Cette fiche d'information porte sur les aspects de la TVA qui concernent les petites entreprises. Son objectif principal est de mettre en lumière les principaux risques, car une meilleure compréhension permet de réduire les erreurs et d'éviter les pénalités. Un autre élément essentiel pour atteindre cet objectif est la bonne tenue des registres ; à défaut, le risque d'établir une déclaration de TVA sur la base d'informations incomplètes ou erronées est accru.
Cet aspect n'est pas abordé plus en détail ici, mais des conseils utiles peuvent être trouvés sur le site web GOV.UK.
Consultez notre fiche d'information « La numérisation de la TVA » sur la tenue de registres numériques obligatoires et les déclarations de TVA numériques.
délais de déclaration et de paiement de la TVA
Pour les entreprises qui effectuent des déclarations trimestrielles ou mensuelles, la déclaration de TVA et la TVA à payer doivent normalement être versées au HMRC un mois et sept jours après la fin de la période de TVA.
Lorsque la date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié, l'entreprise doit s'assurer que la déclaration et le paiement de la TVA due parviennent au HMRC au plus tard le dernier jour ouvrable précédant la date limite.
taxe sur les intrants
Lorsque la TVA payée sur des dépenses est récupérable dans une déclaration de TVA, on parle de « TVA déductible ». Seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent récupérer la TVA sur leurs achats, sous réserve des conditions suivantes :
- la dépense est engagée à des fins commerciales
- l'entreprise est le destinataire de la fourniture de biens ou de services
- Il existe une facture avec TVA valide pour cet achat.
Seules les entreprises assujetties à la TVA peuvent émettre des factures de TVA valides. Par conséquent, la TVA ne peut être récupérée sur les biens ou services achetés auprès d'une entreprise non assujettie à la TVA. Les factures pro forma ne doivent pas servir de base à la récupération de la TVA déductible, car cela peut entraîner par inadvertance une double demande de remboursement de TVA.
La plupart des opérations donnant lieu à la récupération de la TVA doivent être justifiées par une facture de TVA valide. Celle-ci doit généralement être adressée au professionnel qui demande le remboursement de la TVA. Seules quelques opérations, dont le montant total est inférieur ou égal à 25 £ (TVA comprise), sont exemptées de facture de TVA. Les frais de stationnement et certains péages en sont des exemples concrets.
Les articles courants suivants ne sont toutefois jamais soumis à la TVA et, par conséquent, aucune TVA ne peut être récupérée : les timbres, les billets de train, d’avion et de bus, les horodateurs de stationnement et les achats de produits d’épicerie de bureau comme le thé, le café et le lait.
Objectif commercial
Il s'agit souvent d'un point de désaccord entre les contribuables et le HMRC, car la TVA n'est pas automatiquement récupérable simplement parce qu'elle a été supportée par une personne assujettie à la TVA, ou parce que le fournisseur a été payé par l'entreprise.
Pour déterminer si l'utilisation faite des biens ou des services constitue une utilisation professionnelle (aux fins d'établir le droit de déduire la TVA en tant que taxe en amont), il convient d'examiner si la dépense se rapporte directement à la fonction et au fonctionnement de l'entreprise ou si elle lui procure simplement un avantage accessoire.
Usage privé et non commercial
Dans de nombreuses entreprises, les finances personnelles et professionnelles peuvent être étroitement liées et la taxe sur les intrants peut être réclamée à tort sur des dépenses qui sont en partie ou en totalité à des fins privées ou non professionnelles.
Voici quelques exemples typiques de domaines à risque où des réclamations sont susceptibles d'être formulées, mais qui ne satisfont pas au critère de « l'objet de l'entreprise » :
- dépenses liées à l'hébergement domestique en l'absence de lien commercial
- la poursuite d'intérêts personnels tels que des activités sportives et de loisirs
- dépenses à l'avantage personnel des administrateurs/propriétaires de l'entreprise et
- dépenses liées à des activités non commerciales.
Lorsque les dépenses ont un usage mixte, professionnel et privé, la TVA correspondante doit généralement être répartie au prorata et seule la part professionnelle doit être déduite. Des règles spécifiques s'appliquent pour ajuster la TVA déduite sur les actifs et les stocks lorsque des biens initialement destinés à un usage professionnel sont ensuite affectés à un autre usage.
Exemple
Dans un premier temps, trois ordinateurs portables sont achetés pour l'entreprise, et la TVA déductible de 360 £ est récupérée. L'un d'eux est ensuite offert par le chef d'entreprise à son fils ; la TVA de 120 £ (1/3 x 360 £) devra donc être déclarée au HMRC.
divertissement d'affaires
La TVA n'est généralement pas récupérable sur les frais de représentation d'entreprise, bien que celle acquittée sur les frais de représentation des employés le soit. La définition des frais de représentation d'entreprise est interprétée au sens large et englobe toute forme d'hospitalité offerte à une personne qui n'est pas un employé. Voici quelques exemples :
- Frais de déplacement engagés par des personnes non salariées mais remboursés par l'entreprise, tels que les travailleurs indépendants et les consultants.
- Les aspects liés à l'accueil lors des salons professionnels et des événements de relations publiques.
Cadeaux d'affaires
Une opération soumise à la TVA a lieu dès lors que des biens sont transférés à une entreprise. En théorie, tout bien offert par une entreprise est donc assujetti à la TVA. Concernant les cadeaux d'entreprise, la règle est la suivante : aucun impôt sur la TVA n'est dû sur les cadeaux offerts à une même personne, à condition que leur valeur hors TVA ne dépasse pas 50 £ sur une période de 12 mois.
Lorsque le seuil de 50 £ est dépassé, la TVA est due (taxe collectée) sur la totalité du montant. Une livraison de biens est alors considérée comme effectuée aux fins de la TVA. Dans ce cas, l'administration fiscale (HMRC) accepte généralement que l'entreprise puisse ne pas déduire la TVA lors de l'achat des biens, ce qui peut s'avérer plus pratique que de devoir calculer la TVA collectée à chaque fois qu'un cadeau est offert.
Les transactions commerciales courantes qui pourraient être affectées comprennent notamment :
- récompenses pour ancienneté
- cadeaux de Noël
- Des prix ou des primes pour le personnel de vente.
Voitures et frais automobiles
Les erreurs de déclaration de TVA sont fréquentes lors de l'achat ou de la location de véhicules et, plus généralement, pour les frais automobiles. Voici quelques points clés :
- La TVA sur l'achat d'une voiture est généralement non récupérable car on présume que le véhicule sera utilisé à des fins privées et non exclusivement à des fins professionnelles. Cette interdiction ne s'applique généralement pas aux véhicules utilitaires et aux fourgonnettes, à condition qu'ils soient utilisés à des fins professionnelles.
- Lorsqu'une voiture est louée plutôt qu'achetée, 50 % de la TVA sur les frais de location sont bloqués pour la même raison.
- Lorsqu'une entreprise fournit du carburant ou des indemnités kilométriques pour les véhicules, des ajustements doivent être effectués afin de ne récupérer que la TVA sur la part professionnelle de la dépense. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées ; n'hésitez pas à nous contacter si cela vous concerne.
Problèmes liés à la taxe sur la production
créances irrécouvrables
Vendre des biens ou des services à crédit dans le contexte économique actuel peut présenter des risques accrus. Même avec des procédures de contrôle du crédit rigoureuses, le risque de créances irrécouvrables demeure inévitable. Un fournisseur doit normalement déclarer la TVA collectée lors de la vente, même si le client ne paie jamais, ce qui peut entraîner une double perte financière.
La réglementation relative à la TVA n'autorise pas l'émission d'un avoir pour annuler la TVA collectée au seul motif que le client ne paie pas. En revanche, si le client ne paie pas et que la TVA collectée a été comptabilisée par le fournisseur, une demande de remboursement de la TVA au titre de créance irrécouvrable peut être formulée six mois après la date d'échéance de la facture, à condition que celle-ci ait été comptabilisée.
Exemple
Une entreprise livre et facture des marchandises le 19 octobre 2022, payables avant le 18 novembre 2022 (soit un délai de paiement normal de 30 jours). Si la dette n'est pas réglée, la première possibilité de déduction sera le 18 mai 2023. Cette déduction sera incluse dans la déclaration de TVA correspondant à cette date, selon le cycle de déclaration de l'entreprise.
Le montant de la réclamation
Le contribuable ne peut déduire que la TVA collectée initialement facturée et reversée à l'administration fiscale, même si le taux de TVA a évolué depuis. Cette déduction est inscrite dans la case 4 de la déclaration de TVA, la TVA non collectée étant considérée comme une charge d'exploitation supplémentaire, et non par une réduction de la TVA collectée.
Le client
Un client est automatiquement tenu de rembourser à l'administration fiscale (HMRC) la TVA déductible sur un achat si le fournisseur reste impayé six mois après la date de livraison (ou la date d'échéance du paiement si celle-ci est postérieure). Les erreurs dans ce domaine sont si fréquentes que les agents de l'HMRC ont mis au point un programme leur permettant d'examiner les logiciels comptables Sage et de recenser les soldes des comptes fournisseurs impayés depuis plus de six mois, facilitant ainsi l'émission d'un avis de redressement pour rejeter la TVA déduite.
Prévenir le problème ?
Les petites entreprises (dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 1,35 million de livres sterling) peuvent être autorisées à adhérer au régime de comptabilité de caisse, ce qui signifie qu'elles ne devront comptabiliser la TVA sur les ventes que lorsque le paiement est effectivement reçu du client.
Il existe un avantage évident en termes de trésorerie, ainsi qu'une récupération intégrée de la TVA sur les créances irrécouvrables. En contrepartie, la comptabilité de trésorerie ne permet à une entreprise de récupérer la TVA sur ses dépenses qu'au moment du paiement aux fournisseurs.
