Bedrijven die btw-geregistreerd zijn, fungeren als incasseerders van onbetaalde belastingen en zijn verplicht om alle door hen geïnde belastinginkomsten tijdig en nauwkeurig te verantwoorden.
Het btw-systeem wordt gehandhaafd door HMRC, met zware boetes voor overtredingen van de wetgeving. Onwetendheid is geen geldig excuus om de regels niet na te leven.
Hieronder lichten we enkele aandachtspunten toe.
Het is echter belangrijk dat u specifiek professioneel advies inwint dat is afgestemd op uw omstandigheden.
Wat is btw?
Domein
Een transactie valt onder de btw-heffing indien:
- Er is sprake van een aanbod van goederen of diensten
- Het is gemaakt in het Verenigd Koninkrijk
- Het werd gemaakt door een belastingplichtige
- Het werd gemaakt in het kader van of ter bevordering van de bedrijfsvoering.
Invoer en uitvoer
Bedrijven berekenen btw over hun verkopen. Dit wordt omzetbelasting genoemd en de verkopen worden output genoemd. Op dezelfde manier wordt btw berekend over de meeste goederen en diensten die een bedrijf inkoopt. Dit wordt inkomende belasting genoemd.
De omzetbelasting wordt door het bedrijf namens de Britse belastingdienst (HMRC) bij de klant geïnd en moet regelmatig aan hen worden afgedragen door deze in een btw-aangifte op te nemen.
De betaalde voorbelasting op de gekochte goederen en diensten kan echter worden afgetrokken van de verschuldigde omzetbelasting, zodat alleen het netto verschuldigde bedrag aan HMRC wordt betaald. Houd er rekening mee dat bepaalde categorieën btw nooit als voorbelasting kunnen worden teruggevorderd, zoals de btw op zakelijke representatiekosten van derden in het Verenigd Koninkrijk en de meeste aankopen van motorvoertuigen.
Aandachtspunten
Benodigdheden
Belastbare leveringen zijn hoofdzakelijk onderworpen aan het standaardtarief (20%) of het nultarief (0%). Daarnaast is er een verlaagd tarief van 5% dat van toepassing is op een klein aantal specifieke belastbare leveringen.
Er zijn bepaalde leveringen die niet belastbaar zijn en deze worden gecategoriseerd als vrijgestelde leveringen.
Er bestaat een belangrijk onderscheid tussen vrijgestelde leveringen en leveringen met een nultarief:
- Als uw bedrijf alleen vrijgestelde leveringen verricht, kunt u zich niet registreren voor btw en dus geen voorbelasting terugvorderen.
- Als uw bedrijf goederen en diensten levert die tegen een nultarief worden aangeboden, moet u zich registreren voor de btw, aangezien uw goederen en diensten belastbaar zijn (zij het tegen 0%) en de aftrek van voorbelasting is toegestaan.
Registratie – is dat nodig?
U bent verplicht om u te registreren voor btw als de waarde van uw belastbare leveringen een bepaalde drempel overschrijdt. Deze drempel wordt op twee verschillende manieren toegepast: ofwel door terug te kijken naar de waarde van de belastbare leveringen in de voorgaande 12 maanden, ofwel door vooruit te kijken naar de belastbare leveringen die alleen al in de komende 30 dagen worden verwacht. De toepasselijke drempel bedraagt £90.000 met ingang van 1 april 2024.
Als uw belastbare leveringen onder de drempel liggen, kunt u zich vrijwillig registreren. Hierdoor kunt u de voorbelasting terugvorderen, wat bijvoorbeeld kan leiden tot een terugbetaling van btw als uw bedrijf hoofdzakelijk leveringen verricht die onder het nultarief vallen.
Als u nog geen belastingplichtige leveringen verricht, maar dit wel van plan bent, kunt u zich registreren als 'toekomstige ondernemer'. Op deze manier kunt u de voorbelasting op opstartkosten terugvorderen.
Belastingplichtige
Een belastingplichtige is iedereen die belastbare leveringen verricht of voornemens is te verrichten en die geregistreerd is of verplicht is zich te registreren voor btw. Voor de btw-registratie omvat de term 'persoon' onder meer:
- individuen
- partnerschappen
- bedrijven, clubs en verenigingen
- liefdadigheidsinstellingen.
Als een persoon twee of meer bedrijfsactiviteiten uitoefent, worden alle leveringen die in die activiteiten worden gedaan bij elkaar opgeteld om te bepalen of die persoon zich al dan niet voor btw moet registreren.
Administratie
Na registratie moet u elk kwartaal een aangifte indienen bij HMRC met vermelding van de af te dragen btw over de omzet en de aftrekbare btw over de uitgaven, samen met andere statistische gegevens. Alle bedrijven moeten hun aangifte online indienen met behulp van software die voldoet aan de eisen van HMRC.
In de meeste gevallen moet een online btw-aangifte binnen één maand en zeven dagen na het einde van de betreffende periode worden ingevuld en ingediend.
Elektronische betaling vóór dezelfde vervaldatum is ook verplicht voor alle bedrijven.
Bedrijven die leveringen verrichten met een nultarief en die netto btw-teruggave ontvangen, kunnen er vanuit cashflowoogpunt baat bij hebben om maandelijks aangifte te doen.
Bedrijven met een verwachte jaarlijkse omzet aan belastbare goederen en diensten van maximaal £ 1.350.000 kunnen zich aanmelden voor de jaarlijkse btw-regeling. Hierbij betalen ze maandelijks of per kwartaal btw, maar hoeven ze slechts één btw-aangifte in te dienen aan het einde van het jaar.
Bedrijven met een belastbare omzet onder de drempel van £ 1.350.000 kunnen ook de voordelen voor de cashflow overwegen van deelname aan de kasboekhoudingsregeling, waarbij de btw op verkopen en aankopen wordt verrekend op basis van het kasboek in plaats van op basis van het accrualprincipe.
Het bijhouden van gegevens
Het is belangrijk dat een btw-geregistreerd bedrijf een volledige en actuele administratie bijhoudt. Dit omvat details van alle leveringen, aankopen en uitgaven.
Daarnaast dient er een btw-administratie te worden bijgehouden. Dit is een overzicht van de verschuldigde btw en de terugvorderbare btw van het bedrijf. Alle bedrijfsadministratie dient zes jaar te worden bewaard.
Bovengenoemde gegevens moeten worden bijgehouden in software die voldoet aan de eisen van HMRC. HMRC biedt geen gratis software aan.
Inspectie van documenten
Het bijhouden van de administratie en het berekenen van de btw-verplichting is de verantwoordelijkheid van de geregistreerde persoon, maar de Belastingdienst (HMRC) moet wel kunnen controleren of het juiste btw-bedrag wordt betaald. Daarom kan een btw-inspecteur van tijd tot tijd langskomen om de bedrijfsadministratie te inspecteren. Dit wordt een controlebezoek genoemd.
De btw-inspecteur wil er zeker van zijn dat de btw-regels correct worden toegepast en dat de aangiften en andere btw-documenten correct worden bijgehouden.
U moet er echter niet van uitgaan dat uw bedrijf door de HMRC volledig in orde is verklaard, ook al zijn er tijdens een bezoek geen fouten geconstateerd.
Overtredingen en straffen
De Britse belastingdienst (HMRC) heeft ruime bevoegdheden om bedrijven te bestraffen die de btw-regels negeren of onjuist toepassen. HMRC kan boetes (en in sommige gevallen rente) opleggen voor de volgende zaken:
- late retouren/betalingen
- late registratie
- fouten in retouren.
Winkelprogramma's
Er zijn speciale regelingen beschikbaar voor detailhandelaren, omdat het voor sommige detailhandelaren onpraktisch kan zijn om alle administratie bij te houden die van een btw-geregistreerde ondernemer wordt vereist.
Vaste tariefregeling
Dit is een regeling waarmee kleinere bedrijven (met een jaarlijkse belastbare omzet van maximaal £ 150.000) hun btw aan de Britse belastingdienst (HMRC) kunnen betalen als een percentage van hun totale bedrijfsinkomen. Hierdoor hoeven er geen specifieke aanvragen voor terugvordering van voorbelasting te worden ingediend en kan de administratieve lasten worden verminderd. Het doel van de regeling is om de btw-afhandeling voor kleinere bedrijven te vereenvoudigen, maar voor sommige bedrijven kan het zelfs leiden tot een verlaging van het totale bedrag aan btw dat aan HMRC moet worden betaald.
Digitale belastingaangifte voor bedrijven: btw
Volgens de nieuwe regelgeving voor digitale btw-afdracht (Making Tax Digital for VAT, MTDfV) moeten alle btw-geregistreerde bedrijven hun btw-administratie digitaal bijhouden en hun btw-aangiftegegevens aan HMRC verstrekken via software die compatibel is met MTD.
Er zijn enkele uitzonderingen op de MTDfV-regeling. De categorieën van uitzonderingen zijn echter zeer specifiek en zullen waarschijnlijk niet van toepassing zijn op de meeste btw-geregistreerde bedrijven.
