Thuiswerken kan voor sommige werknemers een aantrekkelijke optie zijn. In dit artikel bekijken we de fiscale gevolgen van thuiswerkregelingen.
Uw status is belangrijk
De belastingregels verschillen aanzienlijk, afhankelijk van of u zelfstandig ondernemer bent, eenmanszaak of vennoot, of dat u in loondienst bent, zelfs als u in loondienst bent bij uw eigen bedrijf. Hoe dan ook, als u uw belastingpositie wilt optimaliseren, is het essentieel om een goede administratie bij te houden. Doet u dit niet, dan kan de Belastingdienst (HMRC) na enkele jaren alsnog proberen de belastingpositie te corrigeren. Dit kan leiden tot onverwachte rekeningen, waaronder belasting, rente en boetes over meerdere jaren.
Dit informatieblad behandelt de positie van werknemers.
Algemene regels
Over het algemeen zijn alle kosten die namens een werknemer door de werkgever worden betaald of aan een werknemer worden vergoed, belastbaar. De werknemer moet vervolgens zelf de persoonlijke belastingaftrek aanvragen en bewijzen dat hij of zij die kosten 'volledig, uitsluitend en noodzakelijk' heeft gemaakt in de uitoefening van zijn of haar functie. Het woord 'noodzakelijk' zorgt voor een veel strengere toets dan voor zelfstandigen.
Daarnaast kan de manier waarop de diensten worden verleend soms een aanzienlijk verschil maken voor de belastingkosten. Als de werkgever bijvoorbeeld iets voor de werknemer ter beschikking stelt, zijn de regels vaak veel gunstiger dan wanneer de werknemer het zelf zou kopen en de belastingaftrek zou proberen te claimen. Een beetje advies en vooruitplanning kunnen vaak lonend zijn.
Een vrijstelling
De regels voor werknemers met betrekking tot het 'gebruik van de woning als kantoor' bevatten een specifieke vrijstelling van belasting. Ze maken het mogelijk dat betalingen van werkgevers aan werknemers voor extra huishoudelijke kosten belastingvrij zijn, wanneer de werknemer deze kosten maakt bij de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van een thuiswerkregeling. 'Thuiswerkregeling' betekent een overeenkomst tussen de werknemer en de werkgever waarbij de werknemer regelmatig (een deel van) de werkzaamheden vanuit huis verricht.
De afspraken hoeven niet schriftelijk te worden vastgelegd, maar het is wel raadzaam dit te doen, aangezien de uitzondering niet van toepassing is wanneer een werknemer informeel thuiswerkt.
Als aan deze regels wordt voldaan, kunnen de extra kosten voor verwarming en verlichting van de werkruimte en de gemeten kosten van het toegenomen waterverbruik worden vergoed. Er kunnen ook hogere kosten zijn voor internettoegang, inboedelverzekering of zakelijke telefoongesprekken, en wanneer thuiswerken leidt tot een verplichting tot het betalen van bedrijfsbelasting. De Belastingdienst (HMRC) accepteert dat de extra kosten die hierdoor ontstaan, ook kunnen worden meegenomen.
Anders dan bij zelfstandigen accepteert de Britse belastingdienst (HMRC) echter niet dat een deel van de vaste huishoudkosten, zoals hypotheekrente, huur, gemeentelijke belastingen of waterkosten, aftrekbaar is.
Er is een eenvoudigere methode met een vast tarief beschikbaar om extra kosten te dekken. Het tarief is £6 per week vanaf 6 april 2020. Het bijhouden van administratie is niet nodig. Om een hogere betaling te rechtvaardigen, geldt echter het volgende: bewijs het!
Belastingvoordeel
Bovenstaande regels staan alleen belastingvrije betalingen toe onder specifieke omstandigheden. Als betalingen echter buiten deze regels vallen, of als er helemaal geen betalingen plaatsvinden, kan de werknemer zelf persoonlijke belastingaftrek claimen als hij of zij kan bewijzen dat de kosten of betalingen 'volledig, uitsluitend en noodzakelijk' waren voor de uitoefening van zijn of haar functie. In de praktijk is dit uiterst moeilijk – sommigen zouden zeggen onmogelijk – omdat de Britse belastingdienst (HMRC) de volgende voorwaarden stelt:
- De werknemer verricht de belangrijkste taken van zijn of haar functie vanuit huis (dat wil zeggen de kerntaken van de functie)
- Die taken kunnen niet worden uitgevoerd zonder gebruik te maken van de juiste voorzieningen
- Dergelijke faciliteiten zijn niet beschikbaar voor de werknemer op het terrein van de werkgever, of ze bevinden zich te ver weg
- En op geen enkel moment, noch vóór noch na het opstellen van de arbeidsovereenkomst, kan de werknemer kiezen tussen werken op het bedrijfsterrein van de werkgever of elders.
De moraal voor werknemers is dus: kies voor belastingvrije betalingen, niet voor belastingvermindering!
Apparatuurkosten
Het bedrijf kan investeringsaftrek claimen voor de kosten van apparatuur die ter beschikking wordt gesteld aan werknemers die thuiswerken. Mits het privégebruik van deze middelen door de werknemer gering is, is er geen belastbaar voordeel voor de werknemer. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor een laptop, bureau of stoel, mits de werkgever een schriftelijk beleid heeft waarin duidelijk staat dat de apparatuur voor werkgerelateerde doeleinden wordt verstrekt.
Reiskosten
De regels zijn zo 'eenvoudig' dat de Britse belastingdienst (HMRC) ze uitlegt in brochure IR490! Het belangrijkste om te onthouden is echter dat, hoewel de woning van een werknemer fiscaal als werkplek kan worden beschouwd, dit op zichzelf niet voldoende is om de werknemer recht te geven op belastingaftrek voor de reiskosten naar een andere vaste werkplek.
Werknemers kunnen de volledige reiskosten die zij maken in het kader van hun werkzaamheden fiscaal aftrekken. Er is echter geen aftrek mogelijk voor de kosten van woon-werkverkeer of privéreizen.
De regels zijn complex, maar gewoon woon-werkverkeer wordt gedefinieerd als reizen tussen de woning van de werknemer en een plaats die een 'vaste werkplek' is. Een 'vaste werkplek' omvat plaatsen waar sprake is van een periode van ononderbroken werk die langer dan 24 maanden duurt, of waar de aanwezigheid gedurende de gehele of het grootste deel van de dienstbetrekking plaatsvindt.
Volgens de richtlijnen van HMRC is de woonplaats voor de meeste mensen een persoonlijke keuze, en de reiskosten van huis naar de vaste werkplek zijn een gevolg van die persoonlijke keuze. Daarom komen dergelijke reiskosten alleen in aanmerking voor aftrek als de woonplaats van de werknemer wordt bepaald door de eisen van de functie.
Zelfs als aan die voorwaarde is voldaan, zijn de reiskosten tussen de woning van de werknemer en een andere vaste werkplek alleen aftrekbaar gedurende de periodes dat de woning als werkplek fungeert.
Werknemers die thuiswerken hebben uiteraard recht op aftrek van de reiskosten naar een tijdelijke werkplek – dat wil zeggen, elke werkplek die geen vaste werkplek is. Zo simpel is het!
Voorbeeld
Jane werkt vaak tot laat in de avond en heeft 's nachts geen toegang tot het pand van haar werkgever (haar vaste werkplek), dus neemt ze werk mee naar huis. Omdat het een persoonlijke keuze is waar het werk wordt gedaan (er is geen objectieve verplichting om het thuis te doen), kan reizen van en naar huis niet worden beschouwd als onderdeel van de uitoefening van haar functie en komen de gemaakte kosten niet in aanmerking voor vergoeding.
Janes echtgenoot is echter een regiomanager die in Leicester woont. Hij geeft leiding aan het verkoopteam van zijn bedrijf in de Midlands en het dichtstbijzijnde kantoor van het bedrijf is in Newcastle. Hij is daarom verplicht al zijn administratieve werkzaamheden thuis te verrichten, waar hij een kamer als kantoor heeft ingericht. Hij heeft recht op vergoeding van de reiskosten naar het kantoor van het bedrijf in Newcastle, evenals voor reizen binnen de Midlands, aangezien deze allemaal als tijdelijke werkplekken kunnen worden beschouwd.
Wees redelijk
Zoals je ziet, is alles mogelijk, maar het belangrijkste is om de regels goed te kennen, een goede administratie bij te houden en verstandig te zijn over hoeveel je claimt.
