Uw status is belangrijk
De belastingregels verschillen aanzienlijk, afhankelijk van of u zelfstandig ondernemer bent, eenmanszaak of vennoot, of dat u in loondienst bent, zelfs als u in loondienst bent bij uw eigen bedrijf. Hoe dan ook, als u uw belastingpositie wilt optimaliseren, is het essentieel om een goede administratie bij te houden. Doet u dit niet, dan kan de Belastingdienst (HMRC) na enkele jaren alsnog proberen de belastingpositie te corrigeren. Dit kan leiden tot onverwachte rekeningen, waaronder belasting, rente en boetes over meerdere jaren.
Dit factsheet richt zich op de positie van zelfstandigen.
Geheel en uitsluitend
Zelfstandigen betalen belasting over de winst die hun bedrijf maakt, of over hun aandeel in die winst. Het is dus cruciaal om ervoor te zorgen dat gemaakte kosten in mindering kunnen worden gebracht op die winst. Voor dagelijkse overheadkosten geldt over het algemeen dat deze kosten 'volledig en uitsluitend' voor de bedrijfsactiviteiten moeten zijn gemaakt om fiscaal aftrekbaar te zijn. Wat betekent dit in de praktijk? De Britse belastingdienst (HMRC) heeft hierover veel richtlijnen gepubliceerd, die hieronder worden samengevat.
Gebruik van de woning
Als zelfstandigen een deel van hun werkzaamheden vanuit huis uitvoeren, kunnen ze mogelijk in aanmerking komen voor belastingvoordelen. De Britse belastingdienst (HMRC) accepteert dat zelfs als de bedrijfsactiviteiten elders plaatsvinden, een aftrek voor een deel van de huishoudelijke kosten nog steeds mogelijk is, mits er momenten zijn waarop een deel van de woning uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Om te citeren:
'Bij gering gebruik, bijvoorbeeld voor het bijwerken van de bedrijfsadministratie thuis, kunt u een redelijke offerte zonder nader onderzoek accepteren.'
Om misverstanden te voorkomen: "geheel en uitsluitend" betekent niet dat zakelijke uitgaven apart gefactureerd moeten worden of dat een deel van de woning permanent voor zakelijke doeleinden gebruikt moet worden. Het betekent echter wel dat wanneer een deel van de woning voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, dit op dat moment het enige gebruik van dat deel is.
De Britse belastingdienst (HMRC) erkent dat kosten kunnen worden verdeeld, maar op welke basis? Wel, als er een klein bedrag wordt geclaimd, zal HMRC daar doorgaans niet zo in geïnteresseerd zijn. Sterker nog, HMRC lijkt een schatting van een paar pond per week acceptabel te vinden. Als er echter een hoger bedrag wordt geclaimd, stelt HMRC voor om de volgende factoren in overweging te nemen:
- het percentage van het woonoppervlak dat voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt
- hoeveel er wordt verbruikt waar sprake is van een gemeten of meetbare levering, zoals elektriciteit, gas of water; en
- hoe lang het voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.
Welke kosten kan ik declareren?
Over het algemeen accepteert de Britse belastingdienst (HMRC) een redelijk deel van de kosten, zoals gemeentelijke belastingen, hypotheekrente, verzekeringen, waterkosten, algemene reparaties en huur, evenals schoonmaak, verwarming, elektriciteit en waterverbruik.
Andere aftrekbare kosten kunnen de kosten van zakelijke telefoongesprekken via de privételefoon en een deel van de abonnementskosten omvatten, evenals uitgaven voor internetverbindingen voor zover deze voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Zoals reeds vermeld, is een nominaal weekcijfer meestal voldoende als er weinig thuiswerk wordt verricht, maar voor substantiële bedragen is mogelijk een meer wetenschappelijke methode nodig.
Voorbeeld
Andrew werkt vanuit huis en heeft geen andere bedrijfsruimte. Hij gebruikt een logeerkamer van 9.00 tot 13.00 uur en vervolgens van 14.00 tot 18.00 uur. De rest van de tijd wordt de kamer door het gezin gebruikt. De kamer beslaat ongeveer 10% van de totale oppervlakte van het huis.
De kosten, inclusief schoonmaak, verzekering, gemeentebelasting en hypotheekrente, bedragen ongeveer £8.000. 10% = £800 en 8/24 van de gebruiksduur is voor zakelijke doeleinden, dus de claim zou £267 kunnen zijn.
De elektriciteitskosten bedragen in totaal £1.500, dus 10% is £150, waarvan 8/24 = £50.
Daarnaast zou een redelijk deel van de overige kosten, zoals telefoon- en breedbandkosten, acceptabel zijn.
De sleutel tot Andrews bewering zal zijn dat hij de gegevens bewaart om de gebruikte cijfers en verhoudingen te bewijzen.
Apparatuurkosten
Voor zelfstandigen vallen de afschrijvingen van activa onder een reeks fiscale voordelen die bekend staan als investeringsaftrek. Voor apparatuur thuis, zoals een laptop, bureau, stoel, enzovoort, kan investeringsaftrek beschikbaar zijn voor het zakelijke gedeelte (gebaseerd op geschat zakelijk gebruik) van die activa. Dus als Andrew zijn laptop uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruikt, vallen de volledige kosten binnen de regels voor investeringsaftrek.
En hoe zit het met de reiskosten?
Een ander gevolg van thuiswerken is de mogelijke impact op reiskosten. De kosten van het reizen van huis naar de werkplek of de locatie van het werk worden over het algemeen niet vergoed, omdat dit een persoonlijke keuze is met betrekking tot de woonplaats. Het feit dat iemand soms thuiswerkt, is hierbij irrelevant.
De locatie waar iemand kantoorwerk verricht voor zijn of haar beroep, bepaalt op zich niet de vestigingsplaats van het bedrijf. Hoewel velen wellicht in aanmerking komen voor belastingaftrek voor de kosten van thuiswerken, zullen veel minder mensen de reiskosten van en naar hun thuiskantoor kunnen aftrekken.
Dit principe veronderstelt uiteraard dat er elders een bedrijfs- of operationele 'basis' is van waaruit de handel wordt gedreven. Normaal gesproken zijn de reiskosten tussen de bedrijfsbasis en andere plaatsen waar werkzaamheden worden verricht aftrekbaar, terwijl de reiskosten tussen de woning van de belastingplichtige en de bedrijfsbasis niet aftrekbaar zijn.
Als er echter geen aparte bedrijfsruimte buiten de woning is, moeten reiskosten voor klantbezoeken volledig worden vergoed. De kern van de zaak is waar het bedrijf daadwerkelijk gevestigd is.
En tot slot…
De vermogenswinstbelasting kent een vrijstelling voor de verkoop van de eigen woning, bekend als de vrijstelling voor de eigen woning (Principal Private Residence Relief, PPR). Wanneer een deel van de woning uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, is de PPR-vrijstelling niet van toepassing op het zakelijke gedeelte van de winst. De Britse belastingdienst (HMRC) maakt echter in haar richtlijnen duidelijk dat 'incidenteel en zeer gering' zakelijk gebruik buiten beschouwing wordt gelaten.
Wees redelijk
Zoals je ziet, is alles mogelijk, maar het belangrijkste is om de regels goed te kennen, een goede administratie bij te houden en verstandig te zijn over hoeveel je claimt.
