Het binnenhalen van nieuwe klanten is geweldig voor een bedrijf, tenzij ze je niet betalen. Als je niet controleert of de klant het verstrekte kredietbedrag kan terugbetalen, kan een rechtszaak aanspannen wanneer ze niet betalen een langdurig, moeizaam en potentieel kostbaar proces zijn.
Als de klant niet betaalt terwijl de goederen of diensten wel zijn geleverd, komt uw cashflow waarschijnlijk onder druk te staan. Ervoor zorgen dat klanten op tijd betalen, maakt het runnen van uw bedrijf een stuk eenvoudiger.
Als u uw leveranciers niet betaalt omdat u zelf niet betaald bent door uw klant, kunt u ook hun bedrijf schade berokkenen. Dit is niet alleen een slechte zakelijke praktijk, maar kan ook worden beschouwd als maatschappelijk onverantwoordelijk gedrag. Behandel uw leveranciers zoals u zelf behandeld wilt worden door uw klanten.
Factoren om rekening mee te houden
Het eerste wat u moet doen, is uw klant leren kennen. Dit moet beginnen voordat u een nieuwe klant aanneemt en voordat u hem of haar krediet verleent. Het absolute minimum dat u moet weten is:
- De exacte naam van de klant en het handelsadres (overweeg het gebruik van de Companies House Webcheck-service)
- Wat voor soort bedrijf is het, bijvoorbeeld een eenmanszaak, een vennootschap onder firma of een besloten vennootschap?
- Namen en adressen van de eigenaren indien hun onderneming geen rechtspersoon is (overweeg om briefpapier met bedrijfslogo te gebruiken ter ondersteuning van deze informatie)
- Neem contact op met andere leveranciers om referenties te verkrijgen
- hun kredietwaardigheid via een kredietbureau.
Voordat u goederen of diensten aan een klant levert, dient u de volgende punten in acht te nemen:
- Bespreek en stem de betalingsvoorwaarden af met de klant voordat u de bestelling accepteert
- De voorwaarden schriftelijk vastleggen
- Bekijk alle documentatie van de klant waarin deze probeert de overeengekomen betalingsvoorwaarden te wijzigen
- Onderhandel en spreek betalingsvoorwaarden af met leveranciers voordat u de bestelling accepteert
- Als er een verschil is tussen de betalingsvoorwaarden van de klant en de leverancier, overweeg dan of er financiering beschikbaar is om dit verschil te overbruggen (hiervoor is inzicht in uw werkkapitaalbeheer vereist)
- Een kasstroomprognose opstellen die alle verwachte inkomsten en uitgaven omvat
- Een standaardbeleid hanteren om ervoor te zorgen dat betalingsvoorwaarden niet zonder de juiste toestemming kunnen worden gewijzigd
- Zorg ervoor dat u het recht hebt om kosten voor te late betaling en rente in rekening te brengen op facturen.
Nadat u goederen of diensten aan een klant hebt geleverd, moet u ervoor zorgen dat u:
- Facturen snel opstellen
- Facturen nauwkeurig opstellen om ervoor te zorgen dat alle artikelen tegen de opgegeven prijzen zijn opgenomen
- Vermeld een referentienummer voor de bestelling en citeer dit nummer indien er een geschil ontstaat
- Zorg ervoor dat alles wat de klant nodig heeft op de factuur staat
- Een procedure hebben voor het nabellen van facturen
- een procedure hebben voor het afhandelen van geschillen
- Houd een logboek bij van geschillen om te controleren of er zich soortgelijke geschillen voordoen bij klanten
- Zorg ervoor dat uw facturen volledig voldoen aan de eisen van de Britse belastingdienst (HMRC) voor btw-doeleinden.
Beschouw uw leveranciers zoals u zelf behandeld wilt worden – neem ze serieus
Onthoud dat het niet op tijd betalen van uw leveranciers een slechte zakelijke gewoonte is en kan leiden tot een lagere kredietwaardigheid. U dient het volgende te doen:
- Zorg ervoor dat u uw leveranciers zo snel mogelijk op de hoogte stelt van eventuele geschillen
- Betaal op tijd door ervoor te zorgen dat uw debiteurenadministratie nauwkeurig is bijgehouden en dat de ouderdom van uw openstaande vorderingen correct is
- Houd uw leveranciers op de hoogte van eventuele problemen met het tijdig betalen.
Helaas gaan sommige bedrijven failliet, dus u kunt overwegen een kredietverzekering af te sluiten voor het geval uw bedrijf:
- zou niet meer kunnen functioneren als belangrijke klanten failliet zouden gaan
- beschikt niet over de nodige controlemechanismen om vast te stellen of een klant waarschijnlijk insolvent zal raken
- heeft moeite om informatie over potentiële klanten te verkrijgen
- Het kredietbeheer moet verbeterd worden
- overweegt een nieuwe markt te betreden.
Bedrijven zouden factoring- en financieringsopties moeten overwegen wanneer:
- Er zijn onvoldoende liquide middelen beschikbaar om leveranciers tijdig te betalen
- Het bedrijf moet groeien
- Het niveau van de kortetermijnfinanciering (inclusief eventuele rekening-courantkredieten) is onvoldoende
- Het personeel beschikt niet over de juiste vaardigheden op het gebied van kredietbeheer.
