Au cours des prochaines années, le gouvernement mettra progressivement en œuvre son initiative phare « Making Tax Digital » (MTD), qui verra les contribuables passer à un système fiscal entièrement numérique.
Cette fiche d'information présente certains des principaux enjeux pour les entreprises.
La numérisation des déclarations fiscales pour les entreprises
Le programme « Making Tax Digital for Business » (MTDfB) a été introduit lors du budget de printemps 2015. Le document gouvernemental « Making Tax Easier », publié peu après, présentait les grandes lignes du plan visant à supprimer la déclaration de revenus. Il exposait également la vision du gouvernement pour moderniser le système fiscal britannique, prévoyant le remplacement des déclarations de revenus par des comptes fiscaux numériques pour dix millions de particuliers et cinq millions de petites entreprises.
Calendrier révisé
Toutefois, des experts du secteur et des professionnels de la comptabilité ont exprimé des inquiétudes quant au rythme et à l'ampleur de la mise en œuvre du MTDfB. En conséquence, le gouvernement a modifié le calendrier de mise en œuvre de cette initiative afin de laisser aux entreprises et aux particuliers « suffisamment de temps pour s'adapter aux changements ».
La TVA déductible des entreprises (MTDfB), à commencer par la TVA, est entrée en vigueur le 1er avril 2019, comme résumé ci-dessous.
La numérisation des déclarations de TVA (MTDfV)
Conformément à la réglementation, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent tenir des registres numériques à des fins de TVA et fournir leurs informations de déclaration de TVA à l'HMRC à l'aide d'un logiciel compatible avec le système MTD.
Seules quelques entreprises sont exemptées de l'obligation de se conformer à la TVA numérique. Veuillez nous contacter si vous pensez que votre entreprise pourrait en bénéficier. Les seules exemptions automatiques concernent les entreprises déjà dispensées de la déclaration de TVA en ligne ou celles en situation d'insolvabilité.
L'administration fiscale britannique (HMRC) dispose également d'un pouvoir discrétionnaire pour accorder des exemptions dans des circonstances très limitées, par exemple si elle est convaincue qu'une entreprise est dans l'incapacité d'utiliser un ordinateur, un logiciel ou Internet pour des raisons telles qu'un handicap, un lieu de travail ou des motifs religieux. Les entreprises peuvent faire appel d'un refus d'exemption de la part de l'HMRC.
Inscription
Depuis avril 2022, la déclaration numérique de la TVA (MTDfV) est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cela signifie que même les entreprises inscrites volontairement à la TVA et dont le chiffre d'affaires est inférieur au seuil d'assujettissement obligatoire (90 000 £ à compter du 1er avril 2024) doivent conserver les documents numériques requis et effectuer leurs déclarations par voie électronique. Si vous êtes concerné et que vous envisagez de vous désinscrire de la TVA, nous serons ravis d'en discuter avec vous.
Depuis février 2024, le HMRC inscrit automatiquement toutes les nouvelles immatriculations à la TVA au système MTD, sauf si une exemption a été spécifiquement demandée.
Les entreprises relevant du dispositif MTDfV sont tenues de déposer leurs déclarations de TVA au moyen d'un logiciel compatible avec la réglementation MTDfV. Les informations seront extraites des données numériques afin de compléter la déclaration de TVA.
Les modifications introduites dans le cadre du projet MTDfV n'affectent pas les délais légaux de déclaration de TVA ni les dates de paiement, et les entreprises qui choisissent de soumettre des déclarations de TVA mensuelles ou annuelles peuvent continuer à le faire.
Utilisation de logiciels tiers et conservation d'archives numériques
L'administration fiscale britannique (HMRC) ne fournit pas de logiciel MTDfV et la tenue de registres manuels n'est pas acceptée. Les entreprises doivent conserver les documents requis dans un logiciel compatible qui calcule la déclaration de TVA et la transmet à l'HMRC via une interface de programmation d'application (API).
L’administration fiscale britannique (HMRC) reconnaît qu’il existe différentes manières de procéder. Toutefois, le transfert des données à l’HMRC, depuis les enregistrements numériques obligatoires jusqu’au dépôt de la déclaration, doit être entièrement numérique. L’HMRC a publié l’avis TVA 700/22 : « Numérisation des déclarations de TVA », qui détaille les exigences.
L’avis relatif à la TVA définit un logiciel fonctionnellement compatible comme un « programme logiciel ou un ensemble de programmes logiciels compatibles pouvant se connecter aux systèmes du HMRC via une API » et qui doit être capable de :
- tenir des registres sous forme numérique conformément aux règles MTDfV
- conservation des documents numériques sous forme numérique pendant une durée maximale de six ans
- établir une déclaration de TVA à partir des données numériques conservées dans un logiciel compatible et soumettre ces données à l'administration fiscale britannique (HMRC) par voie électronique
- fournir volontairement des données relatives à la TVA à l'administration fiscale britannique (HMRC)
- Réception d'informations de HMRC via la plateforme API.
Les documents à conserver sous forme numérique sont précisés dans l'avis relatif à la TVA. Il s'agit notamment des données d'identification, du compte de TVA reliant les enregistrements principaux et la déclaration de TVA, ainsi que des informations sur les livraisons effectuées et reçues, y compris les différents taux de TVA applicables. Pour les livraisons reçues, le montant de la TVA déductible doit également être indiqué.
La TVA numérique n'est pas une solution entièrement dématérialisée et n'oblige pas les entreprises à utiliser des factures et des reçus numériques. Toutefois, l'enregistrement des opérations de livraison et de réception doit être effectué par voie numérique. Si les factures et les reçus ne sont pas conservés sous forme numérique, ils doivent être archivés au format papier, comme d'habitude, à des fins de TVA.
Problèmes logiciels
Les documents numériques requis pour la déclaration numérique des transactions (MTD) ne doivent pas nécessairement être conservés dans un seul endroit ou un seul logiciel. Les entreprises peuvent les conserver dans différents formats numériques compatibles. L'utilisation de tableurs est autorisée, en complément d'un logiciel MTD.
À compter du 1er avril 2021, lorsque des données numériques sont conservées dans plusieurs logiciels ou lorsque des modules complémentaires sont utilisés, tous les logiciels doivent être liés numériquement. L’avis TVA 700/22 définit ces liens numériques.
Liens numériques
Une liaison numérique désigne le transfert ou l'échange de données numériques entre des logiciels, des produits ou des applications. Lorsqu'un ensemble de logiciels est utilisé, des liaisons numériques doivent exister entre eux, et une fois les données saisies dans le logiciel, tout transfert ou modification ultérieur doit s'effectuer par liaison numérique.
Le transfert manuel de données est interdit par la directive MTD. Par exemple, il est interdit de noter manuellement les détails des factures dans un registre, puis d'utiliser ces informations manuscrites pour mettre à jour manuellement une autre partie d'un logiciel compatible. La copie manuelle ou la transposition manuelle de données entre deux ou plusieurs logiciels, ainsi que les fonctions « couper-coller », sont interdites.
L’avis relatif à la TVA décrit les liens numériques acceptables, notamment :
- cellules liées dans les feuilles de calcul
- envoyer par courriel une feuille de calcul contenant des données numériques à un agent afin que celui-ci importe les données dans un logiciel pour effectuer un calcul, tel qu'un calcul d'exonération partielle
- transférer les documents numériques sur des appareils portables (clé USB, carte mémoire) et les remettre à un agent
- Importation et exportation de fichiers XML et CSV, téléchargement et chargement de fichiers
- transfert de données automatisé
- Transfert API.
Transition : période de pénalité pour atterrissage en douceur
Pour les déclarations de TVA débutant entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020, aucune pénalité ne sera appliquée si les entreprises n'ont pas de liaison numérique entre leurs logiciels. Le copier-coller sera donc toléré pendant la mise à jour de leurs systèmes. Cependant, à partir de 2020, l'administration fiscale britannique (HMRC) sanctionnera tout manquement à cette obligation.
Le transfert des données de déclaration de TVA vers un logiciel de passerelle pour soumission à l'HMRC doit toujours être effectué par voie numérique et est exclu des dispositions relatives à la transition en douceur.
Exemptions
Dans le cadre du programme MTDfV, seules quelques entreprises sont exemptées. Veuillez nous contacter si vous pensez que votre entreprise pourrait bénéficier d'une exemption. Les entreprises peuvent faire appel d'un refus d'exemption de la part du HMRC.
