Recente onderzoeken tonen aan dat de negatieve impact van verzuim op de winstgevendheid van bedrijven tegenwoordig aanzienlijk is, met duizenden verloren werkuren per dag. Recente statistieken laten zien dat er gemiddeld 4,3 dagen per jaar per werknemer verloren gaan, met een mediane kostenpost van £522 per werknemer. Ongeveer twee derde van de verloren werktijd door verzuim wordt veroorzaakt door kortdurend verzuim van maximaal zeven dagen.
Hieronder bespreken we de belangrijkste principes van effectief verzuimmanagement.
Goede procedures voor het omgaan met verzuim
De meerderheid van de ondervraagde bedrijven (94%) bevestigt dat het aanscherpen van het beleid om aanwezigheid te controleren een grote invloed heeft op het beheersen van het ziekteverzuim, met name wanneer drie vijfde van al het verzuim te wijten is aan lichte ziektegevallen die minder dan vijf dagen duren.
Het verschil tussen kortdurende en langdurige afwezigheid
Bij het omgaan met ziekteverzuim moeten werkgevers onderscheid maken tussen kortdurend en langdurig verzuim. Wanneer het verzuim bestaat uit korte, maar aanhoudende en ogenschijnlijk niet-gerelateerde afwezigheden, kan na een gedegen onderzoek een disciplinaire maatregel gerechtvaardigd zijn. Dit is echter geen geschikte aanpak voor langdurig ziekteverzuim.
Procedures voor kortdurende afwezigheid
Er zijn een aantal belangrijke stappen bij het omgaan met kortdurende afwezigheid.
- Stel een duidelijke procedure vast die werknemers moeten volgen, bijvoorbeeld een terugkeergesprek met de leidinggevende en het invullen van zelfverklaringen, zelfs bij één dag afwezigheid. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet dat er monitoring plaatsvindt en dat er een volledig overzicht van de afwezigheid is.
- Stel een systeem in voor het monitoren van verzuim en evalueer dit regelmatig om trends te signaleren. Frequent verzuim kan wijzen op simulatie, maar kan ook een symptoom zijn van een onderliggend probleem. Concrete statistieken kunnen nuttige waarschuwingssignalen geven om vroegtijdig actie te ondernemen en problemen in de toekomst te voorkomen.
- Terugkeergesprekken moeten altijd worden gevoerd door de directe leidinggevende van de betreffende persoon. Dit zorgt ervoor dat de redenen voor het verlof duidelijk naar voren komen. Managers krijgen zo de kans om de onderliggende oorzaak van de afwezigheid te achterhalen, die een symptoom kan zijn van een dieperliggend probleem.
- Als de problemen persoonlijk zijn en niet werkgerelateerd, moet de werkgever bepalen in hoeverre hij of zij bereid is flexibiliteit te bieden om de betrokkene in staat te stellen het probleem aan te pakken.
- Als er sprake is van een onderliggende medische aandoening, dient de werkgever te overwegen een medisch rapport op te vragen ter onderbouwing van het verzuim; er kan immers een verborgen onderliggende aandoening zijn en de link met discriminatie op grond van een handicap is mogelijk niet direct duidelijk.
- Alle werknemers dienen ervan op de hoogte te worden gesteld dat misbruik van de regeling voor doorbetaald ziekteverlof zal leiden tot disciplinaire maatregelen.
- Als er geen geldige medische reden is voor de afwezigheid, moet de werknemer hierover worden geïnformeerd en moet worden uitgelegd welke verbetering er wordt verwacht. Ook moet hij of zij worden gewaarschuwd voor de consequenties als er geen verbetering optreedt.
- Als er medische redenen zijn voor de afwezigheid, overweeg dan of er een verband is met de Equality Act 2010. Houdt de afwezigheid bijvoorbeeld verband met ziekenhuisafspraken of noodzakelijke behandelingen? Zo ja, dan is de werkgever verplicht redelijke aanpassingen te doen, waaronder het toestaan van verlof voor de behandeling.
- Als de situatie zo ernstig wordt dat de werknemer ontslagen moet worden en er geen aantoonbare medische oorzaak is, kan dit op grond van wangedrag zijn. In dat geval moet de werkgever kunnen aantonen dat een eerlijke procedure is gevolgd, waarbij rekening is gehouden met de aard en duur van de ziekte, het dienstverleden en eventuele verbeteringen in het aanwezigheidsrecord.
- Als een werknemer een erkende medische aandoening heeft die geen handicap vormt, maar het ziekteverzuim onaanvaardbaar hoog is, kan ontslag op een andere zwaarwegende reden mogelijk zijn na het volgen van de juiste procedure. Ook hierbij zijn de dienstjaren en de beschikbaarheid van een geschikte alternatieve baan relevante factoren om te overwegen alvorens een besluit te nemen.
Procedures voor langdurige afwezigheid
De belangrijkste stappen bij het omgaan met langdurige afwezigheid zijn:
- De procedures bij afwezigheid, de monitoring en de terugkeergesprekken zijn net zo belangrijk als bij kortdurende afwezigheid
- Het is altijd verstandig om medisch advies in te winnen om te beoordelen of de aandoening van de werknemer als een handicap kan worden beschouwd en of de werknemer in staat is zijn of haar functie in de toekomst uit te oefenen
- Het is belangrijk om specifiek te zijn over de informatie die uit het medisch rapport wordt gevraagd, bijvoorbeeld de aard van de ziekte, het vermogen van de persoon om zijn of haar functie uit te oefenen (na een gedetailleerde beschrijving van de verantwoordelijkheden te hebben gegeven), de verwachte duur van de ziekte en eventuele redelijke aanpassingen die de situatie zouden kunnen verlichten
- Na ontvangst van de medische gegevens dient er een consultatie- en gespreksproces met de betrokkene plaats te vinden (welzijnsbezoek), onder voorbehoud van eventuele aanbevelingen van de arts
- Het is belangrijk om te luisteren naar de voorstellen van de werknemer met betrekking tot zijn of haar terugkeer naar het werk
- Als de oorzaak van de ziekte werkgerelateerd is, moet de onderliggende oorzaak worden onderzocht. Werkgevers moeten manieren bespreken om de beïnvloedende factoren te verminderen, bijvoorbeeld door meer ondersteuning, training of een andere taakverdeling. Zou de werknemer gefaseerd of voor een korte periode parttime kunnen terugkeren naar het werk?
- Zorg ervoor dat alle stappen schriftelijk worden vastgelegd om te bevestigen wat er van de werknemer wordt verwacht en welke stappen de werkgever gaat nemen, zodat er geen verwarring ontstaat en alle genomen acties als redelijk worden beschouwd
- Als een werknemer ontslagen wordt, zal dat waarschijnlijk op basis van bekwaamheid zijn. Er moet echter wel zorgvuldig worden gecontroleerd of aan alle eisen van de Equality Act 2010 is voldaan en of een eerlijke procedure is gevolgd.
Definitie van handicap
De definitie van wat een handicap inhoudt, kan in drie delen worden opgesplitst:
- De werknemer moet lijden aan een fysieke of mentale beperking
- De beperking moet een aanzienlijk effect hebben op het vermogen om normale dagelijkse activiteiten uit te voeren, zoals telefoneren, een boek lezen of gebruikmaken van het openbaar vervoer. Aanzienlijk betekent meer dan gering of onbeduidend
- Het effect moet van lange duur zijn, met andere woorden, het moet al minstens 12 maanden aanhouden of naar verwachting zo lang aanhouden.
De Equality Act 2010 biedt nieuwe bescherming tegen discriminatie op grond van een handicap. Dit omvat indirecte discriminatie, associatieve discriminatie en discriminatie op basis van perceptie.
Discriminatie als gevolg van een handicap
Iemand discrimineert een persoon met een beperking als:
Iemand behandelt een persoon met een beperking ongunstig vanwege iets dat voortvloeit uit de beperking van die persoon, en die persoon kan niet aantonen dat de behandeling een proportioneel middel is om een legitiem doel te bereiken.
Dit geldt echter niet als iemand aantoont dat hij of zij niet wist, en redelijkerwijs ook niet had kunnen weten, dat een persoon met een beperking een beperking had.
Redelijke aanpassingen
Als uit een medisch rapport blijkt dat er sprake is van een handicap, is een werkgever op grond van de Wet gelijke behandeling verplicht redelijke aanpassingen te treffen. Dit is een breed begrip en kan inhouden dat er fysieke aanpassingen aan de bedrijfsruimte worden gedaan of dat er apparatuur wordt verstrekt om de werknemer te helpen bij het uitvoeren van zijn of haar taken. Het kan ook gaan om aanpassingen aan de functie zelf, zoals het schrappen van bepaalde taken en het herverdelen ervan, wijzigingen in werktijden of werkplek, of het aanbieden van extra training en begeleiding. Ook kan het, mits de werknemer geschikt is, een overplaatsing naar een andere vacante functie omvatten.
Met andere woorden, een werkgever moet een flink aantal stappen ondernemen om een rechtmatig ontslag wegens arbeidsongeschiktheid vast te stellen in het geval van een werknemer die langdurig ziek is geweest.
