Het wordt vaak als een eer beschouwd om als bestuurslid voor een goed doel te fungeren en als een kans om iets terug te doen voor de gemeenschap. Het bekleden van een bestuursfunctie brengt echter een zekere mate van toewijding en verantwoordelijkheid met zich mee die niet onderschat mag worden.
Of u nu al bestuurslid bent van een goed doel, of het nu een lokaal project is of een bekende organisatie, of overweegt om dat te worden, het zijn van een bestuurslid brengt een aantal verantwoordelijkheden met zich mee.
Hieronder beschrijven we de belangrijkste verantwoordelijkheden, met bijzondere nadruk op de boekhoudkundige en auditvereisten voor Schotse goede doelen.
Achtergrond
De liefdadigheidssector in Schotland staat over het algemeen onder toezicht van het Office of the Scottish Charity Regulator (OSCR), ook wel bekend als de 'Scottish Charity Regulator'. De OSCR is een niet-ministerieel overheidsorgaan dat fungeert als onafhankelijke toezichthouder en registerhouder voor Schotse liefdadigheidsinstellingen.
De OSCR speelt een belangrijke rol in de liefdadigheidssector en is opgericht om het publiek vertrouwen te geven in de integriteit van goede doelen en om bestuursleden van goede doelen te helpen hun wettelijke verplichtingen te begrijpen en na te komen.
Een belangrijk onderdeel van het werk van de OSCR is het adviseren van bestuursleden van goede doelen. Veel nuttig advies is te vinden op de website , waar een sectie is gewijd aan de plichten van bestuursleden van goede doelen .
Soorten liefdadigheid
De belangrijkste wetgeving waarop goede doelen in Schotland zich moeten richten, is de Charities and Trustee Investment Act (Scotland) 2005 ( de wet van 2005 ). Goede doelen kunnen op verschillende manieren worden opgericht, maar meestal gebeurt dat op een van de volgende manieren:
- opgericht onder de Companies Act 2006 of eerder (liefdadigheidsinstellingen met een besloten vennootschap)
- opgericht krachtens de wet van 2005 via de Scottish Charitable Incorporated Organisations Regulations 2011 ('de Algemene Verordening') (Schotse liefdadigheidsinstellingen met rechtspersoonlijkheid, SCIO's); of
- opgericht door een trustakte (niet-ingeschreven liefdadigheidsinstellingen).
Elk van deze liefdadigheidsinstellingen moet zich registreren en de jaarrekening indienen bij de OSCR, en besloten vennootschappen moeten zich bovendien registreren bij Companies House.
Het type liefdadigheidsinstelling bepaalt de volledige omvang van de verantwoordelijkheden van een bestuurslid.
Wie is een bewindvoerder?
De wet van 2005 definieert trustees als 'personen die de algemene controle en het beheer hebben over de administratie van een liefdadigheidsinstelling'. Deze definitie omvat doorgaans:
- Voor niet-ingeschreven liefdadigheidsinstellingen en SCIO's: leden van het uitvoerend of managementcomité
- Voor stichtingen met een besloten vennootschap zijn dit de directeuren of leden van het bestuur.
Goede doelen moeten te allen tijde het charitatieve doel nastreven waarvoor ze zijn opgericht, en het is de plicht van alle bestuursleden om dit te waarborgen.
Beperkingen en aansprakelijkheden van de curator
Naast de verantwoordelijkheden die horen bij het zijn van een trustee, gelden er ook een aantal beperkingen. Deze zijn bedoeld om te voorkomen dat er een belangenconflict ontstaat tussen de persoonlijke belangen van een trustee en zijn of haar plichten als trustee. Over het algemeen houden deze beperkingen in dat:
- Bestuursleden mogen geen persoonlijk voordeel halen uit de liefdadigheidsinstelling, hoewel redelijke onkosten wel vergoed kunnen worden
- Bestuursleden mogen niet betaald worden voor hun rol als bestuurslid.
Er zijn beperkte uitzonderingen op deze principes, zoals vastgelegd in de wet van 2005. Wanneer bestuursleden niet zorgvuldig, wettelijk of in overeenstemming met hun statuten handelen, kunnen zij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die zij de liefdadigheidsinstelling berokkenen.
Verantwoordelijkheden van de beheerders
De OSCR-richtlijn ' Charity Trustee Duties ' legt uit wat het betekent om bestuurslid te zijn. Bestuursleden hebben de volledige verantwoordelijkheid voor de liefdadigheidsinstelling en een algemene plicht om in het belang van de instelling te handelen. Dit betekent dat zij het volgende moeten doen:
- handelen op een manier die in overeenstemming is met de doelstellingen van de liefdadigheidsinstelling
- Houd u aan de wet en de regels zoals vastgelegd in het bestuursdocument van de liefdadigheidsinstelling
- handel met zorg en toewijding
- Het is belangrijk om eventuele belangenconflicten tussen de liefdadigheidsinstelling en personen of organisaties die de bestuursleden van de instelling benoemen, te beheren.
Bestuurders hebben de plicht ervoor te zorgen dat de fondsen van hun liefdadigheidsinstelling alleen worden gebruikt ter bevordering van de doelstellingen van de instelling. Ze moeten kunnen aantonen dat dit het geval is en dienen daarom documenten bij te houden die dit aantonen.
Bestuursleden van een liefdadigheidsinstelling moeten de belangen van de instelling boven hun eigen behoeften, die van familieleden of zakelijke belangen stellen. Wanneer een beslissing genomen moet worden waarbij de ene optie in het belang van een bestuurslid is en de andere in het belang van de instelling, moet het bestuurslid ervoor zorgen dat de andere bestuursleden op de hoogte zijn van het belangenconflict en mogen zij niet deelnemen aan de discussie of de besluitvorming.
'Charity Trustee Duties' geeft ook informatie over enkele specifieke plichten die in de wet van 2005 zijn vastgelegd. De handleiding beschrijft de plichten van bestuursleden ten aanzien van:
- De gegevens van uw liefdadigheidsinstelling bijwerken – verstrek alle benodigde informatie om het Schotse register van liefdadigheidsinstellingen actueel te houden.
- Rapportage aan de OSCR – voldoen aan de wettelijke verplichting om bepaalde informatie aan de OSCR te verstrekken met betrekking tot de jaarlijkse monitoring, de boekhouding van de liefdadigheidsinstelling en het aanbrengen van wijzigingen in uw liefdadigheidsinstelling.
- Financiële administratie en registratie – zorg voor een correcte boekhouding en stel een jaarrekening en jaarverslag op die extern worden gecontroleerd en samen met de jaarlijkse aangifte naar de OSCR worden verzonden.
- Fondsenwerving – neem de controle over hoe de liefdadigheidsinstelling geld inzamelt.
- informatie verstrekken aan het publiek.
Deze taken worden gedeeld door alle personen die de leiding hebben over de liefdadigheidsinstelling. Geen enkel bestuurslid (bijvoorbeeld de voorzitter of penningmeester) heeft meer verantwoordelijkheid dan een ander bestuurslid.
Boekhoudkundige vereisten
De wet van 2005 vereist dat liefdadigheidsinstellingen:
- Zorg voor een volledige en nauwkeurige boekhouding (en de financiële behoeften zijn hierbij van bijzonder belang)
- Het opstellen van een jaarrekening en een jaarverslag over de activiteiten van de stichting
- Zorg ervoor dat er een audit of onafhankelijk onderzoek wordt uitgevoerd
- Een jaarlijkse aangifte, jaarverslag en jaarrekening indienen bij OSCR (en, voor liefdadigheidsinstellingen met een beperkte aansprakelijkheid, bij Companies House).
De mate waarin aan deze eisen moet worden voldaan, hangt over het algemeen af van het type liefdadigheidsinstelling en de hoogte van de gegenereerde inkomsten.
Financiële vereisten
Een belangrijk aspect van de boekhouding voor goede doelen is het inzicht in de verschillende 'fondsen' waarover een goed doel kan beschikken.
Fondsen vertegenwoordigen in wezen de inkomsten van de liefdadigheidsinstelling en er kunnen beperkingen gelden voor het gebruik van bepaalde soorten ingezamelde fondsen. Zo kan een donatie bijvoorbeeld alleen worden geaccepteerd onder de voorwaarde dat deze voor een specifiek doel wordt gebruikt.
Het is vervolgens de verantwoordelijkheid van de beheerders om ervoor te zorgen dat dergelijke 'beperkte' fondsen alleen worden gebruikt zoals bedoeld.
Fondsenwerving
Het effectieve beheer en de controle van fondsenwerving is ook een belangrijke verantwoordelijkheid van de bestuursleden. Het Scottish Fundraising Standards Panel houdt toezicht op de fondsenwervingsnormen en behandelt klachten over fondsenwerving voor in Schotland geregistreerde goede doelen, in overeenstemming met de Code of Fundraising Practice.
Het jaarverslag
Het jaarverslag is vaak een vrij uitgebreid document, aangezien de wetgeving de minimale hoeveelheid informatie vastlegt die erin moet worden opgenomen. Het rapport bevat doorgaans de volgende informatie:
- een verslag van de raad van toezicht (dat tevens kan dienen als verslag van de directie en als strategisch verslag, indien vereist voor charitatieve bedrijven)
- een overzicht van de financiële activiteiten over het jaar
- een inkomsten- en uitgavenrekening voor het jaar (voor sommige charitatieve organisaties)
- een balans
- een kasstroomoverzicht
- Toelichting op de jaarrekening (inclusief boekhoudkundige beginselen).
Auditvereisten
Of een goed doel een audit nodig heeft, hangt voornamelijk af van de hoogte van de ontvangen of gegenereerde inkomsten en de datum van het boekjaar
- Alle goede doelen met een inkomen van meer dan £500.000 zijn verplicht een audit te ondergaan
- Alle andere goede doelen vereisen een onafhankelijk onderzoek. Indien er op basis van het accrualprincipe een jaarrekening wordt opgesteld, moet de onafhankelijke onderzoeker over de juiste kwalificaties beschikken.
Er zijn nog andere criteria waarmee rekening moet worden gehouden, met name met betrekking tot het totale vermogen, en we bespreken deze graag uitgebreider met u.
Rapportagevereisten
Er bestaat een uitgebreid kader dat bepaalt hoe de jaarrekening van een liefdadigheidsinstelling moet worden opgesteld.
Niet-ingeschreven liefdadigheidsinstellingen met een inkomen lager dan £250.000 mogen een ontvangsten- en uitgavenoverzicht opstellen, tenzij hun statuten anders bepalen.
Alle andere goede doelen moeten jaarrekeningen opstellen die een 'getrouw en eerlijk' beeld geven en worden 'boekhouding op basis van het accrualprincipe' genoemd. Om een 'getrouw en eerlijk' beeld te geven, moeten de jaarrekeningen over het algemeen voldoen aan de eisen van de Charities Statement of Recommended Practice (SORP). De SORP is te vinden op www.charitysorp.org en goede doelen kunnen een aangepaste versie van de SORP maken die is afgestemd op hun eigen situatie.
