Voor onkostenvergoedingen van werknemers geldt een vrijstellingsregeling.
Dit informatieblad behandelt de werking en rapportage van onkostenvergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers.
Het vrijstellingsregime
Er kan een vrijstelling gelden voor het rapporteren van onkostenvergoedingen van werknemers op formulier P11D, mits aan de noodzakelijke voorwaarden wordt voldaan. Onder deze vrijstelling moet het bedrijf zich ervan verzekeren dat de werknemer recht zou hebben op volledige belastingaftrek voor de vergoede onkosten.
De vrijstelling
Er geldt een vrijstelling, wat in feite betekent dat bedrijven geen belasting en sociale premies hoeven te betalen over betaalde of vergoede onkostenvergoedingen, en deze ook niet hoeven te rapporteren op een P11D-formulier. De vrijstelling legt de verantwoordelijkheid bij werkgevers om te bepalen of de onkosten van werknemers volledig aftrekbaar zijn voor de belasting.
Soorten uitgaven
De belangrijkste soorten uitgaven waarop de vrijstelling van toepassing is, zijn:
- reis- en verblijfskosten
- kosten en abonnementen
- onkosten voor zakelijke representatie.
Alle overige niet-aftrekbare kosten moeten nog steeds worden gerapporteerd op een P11D-formulier en/of zijn onderworpen aan loonheffing (en mogelijk sociale premies). Werknemers kunnen belastingaftrek claimen voor niet-vergoede zakelijke kosten.
De vrijstelling is niet van toepassing op onkosten of voordelen die worden verstrekt in het kader van een relevante salarisofferregeling. Dit omvat elke regeling waarbij een werknemer afziet van het recht op loon in ruil voor belastingvrije onkostenvergoedingen, of waarbij de hoogte van het loon afhangt van de hoogte van een onkostenvergoeding.
Voorwaarden van het regime
Om een door een werknemer vergoede onkostenvergoeding als een vrijgestelde betaling te kunnen beschouwen, moet een werkgever zich in de positie van de werknemer verplaatsen. De werkgever stelt zichzelf dan de vraag: zou die onkostenvergoeding voor de werknemer in aanmerking zijn gekomen voor volledige belastingaftrek (als het bedrag niet vrijgesteld was geweest)?
Een werkgever moet rekening houden met het volgende:
- Het vaststellen van een bedrijfsbeleid met betrekking tot welke soorten onkosten vergoedbaar zijn en de eis dat die onkosten redelijk moeten zijn
- waarbij het invullen van een standaard onkostenformulier vereist is
- de noodzaak om elke onkostennota te onderbouwen met een ontvangstbewijs
- het controleren van onkostennota's
- Een leidinggevende moet de declaraties goedkeuren.
En hoe zit het met schaalvoordelen?
De regels staan toe dat bedragen gebaseerd op schaalvergoedingen worden betaald of vergoed in plaats van de werkelijke kosten van de werknemer, onder bepaalde omstandigheden. Schaalvergoedingen zijn doorgaans bedoeld voor reis- en verblijfskosten en bestaan uit afgeronde bedragen die onder specifieke omstandigheden zijn toegestaan.
Er zijn twee belangrijke soorten schaalvoordelen beschikbaar die een werkgever kan gebruiken:
- referentietarieven en
- Tarieven op maat.
Referentietarieven
Referentietarieven zijn een reeks maximale vergoedingsbedragen voor maaltijden. Deze ronde bedragen kunnen door werkgevers worden gebruikt voor de betaling of vergoeding van onkosten van werknemers, mits aan de relevante voorwaarden wordt voldaan.
Deze tarieven gelden alleen als de werknemer kosten maakt in het kader van 'kwalificerende zakelijke reizen' zoals hieronder beschreven:
- één maaltijdvergoeding per dag, betaald voor één in aanmerking komende reis, waarvan het bedrag niet hoger is dan:
- £5 indien de duur van de in aanmerking komende reis op die dag 5 uur of langer bedraagt
- £10 indien de duur van de in aanmerking komende reis op die dag 10 uur of langer is, of
- £25 indien de duur van de in aanmerking komende reis op die dag 15 uur of langer is en om 20:00 uur nog steeds gaande is
- een extra maaltijdvergoeding van maximaal £10 per dag, betaald indien een maaltijdvergoeding a. of b. wordt betaald en de in aanmerking komende reis waarvoor die vergoeding wordt betaald, om 20.00 uur nog gaande is.
Tarieven op maat
Dit zijn tarieven die zijn onderhandeld en schriftelijk zijn overeengekomen met HMRC. Als het bedrijf specifieke tarieven wil betalen voor maaltijden of andere soorten onkosten, kan het een aanvraag indienen bij HMRC.
HMRC heeft een specifiek formulier uitgegeven: PAYE: vrijstelling van werkgeverskosten en -voordelen
Controleren
Bij betalingen aan werknemers voor verblijfskosten op basis van referentietarieven is het niet nodig om bonnen te eisen. Dit geldt voor standaard maaltijdvergoedingen in verband met in aanmerking komende reizen en accommodatie in het buitenland, evenals voor verblijfskosten volgens de referentietarieven. Werkgevers moeten er echter nog steeds voor zorgen dat werknemers daadwerkelijk in aanmerking komende reizen maken.
De regels voor het controlesysteem worden versoepeld en de verplichting voor werkgevers om bonnen te controleren bij het uitbetalen van verblijfskosten aan werknemers op basis van referentietarieven vervalt. Dit geldt voor standaard maaltijdvergoedingen die worden betaald in verband met in aanmerking komende reizen en accommodatie in het buitenland, evenals voor de tarieven voor verblijfskosten. Werkgevers moeten er nog steeds voor zorgen dat werknemers daadwerkelijk in aanmerking komende reizen maken.
De tarieven voor accommodatie en verblijf in het buitenland worden op dezelfde manier behandeld als referentietarieven. Werkgevers hoeven er alleen voor te zorgen dat werknemers in aanmerking komende reizen maken.
De Britse belastingdienst (HMRC) heeft richtlijnen gepubliceerd over welke controlesystemen werkgevers moeten hanteren. Wij kunnen u hierbij helpen of bij het aanvragen van tarieven op maat. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Zakelijke kilometervergoedingen
De belangrijkste reis- en verblijfskosten voor veel werknemers zijn de kosten voor het gebruik van hun eigen auto of bestelbus voor zakelijke reizen. Veel werkgevers en hun werknemers maken gebruik van de wettelijke kilometervergoedingen, ook wel bekend als 'geautoriseerde kilometervergoedingen' (AMAP's). Dit zijn vastgestelde bedragen die werkgevers aan werknemers kunnen betalen die hun eigen voertuig gebruiken voor zakelijke reizen. Voor auto's en bestelbussen bedraagt het tarief 45 pence per mijl tot 10.000 mijl in het belastingjaar en 25 pence per mijl daarboven.
AMAP's vormen een afzonderlijk wettelijk regime en vallen niet onder de nieuwe vrijstellingsregeling.
Voor voertuigen die door de werkgever ter beschikking worden gesteld, kunnen de adviesbrandstoftarieven worden gebruikt om brandstofkosten te vergoeden die zijn gemaakt tijdens zakelijke reizen. Deze adviesbrandstoftarieven worden gedurende elk belastingjaar elk kwartaal bijgewerkt.
In aanmerking komende reiskosten
Een zakelijke reis is een noodzakelijke voorwaarde om zowel reis- als verblijfskosten als aftrekbare kosten te kunnen behandelen (en ook voor het gebruik van de kilometervergoeding voor auto's en bestelwagens). Een zakelijke reis is een reis waarbij sprake is van:
- van de ene werkplek naar de andere of
- van huis naar een tijdelijke werkplek of andersom.
Reizen tussen de woning van een werknemer en de werkplek die hij of zij regelmatig bezoekt, worden echter niet beschouwd als zakelijke reizen. Deze reizen vallen onder 'gewoon woon-werkverkeer' en de werkplek wordt vaak aangeduid als een vaste werkplek. Dit betekent dat de reiskosten voor rekening van de werknemer komen.
De term 'tijdelijke werkplek' betekent dat de werknemer de werkplek bezoekt voor een beperkte periode of een tijdelijk doel. Sommige reizen tussen een tijdelijke werkplek en huis komen echter mogelijk niet in aanmerking voor belastingaftrek als de reis 'substantieel vergelijkbaar' is met de reis van en naar de vaste werkplek. 'Substantieel vergelijkbaar' wordt door de Britse belastingdienst (HMRC) geïnterpreteerd als een reis waarbij grotendeels dezelfde wegen, trein of bus wordt gebruikt.
Er zijn veel verschillende soorten reizen die werknemers ondernemen, dus het is cruciaal om ervoor te zorgen dat het een zakelijke reis betreft, vooral omdat de term 'reiskosten' de werkelijke reiskosten omvat, samen met eventuele verblijfskosten en andere bijkomende kosten die tijdens de reis worden gemaakt, zoals tol- of congestieheffingen.
