Le télétravail peut constituer une option intéressante pour certains employés. Nous examinons ici les implications fiscales de cette pratique.
Votre statut est important.
Les règles fiscales varient considérablement selon que vous soyez travailleur indépendant (entrepreneur individuel ou associé) ou salarié (même au sein de votre propre entreprise). Dans tous les cas, pour optimiser votre situation fiscale, il est essentiel de tenir une comptabilité rigoureuse. À défaut, l'administration fiscale pourrait rectifier votre situation fiscale plusieurs années plus tard, entraînant des factures imprévues couvrant plusieurs années d'impôts, d'intérêts et de pénalités.
Cette fiche d'information examine la situation des employés.
Règles générales
En règle générale, les frais payés par l'employeur à un salarié pour son compte ou remboursés à celui-ci sont imposables. Le salarié devra alors demander lui-même l'allègement fiscal et prouver que ces frais ont été engagés « exclusivement et nécessairement » dans le cadre de son activité professionnelle. Le critère de « nécessairement » est beaucoup plus strict que pour les travailleurs indépendants.
De plus, la manière dont les services sont fournis peut parfois avoir une incidence importante sur le coût fiscal. Par exemple, si l'employeur fournit un bien ou un service à l'employé, les règles sont souvent beaucoup plus avantageuses que si l'employé l'achetait lui-même et tentait de bénéficier d'une réduction d'impôt. Quelques conseils et une bonne planification peuvent souvent s'avérer très utiles.
Une exemption
La réglementation relative à l'utilisation du domicile comme lieu de travail prévoit une exonération fiscale spécifique. Elle permet aux employeurs d'exonérer d'impôt les remboursements de frais de logement supplémentaires engagés par l'employé dans le cadre de son activité professionnelle à domicile. Par « activité professionnelle à domicile », on entend tout accord conclu entre l'employé et son employeur en vertu duquel l'employé effectue régulièrement tout ou partie de ses tâches professionnelles à son domicile.
Ces dispositions n'ont pas besoin d'être formalisées par écrit, mais il est conseillé de le faire, car l'exemption ne s'applique pas lorsqu'un employé travaille à domicile de manière informelle.
Lorsque ces conditions sont remplies, les coûts supplémentaires liés au chauffage et à l'éclairage de l'espace de travail, ainsi que la surconsommation d'eau mesurée, peuvent être pris en charge. Des frais supplémentaires peuvent également s'appliquer pour l'accès à Internet, l'assurance habitation ou les communications téléphoniques professionnelles, et le télétravail peut entraîner le paiement de la taxe foncière. L'administration fiscale (HMRC) accepte que ces coûts supplémentaires soient inclus.
Cependant, contrairement aux travailleurs indépendants, le HMRC n'accepte pas qu'une partie des coûts fixes du ménage, tels que les intérêts hypothécaires, le loyer, la taxe d'habitation ou les factures d'eau, soit déductible.
Une méthode de paiement forfaitaire simplifiée est disponible pour couvrir les frais supplémentaires. Le tarif est de 6 £ par semaine à compter du 6 avril 2020. Aucun justificatif n'est requis. Toutefois, pour justifier un paiement plus élevé, il vous faudra fournir des preuves !
allégements fiscaux
Les règles susmentionnées n'autorisent les paiements exonérés d'impôt que dans des circonstances spécifiques. Toutefois, si des paiements sont effectués en dehors de ces règles, ou s'il n'y a aucun paiement, le salarié peut prétendre à un allègement fiscal personnel s'il peut prouver avoir engagé ces dépenses ou perçu ces paiements « exclusivement et nécessairement » dans le cadre de son activité professionnelle. En pratique, cela s'avère extrêmement difficile, voire impossible pour certains, car l'administration fiscale britannique (HMRC) exige le respect des critères suivants :
- L'employé effectue les tâches essentielles de son emploi depuis son domicile (c'est-à-dire les tâches principales de son emploi).
- Ces tâches ne peuvent être accomplies sans l'utilisation d'installations appropriées.
- Ces installations ne sont pas disponibles pour l'employé dans les locaux de l'employeur ou sont trop éloignées.
- et à aucun moment, ni avant ni après la rédaction du contrat de travail, le salarié n'a la possibilité de choisir entre travailler dans les locaux de l'employeur ou ailleurs.
La leçon à retenir pour les employés est donc d'opter pour des paiements non imposables, et non pour des allégements fiscaux !
Coûts d'équipement
L'entreprise pourra bénéficier d'amortissements pour les dépenses liées à la fourniture d'équipements aux employés travaillant à domicile. Si l'usage privé de ces équipements par l'employé est négligeable, ce dernier ne bénéficiera d'aucun avantage imposable. Cela peut concerner des articles tels qu'un ordinateur portable, un bureau ou une chaise, à condition que l'employeur dispose d'une politique écrite précisant clairement que la fourniture de ces équipements est destinée à un usage professionnel.
frais de voyage
Les règles sont si « simples » que le HMRC les explique dans la brochure IR490 ! Cependant, il est important de noter que même si le domicile d'un employé peut être considéré comme un lieu de travail à des fins fiscales, cela ne suffit pas, en soi, pour lui permettre de bénéficier d'un allègement fiscal pour les frais de déplacement vers un autre lieu de travail permanent.
Les salariés peuvent bénéficier d'un allègement fiscal sur l'intégralité des frais de déplacement engagés dans l'exercice de leurs fonctions. Toutefois, aucun allègement n'est accordé pour les frais de trajets domicile-travail ou de voyages privés.
Les règles sont complexes, mais les déplacements domicile-travail habituels sont définis comme les trajets entre le domicile du salarié et un lieu considéré comme son « lieu de travail permanent ». Un « lieu de travail permanent » comprend les lieux où s'effectue une période de travail continue de plus de 24 mois ou lorsque la période de présence correspond à la totalité ou à la majeure partie de la période d'emploi.
Les directives du HMRC précisent que, pour la plupart des personnes, le lieu de résidence relève d'un choix personnel. Par conséquent, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail permanent découlent de ce choix. Ces frais ne seront donc déductibles que si le lieu de résidence du salarié est lui-même imposé par les exigences de son poste.
Même si cette condition est remplie, les frais de déplacement entre le domicile de l'employé et un autre lieu de travail permanent ne sont déductibles que pendant les périodes où le domicile est un lieu de travail.
Bien entendu, les employés qui travaillent à domicile ont droit à une déduction pour les frais de déplacement vers un lieu de travail temporaire, c'est-à-dire tout lieu qui n'est pas un lieu de travail permanent. C'est aussi simple que cela !
Exemple
Les fonctions de Jane l'amènent souvent à travailler tard le soir et, n'ayant pas accès aux locaux de son employeur (son lieu de travail habituel) la nuit, elle emporte du travail à la maison. Le lieu de travail étant un choix personnel (aucune obligation objective ne l'impose), ses déplacements domicile-travail ne sont pas considérés comme faisant partie de l'exercice de ses fonctions et aucun remboursement de frais n'est possible.
Cependant, le mari de Jane est responsable des ventes régionales et réside à Leicester. Il gère l'équipe commerciale de son entreprise dans les Midlands, et le bureau le plus proche se trouve à Newcastle. Il est donc contraint d'effectuer toutes ses tâches administratives à domicile, où il a aménagé une pièce en bureau. Il a droit au remboursement de ses frais de déplacement jusqu'au bureau de l'entreprise à Newcastle, ainsi que pour ses déplacements dans les Midlands, ces derniers étant considérés comme des lieux de travail temporaires.
Être raisonnable
Comme vous pouvez le constater, tout est possible, mais l'essentiel est de bien comprendre les règles, de tenir des registres précis et d'être raisonnable quant au montant à réclamer.
