De komende jaren zal de overheid haar baanbrekende initiatief 'Making Tax Digital' (MTD) gefaseerd invoeren, waardoor belastingbetalers volledig overstappen op een digitaal belastingstelsel.
Dit factsheet schetst enkele belangrijke kwesties voor bedrijven.
Digitale belastingaangifte voor bedrijven
Het programma Making Tax Digital for Business (MTDfB) werd geïntroduceerd in de voorjaarsbegroting van 2015. Kort daarna werd het regeringsdocument 'Making Tax Easier' gepubliceerd, waarin plannen werden uiteengezet voor het 'einde van de belastingaangifte'. Het document beschreef ook de visie van de overheid om het Britse belastingstelsel te moderniseren, waarbij digitale belastingrekeningen de belastingaangifte voor tien miljoen particulieren en vijf miljoen kleine bedrijven zouden vervangen.
Herziene tijdschema's
Branche-experts en accountants uitten echter hun bezorgdheid over het voorgestelde tempo en de omvang van de invoering van MTDfB. Als gevolg hiervan heeft de overheid het tijdschema voor de implementatie van het initiatief aangepast, zodat bedrijven en particulieren 'voldoende tijd hebben om zich aan de veranderingen aan te passen'.
MTDfB is, te beginnen met de btw, op 1 april 2019 van kracht geworden, zoals hieronder samengevat.
Digitale belastingheffing voor btw (MTDfV)
Volgens de regels moeten alle btw-geregistreerde bedrijven digitale administratie bijhouden voor btw-doeleinden en hun btw-aangiftegegevens aan HMRC verstrekken via software die compatibel is met MTD (Making Tax Digital).
Slechts een klein aantal bedrijven is vrijgesteld van de MTDfV-verplichting. Neem contact met ons op als u denkt dat uw bedrijf mogelijk is vrijgesteld. Automatische vrijstellingen gelden alleen wanneer een bedrijf al is vrijgesteld van het online indienen van btw-aangiften of formeel insolvent is.
De Britse belastingdienst (HMRC) heeft ook de bevoegdheid om in zeer beperkte omstandigheden vrijstelling te verlenen, bijvoorbeeld als zij ervan overtuigd is dat een bedrijf geen gebruik kan maken van een computer, software of internet vanwege redenen zoals een handicap, locatie of religieuze overtuiging. Bedrijven kunnen in beroep gaan tegen een weigering van de HMRC om vrijstelling te verlenen.
Inschrijving
Sinds april 2022 is MTDfV verplicht voor alle btw-geregistreerde bedrijven. Dit betekent dat zelfs vrijwillig geregistreerde bedrijven, met een omzet onder de verplichte btw-drempel (£90.000 vanaf 1 april 2024), de vereiste digitale administratie moeten bijhouden en digitaal aangifte moeten doen. Als dit op u van toepassing is en u overweegt om u uit te schrijven voor de btw, dan bespreken we dit graag met u.
Sinds februari 2024 heeft HMRC alle nieuwe btw-registraties automatisch aangemeld voor MTD, tenzij er specifiek een vrijstelling van MTD is aangevraagd.
Bedrijven die onder de MTDfV-regelgeving vallen, zijn verplicht hun btw-aangifte in te dienen met behulp van software die compatibel is met de MTDfV-regelgeving. De gegevens worden uit de digitale administratie gehaald om de btw-aangifte in te vullen.
De wijzigingen die zijn doorgevoerd in het kader van het MTDfV-project hebben geen invloed op de wettelijke termijnen voor btw-aangiften of betalingsdata. Bedrijven die ervoor kiezen om maandelijks of jaarlijks btw-aangiften in te dienen, kunnen dit blijven doen.
Het gebruik van software van derden en het bijhouden van digitale gegevens
De Britse belastingdienst (HMRC) levert geen MTDfV-software en handmatige registratie is niet toegestaan. Bedrijven moeten specifieke gegevens bijhouden in 'functioneel compatibele software', die de btw-aangifte berekent en via een Application Programme Interface (API) naar HMRC verzendt.
HMRC erkent dat er verschillende manieren zijn om dit te doen. De overdracht van gegevens aan HMRC, van de verplichte digitale registratie tot het indienen van de aangifte, moet echter volledig digitaal zijn. HMRC heeft btw-kennisgeving 700/22: Making Tax Digital for VAT , waarin de vereisten gedetailleerder worden uiteengezet.
In de btw-mededeling wordt functioneel compatibele software gedefinieerd als 'een softwareprogramma of een set compatibele softwareprogramma's die via een API verbinding kunnen maken met de systemen van HMRC' en die aan de volgende eisen moet voldoen:
- Het digitaal bijhouden van gegevens zoals voorgeschreven door de MTDfV-regels
- Het digitaal bewaren van gegevens gedurende maximaal zes jaar
- Het aanmaken van een btw-aangifte op basis van de digitale gegevens in compatibele software en het digitaal indienen van deze gegevens bij de HMRC
- het vrijwillig verstrekken van btw-gegevens aan de Britse belastingdienst (HMRC)
- Informatie ontvangen van HMRC via het API-platform.
De te bewaren gegevens staan vermeld in de btw-kennisgeving. Deze omvatten 'identificatiegegevens'; de btw-rekening die de primaire gegevens en de btw-aangifte koppelt; en informatie over geleverde en ontvangen goederen en diensten, inclusief de verschillende toepasselijke btw-tarieven. Voor ontvangen goederen en diensten is ook het bedrag aan terug te vorderen voorbelasting vereist.
MTD is niet volledig papierloos en betekent niet dat bedrijven verplicht zijn om digitale facturen en bonnen te gebruiken. De daadwerkelijke registratie van geleverde en ontvangen goederen en diensten moet echter wel digitaal plaatsvinden. Facturen en bonnen die niet digitaal worden bewaard, moeten voor btw-doeleinden zoals gebruikelijk in papieren vorm worden bewaard.
Softwareproblemen
De digitale gegevens die nodig zijn voor MTD hoeven niet op één plek of in één programma te worden bewaard. Bedrijven kunnen digitale gegevens in verschillende compatibele digitale formaten opslaan. Het gebruik van spreadsheets is toegestaan, in combinatie met aanvullende MTD-software.
Vanaf 1 april 2021 moeten alle programma's digitaal gekoppeld zijn wanneer digitale gegevens in meer dan één programma worden bewaard of wanneer er gebruik wordt gemaakt van aanvullende programma's. BTW-mededeling 700/22 definieert deze digitale koppelingen.
Digitale links
Een digitale link is de overdracht of uitwisseling van digitale gegevens tussen softwareprogramma's, producten of applicaties. Wanneer een reeks softwareproducten wordt gebruikt, moeten er digitale links tussen deze producten bestaan. Zodra gegevens in de software zijn ingevoerd, moet elke verdere overdracht of wijziging via een digitale link plaatsvinden.
Handmatige gegevensoverdracht is niet toegestaan onder MTD. Een voorbeeld hiervan is het noteren van gegevens van facturen in het ene grootboek en vervolgens het handmatig bijwerken van een ander onderdeel van de functionele, compatibele software met die handgeschreven informatie. Handmatig kopiëren of overzetten van gegevens tussen twee of meer softwareprogramma's, evenals 'knippen en plakken' of 'kopiëren en plakken', is niet toegestaan.
In de btw-mededeling worden acceptabele digitale links beschreven, waaronder:
- gekoppelde cellen in spreadsheets
- Een spreadsheet met digitale gegevens per e-mail naar een agent sturen, zodat die de gegevens in software kan importeren om een berekening uit te voeren, zoals een berekening voor gedeeltelijke vrijstelling
- Het overzetten van digitale gegevens naar draagbare apparaten (USB-stick, geheugenkaart) en deze aan een agent geven
- XML- en CSV-import en -export, downloaden en uploaden van bestanden
- geautomatiseerde gegevensoverdracht
- API-overdracht.
Overgang: strafperiode voor een soepele landing
Voor btw-aangifteperioden die beginnen tussen 1 april 2019 en 31 maart 2020 worden geen boetes opgelegd als bedrijven geen digitale koppeling tussen softwareprogramma's hebben. Dit betekent dat 'kopiëren en plakken' is toegestaan terwijl bedrijven hun systemen bijwerken. Vanaf 2020 zal HMRC echter boetes opleggen voor niet-naleving.
De overdracht van btw-aangiftegegevens naar de bijbehorende software voor indiening bij de Britse belastingdienst (HMRC) moet altijd digitaal gebeuren en is uitgesloten van de soepele overgangsregeling.
Uitzonderingen
Onder MTDfV is slechts een klein aantal bedrijven vrijgesteld. Neem contact met ons op als u denkt dat uw bedrijf mogelijk vrijgesteld is. Bedrijven kunnen in beroep gaan tegen een afwijzing van de vrijstelling door HMRC.
