Achtergrond
Volgens de Arbeidstijdenregeling van 1998 (zoals gewijzigd) hebben werknemers recht op 5,6 weken betaald jaarlijks verlof (28 dagen als de werknemer vijf dagen per week werkt). Dit basisrecht is inclusief feestdagen. Dit verlofrecht komt nu dichter in de buurt van dat van werknemers in andere Europese landen, waar de vakantieregeling doorgaans ruimer is. Werknemers in Ierland hebben recht op 30 dagen; het hoogste minimumrecht geldt in Andorra voor 45 dagen.
Uitbetaling van jaarlijkse vakantie
Een werknemer heeft recht op betaling van een weekloon voor elke week vakantie waarop hij of zij recht heeft. Voor werknemers met normale werktijden is een weekloon het loon dat verschuldigd is voor de basisuren die de werknemer volgens contract moet werken. Eventuele reguliere contractuele bonussen of toeslagen (met uitzondering van onkostenvergoedingen) die niet variëren met de hoeveelheid gewerkte uren, worden ook meegerekend.
Wanneer een werknemer een variabel salaris ontvangt, is het weekloon gebaseerd op het gemiddelde wekelijkse inkomen. Voor verlofjaren die vóór 1 april 2024 beginnen, wordt het gemiddelde berekend over de voorgaande 52 weken, waarbij weken waarin geen salaris is ontvangen buiten beschouwing worden gelaten. Voor verlofjaren die op of na 1 april 2024 beginnen, geldt een nieuwe opbouwmethode en wordt het vakantierecht voor deze werknemers berekend als 12,07% van de daadwerkelijk gewerkte uren in een loonperiode.
Bij het berekenen van het weekloon moeten naast het basissalaris mogelijk nog enkele andere elementen in overweging worden genomen.
Voorheen werd commissie niet meegenomen in de berekening van vakantiegeld. Na een uitspraak van het Europees Hof van Justitie (EHJ), die door het Hof van Beroep werd bekrachtigd, moet commissie, indien gerelateerd aan het aantal tijdens werktijd gerealiseerde verkopen, wel worden meegenomen in de berekening van vakantiegeld. Er werd hoger beroep aangetekend bij de Hoge Raad, maar dit werd afgewezen. Werkgevers zijn nu verplicht zich aan deze uitspraak te houden.
Zowel gegarandeerde als niet-gegarandeerde overuren moeten worden meegenomen, evenals reguliere vrijwillige overuren. Het verschil tussen niet-gegarandeerde en vrijwillige overuren is dat de werknemer verplicht is om niet-gegarandeerde overuren te werken als deze worden aangeboden, maar vrijwillige overuren kan weigeren. Wanneer de vrijwillige overuren onregelmatig of ad hoc zijn, hoeven ze niet te worden meegenomen, tenzij ze gedurende een voldoende lange periode regelmatig en/of terugkerend voorkomen. Dit omvat overuren die regelmatig op bepaalde momenten in het jaar worden gewerkt, bijvoorbeeld rond Kerstmis, evenals frequent gewerkte overuren gedurende het hele jaar.
Deze extra elementen hoeven alleen te worden opgenomen voor de vier weken wettelijk verplichte vakantie volgens de Europese wetgeving, wat minder is dan het Britse minimum van 5,6 weken. Voor eventuele extra dagen daarboven kunnen ze worden weggelaten.
Volgens de regelgeving mag wettelijk vastgestelde jaarlijkse vakantie niet worden vervangen door een betaling ter compensatie, behalve bij beëindiging van het dienstverband. In dergelijke gevallen kan een betaling worden gedaan voor de niet opgenomen vakantiedagen in het vakantiejaar waarin de beëindiging plaatsvindt. Ook kan er recht zijn op een betaling voor overgedragen vakantiedagen als gevolg van zwangerschaps-/adoptieverlof of ziekte.
Verlof aanvragen
Werknemers zouden zelf moeten kunnen kiezen wanneer ze verlof opnemen, hoewel veel werkgevers wel bepaalde voorwaarden stellen, bijvoorbeeld dat slechts een bepaald aantal werknemers tegelijkertijd verlof mag opnemen of dat werknemers niet meer dan een bepaald aantal opeenvolgende werkdagen vrij mogen nemen.
Het is gebruikelijk dat werkgevers een procedure hebben voor dergelijke gevallen, inclusief een procedure voor de kennisgeving. Indien deze procedure ontbreekt, is de wettelijke bepaling dat een werknemer die verlof aanvraagt, zijn of haar werkgever ten minste tweemaal de duur van het verlof schriftelijk op de hoogte moet stellen. Een soortgelijke kennisgevingsregeling is van toepassing indien de werkgever de werknemer verzoekt verlof op specifieke tijdstippen op te nemen.
Eerste jaar van dienstverband
Werknemers bouwen hun jaarlijkse vakantierechten naar rato op gedurende hun eerste jaar in dienst. Dit wordt berekend op basis van het aantal gewerkte vakantiedagen in het betreffende jaar. De vakantierechten worden dus gedurende het eerste jaar van de werknemer opgebouwd met een snelheid van 1/12 van het jaarlijkse recht, te beginnen op de eerste dag van elke maand. Als de berekening geen exact aantal dagen oplevert, wordt het getal naar boven afgerond naar de dichtstbijzijnde halve dag.
Jaarlijks verlof en deeltijdmedewerkers
Volgens de huidige regelgeving hebben deeltijdwerkers recht op 5,6 weken vakantie, naar rato van het aantal gewerkte uren.
Vanaf 1 april 2024 zal de berekening plaatsvinden volgens de opbouwmethode van 12,07%, waarbij een correctie voor feestdagen wordt toegepast op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren. Dit maakt het voor werkgevers eenvoudiger om de berekening uit te voeren en de naleving te waarborgen.
Het Europees Hof van Justitie heeft geoordeeld dat het onrechtmatig is voor werkgevers om vakantiegeld van werknemers op te stapelen. Voor vakantiejaren die beginnen op of na 1 april 2024 mogen werkgevers echter wel opgespaard vakantiegeld gebruiken voor werknemers met onregelmatige uren of deeltijdwerkers, in plaats van vakantiegeld uit te betalen wanneer een werknemer daadwerkelijk vakantie opneemt.
Contractueel recht op jaarlijkse vakantie
Een werkgever kan het wettelijk recht op jaarlijkse vakantie van een werknemer verhogen via een contractuele regeling. In dat geval kan eventueel ongebruikte extra vakantie worden overgedragen naar het volgende vakantiejaar. Dit is vaak ter beoordeling van de werkgever en hangt af van de bepalingen in het contract.
Opbouw van jaarlijkse vakantiedagen tijdens zwangerschaps- en adoptieverlof
Een werknemer blijft gedurende zowel het gewone zwangerschapsverlof (OML) als het aanvullende zwangerschapsverlof (AML) recht hebben op 5,6 weken wettelijk jaarlijks verlof en eventueel aanvullend contractueel verlof.
Ziekte tijdens de vakantie
Werknemers hebben nu het recht om wettelijke vakantiedagen om te zetten in ziekteverlof als ze ziek worden tijdens een vooraf afgesproken vakantie. Dit betekent dat ze de gemiste vakantiedagen later kunnen inhalen. Als ze de rest van hun wettelijke vakantiedagen in dat vakantiejaar niet kunnen opnemen, kunnen ze deze meenemen naar het volgende vakantiejaar. Als u meer dan 5,6 weken vakantie per jaar aanbiedt, hoeft u een werknemer niet toe te staan om extra (contractuele) vakantiedagen om te zetten in ziekteverlof. U moet er echter wel voor zorgen dat ze hun volledige wettelijke vakantiedagen op andere momenten kunnen opnemen. Als u contractueel ziektegeld betaalt, kunt u misbruik voorkomen door het contractuele ziektegeld in deze gevallen afhankelijk te maken van de voorwaarde dat de werknemer u op de eerste dag van ziekte meldt dat hij of zij ziek is en, eventueel, een medische verklaring te overleggen die vanaf de eerste dag van ziekte geldig is.
Werknemers die ziek zijn, kunnen hun werkgever vragen hun afwezigheid te herclassificeren als wettelijke vakantiedagen om vakantiegeld te ontvangen. Als een werknemer die ziek is zijn of haar resterende wettelijke vakantiedagen niet wil opnemen vóór het einde van het huidige vakantiejaar, moet hij of zij de mogelijkheid krijgen deze over te dragen naar het volgende vakantiejaar. Werknemers die terugkeren van ziekteverlof kunnen hun wettelijke vakantiedagen voor het huidige jaar opnemen bij hun terugkeer, maar als er onvoldoende tijd is om deze op te nemen, moet hij of zij de mogelijkheid krijgen deze over te dragen naar het volgende vakantiejaar.
Terugvordering van te veel betaalde vakantiedagen
In arbeidsovereenkomsten moet duidelijk worden vermeld dat als een werknemer meer vakantie opneemt dan waar hij of zij recht op heeft gedurende een vakantiejaar, het bedrijf het teveel betaalde vakantiegeld kan terugvorderen door dit in te houden op het loon van de werknemer. Het is raadzaam dat het bedrijf de werknemer raadpleegt voordat de inhouding plaatsvindt.
Neem contact met ons op voor meer informatie.
