کسی خیراتی ادارے کے لیے ٹرسٹی کے طور پر کام کرنا اور کمیونٹی کو کچھ واپس کرنے کا موقع دینا اکثر اعزاز سمجھا جاتا ہے۔ تاہم، ٹرسٹی بننے میں ایک خاص عزم اور ذمہ داری کی سطح شامل ہوتی ہے جسے کم نہیں سمجھا جانا چاہیے۔.
چاہے آپ پہلے سے ہی کسی خیراتی ادارے کے ٹرسٹی ہیں، چاہے وہ مقامی پروجیکٹ ہو یا گھریلو نام، یا اس میں شامل ہونے کا سوچ رہے ہو، ٹرسٹی ہونے کے ناطے آپ پر بہت سی ذمہ داریاں عائد ہوتی ہیں۔.
ہم اکاؤنٹنگ اور آڈٹ کی ضروریات پر خاص زور دیتے ہوئے ذیل میں اہم ذمہ داریوں کا خاکہ پیش کرتے ہیں۔.
پس منظر
انگلینڈ اور ویلز میں چیریٹی سیکٹر کی نگرانی عام طور پر چیریٹی کمیشن کرتی ہے۔ کمیشن ایک سرکاری محکمہ ہے جسے زیادہ تر خیراتی اداروں کی رجسٹریشن کی ضرورت ہوتی ہے۔.
کمیشن چیریٹی سیکٹر میں ایک اہم کردار ادا کرتا ہے اور عوام کو خیراتی اداروں کی سالمیت پر اعتماد دلانے کے لیے قائم ہے۔.
تمام خیراتی اداروں کو یہ ظاہر کرنے کی ضرورت ہے کہ ان کے مقاصد عوامی فائدے کے لیے ہیں، ابتدائی طور پر چیریٹیز کمیشن کو درخواست دینے کے عمل کے حصے کے طور پر اور اس کے بعد ہر سال اس وقت جب وہ اپنی سالانہ رپورٹ تیار کرتے ہیں۔.
کمیشن کے کام کا ایک اہم حصہ ٹرسٹیوں کو مشورہ فراہم کرنا ہے۔پر بہت سارے مفید مشورے مل سکتے ہیں کمیشن کی ویب سائٹ، جہاں چیریٹی قائم کرنے اور چلانے۔
صدقہ کی اقسام
خیراتی ادارے کئی طریقوں سے بنائے جا سکتے ہیں لیکن عام طور پر یا تو ہوتے ہیں:
- کمپنیز ایکٹ 2006 یا اس سے پہلے کے تحت شامل کیا گیا (لمیٹڈ کمپنی خیراتی ادارے)
- چیریٹیز ایکٹ 2011 کے تحت شامل کیا گیا (خیراتی انکارپوریٹڈ آرگنائزیشنز – CIOs)؛ یا
- اعتماد کے اعلان کے ذریعہ تخلیق کیا گیا ہے (غیر منضبط خیراتی ادارے)۔.
ان خیراتی اداروں میں سے ہر ایک کو چیریٹی کمیشن میں اپنے اکاؤنٹس کو رجسٹر کرنے اور فائل کرنے کی ضرورت ہے اور محدود کمپنیاں اضافی طور پر کمپنی ہاؤس کے ساتھ رجسٹرڈ ہیں۔ چیریٹی کی قسم ٹرسٹی کی ذمہ داریوں کی مکمل حد کا تعین کرے گی۔.
تمام خیراتی ادارے چیریٹیز ایکٹ 2011 سے متاثر ہیں۔.
ٹرسٹی کون ہے؟
چیریٹیز ایکٹ 2011 ٹرسٹیز کی تعریف 'چیرٹی کی انتظامیہ پر عمومی کنٹرول اور انتظام رکھنے والے افراد' کے طور پر کرتا ہے۔ اس تعریف میں عام طور پر شامل ہوں گے:
- غیر مربوط خیراتی اداروں اور CIOs کے لیے، ایگزیکٹو یا انتظامی کمیٹی کے اراکین
- محدود کمپنی کے خیراتی اداروں، ڈائریکٹرز یا انتظامی کمیٹی کے اراکین کے لیے۔.
ٹرسٹی کی پابندیاں اور ذمہ داریاں
ٹرسٹی ہونے کی ذمہ داریوں کے علاوہ، بہت سی پابندیاں بھی ہیں جن کا اطلاق ہو سکتا ہے۔ ان کا مقصد ٹرسٹی کے ذاتی مفادات اور بطور ٹرسٹی ان کے فرائض کے درمیان پیدا ہونے والے مفادات کے تصادم کو روکنا ہے۔ یہ عام طور پر فراہم کرتے ہیں:
- ٹرسٹیز خیراتی ادارے سے ذاتی طور پر فائدہ نہیں اٹھا سکتے، حالانکہ جیب سے باہر کے معقول اخراجات کی ادائیگی کی جا سکتی ہے۔
- ٹرسٹیز خیراتی ادارے کے ملازم نہیں ہو سکتے۔.
ان اصولوں میں محدود مستثنیات ہیں۔ جہاں ٹرسٹیز ہوشیاری سے، قانونی طور پر یا اپنی گورننگ دستاویز کے مطابق کام نہیں کرتے ہیں تو وہ چیریٹی کو پہنچنے والے کسی بھی نقصان کے لیے خود کو ذاتی طور پر ذمہ دار پا سکتے ہیں۔.
ٹرسٹیز کی ذمہ داریاں
CC رہنمائی CC3a، 'چیریٹی ٹرسٹی: کیا شامل ہے' بتاتا ہے کہ ٹرسٹی ہونے کا کیا مطلب ہے اور کیسے بننا ہے۔ ٹرسٹیز کے پاس چیریٹی کی پوری ذمہ داری ہے اور ان سے یہ ضروری ہے کہ:
- چیریٹی کی گورننگ دستاویز میں قانون اور قواعد پر عمل کریں۔
- ذمہ داری سے کام کریں اور صرف خیراتی اداروں کے مفاد میں
- مناسب دیکھ بھال اور مہارت کا استعمال کریں اور
- اچھی طرح سے باخبر فیصلے کریں، جب انہیں ضرورت ہو مشورہ لیں۔.
چیریٹی کمیشن کی اشاعت CC3، 'دی ضروری ٹرسٹی: آپ کو کیا جاننے کی ضرورت ہے' نئے اور موجودہ دونوں ٹرسٹیز کے لیے مزید تفصیلی رہنمائی فراہم کرتی ہے۔ رہنمائی چھ عنوانات کے تحت ٹرسٹیز کے فرائض اور ذمہ داریوں کا تعین کرتی ہے:
- یقینی بنائیں کہ آپ کا خیراتی ادارہ عوامی فائدے کے لیے اپنے مقاصد کو پورا کر رہا ہے۔
- اپنے چیریٹی کی گورننگ دستاویز اور قانون کی تعمیل کریں۔
- اپنے خیراتی ادارے کے بہترین مفاد میں کام کریں۔
- یقینی بنائیں کہ آپ کا خیراتی ادارہ جوابدہ ہے۔
- اپنے چیریٹی کے وسائل کا ذمہ داری سے انتظام کریں۔
- مناسب دیکھ بھال اور مہارت کے ساتھ کام کریں۔.
چیریٹی ٹرسٹی کے طور پر کام کرنے سے پہلے آپ کو یقینی بنانا چاہیے کہ آپ اہل ہیں۔ CC3a یہ طے کرتا ہے کہ کون چیریٹی ٹرسٹی بننے کا اہل ہے اور خودکار نااہلی۔ اگر آپ کو چیریٹی ٹرسٹی ہونے کے لیے نااہل قرار دے دیا جاتا ہے تو آپ کو اس وقت تک کام نہیں کرنا چاہیے جب تک کہ آپ کو چیریٹی کمیشن سے چھوٹ کے ذریعے ایسا کرنے کا اختیار نہ ہو۔
ٹرسٹیز ایک قانونی فرض کے تحت ہیں کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ان کے چیریٹی کے فنڈز صرف اس کے خیراتی کاموں کو آگے بڑھانے میں لاگو ہوں۔ انہیں یہ ظاہر کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے کہ یہ معاملہ ہے، لہذا انہیں ریکارڈ رکھنا چاہئے جو ایسا کرنے کے قابل ہیں۔.
فنڈ ریزنگ
فنڈ ریزنگ ریگولیٹر چیریٹی ریگولیشن کے نظام کو مضبوط کرنے اور فنڈ ریزنگ میں عوام کا اعتماد بحال کرنے کے لیے قائم کیا گیا تھا۔کے تقاضوں سے آگاہ ہونا چاہیے کوڈ آف فنڈ ریزنگ پریکٹس، جو کہ بہت سے اور مختلف ہیں۔
اکاؤنٹنگ کی ضروریات
زیادہ تر خیراتی اداروں کے لیے خاص تقاضے ہیں:
- مکمل اور درست اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھیں (اور فنڈز کی ضروریات یہاں خاص اہمیت کی حامل ہیں)
- چیریٹی اکاؤنٹس اور سالانہ رپورٹ تیار کریں۔
- ایک آڈٹ یا آزاد امتحان کو یقینی بنانے کے لیے
- چیریٹی کمیشن کو سالانہ ریٹرن، سالانہ رپورٹ اور اکاؤنٹس جمع کرانے کے لیے (اور، محدود کمپنی کے خیراتی اداروں کے لیے، کمپنیز ہاؤس کو)۔.
ان ضروریات کو کس حد تک پورا کیا جانا ہے اس کا انحصار عام طور پر خیراتی ادارے کی قسم اور کتنی آمدنی پیدا ہوتی ہے۔.
فنڈز کی ضروریات
خیراتی اداروں کے لیے اکاؤنٹنگ کا ایک اہم پہلو مختلف 'فنڈز' کی سمجھ ہے جو ایک چیریٹی کے پاس ہو سکتے ہیں۔ فنڈ ریزنگ کا موثر انتظام اور کنٹرول ٹرسٹی کی ایک اہم ذمہ داری ہے۔.
بنیادی طور پر فنڈز خیراتی ادارے کی آمدنی کی نمائندگی کرتے ہیں اور اس پر پابندیاں ہو سکتی ہیں کہ مخصوص قسم کے فنڈز کو کس طرح استعمال کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، عطیہ صرف اس سمجھ پر وصول کیا جا سکتا ہے کہ اسے کسی مخصوص مقصد کے لیے استعمال کیا جانا ہے۔.
اس کے بعد یہ ٹرسٹیز کی ذمہ داری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس طرح کے 'محدود' فنڈز کو صرف مقصد کے مطابق استعمال کیا جائے۔.
سالانہ رپورٹ
سالانہ رپورٹ اکثر کافی جامع دستاویز ہوتی ہے، کیونکہ قانون سازی معلومات کی کم از کم مقدار کا تعین کرتی ہے جسے شامل کرنا ہوتا ہے۔ رپورٹ میں عام طور پر شامل ہیں:
- ٹرسٹیز کی رپورٹ (جو چیریٹی کمپنیوں کے لیے اگر ضرورت ہو تو ڈائریکٹرز کی رپورٹ اور اسٹریٹجک رپورٹ کے طور پر دوگنا ہو سکتی ہے)
- سال کی مالی سرگرمیوں کا بیان
- سال کے لیے آمدنی اور اخراجات کا اکاؤنٹ (کچھ خیراتی کمپنیوں کے لیے)
- ایک بیلنس شیٹ
- کیش فلو کا بیان
- اکاؤنٹس کے نوٹس (بشمول اکاؤنٹنگ پالیسیاں)۔.
آڈٹ کی ضروریات
خیراتی ادارے کو آڈٹ کی ضرورت ہے یا نہیں اس کا انحصار بنیادی طور پر اس بات پر ہوگا کہ کتنی آمدنی موصول ہوئی یا پیدا ہوئی اور ان کے سال کے آخر میں۔ آمدنی کی حد صدقہ کی قسم کے مطابق مختلف ہوتی ہے جیسا کہ:
- تمام خیراتی ادارے جہاں ایک مالی سال میں آمدنی £1,000,000 سے زیادہ ہو ان کے لیے آڈٹ کی ضرورت ہوتی ہے
- خیراتی اداروں کو ایک آزاد امتحان کی ضرورت ہوتی ہے جہاں ان کی آمدنی ان کے مالی سال میں £25,000 اور £1,000,000 کے درمیان آتی ہے۔
- جہاں آمدنی £250,000 سے زیادہ ہو، آزاد ممتحن کا مناسب طور پر اہل ہونا ضروری ہے۔.
غور کرنے کے لیے دیگر معیارات ہیں، خاص طور پر کل اثاثوں کے بارے میں، اور ہمیں آپ کے ساتھ ان پر مزید تفصیل سے بات کرنے میں خوشی ہوگی۔.
رپورٹنگ کی ضروریات
ایک جامع فریم ورک موجود ہے جو اس بات کا تعین کرتا ہے کہ چیریٹی کے اکاؤنٹس کیسے تیار کیے جائیں۔.
£250,000 سے کم آمدنی والے غیر منظم خیراتی ادارے رسیدیں اور ادائیگی کے اکاؤنٹس تیار کر سکتے ہیں۔.
دیگر تمام خیراتی اداروں کو ایسے اکاؤنٹس تیار کرنے چاہئیں جو 'حقیقی اور منصفانہ' نقطہ نظر کو ظاہر کریں۔ اسے حاصل کرنے کے لیے اکاؤنٹس کو عام طور پر چیریٹیز اسٹیٹمنٹ آف ریکمنڈڈ پریکٹس (SORP) کے تقاضوں پر عمل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔.
SORP کو www.charitysorp.org اور خیراتی ادارے اپنے حالات سے نمٹنے کے لیے SORP کا ایک مخصوص ورژن تیار کر سکتے ہیں۔
