Binnen het btw-stelsel is het heel goed mogelijk dat een bedrijf btw aan de Britse belastingdienst (HMRC) moet afdragen, terwijl het die betaling niet van de klant heeft ontvangen.
Met de regeling voor teruggave van oninbare vorderingen kunnen bedrijven die leveringen hebben verricht waarover zij btw hebben berekend en betaald, maar waarvoor zij geen betaling hebben ontvangen, een terugbetaling van de btw aanvragen op basis van het openstaande bedrag.
De voorwaarden voor kwijtschelding
Om een claim in te dienen, moet een bedrijf aan een aantal voorwaarden voldoen. De belangrijkste voorwaarden zijn:
- Goederen en diensten zijn geleverd en de betreffende btw is afgedragen en betaald aan de Britse belastingdienst (HMRC)
- Er zijn zes maanden verstreken tussen de leveringsdatum en de vervaldatum van de betaling, afhankelijk van welke datum later is
- De schuld is niet verkocht, gefactureerd of op andere wijze overgedragen aan een andere partij
- Het openstaande bedrag moet geheel of gedeeltelijk in de dagelijkse boekhouding zijn afgeschreven als oninbare vordering (op een aparte rekening 'terugbetalingen voor oninbare vorderingen').
Het indienen van de bewering
Een claim wordt ingediend door het juiste bedrag in te vullen in vak 4 van de btw-aangifte voor de periode waarin het recht op de claim ontstaat (of een eventuele latere periode).
Het is niet toegestaan om een creditnota aan de klant uit te geven met betrekking tot oninbare vorderingen.
De hoogte van de btw-aftrek wordt berekend op basis van het openstaande bedrag. In gevallen waarin een gedeeltelijke betaling van de klant is ontvangen, moet het openstaande bedrag als inclusief btw worden beschouwd. Aftrek kan dus alleen worden geclaimd voor de btw over het nog niet betaalde bedrag.
Als via de btw-aangifte een verzoek tot kwijtschelding van oninbare vorderingen wordt ingediend en de klant vervolgens een gedeeltelijke of volledige betaling verricht, is de belastingplichtige verplicht het verzoek dienovereenkomstig terug te draaien of aan te passen.
Records
Bedrijven die een beroep doen op kwijtschelding van oninbare vorderingen, moeten gedurende vier jaar vanaf de datum van de aanvraag documenten bewaren waaruit blijkt:
- Het tijdstip en de aard van de levering, de koper en de tegenprestatie – normaal gesproken staat dit vermeld op een kopie van de btw-factuur
- het bedrag aan btw en de boekingsperiode waarin het aan HMRC is betaald
- elke betaling die voor de levering is ontvangen
- Details van boekingen in de rekening 'terugbetalingen voor oninbare vorderingen'.
Terugbetaling van voorbelasting door de koper
Deze maatregel kan worden omschreven als het omgekeerde van schuldsanering, omdat de focus ligt op de klant in plaats van op de leverancier.
Wanneer een klant een leverancier niet binnen zes maanden na de leveringsdatum of, indien later, de vervaldatum betaalt, moet de eerder als voorbelasting teruggevorderde btw via de btw-aangifte aan de Belastingdienst worden terugbetaald. Dit legt een extra last op alle btw-geregistreerde bedrijven om hun inkoopadministratie nauwlettend in de gaten te houden en te anticiperen of ze de teruggevorderde voorbelasting op van leveranciers ontvangen goederen en diensten moeten terugvorderen.
