Hieronder vindt u een overzicht van hoe salarisgegevens moeten worden ingediend bij HMRC in het kader van Real Time Information (RTI).
RTI – een introductie
Volgens de RTI-wetgeving zijn werkgevers of hun vertegenwoordigers verplicht om voor elke loonperiode gedurende het jaar periodiek loonadministratiegegevens in te dienen, waarin de betalingen en inhoudingen op het loon van werknemers worden gespecificeerd. Er zijn twee belangrijke aangiften die een werkgever moet indienen, die hieronder worden beschreven.
Volledige betalingsaanvraag
De volledige loonopgave (Full Payment Submission, FPS) moet uiterlijk op de betaaldatum van de werknemers naar HMRC worden gestuurd. Deze opgave bevat details over het loon en de inhoudingen die op het salaris van een werknemer zijn toegepast. De FPS moet uiterlijk op de betaaldatum van het loon aan de werknemers bij HMRC binnen zijn.
Overzicht van werkgeversbetalingen
Werkgevers moeten mogelijk ook maandelijks een aanvullende aangifte bij HMRC indienen, de Employer Payment Summary (EPS), om de volgende situaties te dekken:
- waarbij er in de betreffende belastingmaand geen werknemers zijn betaald
- waarbij de werkgever voorfinanciering heeft ontvangen ter dekking van wettelijke betalingen
- waarbij wettelijke uitkeringen (zoals wettelijke zwangerschaps-, vaderschaps- of ouderschapsuitkering) samen met de uitkering van de sociale zekerheid kunnen worden teruggevorderd; of
- waarbij CIS-aftrekposten worden toegepast die kunnen worden gecompenseerd (alleen voor bedrijven).
De Britse belastingdienst (HMRC) zal de terugvorderbare bedragen verrekenen met het bedrag dat verschuldigd is door de FPS (Federal Payment Scheme) om te berekenen wat er betaald moet worden. De EPS (Employee Payment Scheme) moet uiterlijk op de 19e van de maand bij HMRC binnen zijn om te worden verrekend met de betaling die verschuldigd was voor de voorgaande belastingmaand.
Betalingen aan HMRC
Houd er rekening mee dat HMRC, dankzij RTI, maandelijks/kwartaal op de hoogte is van het verschuldigde bedrag. Deze informatie wordt via FPS en EPS aan HMRC gerapporteerd.
De Britse belastingdienst (HMRC) verwacht de loonheffing (PAYE) en sociale premies (NIC) minus de betalingen per maand of kwartaal te ontvangen (alleen voor kleine werkgevers).
Jaarafsluitingsprocedures
Aan het einde van het belastingjaar moet een definitieve FPS- of EPS-aangifte worden ingediend om HMRC te laten weten dat alle betalingen en inhoudingen aan HMRC zijn gerapporteerd.
Enkele verdere complicaties
Loon
Onder RTI is het niet mogelijk om lonen aan het einde van het jaar van het bedrijf door te boeken en ervan uit te gaan dat deze gedurende het jaar zijn betaald, bijvoorbeeld om gebruik te maken van de lagere inkomensgrens voor de nationale verzekering van een familielid, waardoor deze een tegoed krijgt voor het staatspensioen en wettelijke uitkeringen.
Loonbetalingen moeten regelmatig plaatsvinden en de gegevens moeten tijdig via het RTI-systeem aan de HMRC worden doorgegeven.
Betalingen die onpraktisch zijn om 'op of vóór' te rapporteren
De Britse belastingdienst (HMRC) heeft richtlijnen uitgegeven met betrekking tot zaken zoals betalingen die op de werkdag zelf worden gedaan (en die variëren afhankelijk van de verrichte werkzaamheden), waarbij het onpraktisch is om deze direct te rapporteren. De regelgeving staat in bepaalde omstandigheden een extra termijn van maximaal zeven dagen toe voor het rapporteren van de betaling.
De Britse belastingdienst (HMRC) heeft ook richtlijnen gepubliceerd over uitzonderingen op de verplichting om loonheffingsinformatie te rapporteren 'op of vóór' de betaling van het loon aan een werknemer. Deze richtlijnen zijn hier .
Strafpunten
Er worden sancties opgelegd wanneer werkgevers hun verplichtingen met betrekking tot de aangifte en betaling van RTI-gegevens niet nakomen.
In essentie gelden er boetes voor te late indiening voor elk PAYE-systeem, waarbij de hoogte van de boete afhangt van het aantal werknemers in het systeem. Maandelijkse boetes van tussen de £100 en £400 kunnen worden opgelegd aan micro-, kleine, middelgrote en grote werkgevers, zoals hieronder weergegeven:
- 1-9 werknemers – £100
- 10-49 werknemers – £200
- 50-249 werknemers – £300; en
- 250 of meer werknemers – £400.
Elke regeling is slechts onderworpen aan één boete voor te late indiening per maand, ongeacht het aantal aangiften dat te laat is ingediend. Er is één overtreding per jaar waarvoor geen boete wordt opgelegd; voor alle volgende overtredingen geldt een boete. In plaats van automatisch boetes voor te late indiening op te leggen wanneer een deadline wordt gemist, heeft HMRC bevestigd dat zij 'een meer proportionele aanpak zullen hanteren en zich zullen concentreren op de ernstiger overtredingen op basis van een risicobeoordeling'.
De Britse belastingdienst (HMRC) berekent dagelijkse rente over alle onbetaalde bedragen vanaf de vervaldatum tot de datum van betaling, en verhoogt deze rente ook wanneer de volledige betaling is ontvangen. Werkgevers die hun loonbelasting (PAYE) niet op tijd betalen, kunnen bovendien boetes krijgen. Deze boetes worden 'risicobeoordeeld' en variëren tussen 1% en 4% van het te laat betaalde bedrag. Bij de eerste te late betaling wordt geen boete opgelegd.
