agir contre la fraude pour s'assurer que les employeurs ne se soustraient pas à leurs obligations en matière de pensions.
Dans le cadre de sa mission, la TPR élabore des recommandations importantes à l'intention des acteurs des régimes de retraite, notamment les administrateurs, les auditeurs et les actuaires. Ces recommandations sont disponibles sur le site web de la TPR .
La loi de 2008 sur les pensions (Pensions Act 2008) a imposé aux employeurs britanniques l'obligation d'affilier automatiquement tous leurs employés à un régime de retraite à affiliation automatique et de cotiser à ce régime pour leur compte. L'affiliation peut se faire dans le cadre d'un régime de retraite professionnel ou d'un régime contractuel.
De nombreux régimes contractuels sont des régimes de retraite collectifs où l'employeur désigne un prestataire de services de retraite, souvent une compagnie d'assurance, pour gérer le régime. Le National Employment Savings Trust (NEST) est un régime de retraite garanti par l'État que les employeurs peuvent utiliser pour l'affiliation automatique de leurs employés.
Vous trouverez de plus amples informations ici .
Classification des régimes de retraite
Les employeurs peuvent contribuer à promouvoir les prestations de retraite de leurs employés de plusieurs manières, notamment :
- programmes professionnels
- régimes de retraite collectifs individuels
- Programmes de parties prenantes.
Les régimes de retraite collectifs et les régimes d'épargne-retraite à participation des parties prenantes sont des plans individuels au nom des membres, où l'employeur agit uniquement en tant qu'administrateur. Ces types de régimes ne sont soumis à aucune obligation comptable ou d'audit.
Un régime de retraite professionnelle est un dispositif qu'un employeur peut utiliser pour offrir des prestations à ses employés lorsqu'ils quittent l'entreprise ou prennent leur retraite.
Il existe deux principaux types de régimes de retraite professionnelle au Royaume-Uni :
- régimes liés au salaire
- Systèmes d'achat d'argent.
Quel que soit le type de dispositif, il comprendra généralement des administrateurs.
Le rôle des administrateurs
Au Royaume-Uni, la plupart des régimes de retraite d'entreprise sont constitués sous forme de fiducies. Deux raisons principales expliquent ce choix :
- c'est nécessaire pour bénéficier de la plupart des avantages fiscaux
- Elle permet de s'assurer que les actifs du régime de retraite restent séparés de ceux de l'employeur.
Un administrateur est une personne physique ou morale, agissant indépendamment de l'employeur, qui détient des actifs pour le compte des bénéficiaires d'un régime de retraite. Les administrateurs sont chargés de veiller au bon fonctionnement du régime et à la sécurité des prestations des membres.
Dans l'exercice de leurs fonctions, les administrateurs doivent connaître leurs obligations et responsabilités légales. La loi exige qu'ils possèdent des connaissances et une compréhension, notamment en matière de droit des pensions et des fiducies, de financement des régimes de retraite et de placement des actifs de ces régimes.
La loi exige également que les administrateurs connaissent :
- certains documents relatifs au régime de retraite, notamment l'acte de fiducie et les règles
- les déclarations relatives aux principes d'investissement et aux principes de financement.
La TPR a publié un code de bonnes pratiques expliquant aux administrateurs les obligations légales en la matière. Dès leur nomination, les administrateurs doivent suivre une formation adéquate et poursuivre leur apprentissage afin de maintenir leurs connaissances à jour. Les nouveaux administrateurs disposent de six mois à compter de leur nomination pour satisfaire à cette exigence.
Devoirs et responsabilités des administrateurs
Les administrateurs ont un certain nombre de devoirs et de responsabilités très importants, qui comprennent :
- agissant avec impartialité, prudence, responsabilité et honnêteté, et dans le meilleur intérêt des bénéficiaires du régime
- agissant conformément à l'acte de fiducie, aux règles du régime et au cadre juridique régissant les pensions
Outre ces obligations générales, les administrateurs ont également un certain nombre d'obligations et de tâches spécifiques qu'ils doivent accomplir. Leurs principales tâches consistent à veiller à ce que les points suivants soient respectés.
- Contributions
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L'employeur verse les cotisations correctement et en temps voulu. Des règles strictes encadrent ce domaine.
- Documents et exigences financiers
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- Les prestations auxquelles vous avez droit sont versées en temps voulu.
- Un rapport annuel est établi (voir rapport annuel ci-dessous).
- Une déclaration d'audit est obtenue confirmant les détails du paiement des cotisations au régime et, si nécessaire, un audit des comptes du régime est organisé.
- Investissement
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Le fonds de pension est investi conformément aux principes d'investissement du régime et à la législation en vigueur.
- conseillers professionnels
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Des conseillers professionnels compétents sont désignés car la gestion d'un régime de retraite est complexe et nécessite souvent des conseils spécialisés.
- dossiers du régime de retraite
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Des registres comptables complets et précis sont tenus, comprenant les dossiers des membres anciens et actuels, les transactions entrantes et sortantes du régime et les procès-verbaux des réunions des administrateurs.
- Membres
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Les membres et autres personnes reçoivent des informations sur le programme et leurs avantages personnels.
- Inscription, déclaration du régime et perception de la taxe
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Le TPR reçoit les informations requises par la loi pour le registre, attestant que la déclaration annuelle du régime est complétée et que la cotisation annuelle pour le régime est payée.
Questions connexes
Rapport au TPR
En cas d'infraction à la loi susceptible d'avoir des conséquences importantes pour la TPR, les administrateurs et toute autre personne impliquée dans la gestion du régime ont l'obligation légale de la signaler à l'autorité de régulation. Le Code de bonnes pratiques n° 1, « Signalement des infractions à la loi », fournit des indications sur les facteurs à prendre en compte avant de décider d'effectuer un signalement.
De plus, les administrateurs doivent également informer la TPR de certains événements liés au régime. Ces événements, dits « à déclarer », font l’objet d’un code de bonnes pratiques.
Le rapport annuel
Les administrateurs de la plupart des régimes de retraite doivent publier un rapport annuel dans les sept mois suivant la clôture de l'exercice. Ce rapport comprend généralement :
- un rapport des administrateurs, contenant des informations sur les investissements, les aspects juridiques et administratifs du régime
- informations actuarielles, le cas échéant
- Informations relatives à la gouvernance, le cas échéant
- les comptes vérifiés et le rapport d'audit.
Autres rapports
Suite à l'introduction de nouvelles réglementations entrées en vigueur le 1er octobre 2021, les administrateurs de certains régimes sont également tenus de produire un rapport du Groupe de travail sur les informations financières relatives au climat (TCFD), bien que tous les régimes puissent adopter les nouvelles exigences sur une base volontaire.
Le rapport doit être publié sur un site web accessible au public, et un lien vers celui-ci doit être mentionné dans le rapport annuel et les états financiers du programme.
la TCFD et les obligations légales des administrateurs, a été produit par le gouvernement et est disponible sur le site web GOV.UK.
Il est prévu d'étendre les nouvelles exigences à tous les régimes. Un examen des exigences relatives aux régimes de plus petite taille devrait avoir lieu prochainement, et toute extension de ces exigences sera annoncée fin 2024 ou début 2025.
Responsabilité des fiduciaires
En cas de problème avec le régime de retraite, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables de toute perte causée par un manquement à leurs obligations fiduciaires. Cela pourrait se produire, par exemple, dans les cas suivants :
- Un administrateur a accompli un acte non autorisé par l'acte de fiducie et les règles du régime.
- un fiduciaire omet de faire quelque chose qu'il aurait dû faire en vertu de l'acte de fiducie et des règles du régime
- un fiduciaire ne remplit pas une ou plusieurs de ses obligations en vertu du droit des fiducies ou de la législation sur les pensions, ou ne les remplit pas avec suffisamment de diligence.
Les règles du régime de retraite peuvent protéger les administrateurs contre toute responsabilité personnelle en cas de perte résultant d'un abus de confiance, sauf si celui-ci est dû à une fraude de leur part. Dans certains cas, l'employeur peut souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour les administrateurs.
