Kasboekhouding stelt een bedrijf in staat om btw te berekenen en af te dragen op basis van ontvangen en betaalde bedragen, in plaats van op basis van uitgegeven en ontvangen facturen.
Voordelen en nadelen van de regeling
De voordelen van het plan zijn als volgt:
- De omzetbelasting over de verkoopopbrengsten is pas verschuldigd wanneer het bedrijf de betaling van de facturen heeft ontvangen. Als klanten snel betalen, zal het voordeel beperkt zijn. Desondanks kan de winst aanzienlijk zijn.
- Er is automatische kwijtschelding van oninbare btw-vorderingen, omdat er geen btw verschuldigd is als er geen betaling wordt ontvangen.
- De meeste kleinere bedrijven vinden het gemakkelijker om te denken in termen van inkomende en uitgaande kasstromen dan in termen van gefactureerde bedragen.
De mogelijke nadelen zijn als volgt:
- Er vindt geen terugvordering van voorbelasting plaats totdat de facturen van de leveranciers zijn betaald.
- De regeling is niet gunstig voor bedrijven die netto-aftrek toepassen – bijvoorbeeld een startend bedrijf met aanzienlijke initiële uitgaven aan apparatuur, voorraden, enz., waardoor de voorbelasting hoger is dan de af te dragen belasting, zou normaal gesproken de deelname aan de regeling moeten uitstellen. Op die manier kan het bedrijf gebruikmaken van de accrualmethode om de initiële voorbelasting terug te vorderen op basis van ontvangen facturen in plaats van gedane betalingen.
Kernregels
Een bedrijf kan deelnemen aan de regeling als het redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de belastbare omzet in de komende 12 maanden niet meer dan £ 1.350.000 zal bedragen en op voorwaarde dat het:
- is volledig bij met de btw-aangifte
- heeft alle verschuldigde btw betaald of heeft met de belastingdienst (HMRC) een regeling getroffen voor de betaling van het openstaande bedrag in termijnen
- is het afgelopen jaar niet veroordeeld voor btw-overtredingen.
Alle standaardleveringen en leveringen met een nultarief tellen mee voor de drempel van £ 1.350.000, met uitzondering van verwachte verkopen van kapitaalgoederen die voorheen binnen het bedrijf werden gebruikt. Vrijgestelde leveringen worden niet meegenomen in de berekening.
Wanneer een bedrijf zich bij de regeling aansluit, moet het ervoor zorgen dat er geen btw meer wordt berekend over bedragen die al eerder zijn verwerkt op basis van uitgegeven en ontvangen facturen.
Een bedrijf kan van de regeling gebruikmaken zonder de Britse belastingdienst (HMRC) daarvan op de hoogte te stellen.
Het kasstelsel dekt niet:
- goederen gekocht of verkocht onder lease- of huurkoopovereenkomsten
- goederen gekocht of verkocht onder kredietverkoop- of voorwaardelijke verkoopovereenkomsten
- Gefactureerde leveringen waarbij de volledige betaling niet binnen zes maanden is voldaan
- Facturering van materialen voorafgaand aan de levering van de goederen of het verrichten van de diensten.
Zodra de jaarlijkse belastbare omzet meer dan £1.600.000 bedraagt, moet het bedrijf de regeling onmiddellijk verlaten.
Bij het verlaten van de regeling is in principe btw verschuldigd over alle leveringen waarover nog geen btw is afgedragen. Niet-afgedragen voorbelasting op ontvangen facturen kan worden verrekend met de verschuldigde btw. Om de overgang van kasboekhouding naar accrualboekhouding soepeler te laten verlopen, staat de Britse belastingdienst (HMRC) echter een periode toe waarin alle btw die nog openstaat op de datum van het verlaten van de regeling, nog zes maanden na het verlaten van de regeling op kasbasis kan worden afgedragen.
BTW-afrekening
De verschuldigde btw moet worden afgedragen bij ontvangst van de betaling. Er gelden specifieke regels voor verschillende soorten betalingen:
Records
Bij de kasboekhouding is het belangrijkste document een kasboek waarin alle gedane en ontvangen betalingen worden samengevat, met een aparte kolom voor btw. De betalingen moeten duidelijk worden gekoppeld aan de bijbehorende inkoop-/verkoopfactuur.
Daarnaast gelden de gebruikelijke vereisten met betrekking tot kopieën van btw-facturen en bewijs van voorbelasting.
