Grote bedrijfsfraudes en faillissementen halen zo nu en dan de krantenkoppen, vaak met veel publiciteit en spectaculaire bedragen.
Met de huidige druk als gevolg van een trage economie, uitdagingen zoals problemen met het verlengen van financiering, het behalen van doelstellingen en zelfs het simpelweg betalen van leveranciersrekeningen, is het duidelijk dat het risico op fraude voor bedrijven van elke omvang aanzienlijk is toegenomen.
De problemen die gepaard gaan met veelbesproken fraudegevallen lijken misschien ver van uw bedrijf af te staan, maar de simpele waarheid is dat fraude bedrijven van elke omvang kan treffen. Of u nu een klein team of een groot personeelsbestand hebt, dit informatieblad behandelt hoe u zich bewuster kunt worden van de factoren die wijzen op fraude. Het beschrijft ook de maatregelen die u kunt nemen om het risico binnen uw bedrijf te minimaliseren.
Zoiets zou hier niet kunnen gebeuren
Het is gemakkelijk om te denken dat fraude iets is wat 'hier niet zou kunnen of gebeuren'. Grote bedrijven beschikken echter over de middelen om effectieve interne controlesystemen te implementeren om fraude te voorkomen, terwijl kleinere en middelgrote bedrijven vaak moeten vertrouwen op een klein team van mensen die ze vertrouwen. Ongetwijfeld kunt u zich een aantal belangrijke medewerkers herinneren die u niet zou kunnen missen! Werkgevers hebben al zo vaak gezegd: "Hij/zij (de fraudeur) was mijn meest vertrouwde medewerker".
Een belangrijk probleem voor kleinere bedrijven is het gebrek aan mogelijkheden om taken te scheiden. Medewerkers moeten meerdere rollen vervullen, wat de kans op fraude vergroot. Voor sommigen is de verleiding daartoe te groot.
Gebieden waar fraude kan voorkomen
Hoewel de precieze aard van fraude afhankelijk is van de aard van de onderneming en de mogelijkheden die een potentiële fraudeur heeft, zijn er een aantal veelvoorkomende gebieden waar fraude kan plaatsvinden.
Werknemers die misbruik maken van hun positie
De meeste vormen van fraude hebben gevolgen voor de winst- en verliesrekening, waar uitgaven te hoog worden opgegeven of inkomsten te laag. Fraude kan variëren van een paar euro aan gemanipuleerde onkosten, waarbij niemand de bewijsstukken controleert of de redelijkheid van de claim beoordeelt, tot meer omvangrijke fraude. Deze kan bijvoorbeeld bestaan uit het opzetten van fictieve leveranciers en het opstellen van valse facturen, of een medewerker die aankopen goedkeurt terwijl hij samenwerkt met een leverancier.
Posities kunnen ook misbruikt worden wanneer een bedrijf offertes aanvraagt. Hier bestaat het risico op 'omkoping', waarbij de betrokkenen bij het aanbestedingsproces steekpenningen of andere voordelen aannemen van potentiële leveranciers. Dit kan leiden tot inefficiënte contracten, mogelijk voor goederen van twijfelachtige kwaliteit.
De individuele bedragen die bij dit soort fraude gemoeid zijn, zijn vaak niet groot, waardoor ze een tijdlang onopgemerkt blijven. Na verloop van tijd kunnen de betrokken bedragen echter aanzienlijk worden. Veel fraudeurs winnen aan zelfvertrouwen en de bedragen lopen op naarmate ze 'hebzuchtig' worden. Uiteraard worden grootschalige fraudes eerder ontdekt en speelt hebzucht vaak een rol bij het opsporen en arresteren van fraudeurs.
Desondanks is de tijd die nodig is om fraude op te sporen van cruciaal belang. Het kan een enorm verschil maken voor de cashflow, aangezien fraude een bedrijf berooft van middelen die het nodig heeft om te groeien.
Leveranciers profiteren hiervan
Wanneer een bedrijf weinig of zwakke controleprocedures hanteert, kan een leverancier dit herkennen en er misbruik van maken. Zo kunnen er bijvoorbeeld minder artikelen worden geleverd dan op de leveringsbon staan vermeld. Facturen kunnen hogere aantallen of prijzen bevatten dan de geleverde en overeengekomen hoeveelheden.
Dit onderstreept het belang van het controleren van zowel leveringsbonnen als facturen en het onmiddellijk opvolgen van eventuele afwijkingen.
Andere risicogebieden
Diefstal van vertrouwelijke informatie, zoals klantenlijsten of intellectueel eigendom, bijvoorbeeld een industrieel proces, kan een bedrijf enorme problemen bezorgen als deze door ontevreden werknemers worden gestolen. Er zijn zelfs voorbeelden bekend van het kopiëren van dergelijke gegevens naar een smartphone!
Informatie kan ook kwetsbaar zijn voor aanvallen van buitenaf. Door technologische ontwikkelingen moeten bedrijven rekening houden met IT-gerelateerde risico's. Tegenwoordig wordt vaak aangenomen dat de computer altijd gelijk heeft, waardoor er binnen een organisatie over het algemeen minder handmatige controles worden uitgevoerd.
Bepaalde soorten organisaties lopen een groter risico op fraude. Zo zijn bijvoorbeeld organisaties die voornamelijk met contant geld werken kwetsbaarder vanwege de moeilijkheden bij het implementeren van effectieve controles op contant geld. Ook bedrijven die handelen in aantrekkelijke consumptiegoederen lopen een verhoogd risico.
Voorbeelden
JF Bogus & Zonen
Je zou denken dat zoiets jou nooit zou overkomen, maar stel je voor dat je vertrouwde boekhouder je een factuur en een cheque ter ondertekening aanbiedt. Hoe aandachtig bekijk je die factuur dan? Het bedrag is misschien relatief klein en wordt uiteraard ondersteund door een factuur. Je moet de cheque snel ondertekenen, want je bent er morgen niet en het is 17:15 uur. Je boekhouder vult de begunstigde in voordat de cheque wordt verstuurd.
Uiteindelijk kloppen uw jaarcijfers niet helemaal en uit nader onderzoek blijkt dat er facturen ontbreken en dat de boekhouder de cheques uiteindelijk aan zichzelf heeft uitgeschreven.
Het sportieve leven!
In de sportkleding- en -uitrustingsbranche werden de voorraadcontroles op de proef gesteld, omdat er te veel discrepanties aan het licht kwamen tussen de geautomatiseerde voorraad en de werkelijke voorraad aan het einde van het jaar. De verschillen konden niet worden verklaard en uiteindelijk werd er camerabewaking ingevoerd om het magazijn te controleren.
Schokkende beelden lieten zien hoe de schoonmakers allerlei knuppels, ballen en andere uitrusting toevoegden aan de vuilniszakken vol afval die elke avond werden afgevoerd!
Snelgroeiende bedrijven zijn mogelijk ook vatbaarder voor fraude. Wanneer zowel de middelen van het bedrijf als de directieleden persoonlijk tot het uiterste worden belast, is het nog moeilijker om het overzicht te behouden. Signalen van fraude kunnen dan onopgemerkt blijven.
Weet iemand waar Sid is?
Stel je de verbazing voor van een directeur van een lokaal productiebedrijf toen hij de loonstroken aan zijn personeel uitdeelde en er twee overbleven! Zijn financieel directeur, die er voorheen altijd steevast een had uitgedeeld, was ziek geworden en kon niet komen werken. Nader onderzoek wees uit dat deze zeer gewaardeerde medewerker al enige tijd fictieve werknemers had gecreëerd en de lonen op zijn eigen bankrekening had gestort.
Tienstappenplan voor het voorkomen en opsporen van fraude
Gezien de grote verscheidenheid aan mogelijke vormen van fraude, welke stappen kunt u nemen om het risico op fraude binnen uw organisatie te minimaliseren? Bekijk onze tien beste tips voor het opsporen en voorkomen van fraude.
- Begin met het werven van de juiste mensen voor uw organisatie. Zorg ervoor dat u referenties zorgvuldig controleert en dat ook tijdelijk personeel gescreend wordt, met name als zij op cruciale posities gaan werken.
- Zorg ervoor dat u een duidelijk beleid hanteert waarin staat dat fraude binnen de organisatie niet wordt getolereerd en dat dit aan alle medewerkers wordt gecommuniceerd.
- Bepaal welke onderdelen van uw organisatie risico lopen en plan en implementeer vervolgens passende verdedigingsmechanismen. Richt u op de gebieden waar uw inkomsten het meest vandaan komen en waar de meeste kosten liggen. Ontwikkel eenvoudige interne controlesystemen om deze gebieden te beschermen. Effectieve controles omvatten:
- scheiding van taken
- toezicht en beoordeling
- rekenkundige controles
- boekhoudkundige vergelijkingen
- autorisatie en goedkeuring
- fysieke controles en tellingen
- Probeer waar mogelijk niet één persoon verantwoordelijk te maken voor een volledig onderdeel van het bedrijf. Dit geldt met name voor de boekhouding, maar ook voor andere belangrijke gebieden. Denk bijvoorbeeld aan het bestellen van goederen, voorraadbeheer en verzending in een bedrijf met aantrekkelijke consumentengoederen.
- Behoud altijd enige controle over de belangrijkste boekhoudkundige functies van uw bedrijf. Onderteken blanco cheques niet vooraf, behalve in uitzonderlijke gevallen, en zorg ervoor dat de bijbehorende facturen samen met de cheques worden aangeboden.
- Wees alert op ongebruikelijke verzoeken van medewerkers die betrokken zijn bij de boekhouding.
- Wees alert op werknemers die overdreven beschermend zijn ten opzichte van hun functie – ze hebben wellicht iets te verbergen. Let ook op ontevreden werknemers, die mogelijk een wrok koesteren, of op werknemers van wie de omstandigheden, al dan niet onverklaarbaar, verbeteren!
- Let goed op opvallende veranderingen in de kasstroom wanneer een medewerker afwezig is, bijvoorbeeld vanwege vakantie. Wees ook alert op medewerkers die nooit vakantie opnemen. Dit kunnen beide indicatoren zijn van fraude, iets wat we pas achteraf kunnen vaststellen.
- Stel budgetten en maandelijkse managementrapportages op en vergelijk deze met uw werkelijke resultaten, zodat u op de hoogte bent van afwijkingen. Door snel onderzoek te doen wanneer afwijkingen zich voordoen, kunt u fraudeurs de kans ontnemen om toe te slaan.
- Zorg ervoor dat er passende maatregelen worden genomen wanneer een fraudeur wordt betrapt, en leer van de ervaring.
De strijd tegen fraude winnen
Hoewel de meest gewiekste fraudeurs wellicht enige tijd onopgemerkt blijven, zijn veel fraudeurs gewone mensen die een kans zien. De fraude die ze plegen is over het algemeen vrij eenvoudig.
Door een aantal eenvoudige controles binnen een bedrijf in te voeren, kan het voor fraudeurs aanzienlijk moeilijker worden om misbruik te maken. De resultaten kunnen verbluffend zijn: een fraude van £100 per week komt neer op ongeveer £5.000 die een bedrijf over een jaar verliest. Werken met een winstmarge van 20% zou betekenen dat er £25.000 aan omzet gegenereerd moet worden om dit te compenseren.
