Beleid inzake externe leveranciers

Beleid inzake externe leveranciers

Façade Creations Ltd streeft naar de hoogste normen op het gebied van integriteit, duurzaamheid en wettelijke naleving in onze toeleveringsketen. Dit beleid voor externe leveranciers beschrijft hoe wij onze leveranciers selecteren, betrekken en beheren, volledig in overeenstemming met de Britse wetgeving en ethische richtlijnen. Wij voeren inkoop op een eerlijke, transparante en niet-discriminerende manier uit, waarbij we alle leveranciers gelijk behandelen en ons houden aan anti-omkopings-, anti-slavernij- en milieuregelgeving. Het onderstaande beleid weerspiegelt onze toewijding aan verantwoorde inkoop en beschrijft de verwachtingen en procedures die van toepassing zijn op alle externe leveranciers waarmee Façade Creations Ltd samenwerkt.

Omvang van leveranciers en selectieproces

Façade Creations werkt samen met een select netwerk van goedgekeurde Britse en internationale leveranciers, waaronder fabrikanten van aluminium- en glassystemen, leveranciers van gevelbeslag en -componenten, transport- en logistieke partners, gespecialiseerde installatieonderaannemers en professionele dienstverleners (bijv. accountants, IT-ondersteuning, verzekeringen). Voordat we met een derde partij in zee gaan, worden alle partijen grondig gescreend op naleving van de wet, financiële stabiliteit en ethische integriteit. We werken niet samen met leveranciers waarvan bekend is dat ze belangrijke wetten of ethische normen hebben overtreden (bijvoorbeeld betrokkenheid bij omkoping of moderne slavernij), conform de Britse aanbestedingsvoorschriften die uitsluiting van dergelijke partijen voorschrijven. Deze strenge due diligence vooraf garandeert dat elke leverancier waarmee we samenwerken onze waarden en wettelijke verplichtingen naleeft.

Selectiecriteria voor leveranciers

Wij hanteren duidelijke en objectieve criteria voor de goedkeuring van nieuwe leveranciers. Een potentiële leverancier moet aantoonbaar aan de volgende belangrijke eisen voldoen:

• Certificeringen en normen: Beschikken over relevante branchecertificeringen (bijv. ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement, ISO 14001 voor milieumanagement of BES 6001-certificering voor verantwoorde inkoop). Deze certificeringen duiden op robuuste interne systemen die aansluiten bij internationaal erkende normen.
• Financiële en reputatiestabiliteit: Aangetoond financieel betrouwbaar (solide krediet- en handelsgeschiedenis) en positieve zakelijke referenties. Wij controleren of leveranciers een stabiele financiële basis hebben en een reputatie van betrouwbaarheid.
• Wettelijke naleving: Volledige naleving van alle toepasselijke Britse wet- en regelgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid, arbeidsomstandigheden en milieu. Leveranciers moeten zich bijvoorbeeld houden aan de Britse arbeidswetgeving en de HSE-vereisten (Gezondheid, Veiligheid en Milieu) die relevant zijn voor hun branche.
• Ethische en duurzame praktijken: bewijs van ethisch zakelijk gedrag en toewijding aan duurzaamheid. Dit omvat eerlijke arbeidsomstandigheden, geen betrokkenheid bij corruptie en inspanningen om de milieu-impact te minimaliseren.
• Capaciteit en kwaliteit: Vermogen om projecttijdlijnen, technische specificaties en strenge kwaliteitsnormen te halen. We beoordelen of de leverancier over de technische competentie, productiecapaciteit en kwaliteitscontrole beschikt om consistent aan onze projectvereisten te voldoen.

Alleen leveranciers die aan deze criteria voldoen, worden toegelaten tot onze toeleveringsketen. Dit selectieproces garandeert dat we samenwerken met gekwalificeerde, betrouwbare en conforme partners die onze ethische normen onderschrijven.

Leveranciersaanmeldingsproces

Façade Creations hanteert een gestructureerd onboardingproces voor alle nieuwe leveranciers om volledige due diligence en wederzijds begrip van de verwachtingen te garanderen. De onboardingstappen omvatten:

1. Prekwalificatievragenlijst en referentiechecks: Potentiële leveranciers vullen een gedetailleerde vragenlijst in over hun bedrijf (inclusief eigendom, capaciteiten, nalevingsgeschiedenis, enz.) en wij voeren referentiechecks uit bij bestaande klanten om de prestaties en reputatie te verifiëren.
2. Documentencontrole: We controleren de certificeringen (bijv. ISO-certificaten), vergunningen, verzekeringspolissen en financiële gegevens van de leverancier. Deze documentencontrole bevestigt dat de kwalificaties en dekkingen van de leverancier aan onze eisen voldoen.
3. Risicobeoordeling: Een risicobeoordeling wordt uitgevoerd op basis van het profiel van de leverancier en de kritische aard van de goederen/diensten die zij zullen leveren. (Zie 'Risicobeoordeling leverancier' hieronder voor meer informatie over onze due diligence-criteria.)
4. Goedkeuring door de directeur: De bevindingen uit stap 1-3 worden geëvalueerd en onze directeur geeft de definitieve goedkeuring voordat de leverancier wordt toegevoegd aan ons register van goedgekeurde leveranciers. Zonder goedkeuring van de directeur kan geen enkele leverancier formeel worden gecontracteerd.
5. Uitgifte van een schriftelijke overeenkomst: Na goedkeuring formaliseren we de relatie door middel van een schriftelijk contract of inkooporder waarin alle voorwaarden van de samenwerking zijn vastgelegd. Deze overeenkomst omvat de omvang van de werkzaamheden, de prijs, de leveringsverwachtingen en de nalevingsvereisten zoals beschreven in dit beleid.

 Door deze stappen te volgen, zorgt Façade Creations ervoor dat elke leverancier grondig wordt gecontroleerd en schriftelijk akkoord gaat met onze normen voordat de werkzaamheden beginnen.

Prestatiebewaking en SLA's

Zodra een externe leverancier is aangemeld, worden zijn prestaties continu gemonitord. We gebruiken Key Performance Indicators (KPI's) om de prestaties van elke leverancier objectief te meten en te beoordelen. Belangrijke KPI's zijn onder andere tijdige levering en respons op onze verzoeken, de kwaliteit van de geleverde goederen of diensten (gemeten aan de hand van projectspecificaties en defectpercentages), naleving van veiligheids-, milieu- en documentatienormen, en de effectiviteit van de communicatie en samenwerking met ons team.

Prestatiegegevens worden regelmatig verzameld en geanalyseerd. Wanneer een dienst cruciaal is of specifieke prestatieniveaus vereist, implementeren we formele Service Level Agreements (SLA's) om duidelijke serviceverwachtingen en verantwoordingsmaatregelen vast te leggen. Deze SLA's beschrijven meetbare doelen (bijv. levertijden, uptime, responstijden) en corrigerende maatregelen of sancties als niet aan de normen wordt voldaan. Door KPI's te monitoren en SLA's te handhaven, zorgen we voor transparantie met leveranciers over hun prestaties en stimuleren we continue verbetering in onze toeleveringsketen.

Wettelijke en regelgevende naleving

Alle leveranciers van Façade Creations moeten te allen tijde voldoen aan de Britse wetgeving en de relevante industrienormen. Belangrijke wet- en regelgeving waaraan leveranciers zich dienen te houden, zijn onder andere:

• Arbeidsveiligheidswet 1974: Leveranciers moeten zorgen voor veilige arbeidsomstandigheden en alle toepasselijke voorschriften op het gebied van arbeidsveiligheid en -gezondheid naleven op de werklocaties en tijdens hun werkzaamheden.
• Wetgeving inzake moderne slavernij 2015: Wij verbieden ten strengste elke vorm van moderne slavernij, dwangarbeid, schuldslavernij en mensenhandel in onze toeleveringsketen. Leveranciers moeten ervoor zorgen dat dergelijk misbruik niet voorkomt in hun bedrijf of in de daaropvolgende toeleveringsketen, en wij eisen volledige naleving van de bepalingen van de Wet inzake moderne slavernij. (Façade Creations kan jaarlijkse verklaringen over de naleving van de Wet inzake moderne slavernij opvragen of audits uitvoeren indien nodig om deze naleving te verifiëren.)
• Britse wetgeving tegen omkoping (2010): Omkoping en corruptie zijn voor Façade Creations een kwestie van nultolerantie. Leveranciers en hun personeel mogen geen steekpenningen of ongepaste verleidingen aanbieden of accepteren in verband met onze bedrijfsactiviteiten, conform de Britse wetgeving tegen omkoping (2010). Elke poging tot omkoping is reden voor onmiddellijke beëindiging van de leveranciersrelatie en kan worden gemeld aan de autoriteiten.
• Wet op gelijke behandeling 2010: Leveranciers moeten de beginselen van gelijke kansen en non-discriminatie in dienstverband en dienstverlening naleven. Elke vorm van onrechtmatige discriminatie of intimidatie (op grond van leeftijd, geslacht, ras, religie, handicap, enz.) is onaanvaardbaar.
• Wet op de milieubescherming 1990: Leveranciers worden geacht te voldoen aan alle milieuwetten en -voorschriften, inclusief correct afvalbeheer, bestrijding van vervuiling en het verkrijgen van de vereiste milieuvergunningen. Milieuschadelijke praktijken die in strijd zijn met de Britse wetgeving worden niet getolereerd.
• Wet bescherming persoonsgegevens 2018 (Britse AVG): Voor zover leveranciers persoonsgegevens verwerken (inclusief projectdocumentatie of werknemersgegevens die in het kader van onze projecten worden gedeeld), moeten zij dit volledig in overeenstemming met de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming doen. Dit houdt onder meer in dat passende beveiligingsmaatregelen moeten worden getroffen en dat persoonsgegevens alleen mogen worden gebruikt zoals is toegestaan.

Daarnaast moeten leveranciers zich houden aan alle projectspecifieke of locatiespecifieke eisen die wij communiceren, zoals specifieke gezondheids- en veiligheidsvoorschriften op een bouwplaats of duurzaamheidsnormen die vereist zijn voor een project van de klant. We nemen dergelijke eisen op in onze contracten of inkooporders en van leveranciers wordt verwacht dat zij deze als bindend beschouwen.

Façade Creations behoudt zich het recht voor om te controleren of leveranciers voldoen aan deze wettelijke verplichtingen. We kunnen documentatie opvragen of audits uitvoeren om naleving te garanderen. In overeenstemming met de Britse aanbestedingsprincipes wordt elke leverancier die zich schuldig maakt aan ernstige wettelijke overtredingen (bijvoorbeeld veroordelingen op grond van wetgeving inzake moderne slavernij of corruptiebestrijding) uitgesloten van onze lijst met goedgekeurde leveranciers. Door strikte naleving van de wetgeving te handhaven, beschermen we ons bedrijf, onze klanten en belanghebbenden tegen de risico's die gepaard gaan met onrechtmatig gedrag van leveranciers.

Contractuele overeenkomsten met leveranciers

Elke externe leverancier of onderaannemer die door Façade Creations Ltd wordt ingeschakeld, moet een formele overeenkomst aangaan voordat de werkzaamheden beginnen. Dit gebeurt doorgaans via een getekend contract of een inkooporder, waarin alle relevante voorwaarden en bepalingen zijn opgenomen. Onze standaardcontracten met leveranciers bevatten clausules die betrekking hebben op:

• Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming: Leveranciers moeten alle bedrijfseigen informatie van Façade Creations veilig en vertrouwelijk bewaren en persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Britse AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
• Verplichtingen op het gebied van gezondheid, veiligheid en milieu: Leveranciers zijn verplicht alle toepasselijke HSE-richtlijnen na te leven (zowel hun eigen richtlijnen als eventuele locatiespecifieke regels die wij verstrekken) en de milieueffecten van hun werkzaamheden tot een minimum te beperken (bijv. correcte afvalverwerking, preventie van vervuiling).
• Naleving van de wetgeving inzake moderne slavernij en ethische inkoop: Het contract bevestigt de verantwoordelijkheid van de leverancier om te voldoen aan ons beleid inzake de bestrijding van slavernij en mensenhandel, en aan ethische inkoop (zoals uiteengezet in dit document en aanverwante bedrijfsrichtlijnen). Leveranciers kunnen verplicht worden om jaarlijks te certificeren dat zij voldoen aan de Modern Slavery Act en dat hun eigen toeleveringsketens vrij zijn van dwangarbeid.
• Recht op beëindiging en herstel: Façade Creations behoudt zich het recht voor de overeenkomst op te schorten of te beëindigen indien de leverancier een nalevingsverplichting schendt of aanzienlijk ondermaats presteert. We hebben duidelijke beëindigingsclausules opgenomen voor schendingen van wet- of regelgeving (zoals veiligheidsincidenten, onethisch gedrag of kwaliteitsgebreken).

Door het contract te ondertekenen, stemmen leveranciers expliciet in met deze voorwaarden. Dit zorgt ervoor dat onze verwachtingen ten aanzien van wettelijke naleving, ethisch gedrag en prestatienormen contractueel afdwingbaar zijn. Wij zijn ervan overtuigd dat een solide schriftelijke overeenkomst met elke leverancier de verantwoordelijkheid bevordert en het risico op misverstanden minimaliseert.

Audits en beoordelingen van leveranciers

Façade Creations voert periodieke audits uit bij belangrijke leveranciers om de voortdurende naleving en prestaties te controleren. De frequentie en diepte van de audits worden bepaald door het risicoprofiel van de leverancier en de kritische aard van de geleverde goederen of diensten. Over het algemeen worden kritische of waardevolle leveranciers minstens jaarlijks gecontroleerd, terwijl andere leveranciers periodiek of naar behoefte worden gecontroleerd.

Bij onze leveranciersaudits worden doorgaans de volgende gebieden geëvalueerd:

• Kwaliteitscontrole en traceerbaarheid: We kunnen inspecteren hoe de leverancier de kwaliteitsborging beheert, inclusief hun processen voor materiaalinspectie, het onderhouden van kwaliteitscertificaten en het traceren van producten of componenten (vooral belangrijk voor gevelmaterialen, waar de herkomst van invloed kan zijn op de veiligheid).
• Gezondheids-, veiligheids- en milieumanagement: Wij controleren of leveranciers veilige werkmethoden en milieubeheersingsmaatregelen hanteren. Dit kan onder meer inhouden dat we controleren of er actuele risicoanalyses, trainingsverslagen, milieuvergunningen en incidentenregistraties aanwezig zijn op de locaties van de leverancier.
• Wettelijke en ethische naleving: Audits omvatten een beoordeling van de naleving van alle contractuele en wettelijke verplichtingen – bijvoorbeeld door te bevestigen dat er sinds de laatste beoordeling geen arbeidsrechtelijke overtredingen, onethische praktijken of schendingen van de gegevensbeschermingsregels hebben plaatsgevonden. We kunnen bewijsmateriaal opvragen, zoals interne beleidsregels (anti-corruptiebeleid, klokkenluidersprocedures) en de kennis van de leverancier op deze gebieden toetsen.
• Leverings- en serviceprestaties: We beoordelen of de leverancier zich aan de leveringsschema's houdt, voldoende ondersteuning biedt en alle serviceniveauverplichtingen nakomt. Dit kan inhouden dat we KPI-rapporten, leveringsbetrouwbaarheidspercentages en eventuele afwijkingen van de leveringsafspraken bekijken.

 Na elke audit of beoordeling delen we de feedback met de leverancier. Als er afwijkingen of zwakke punten worden geconstateerd, werken we samen met de leverancier aan een plan voor corrigerende maatregelen met duidelijke tijdlijnen. We verwachten van leveranciers dat ze de bevindingen van de audit snel en effectief aanpakken. Vervolgcontroles of heraudits kunnen worden ingepland om te controleren of de corrigerende maatregelen zijn geïmplementeerd. Het handhaven van dit auditprogramma helpt zowel Façade Creations als onze leveranciers om continu te verbeteren en zorgt ervoor dat eventuele problemen vroegtijdig worden opgespoord en verholpen.

 Procedures bij niet-naleving en overtreding

Façade Creations heeft procedures opgesteld voor gevallen waarin een leverancier niet voldoet aan onze contractuele of nalevingsnormen. Onze aanpak is om, waar mogelijk, in gesprek te gaan en problemen op te lossen, maar we zullen resoluut optreden om de relatie op te schorten of te beëindigen als ernstige problemen aanhouden. De algemene procedure voor het afhandelen van niet-naleving door leveranciers is als volgt:

1. Kennisgeving van non-conformiteit: Als een leverancier onze contractvoorwaarden schendt of niet voldoet aan onze vereiste normen (bijvoorbeeld een veiligheidsincident, aanhoudende leveringsvertragingen of de ontdekking van onethische praktijken), sturen wij een formele kennisgeving van non-conformiteit. Deze schriftelijke kennisgeving beschrijft de specifieke geconstateerde problemen, de vereiste corrigerende maatregelen en een duidelijke deadline voor de oplossing ervan.
2. Correctie en opvolging door de leverancier: We verwachten dat het management van de leverancier het probleem onmiddellijk onderzoekt en oplost. We plannen doorgaans na de deadline een vervolgcontrole of audit om te verifiëren dat de vereiste corrigerende maatregelen effectief zijn geïmplementeerd. Gedurende deze periode kan Façade Creations tussentijdse maatregelen opleggen (bijvoorbeeld verscherpt toezicht of een tijdelijke stopzetting van nieuwe bestellingen) totdat de naleving is bevestigd.
3. Escalatie naar schorsing/beëindiging: Indien de leverancier de non-conformiteit niet binnen de gestelde termijn naar behoren oplost, of indien er zich verdere ernstige schendingen voordoen, zal Façade Creations verdere aankopen of samenwerking met die leverancier opschorten. Uiteindelijk kan het contract wegens contractbreuk worden beëindigd indien de problemen onopgelost blijven. In dergelijke gevallen zullen wij op zoek gaan naar alternatieve leveranciers om de continuïteit van onze projecten te waarborgen. De leverancier zal van ons register van goedgekeurde leveranciers worden verwijderd totdat deze, indien mogelijk, naar onze tevredenheid kan aantonen dat hij aan de eisen voldoet.

Alle incidenten van niet-naleving en onze reacties daarop worden nauwkeurig gedocumenteerd. Deze documentatie is belangrijk voor interne audits en risicomanagement en zorgt voor transparantie over de wijze waarop problemen zijn aangepakt. In geval van wettelijke overtredingen zal Façade Creations overwegen de zaak te melden bij de relevante autoriteiten of brancheorganisaties. Het handhaven van onze wettelijke en ethische normen is onze prioriteit, zelfs als dit betekent dat we langdurige relaties met leveranciers moeten beëindigen.

Duurzaamheid en ethische inkoopnormen

Façade Creations Ltd zet zich in voor duurzame ontwikkeling en ethische bedrijfspraktijken, en we verwachten dezelfde toewijding van onze leveranciers. We integreren de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) in onze inkoopbeslissingen en geven de voorkeur aan leveranciers die sterke milieu- en sociale prestaties laten zien. Concreet verwachten we van onze leveranciers dat zij:

• Minimaliseer de milieubelasting: Leveranciers moeten ernaar streven recyclebare, hernieuwbare en milieuvriendelijke materialen te gebruiken in hun producten en verpakkingen. We moedigen inspanningen aan om afval, energieverbruik en CO2-uitstoot te verminderen in lijn met de beste wereldwijde praktijken. Ter ondersteuning van de Britse Net Zero 2050-doelstellingen moeten leveranciers actief hun broeikasgasemissies en hun algehele ecologische voetafdruk monitoren en ernaar streven deze te verminderen.
• Handhaaf ethische arbeidspraktijken: Alle leveranciers moeten eerlijke en humane arbeidsomstandigheden bieden. Dit betekent geen gebruik van dwangarbeid of schuldslavernij, geen kinderarbeid en het garanderen van eerlijke lonen, redelijke werktijden en een veilige werkomgeving voor alle werknemers en onderaannemers. Wij zijn strikt tegen elke vorm van moderne slavernij of mensenhandel in onze toeleveringsketen en eisen hetzelfde van onze leveranciers. Werknemers moeten met waardigheid en respect worden behandeld en leveranciers moeten diversiteit, inclusie en gelijkheid op de werkvloer bevorderen (in overeenstemming met de Equality Act 2010).
• Zorg voor een eerlijke behandeling van werknemers: Naast het vermijden van grove schendingen, moeten leveranciers actief een cultuur bevorderen die de rechten van werknemers respecteert. Dit omvat het toestaan ​​van wettelijke vrijheid van vereniging (vakbondslidmaatschap) waar van toepassing, non-discriminatie bij werving en selectie en het hebben van klachtenprocedures waarmee werknemers hun zorgen kunnen uiten. Ethische arbeidspraktijken en een eerlijke behandeling van werknemers zijn niet-onderhandelbare verwachtingen.
• Handhaving van milieumanagementsystemen: Wij geven de voorkeur aan leveranciers met geaccrediteerde milieumanagementsystemen zoals ISO 14001 of leveranciers die zich houden aan erkende kaders voor duurzaam bouwen en milieubeheer (bijvoorbeeld praktijken die aansluiten bij de BREEAM-normen in de bouw). Het bezit van dergelijke certificeringen of kwalificaties toont aan dat een leverancier zijn milieu-impact systematisch beheert en continu streeft naar verbetering. Façade Creations kan de status van voorkeursleverancier toekennen aan leveranciers die sterke milieureferenties of certificeringen op het gebied van duurzame inkoop kunnen aantonen.

Door deze duurzaamheids- en ethische criteria te integreren in ons leveranciersmanagement, streeft Façade Creations ernaar niet alleen te voldoen aan milieuwetgeving en de Modern Slavery Act, maar ook proactief bij te dragen aan bredere sociale en milieudoelen. Wij geloven dat samenwerken met leveranciers die onze toewijding aan verantwoorde inkoop delen, de veerkracht van onze toeleveringsketen op de lange termijn versterkt en een positieve bijdrage levert aan onze gemeenschap en planeet.

Rollen en verantwoordelijkheden in leveranciersmanagement

Het handhaven van een conforme en goed presterende toeleveringsketen is een bedrijfsbrede inspanning bij Façade Creations, aangestuurd vanuit de top. De algehele verantwoordelijkheid voor onze leveranciersrelaties en het waarborgen van de naleving door leveranciers ligt bij de directeur van Façade Creations Ltd (de heer Hashim Choksi). De directeur is verantwoordelijk voor het goedkeuren van nieuwe leveranciers, het handhaven van dit beleid en het afhandelen van eventuele belangrijke problemen of escalaties met leveranciers.

Het dagelijkse leveranciersmanagement wordt uitgevoerd door ons team Administratie en Projectcoördinatie, onder toezicht van de directeur. De verantwoordelijkheden van dit team omvatten het communiceren van onze eisen en verwachtingen aan leveranciers, het afhandelen van routinecorrespondentie en ordercoördinatie, het bijhouden van het register van goedgekeurde leveranciers en het organiseren van prestatiebeoordelingen en audits. Ze zorgen er ook voor dat alle contracten en documentatie met betrekking tot leveranciers correct worden uitgevoerd en gearchiveerd. In de praktijk betekent dit dat het team fungeert als de schakel tussen Façade Creations en onze leveranciers, feedback geeft over de prestaties, certificeringen/verzekeringsupdates verkrijgt en alle ondersteuning coördineert die de leverancier nodig heeft om aan onze normen te voldoen.

Intern worden alle relevante medewerkers (projectmanagers, projectleiders, inkoopmedewerkers, enz.) getraind in dit beleid voor externe leveranciers, zodat zij het belang begrijpen van het selecteren van de juiste leveranciers en het controleren van de naleving ervan. Van elke medewerker die met leveranciers werkt of toezicht houdt, wordt verwacht dat hij/zij de principes van dit beleid naleeft en eventuele zorgen of afwijkingen meldt aan het team Administratie/Projectcoördinatie of de directeur. Door rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren, zorgen we ervoor dat het leveranciersmanagement consistent wordt uitgevoerd en dat de verantwoording zowel op operationeel als op directieniveau gewaarborgd is.

Bescherming en vertrouwelijkheid van leveranciersgegevens

Façade Creations respecteert de vertrouwelijkheid en privacy van de gegevens van onze leveranciers en vereist van hen hetzelfde met betrekking tot alle gegevens die we delen. Alle gegevens van leveranciers en onderaannemers die we verzamelen (bijvoorbeeld contactgegevens, kwalificaties, bankgegevens, prestatieoverzichten) worden opgeslagen in beveiligde, versleutelde en met toegangscontrole beveiligde cloudsystemen die we gebruiken (zoals Microsoft 365 voor documenten en Xero voor financiële gegevens). We beperken de toegang tot leveranciersgegevens strikt tot geautoriseerd personeel op basis van het 'need-to-know'-principe. Zo kunnen bijvoorbeeld alleen inkoopmedewerkers en relevante managers het volledige dossier van een leverancier inzien en zijn er systeemrechten ingesteld om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Onze omgang met leveranciersinformatie voldoet aan de Britse AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Data Protection Act 2018. Dit betekent dat alle persoonsgegevens van personen bij onze leveranciersbedrijven rechtmatig, eerlijk en transparant worden verwerkt. We gebruiken dergelijke gegevens alleen voor legitieme zakelijke doeleinden (bijv. due diligence, contractbeheer, betalingsverwerking) en bewaren ze slechts zo lang als nodig is. Van leveranciers wordt eveneens verwacht dat zij alle persoonsgegevens die met Façade Creations worden gedeeld (zoals onze projectplannen of klantgegevens, indien van toepassing) beschermen en dat zij hun eigen gegevensbeschermingsbeleid hebben. Indien een leverancier namens Façade Creations persoonsgegevens verwerkt als onderdeel van hun diensten, zorgen wij ervoor dat er een passende gegevensverwerkingsovereenkomst is.

Samenvattend zijn vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging fundamentele aspecten van onze relaties met leveranciers. Elke inbreuk op de gegevensbescherming door een leverancier (bijvoorbeeld een datalek of misbruik van vertrouwelijke informatie) wordt beschouwd als een ernstige contractbreuk. Wij begrijpen dat vertrouwen wederzijds is in zakelijke partnerschappen – Façade Creations zal de informatie van leveranciers beschermen en we verwachten van onze leveranciers dat zij alle informatie die wij verstrekken met dezelfde zorgvuldigheid en nauwgezetheid behandelen.

Verzekeringseisen voor leveranciers

Om beide partijen te beschermen in geval van ongevallen, schade of claims, vereist Façade Creations van al haar leveranciers dat zij een passende verzekeringsdekking hebben. Als voorwaarde voor samenwerking met ons dient elke leverancier minimaal de volgende verzekeringen af ​​te sluiten:

• Aansprakelijkheidsverzekering – met een minimale dekking van £ 5 miljoen. Deze verzekering beschermt tegen claims van derden voor letselschade of materiële schade die kan ontstaan ​​in verband met de werkzaamheden van de leverancier (bijvoorbeeld een ongeval op een werkterrein veroorzaakt door de leverancier).
• Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering – met een minimale dekking van £10 miljoen (zoals vereist door de Britse wetgeving voor de meeste werkgevers). Deze verzekering dekt de werknemers van de leverancier voor werkgerelateerde verwondingen of ziekten en is verplicht wanneer de leverancier personeel in dienst heeft in het Verenigd Koninkrijk. (Zelfstandigen zonder personeel kunnen vrijgesteld zijn, maar elke leverancier met personeel moet deze verzekering hebben.)
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering – voor alle leveranciers die ontwerp-, advies- of professionele diensten leveren. We verwachten dat dergelijke leveranciers een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben (de dekking dient in verhouding te staan ​​tot de omvang van de diensten, doorgaans minimaal £1-2 miljoen voor mkb-leveranciers, of hoger voor complexe ontwerpopdrachten). Deze verzekering beschermt tegen claims wegens professionele nalatigheid, fouten of verzuim die leiden tot financieel verlies.

We vereisen bewijs van deze verzekeringen bij aanvang van de samenwerking en vervolgens jaarlijks. Doorgaans vragen we leveranciers om actuele verzekeringscertificaten of makelaarsverklaringen te overleggen met vermelding van het type polis, de dekkingslimieten en de geldigheidsdata. Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier om zijn polissen tijdig te verlengen en ons jaarlijks of bij verlenging van het contract een actueel bewijs van dekking te verstrekken. Indien een vereiste polis dreigt te vervallen, dient de leverancier ons hiervan op de hoogte te stellen en ervoor te zorgen dat er doorlopende dekking is (bijvoorbeeld door verlenging of een nieuwe verzekeraar) om hiaten te voorkomen die beide partijen aan risico's zouden kunnen blootstellen.

Een gedegen verzekering is een essentieel onderdeel van de due diligence en het risicomanagement van leveranciers. Deze eisen worden vaak ook gesteld door onze klanten, met name bij bouwprojecten, en zorgen ervoor dat er bij een incident financiële compensatie is voor eventuele schade of aansprakelijkheid. Façade Creations kan weigeren een leverancier in te schakelen of de samenwerking met een leverancier opschorten indien deze niet over de vereiste verzekering beschikt.

Classificatie van kritieke en niet-kritieke leveranciers

Bij het beheer van onze toeleveringsketen maakt Façade Creations onderscheid tussen "kritieke" en "niet-kritieke" leveranciers om de juiste mate van controle en toezicht toe te passen op basis van risico. Deze classificatie wordt bepaald door de aard van de geleverde goederen/diensten en hun impact op onze projecten:

• Kritieke leveranciers: Dit zijn leveranciers wiens producten of diensten essentieel zijn voor de structurele integriteit, veiligheid of kernfunctie van onze gevelprojecten. Voorbeelden hiervan zijn fabrikanten van belangrijke gevelsystemen en structurele componenten, leveranciers van veiligheidsgerelateerde materialen (zoals brandwerende bekleding of bevestigingsmaterialen) of elke leverancier wiens wanprestatie een aanzienlijke impact zou hebben op de projectuitvoering of de veiligheid. We hanteren een verscherpt due diligence-onderzoek bij kritieke leveranciers. Zij worden onderworpen aan frequentere prestatiebeoordelingen en audits, en we monitoren hun KPI's (kwaliteit, levering, enz.) zeer nauwlettend. We kunnen ook noodplannen van kritieke leveranciers eisen (bijvoorbeeld reserveproductiecapaciteit of alternatieve leveringsbronnen) om risico's op leveringsonderbrekingen te beperken.
• Niet-kritieke leveranciers: Dit zijn leveranciers die ondersteunende of minder risicovolle diensten leveren, zoals standaard logistieke dienstverleners, kantoorartikelen of andere algemene diensten die de projectveiligheid of kritieke deadlines niet direct beïnvloeden. Hoewel van deze leveranciers nog steeds wordt verwacht dat ze aan onze normen voldoen, is het toezicht evenredig aan het lagere risico dat ze vormen. We volgen hun prestaties en naleving nog steeds, maar de intensiteit van de controles kan minder zijn dan bij kritieke leveranciers. Zo kan een koeriersdienst bijvoorbeeld jaarlijks worden beoordeeld aan de hand van prestatierapporten, terwijl een leverancier van gevelglas (kritiek) kwartaaloverleggen over de prestaties heeft.

Deze classificatie zorgt ervoor dat we onze middelen voor leveranciersbeheer efficiënt inzetten, met meer aandacht voor de relaties die het belangrijkst zijn voor onze bedrijfscontinuïteit en projectsucces. Kritieke leveranciers moeten doorgaans akkoord gaan met strengere contractvoorwaarden (zoals gedetailleerde kwaliteitsafspraken of het recht om in te grijpen als ze niet kunnen leveren). Niet-kritieke leveranciers worden beheerd volgens standaardvoorwaarden. Alle leveranciers, ongeacht de categorie, moeten zich echter houden aan dit beleid voor externe leveranciers. Als de prestaties of het risicoprofiel van een niet-kritieke leverancier veranderen (bijvoorbeeld als een kleine leverancier een veiligheidskritisch onderdeel gaat leveren), zullen we deze opnieuw classificeren en dienovereenkomstig beheren.

Door leveranciers op deze manier te categoriseren, kan Façade Creations een hoog niveau van toezicht garanderen waar dat nodig is, terwijl tegelijkertijd de controle en zorgvuldigheid in de gehele toeleveringsketen behouden blijven.

Nalevingseisen voor onderaannemers

We erkennen dat onze goedgekeurde externe leveranciers zelf ook onderaannemers of onderleveranciers kunnen inschakelen om aan hun verplichtingen te voldoen (bijvoorbeeld, een goedgekeurde installateur kan extra personeel inhuren, of een componentenleverancier kan de fabricage van bepaalde onderdelen uitbesteden). In dergelijke gevallen is het van essentieel belang dat alle onderaannemers of secundaire leveranciers zich ook houden aan de normen en het beleid van Façade Creations. Ons standpunt is dat de verantwoordelijkheid voor naleving door de hele toeleveringsketen heen loopt.

Leveranciers zijn contractueel verantwoordelijk voor het waarborgen dat hun onderaannemers zich houden aan alle relevante eisen, waaronder de regels voor gezondheid en veiligheid, arbeidsnormen, kwaliteitscontroles en het milieu- en MVO-beleid dat wij opleggen. We communiceren expliciet aan onze leveranciers dat de Modern Slavery Act 2015, onze verwachtingen ten aanzien van corruptiebestrijding en onze normen voor gezondheid, veiligheid en milieu (HSE) van toepassing moeten zijn op alle schakels in hun toeleveringsketen. Als een leverancier bijvoorbeeld een onderaannemer inschakelt voor de productie van een onderdeel, mag die onderaannemer geen gebruik maken van dwangarbeid of kinderarbeid, moet hij veilige arbeidsomstandigheden handhaven en materialen op verantwoorde wijze inkopen – net zoals we dat van onze directe leveranciers verwachten.

Façade Creations kan van leveranciers bewijsmateriaal opvragen over hoe zij hun onderaannemers beheren. Dit kan inhouden dat kopieën van onderaannemersovereenkomsten of -beleid worden opgevraagd, of verklaringen dat onderaannemers zijn gescreend op naleving van de regels. Wij behouden ons het recht voor om de samenwerking met een bepaalde onderaannemer te weigeren (of een wijziging te eisen) als wij van mening zijn dat er een risico is met betrekking tot de naleving van de regels. In sommige gevallen kunnen wij een onderaannemer vragen om een ​​audit uit te voeren, of onze leverancier opdracht geven om dit namens ons te doen, met name als die onderaannemer een cruciale bijdrage levert.

Uiteindelijk blijft de hoofdleverancier volledig verantwoordelijk voor de prestaties en naleving van de afspraken door zijn onderaannemers. Eventuele tekortkomingen of overtredingen door een onderaannemer worden beschouwd als een overtreding door de hoofdleverancier. Door dit te handhaven, zorgen we ervoor dat er geen "zwakke schakels" in de keten zijn – elke deelnemer aan de realisatie van onze projecten moet aan onze normen voldoen. Deze aanpak beschermt Façade Creations en onze klanten tegen indirecte risico's en versterkt een cultuur van naleving binnen het gehele toeleveringsnetwerk.

Risicobeoordeling van leveranciers en doorlopend due diligence-onderzoek

Voordat Façade Creations een nieuwe externe leverancier inschakelt, voert het bedrijf een uitgebreide risicoanalyse en due diligence-onderzoek uit om te bepalen of de leverancier voldoet aan onze risicotolerantie en normen. Deze evaluatie omvat meerdere aspecten:

• Financiële stabiliteit: We beoordelen de financiële overzichten, kredietratings en andere indicatoren van de financiële gezondheid van de leverancier. Een stabiele financiële basis is belangrijk om ervoor te zorgen dat de leverancier zijn activiteiten gedurende de looptijd van onze projecten kan voortzetten (en dat hij niet halverwege het project failliet gaat of in gebreke blijft). We vermijden leveranciers met tekenen van financiële problemen (bijvoorbeeld recente faillissementen of een slechte kredietgeschiedenis).
• Technische competentie: We beoordelen of de leverancier over de technische bekwaamheid en capaciteit beschikt om het vereiste product of de vereiste dienst te leveren op het kwaliteitsniveau dat wij nodig hebben. Dit kan inhouden dat we de kwalificaties van sleutelpersoneel, eerdere projectervaring, technische voorstellen of zelfs voorbeeldwerk/producten bekijken. Voor gespecialiseerde materialen of systemen controleren we of de leverancier over de nodige expertise of certificeringen beschikt (bijvoorbeeld certificering voor productie volgens bepaalde Britse normen).
• Gezondheids-, veiligheids- en kwaliteitssystemen: We onderzoeken de interne managementsystemen van de leverancier voor gezondheid en veiligheid en kwaliteitsborging. Dit kan inhouden dat we controleren of ze beschikken over een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001) of een veiligheidsmanagementaccreditatie (ISO 45001 of vergelijkbaar). We kunnen kopieën van hun HSE-beleid, ongevallenregistraties of kwaliteitshandboek opvragen om hun prestaties op deze gebieden te beoordelen. Een sterke veiligheidscultuur en een robuust kwaliteitscontroleproces bij de leverancier verminderen het risico op ongevallen of defecten die onze projecten kunnen beïnvloeden.
• Milieu- en ethische normen: We beoordelen de aanpak van de leverancier op het gebied van milieubeheer en ethische praktijken. Dit kan inhouden dat we nagaan of ze een milieubeleid of ISO 14001-certificering hebben, hoe ze omgaan met afval en emissies, en of ze initiatieven op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen hebben. We screenen ook op mogelijke waarschuwingssignalen, zoals eerdere overtredingen van de arbeidswetgeving, milieuboetes of negatieve media-aandacht voor onethisch gedrag. Als onderdeel hiervan controleren we of de leverancier voldoet aan de Modern Slavery Act (indien van toepassing) en of er geen bekende betrokkenheid is bij corruptie of fraude.

Het resultaat van dit due diligence-onderzoek is een risicobeoordeling of simpelweg een beslissing of de leverancier wel of niet wordt goedgekeurd. Alleen leveranciers die aan onze minimumeisen in al deze categorieën voldoen, worden toegevoegd aan de lijst met goedgekeurde leveranciers. Als er bij een potentiële leverancier kleine problemen worden geconstateerd (bijvoorbeeld onervarenheid op een bepaald gebied), kunnen we deze alsnog goedkeuren mits er corrigerende maatregelen worden genomen (zoals extra toezicht of een kortere beoordelingsinterval), maar bij ernstige problemen volgt afwijzing.

Risicobeoordeling is geen eenmalige activiteit bij de onboarding. We blijven de risico's gedurende de gehele leveranciersrelatie monitoren en opnieuw beoordelen. Significante veranderingen, zoals snelle groei, fusies, financiële problemen of nieuwe juridische kwesties aan de kant van de leverancier, zullen aanleiding geven tot een herbeoordeling. We herzien de lijst met goedgekeurde leveranciers ook periodiek om de due diligence-informatie te actualiseren (minimaal eens in de twee jaar, of vaker voor kritieke leveranciers). Deze continue due diligence-aanpak zorgt ervoor dat al onze leveranciers geschikt blijven voor het beoogde doel en dat nieuwe risico's proactief worden geïdentificeerd en aangepakt.

Beleidsevaluatie en continue verbetering

Façade Creations Ltd streeft ernaar dit beleid voor externe leveranciers actueel te houden met de steeds veranderende wet- en regelgeving en beste praktijken. Daarom herzien en verfijnen we dit beleid regelmatig (minstens jaarlijks, of vaker indien er belangrijke wetswijzigingen zijn) om de effectiviteit ervan te waarborgen. Updates kunnen worden doorgevoerd om nieuwe Britse wettelijke vereisten (zoals wijzigingen in aanbestedingswetgeving, gegevensbescherming, meldingsplicht inzake moderne slavernij, enz.) te integreren, verbeteringen in onze interne processen weer te geven of onze normen te verhogen op basis van ontwikkelingen in de sector.

Wijzigingen in het beleid worden goedgekeurd door de directeur en aan al onze leveranciers gecommuniceerd. Voor de transparantie publiceren we doorgaans de meest recente versie van dit beleid op onze bedrijfswebsite. Leveranciers kunnen worden gevraagd om het herziene beleid opnieuw te bevestigen of na te leven als onderdeel van lopende contracten of tijdens een herkwalificatie. We moedigen een open dialoog met onze leveranciers aan; als er onderdelen van het beleid zijn die verduidelijking behoeven of als een leverancier suggesties voor verbetering heeft, verwelkomen we die feedback als onderdeel van onze continue verbeteringsfilosofie.

Samenvattend vat het beleid van Façade Creations Ltd. ten aanzien van externe leveranciers onze toewijding aan verantwoorde, ethische en wettelijk conforme praktijken in de toeleveringsketen samen. Door onze verwachtingen duidelijk te formuleren en onze partners verantwoordelijk te houden, streven we ernaar sterke, op vertrouwen gebaseerde relaties op te bouwen met leveranciers die onze waarden delen. Dit garandeert niet alleen naleving van de Britse aanbestedingswetgeving, anti-corruptieregels en de Modern Slavery Act, maar draagt ​​ook bij aan algehele excellentie en duurzaamheid in elk project dat we realiseren. Wij zijn ervan overtuigd dat een verantwoorde toeleveringsketen een hoeksteen is voor het leveren van hoogwaardige geveloplossingen en het beschermen van de reputatie van zowel Façade Creations als onze klanten. Door dit beleid nauwgezet te handhaven en samen te werken met onze toeleveranciers, zullen we hoge normen blijven handhaven en een positieve bijdrage leveren aan onze branche en de gemeenschap.

Laatst bijgewerkt: februari 2026