Wat is automatische inschrijving?
Automatische inschrijving legt werkgevers de verplichting op om werknemers automatisch in te schrijven voor een pensioenregeling via de werkgever. De belangrijkste verplichtingen zijn:
- het in kaart brengen van de verschillende soorten werknemers in het bedrijf
- het aanbieden van een gekwalificeerde automatische pensioenregeling voor de betreffende werknemers
- Ze schreven naar de meeste van hun werknemers om uit te leggen wat automatische deelname aan een pensioenregeling via de werkgever voor hen betekent
- Alle 'in aanmerking komende werknemers' worden automatisch in de regeling opgenomen en de werkgeversbijdragen worden betaald
- het invullen van de verklaring van naleving en het bijhouden van documenten
- Elke drie jaar een herinschrijving en herverklaring uitvoeren.
Het in kaart brengen van de verschillende soorten werknemers binnen het bedrijf
Of dit een gemakkelijke of moeilijke taak is, hangt af van het type bedrijf. Een bedrijf dat gebruikmaakt van oproepkrachten, zeer jonge of zeer oude werknemers, zal tijd moeten besteden aan het analyseren van zijn personeelsbestand. Een bedrijf dat alleen personeel in vaste dienst heeft, zal een eenvoudigere taak hebben.
Een 'werknemer' is:
- een werknemer; of
- Een persoon die een contract heeft om persoonlijk werk of diensten te verrichten en dit werk niet uitvoert in het kader van zijn of haar eigen bedrijf.
De tweede categorie wordt op dezelfde manier gedefinieerd als een 'werknemer' in het arbeidsrecht. Hoewel deze personen geen werknemers in loondienst zijn, hebben ze wel recht op fundamentele arbeidsrechten, zoals het wettelijk minimumloon. Tot deze categorie behoren onder andere uitzendkrachten en tijdelijke werknemers.
Er zijn drie categorieën werknemers: werknemers die in aanmerking komen voor een uitkering; werknemers die niet in aanmerking komen voor een uitkering; en werknemers die recht hebben op een uitkering.
Een 'gerechtigde werknemer' is een werknemer die:
- tussen de 22 jaar en de wettelijke pensioenleeftijd
- een inkomen hebben dat hoger is dan de minimale inkomensdrempel (momenteel £10.000)
- werkend of gewoonlijk werkzaam in het Verenigd Koninkrijk
- nog niet aangesloten bij een erkende pensioenregeling.
De meeste werknemers komen in aanmerking als werknemer met een vast dienstverband, tenzij de werkgever al een kwalificerende pensioenregeling heeft. Voor deze werknemers is automatische inschrijving verplicht.
Andere werknemers (niet-gerechtigde werknemers) hebben mogelijk het recht om zich aan te melden voor de regeling en dienen daarom als gerechtigde werknemers te worden beschouwd indien zij zich aanmelden. 'Gerechtigde werknemers' hebben het recht om deel te nemen aan de regeling, maar de werkgever is niet verplicht om werkgeversbijdragen te betalen voor deze werknemers.
Het categoriseren van werknemers kan in sommige gevallen lastig zijn. Neem contact met ons op als u niet zeker weet hoe u de verschillende soorten werknemers in uw team moet inschatten.
In december 2017, na een evaluatie van het automatische pensioensysteem door het Ministerie van Werk en Pensioenen, stelde de regering voor om de minimumleeftijd te verhogen van 22 naar 18 jaar (met behoud van de maximumleeftijd op de SPA). Volgens de voorstellen zouden personen tussen de 18 en de SPA automatisch worden ingeschreven voor een pensioenregeling via hun werkgever als ze meer dan £10.000 per jaar verdienen. Werknemers van 16 tot 18 jaar en werknemers ouder dan de SPA zouden nog steeds de mogelijkheid behouden om zich aan te melden voor een pensioenregeling via hun werkgever. De regering is van plan de voorstellen medio 2020 te implementeren.
Wat is een in aanmerking komende automatische pensioenregeling?
Werkgevers kunnen aan hun verplichtingen voldoen door gebruik te maken van een bestaande, in aanmerking komende pensioenregeling, een nieuwe regeling op te zetten of gebruik te maken van de voordelige overheidsregeling – de National Employment Savings Trust (NEST).
Het is belangrijk dat de gekozen pensioenregeling goede resultaten oplevert voor het pensioenvermogen van de werknemer. Dit kan betekenen dat de bestaande regeling van de werkgever niet geschikt is, omdat deze mogelijk is ontworpen voor de behoeften van hoger betaalde en meer ervaren werknemers. Dit kan betekenen dat bijvoorbeeld NEST een geschikte regeling is voor werknemers die momenteel niet in aanmerking komen voor deelname aan een bestaande pensioenregeling van hun werkgever.
Om in aanmerking te komen voor een automatische inschrijvingsregeling, moet een regeling voldoen aan de kwalificatiecriteria en de criteria voor automatische inschrijving.
Het belangrijkste onderdeel van de kwalificatiecriteria vereist dat de pensioenregeling aan bepaalde minimumnormen voldoet, die verschillen afhankelijk van het type pensioenregeling. De meeste werkgevers zullen een pensioenregeling met vaste premies willen aanbieden. De minimumvereisten voor dergelijke regelingen zijn een minimale totale premie op basis van het in aanmerking komende inkomen, waarvan een bepaald bedrag door de werkgever moet worden betaald.
Om als automatische inschrijvingsregeling te gelden, mag de regeling geen bepalingen bevatten die:
- De werkgever belemmeren om de benodigde regelingen te treffen voor de automatische inschrijving, aanmelding of herinschrijving van een werknemer
- De werknemer moet een keuze maken met betrekking tot een bepaalde kwestie of informatie verstrekken om actief lid van de pensioenregeling te blijven.
Het tweede punt hierboven betekent bijvoorbeeld dat de pensioenregeling een standaardfonds heeft waarin de pensioenbijdragen van de werknemer worden belegd. De werknemer moet echter wel de keuze hebben uit andere fondsen, indien gewenst.
We kunnen u wellicht adviseren over een geschikte route. Neem contact met ons op .
Geldt automatische inschrijving voor alle werkgevers?
Sinds oktober 2017 zijn alle werkgevers verplicht tot automatische inschrijving vanaf de datum waarop zij hun eerste werknemer in dienst nemen.
In principe zijn de premies verschuldigd vanaf de eerste werkdag, maar het is mogelijk om de automatische inschrijving voor sommige of alle werknemers met maximaal drie maanden uit te stellen. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te voorkomen dat er premies worden berekend over inkomsten uit gedeeltelijke werkperioden.
Een werkgever kan meer informatie over zijn verplichtingen vinden op www.thepensionsregulator.gov.uk .
Communiceren met uw werknemers
Werkgevers zijn verplicht om alle werknemers (met uitzondering van personen jonger dan 16 jaar en 75 jaar en ouder) schriftelijk uit te leggen wat automatische deelname aan een pensioenregeling via de werkgever voor hen inhoudt.
Er gelden verschillende informatievereisten voor elke categorie werknemers. Voor een in aanmerking komende werknemer moet de brief details bevatten over hoe de werknemer zich, indien gewenst, kan afmelden voor de regeling. De brief mag de werknemer echter niet aanmoedigen om zich af te melden.
De Pensioenregulator (TPR) heeft een aantal briefsjablonen ontwikkeld om u te helpen bij het schrijven naar uw werknemers.
Automatische inschrijving van in aanmerking komende werknemers en betaling van premies
Als onderdeel van de automatische inschrijvingsprocedure moeten werkgevers bijdragen aan de pensioenregeling voor in aanmerking komende werknemers.
Alle werkgevers moeten nu minimaal 3% bijdragen over het 'pensioengevend inkomen' van werknemers die daarvoor in aanmerking komen. Daarnaast moeten werknemers een bijdrage betalen als de werkgever niet voldoet aan de totale minimale bijdrage van 8%.
Voorbeeld
- Als de werkgever slechts 3% bijdraagt, dan is de bruto bijdrage van de werknemer 5%, waardoor de totale minimale bijdrage 8% bedraagt.
- Als de werkgever 5% bijdraagt, bedraagt de bruto bijdrage van de werknemer slechts 3%.
Wat zijn inkomsten die in aanmerking komen voor pensioen?
Het inkomen omvat het contante gedeelte van de betaling, inclusief overuren en bonussen (bruto), maar de minimale bijdragen worden niet noodzakelijkerwijs berekend op basis van het totale inkomen. Bijdragen zijn verschuldigd over het inkomen tussen een lagere en een hogere drempel. Deze drempels liggen momenteel op £ 6.240 en £ 50.270. (Het inkomen tussen deze bedragen wordt kwalificerend inkomen genoemd).
Als wij uw salarisadministratie verzorgen, kunnen we u helpen met deze berekeningen en u informeren over de inhoudingen op het salaris en de vereiste bijdragen aan het pensioenfonds.
Verklaring van naleving
TPR is opgericht om pensioenen op basis van werkervaring te reguleren.
Een werkgever dient de Verklaring van Naleving binnen vijf maanden na aanvang van zijn werkzaamheden te hebben ingevuld. In essentie vereist de procedure voor de Verklaring van Naleving dat de werkgever:
- bevestigen dat de juiste procedures voor automatische inschrijving zijn gevolgd; en
- Verstrek diverse gegevens, zoals het aantal in aanmerking komende werknemers dat zich heeft aangemeld.
Doorlopende verplichtingen van werkgevers
Werkgevers blijven verplichtingen houden met betrekking tot automatische inschrijving.
Herinschrijving
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om bepaalde werknemers elke drie jaar opnieuw in te schrijven voor een automatische pensioenregeling. Dit proces omvat een herbeoordeling van het personeelsbestand en de herinschrijving van bepaalde werknemers in de door hen gekozen, in aanmerking komende automatische pensioenregeling. Werkgevers zijn ook verplicht om de hernieuwde verklaring van naleving van de TPR (Taxpayer Pension Regulations) in te vullen, zelfs als ze geen personeel hebben om opnieuw in te schrijven. De herinschrijving dient ongeveer drie jaar na de oorspronkelijke startdatum plaats te vinden.
Als onderdeel van hun herinschrijvingsverplichtingen zijn werkgevers verplicht de volgende taken uit te voeren:
- Herinschrijvingsdatum
- Tenzij het de eerste herinschrijvingsdatum betreft, is dit altijd de derde verjaardag van de vorige herinschrijvingsdatum. Het is niet mogelijk om de herinschrijvingsdatum uit te stellen.
- Als het de eerste herinschrijvingsdatum is, is er een periode van zes maanden om een datum voor herinschrijving te kiezen. Deze datum kan drie maanden vóór of drie maanden na de derde verjaardag van de oorspronkelijke startdatum liggen. Deze situatie is waarschijnlijk ongebruikelijk.
- Herzie het personeelsbestand
- De werkgever hoeft alleen werknemers te beoordelen die voorheen automatisch waren ingeschreven voor het pensioen en die vervolgens: hebben aangegeven dat ze uit het pensioenplan wilden stappen (zich hebben afgemeld); het pensioenplan hebben verlaten na afloop van de afmeldperiode; of hun pensioenbijdragen hebben stopgezet of verlaagd tot onder het minimumniveau (en die voldoen aan de leeftijds- en inkomenscriteria voor herinschrijving). Zodra de beoordeling is afgerond, moeten werkgevers de in aanmerking komende werknemers opnieuw inschrijven voor een gekwalificeerd pensioen en binnen zes weken na de herinschrijvingsdatum beginnen met het betalen van bijdragen.
- Schrijf naar degenen die zich opnieuw hebben ingeschreven
- De werkgever moet elke werknemer die opnieuw is ingeschreven voor de pensioenregeling een brief sturen. Dit moet binnen zes weken na de herinschrijvingsdatum gebeuren. Voorbeeldbrieven zijn beschikbaar op de website van TPR.
- Vul de hernieuwde verklaring van naleving in
- De werkgever is verplicht de hernieuwde verklaring van naleving bij de TPR in te vullen en in te dienen om aan te tonen dat aan de wettelijke verplichtingen is voldaan. Dit moet binnen vijf maanden na de derde verjaardag van de startdatum/vorige herinschrijvingsdatum gebeuren. Een werkgever is hiertoe verplicht, zelfs als er geen personeel opnieuw is ingeschreven voor de pensioenregeling.
Onthoud dat herinschrijving en herverklaring wettelijk verplicht zijn en dat het niet naleven van de regels kan leiden tot een boete.
De sancties voor niet-naleving
Werkgevers die hun wettelijke verplichtingen niet nakomen, kunnen te maken krijgen met handhavingsmaatregelen. De TPR (Teachers Professional Regulation) beschikt over diverse bevoegdheden om actie te ondernemen bij niet-naleving. Deze bevoegdheden variëren van waarschuwingsbrieven en wettelijke kennisgevingen tot financiële sancties. De boetes variëren van een vast bedrag van £400 tot een oplopende boete van £50 tot £10.000 per dag, afhankelijk van het aantal werknemers. In de meest extreme gevallen kan de toezichthouder een strafrechtelijke vervolging instellen.
Het bijhouden van gegevens
Ten slotte moet een werkgever gegevens bijhouden waarmee hij kan bewijzen dat hij aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Het bijhouden van nauwkeurige gegevens is ook goed voor de bedrijfsvoering, omdat het een werkgever kan helpen bij:
- Potentiële conflicten met werknemers voorkomen of oplossen
- Help bij het controleren of afstemmen van bijdragen aan de pensioenregeling.
Controle van taken en TPR-richtlijnen
De TPR (The Pensions Regulator) biedt werkgevers richtlijnen om hen te helpen voldoen aan hun verplichtingen met betrekking tot automatische pensioeninschrijving: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Met behulp van de takenchecker en de handleiding kunnen werkgevers stapsgewijs voldoen aan hun verplichtingen. De handleiding bevat tevens links naar hulpmiddelen en informatiebronnen.
Veranderingen in aantocht
De nieuwe wet, de Pensions (Extension of Automatic Enrolment) Act 2023, breidt de automatische inschrijvingsregeling uit. De minister van Sociale Zaken krijgt de bevoegdheid om nieuwe regelgeving in te voeren met betrekking tot:
- Verlaag de minimumleeftijd voor automatische inschrijving van 22 naar 18 jaar
- Verwijder de lagere inkomensdrempel voor in aanmerking komende inkomsten (deze bedraagt momenteel £6.240 per jaar), zodat de bijdragen worden berekend vanaf de eerste £1 die wordt verdiend tot aan de bovengrens (momenteel £50.270 per jaar)
De ingangsdatum hiervoor is nog niet bekendgemaakt.
