Het wordt vaak als een eer beschouwd om als bestuurslid voor een goed doel te fungeren en als een kans om iets terug te doen voor de gemeenschap. Het bekleden van een bestuursfunctie brengt echter een zekere mate van toewijding en verantwoordelijkheid met zich mee die niet onderschat mag worden.
Of u nu al bestuurslid bent van een goed doel, of het nu een lokaal project is of een bekende organisatie, of overweegt om dat te worden, het zijn van een bestuurslid brengt een aantal verantwoordelijkheden met zich mee.
Hieronder beschrijven we de belangrijkste verantwoordelijkheden, met bijzondere nadruk op de vereisten op het gebied van boekhouding en audit.
Achtergrond
De liefdadigheidssector in Engeland en Wales staat over het algemeen onder toezicht van de Charity Commission. De commissie is een overheidsinstantie die de registratie van de meeste liefdadigheidsinstellingen vereist.
De Commissie speelt een belangrijke rol in de liefdadigheidssector en is er om het publiek vertrouwen te geven in de integriteit van goede doelen.
Alle goede doelen moeten aantonen dat hun doelstellingen ten goede komen aan het publiek, in eerste instantie tijdens de aanvraagprocedure bij de Charities Commission en vervolgens elk jaar bij het opstellen van hun jaarverslag.
Een belangrijk onderdeel van het werk van de Commissie is het adviseren van bestuursleden. Veel nuttig advies is te vinden op de website van de Commissie , waar een sectie is gewijd aan het oprichten en beheren van een goed doel .
Soorten liefdadigheid
Goede doelen kunnen op verschillende manieren worden opgericht, maar zijn meestal een van de volgende:
- opgericht onder de Companies Act 2006 of eerder (liefdadigheidsinstellingen met een besloten vennootschap)
- opgericht onder de Charities Act 2011 (Charitable Incorporated Organisations – CIO's); of
- opgericht door een trustakte (niet-ingeschreven liefdadigheidsinstellingen).
Elk van deze goede doelen moet zich registreren en de jaarrekening indienen bij de Charity Commission, en besloten vennootschappen moeten zich bovendien registreren bij Companies House. Het type goede doel bepaalt de volledige omvang van de verantwoordelijkheden van een bestuurslid.
Alle goede doelen vallen onder de Charities Act 2011.
Wie is een bewindvoerder?
De Charities Act 2011 definieert trustees als 'personen die de algemene controle en het beheer hebben over de administratie van een liefdadigheidsinstelling'. Deze definitie omvat doorgaans:
- voor niet-ingeschreven liefdadigheidsinstellingen en CIO's, leden van het uitvoerend of managementcomité
- Voor stichtingen met een besloten vennootschap zijn dit de directeuren of leden van het bestuur.
Beperkingen en aansprakelijkheden van de curator
Naast de verantwoordelijkheden die horen bij het zijn van een trustee, gelden er ook een aantal beperkingen. Deze zijn bedoeld om te voorkomen dat er een belangenconflict ontstaat tussen de persoonlijke belangen van een trustee en zijn of haar plichten als trustee. Over het algemeen houden deze beperkingen in dat:
- Bestuursleden mogen geen persoonlijk voordeel halen uit de liefdadigheidsinstelling, hoewel redelijke onkosten wel vergoed kunnen worden
- Bestuursleden mogen geen werknemers van de liefdadigheidsinstelling zijn.
Er zijn beperkte uitzonderingen op deze principes. Wanneer bestuursleden niet zorgvuldig, wettelijk of in overeenstemming met hun statuten handelen, kunnen zij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele verliezen die zij de liefdadigheidsinstelling toebrengen.
Verantwoordelijkheden van de beheerders
De CC-richtlijn CC3a, 'Bestuurslid van een goed doel: wat houdt het in?', legt uit wat het betekent om bestuurslid te zijn en hoe je dat kunt worden. Bestuursleden dragen de volledige verantwoordelijkheid voor het goede doel en zijn verplicht om:
- Houd u aan de wet en de regels zoals vastgelegd in het bestuursdocument van de liefdadigheidsinstelling
- Handel verantwoordelijk en uitsluitend in het belang van de liefdadigheidsinstelling
- redelijke zorgvuldigheid en bekwaamheid betrachten en
- Ze nemen weloverwogen beslissingen en winnen advies in wanneer dat nodig is.
De publicatie CC3 van de Charity Commission, 'De essentiële trustee: wat u moet weten', biedt meer gedetailleerde richtlijnen voor zowel nieuwe als bestaande trustees. De richtlijnen beschrijven de plichten en verantwoordelijkheden van trustees onder zes rubrieken:
- Zorg ervoor dat uw liefdadigheidsinstelling haar doelstellingen ten behoeve van het algemeen belang nastreeft
- Houd u aan de statuten van uw liefdadigheidsinstelling en de wet
- handel in het belang van uw liefdadigheidsinstelling
- Zorg ervoor dat uw liefdadigheidsinstelling verantwoording aflegt
- Beheer de middelen van uw liefdadigheidsinstelling op verantwoorde wijze
- Handel met de nodige zorgvuldigheid en bekwaamheid.
Voordat u als bestuurslid van een goed doel optreedt, moet u ervoor zorgen dat u daarvoor in aanmerking komt. CC3a beschrijft wie in aanmerking komt om bestuurslid van een goed doel te zijn en legt de regels voor automatische diskwalificatie . Als u gediskwalificeerd bent om bestuurslid van een goed doel te zijn, mag u niet optreden, tenzij u daartoe gemachtigd bent door een ontheffing van de Charity Commission.
Bestuurders zijn wettelijk verplicht ervoor te zorgen dat de fondsen van hun liefdadigheidsinstelling alleen worden gebruikt ter bevordering van de doelstellingen van de instelling. Ze moeten kunnen aantonen dat dit het geval is en dienen daarom documenten bij te houden die dit aantonen.
Fondsenwerving
De Fundraising Regulator is opgericht om het systeem van regulering van goede doelen te versterken en het publieke vertrouwen in fondsenwerving te herstellen. Bestuursleden dienen op de hoogte te zijn van de vele en uiteenlopende Code of Fundraising Practice
Boekhoudkundige vereisten
De meeste goede doelen moeten aan specifieke eisen voldoen, zoals:
- Zorg voor een volledige en nauwkeurige boekhouding (en de financiële behoeften zijn hierbij van bijzonder belang)
- Het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag van de stichting
- om ervoor te zorgen dat een audit of onafhankelijk onderzoek wordt uitgevoerd
- Het indienen van een jaarlijkse aangifte, jaarverslag en jaarrekening bij de Charity Commission (en, voor liefdadigheidsinstellingen met een besloten vennootschap, bij Companies House).
De mate waarin aan deze eisen moet worden voldaan, hangt over het algemeen af van het type liefdadigheidsinstelling en de hoogte van de gegenereerde inkomsten.
Financiële vereisten
Een belangrijk aspect van de boekhouding voor goede doelen is het inzicht in de verschillende 'fondsen' waarover een goed doel kan beschikken. Het effectieve beheer en de controle van fondsenwerving is een belangrijke verantwoordelijkheid van de bestuursleden.
Fondsen vertegenwoordigen in wezen de inkomsten van de liefdadigheidsinstelling en er kunnen beperkingen gelden voor het gebruik van bepaalde soorten ingezamelde fondsen. Zo kan een donatie bijvoorbeeld alleen worden geaccepteerd onder de voorwaarde dat deze voor een specifiek doel wordt gebruikt.
Het is vervolgens de verantwoordelijkheid van de beheerders om ervoor te zorgen dat dergelijke 'beperkte' fondsen alleen worden gebruikt zoals bedoeld.
Het jaarverslag
Het jaarverslag is vaak een vrij uitgebreid document, aangezien de wetgeving de minimale hoeveelheid informatie vastlegt die erin moet worden opgenomen. Het rapport bevat doorgaans de volgende informatie:
- een verslag van de raad van toezicht (dat tevens kan dienen als verslag van de directie en als strategisch verslag, indien vereist voor charitatieve bedrijven)
- een overzicht van de financiële activiteiten over het jaar
- een inkomsten- en uitgavenrekening voor het jaar (voor sommige charitatieve organisaties)
- een balans
- een kasstroomoverzicht
- Toelichting op de jaarrekening (inclusief boekhoudkundige beginselen).
Auditvereisten
Of een goed doel een audit nodig heeft, hangt voornamelijk af van de hoogte van de inkomsten en het einde van het boekjaar. De inkomensgrens varieert per type goed doel, zoals hieronder weergegeven:
- Alle goede doelen waarvan de inkomsten in een financieel jaar meer dan £1.000.000 bedragen, zijn verplicht een audit te ondergaan
- Goede doelen (zowel met als zonder rechtspersoonlijkheid) zijn verplicht een onafhankelijk onderzoek te ondergaan wanneer hun inkomsten in hun boekjaar tussen de £25.000 en £1.000.000 liggen
- Indien het inkomen hoger is dan £250.000, moet de onafhankelijke expert over de juiste kwalificaties beschikken.
Er zijn nog andere criteria waarmee rekening moet worden gehouden, met name met betrekking tot het totale vermogen, en we bespreken deze graag uitgebreider met u.
Rapportagevereisten
Er bestaat een uitgebreid kader dat bepaalt hoe de jaarrekening van een liefdadigheidsinstelling moet worden opgesteld.
Niet-ingeschreven liefdadigheidsinstellingen met een inkomen lager dan £250.000 mogen een ontvangsten- en uitgavenoverzicht opstellen.
Alle andere goede doelen moeten jaarrekeningen opstellen die een 'getrouw en eerlijk' beeld geven. Om dit te bereiken, moeten de jaarrekeningen over het algemeen voldoen aan de eisen van de Charities Statement of Recommended Practice (SORP).
Het SORP is te bekijken op www.charitysorp.org en goede doelen kunnen een aangepaste versie van het SORP maken die aansluit op hun eigen omstandigheden.
