Reis- en verblijfskosten die door of namens werknemers worden gemaakt, leiden tot veel problemen.
Hieronder lichten we de belangrijkste punten toe waarmee rekening moet worden gehouden bij de beoordeling of er recht bestaat op belastingaftrek voor reis- en verblijfskosten.
Werknemers met een vaste werkplek
Veel werknemers hebben een vaste werkplek waar ze regelmatig naartoe gaan en reizen af en toe naar een tijdelijke werkplek. Vaak reist een werknemer rechtstreeks van huis naar een tijdelijke werkplek en vice versa.
Een werknemer kan de volledige belastingaftrek claimen voor gemaakte zakenreizen.
Zakelijke reis
Een zakenreis is een reis waarbij sprake is van:
- van de ene werkplek naar de andere of
- van huis naar een tijdelijke werkplek of
- naar huis vanuit een tijdelijke werkplek.
Reizen tussen de woning van een werknemer en de werkplek die hij of zij regelmatig bezoekt, worden niet beschouwd als zakelijke reizen. Deze reizen vallen onder 'gewoon woon-werkverkeer' en de kosten hiervan moeten door de werknemer worden gedragen. De term 'vaste werkplek' wordt gedefinieerd als een plaats die de werknemer 'regelmatig' bezoekt. Deze term wordt gebruikt om één uiteinde van de reis voor gewoon woon-werkverkeer vast te stellen. De woning is het normale andere uiteinde van de reis voor gewoon woon-werkverkeer.
Voorbeeld 1
Een werknemer pendelt doorgaans met de auto tussen zijn huis in York en zijn vaste werkplek in Leeds. Dit is een dagelijkse heen- en terugreis van 48 mijl.
Op een bepaalde dag rijdt de werknemer in plaats daarvan van zijn huis in York naar een tijdelijke werkplek in Nottingham. Een heen- en terugreis van 174 mijl.
De kosten in kwestie zijn de reiskosten (174 mijl). Voor dat bedrag is een aftrek mogelijk.
Voorbeeld 2
Een werknemer die normaal gesproken 40 mijl in noordelijke richting naar zijn werk rijdt, moet een heen- en terugreis van 100 mijl naar het zuiden maken om bij een klant te zijn. Zijn werkgever vergoedt de kosten van deze reis van 100 mijl.
Voor dat bedrag zou een aftrekpost beschikbaar zijn.
Levensonderhoudsuitkeringen
Verblijfskosten omvatten de kosten voor accommodatie, eten en drinken gedurende de periode dat een werknemer niet op de vaste werkplek aanwezig is. Verblijfskosten worden specifiek beschouwd als onderdeel van zakenreizen en worden daarom meegerekend in de reiskosten.
Anti-ontwijking
Sommige reizen tussen een tijdelijke werkplek en huis komen mogelijk niet in aanmerking voor belastingvermindering als de gemaakte reis 'substantieel vergelijkbaar' is met de reis van of naar de vaste werkplek.
'Substantieel vergelijkbaar' wordt door de Britse belastingdienst (HMRC) geïnterpreteerd als een reis waarbij grotendeels dezelfde wegen, trein of bus is gebruikt.
Tijdelijke plaatsingen
Wanneer een werknemer voor meerdere maanden van zijn vaste werkplek wordt uitgezonden, wordt de nieuwe werkplek nog steeds als tijdelijke werkplek beschouwd als de uitzending aan een van de volgende voorwaarden voldoet:
- naar verwachting voor minder dan 24 maanden, of
- Als de overplaatsing naar verwachting langer dan 24 maanden zal duren, wordt van de werknemer verwacht dat hij minder dan 40% van zijn werktijd op de nieuwe werkplek doorbrengt.
De werknemer moet zijn vaste werkplek behouden.
Voorbeeld 3
Edward werkt in New Brighton. Zijn werkgever stuurt hem 28 maanden lang anderhalve dag per week naar Wrexham.
Edward heeft recht op een tegemoetkoming. Elke tewerkstelling van meer dan 24 maanden komt nog steeds in aanmerking, mits de 40%-regel niet wordt overtreden.
Medewerkers op locatie
Sommige werknemers hebben geen vaste werkplek, maar werken op verschillende locaties gedurende meerdere dagen, weken of maanden. Voorbeelden van werknemers die op locatie werken zijn bouwvakkers, veiligheidsinspecteurs, computerconsultants en invalkrachten.
Reis- en verblijfskosten van een medewerker die op locatie werkt, kunnen belastingvrij worden vergoed als de periode die op locatie wordt doorgebracht naar verwachting korter is dan twee jaar, en ook daadwerkelijk korter is dan twee jaar.
Er zijn bepalingen ter voorkoming van belastingontduiking om ervoor te zorgen dat de tewerkstelling daadwerkelijk locatiegebonden is, wil er sprake zijn van belastingvermindering. Zo kunnen tijdelijke aanstellingen bijvoorbeeld worden uitgesloten van de belastingvermindering wanneer de werkzaamheden gedurende de gehele of bijna gehele periode van het dienstverband op die werkplek worden uitgevoerd. Dit is met name bedoeld om misbruik van de 24-maandenlimiet door herhaalde tijdelijke aanstellingen te voorkomen.
Overige werknemers zonder vaste werkplek
Afspraken op locatie
Voor sommige werknemers is reizen een essentieel onderdeel van hun werk. Denk bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger die geen vaste standplaats heeft of waar hij zich regelmatig moet melden. Reis- en verblijfskosten die een dergelijke werknemer maakt, zijn aftrekbaar.
Thuiswerkende medewerkers
Sommige werknemers werken af en toe, of zelfs regelmatig, thuis. Dit betekent niet per se dat hun huis als werkplek kan worden beschouwd. Er moet een objectieve reden zijn om het werk thuis te verrichten in plaats van elders.
Dit kan betekenen dat een andere locatie de permanente werkplek wordt, bijvoorbeeld een kantoor waar de werknemer 'regelmatig' aanwezig is. In dat geval zijn de reiskosten tussen huis en kantoor niet aftrekbaar. Reizen tussen huis en tijdelijke werkplekken zijn echter wel toegestaan.
Als er geen vaste werkplek is, wordt de werknemer beschouwd als een werknemer die op locatie werkt. In dat geval zijn alle kosten toegestaan, inclusief de incidentele reis naar het kantoor van de werkgever.
De woning kan nog steeds als werkplek worden beschouwd op basis van de bovenstaande objectieve toets. In dat geval zijn reizen tussen huis en andere werkplekken in verband met dezelfde werkzaamheden toegestaan.
