Nieuwe werkgever
Om een loonheffingsregeling (PAYE) bij HMRC op te zetten, moet u contact opnemen met de New Employer's Helpline op 0300 200 3211 of u online registreren via de GOV.UK-website.
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de loonheffing (PAYE) en de berekening van de sociale premies (National Insurance Contributions, NICs). Daarnaast zijn er bepaalde wettelijke betalingen die u van tijd tot tijd moet verrichten en waar u rekening mee moet houden. Deze omvatten:
- wettelijke ziekte-uitkering (SSP)
- wettelijke zwangerschapsuitkering (SMP) en
- gewone wettelijke vaderschapsuitkering (OSPP)
- gedeelde ouderlijke betaling (ShPP).
Op de GOV.UK-website is een schat aan informatie te vinden over de werking van PAYE, samen met online rekenmachines die toegankelijk zijn als onderdeel van de HMRC Basic PAYE-tools .
Indien gewenst, stuurt HMRC u diverse boekjes en tabellen waarmee u de relevante inhoudingen en betalingen aan uw werknemers kunt verrichten. De meeste werkgevers gebruiken echter de HMRC Basic PAYE-tools of vergelijkbare software.
Realtime informatierapportage
Werkgevers, of hun vertegenwoordigers, zijn over het algemeen verplicht om voor elke loonperiode gedurende het jaar online loonadministratiegegevens in te dienen, waarin de betalingen en inhoudingen op het loon van werknemers worden vermeld, uiterlijk op de datum waarop deze aan de werknemers zijn uitbetaald.
Meer gedetailleerde richtlijnen en informatie over het verwerken van uw salarisadministratie met Real Time Information vindt u hier of in ons factsheet over Payroll Real Time Information.
Welke belasting moet ik inhouden?
Met behulp van de rekenprogramma's op de website van HMRC of vergelijkbare software kunt u de verschuldigde belasting en sociale premies voor uw werknemers berekenen.
De verschuldigde belasting voor een bepaalde werknemer wordt berekend op basis van het brutoloon, verminderd met het belastingvrije bedrag dat is afgestemd op de specifieke omstandigheden van de werknemer (aan de hand van de loonheffingscode en de betaaldatum). Het resterende deel van het loon is belastbaar en wordt berekend met behulp van de standaard PAYE-tools of -software.
De belasting wordt over het algemeen berekend op cumulatieve basis, waarbij gekeken wordt naar de omstandigheden van de betrokkene gedurende het belastingjaar tot nu toe.
En hoe zit het met netwerkkaarten?
De sociale premies (NICs) worden betaald door zowel de werknemer als de werkgever over het bruto salaris van de werknemer voor een bepaalde belastingweek of -maand en worden niet cumulatief berekend. De NICs kunnen worden berekend met behulp van de HMRC Basic PAYE-tools of vergelijkbare software.
Wanneer moeten de belasting en de sociale premies aan HMRC worden betaald?
De belasting en sociale premies moeten uiterlijk op de 19e van de maand volgend op de betaling aan HMRC worden betaald. Belastingmaanden lopen van de 6e tot en met de 5e van de maand. Dus als een werknemer op 25 juli is betaald (belastingmaand loopt van 6 juli tot en met 5 augustus), moeten de belasting en sociale premies uiterlijk op 19 augustus aan HMRC worden afgedragen.
Elke werkgever kan, indien gewenst, elektronisch betalen en daarbij gebruikmaken van de verwerkte betaaldatum van 22 mei in plaats van de gebruikelijke 19 mei.
Werkgevers met een gemiddelde maandelijkse loonbetaling van minder dan £1.500 mogen per kwartaal in plaats van maandelijks betalen.
Grote werkgevers, met meer dan 250 werknemers, moeten belasting en andere inhoudingen elektronisch afdragen.
Formulieren die u moet invullen
U dient de volgende formulieren in te vullen of de equivalente digitale gegevens bij te houden:
- P11 Werkblad voor aftrekposten
- Dit formulier (of een computergegenereerde equivalent) moet voor elke werknemer worden bijgehouden. Het geeft een overzicht van hun salaris en inhoudingen voor elke week of maand van het belastingjaar.
- P60 Eindjaarssamenvatting
- Dit formulier moet worden ingevuld voor en uitgedeeld aan alle werknemers die in een bepaald belastingjaar in dienst zijn.
- P45 Details van het vertrek van een werknemer
- Dit formulier moet worden meegegeven aan elke werknemer die vertrekt en bevat een overzicht van het verdiende inkomen en de tot dan toe betaalde belasting in het belastingjaar. Nieuwe werknemers dienen het formulier van hun vorige werkgever aan u te overhandigen.
- Startchecklist
- Wanneer een nieuwe werknemer in dienst treedt, moet u de Belastingdienst (HMRC) hiervan op de hoogte stellen, zodat u hem of haar via de RTI-regeling kunt uitbetalen. Een deel van de benodigde informatie kunt u mogelijk vinden op de P45, indien de werknemer deze heeft van een vorige baan.
Strafpunten
De Britse belastingdienst (HMRC) legt boetes op aan werkgevers die nalaten om:
- Dien de online inzendingen op tijd in
- Betaal uw verplichtingen op tijd
- bewaar de benodigde documenten
- Voer de PAYE- of NI-betalingen correct uit
- Voer de wettelijke betalingen correct uit
- Lever de relevante formulieren tijdig aan bij HMRC of aan de werknemers.
Het is belangrijk dat werkgevers zich aan alle regelgeving houden.
Automatische pensioeninschrijving
Automatische inschrijving legt werkgevers de verplichting op om werknemers vanaf een bepaalde ingangsdatum automatisch in te schrijven voor een pensioenregeling via de werkgever. De belangrijkste verplichtingen zijn:
- de verschillende soorten werknemers in het bedrijf beoordelen
- een gekwalificeerde automatische pensioenregeling aanbieden voor de betreffende werknemers
- Schrijf naar de meeste van hun werknemers om uit te leggen wat automatische deelname aan een pensioenregeling via de werkgever voor hen betekent
- Alle 'in aanmerking komende werknemers' worden automatisch in de regeling opgenomen en de werkgeversbijdragen worden betaald
- Vul de verklaring van naleving in en bewaar de documenten.
Meer informatie over pensioenen – automatische inschrijving vindt u in het factsheet.
