De situatie schetsen
Hen op de hoogte houden
Ze zullen beter voorbereid zijn als ze op de hoogte zijn van eventuele veranderingen binnen uw bedrijf die van invloed kunnen zijn op ons werk. Dit kunnen bijvoorbeeld veranderingen zijn in:
- product of markt
- bedrijfsstrategie, bijvoorbeeld prijsbeleid
- boekhoudsysteem
- sleutelpersoneel.
Als u notulen bijhoudt van managementvergaderingen, kan het verstrekken van kopieën hiervan aan uw medewerkers een zeer nuttige manier zijn om hen inzicht te geven in de belangrijkste gebeurtenissen die u gedurende het jaar hebt meegemaakt.
Als onderdeel van hun werkzaamheden zullen we u waarschijnlijk ook vragen of er gevallen zijn geweest van niet-naleving van het wet- en regelgevingskader waarbinnen uw bedrijf opereert, inclusief of er sprake is geweest van frauduleuze activiteiten waarvan u op de hoogte bent. Dit is onderdeel van hun verplichtingen als uw professioneel adviseur en impliceert niet dat zij van mening zijn dat u zich schuldig heeft gemaakt aan wangedrag.
Wat ze nodig hebben
Als je weet welke informatie ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen, kun je ervoor zorgen dat die beschikbaar is.
Ze kunnen samen beslissen wat jij voor hen kunt klaarmaken en wat ze zelf moeten voorbereiden.
Betere communicatie helpt misverstanden te minimaliseren en onnodig werk te voorkomen.
Rooster
Spreek van tevoren een geschikt tijdschema af. Dit geeft jullie beiden de kans om je goed voor te bereiden.
Mocht je echter achterlopen op schema, laat het hen dan zo snel mogelijk weten, zodat het rooster indien nodig kan worden aangepast.
Hoe u kunt helpen
Boeken en platen
Door uw boekhouding op een georganiseerde manier op te zetten en bij te houden, kunt u snel en gemakkelijk de informatie vinden die u nodig hebt voor het opstellen of controleren van uw jaarrekening. Bovendien krijgt u zo in één oogopslag inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf.
Door rekening te houden met de volgende punten kunt u uw administratie beter organiseren:
- Door uw boekhouding regelmatig te controleren en te balanceren, kunt u fouten opsporen en corrigeren
- Uw betalingen en ontvangstbewijzen analyseren, zodat informatie gemakkelijk kan worden achterhaald
- Uw facturen in een logische volgorde bewaren (op nummer, alfabetisch of datum) zodat u ze gemakkelijk terug kunt vinden.
Procedures
Door bepaalde procedures vast te stellen en te handhaven, krijgt u meer controle over uw administratie en uw bedrijf. Dit betekent ook dat uw medewerkers minder werk hoeven te verzetten, wat u mogelijk geld bespaart.
Zij kunnen u helpen bij het opzetten van deze procedures, waarna u ze zelf kunt uitvoeren. Deze procedures omvatten onder andere het bijhouden van controleaccounts, afstemmingen en voorraadopnames.
Controleaccounts
Controleaccounts registreren de geldstromen, debiteuren en crediteuren aan de hand van de maandelijkse totalen uit uw kasboek en overzichten van verkopen en aankopen.
De kascontrole-rekening laat zien hoeveel contant geld het bedrijf aan het einde van elke maand heeft.
De debiteurenrekening of verkooprekening laat zien hoeveel uw klanten u aan het einde van elke maand verschuldigd zijn.
De crediteurenrekening of de rekening voor inkoop en verkoop laat zien hoeveel u aan het einde van elke maand aan uw leveranciers verschuldigd bent.
Verzoeningen
Afstemmingen helpen ervoor te zorgen dat de cijfers in uw boekhouding volledig en nauwkeurig zijn. Door ze regelmatig uit te voeren, kunt u eventuele fouten opsporen en corrigeren voordat wij uw administratie controleren. Enkele voorbeelden van gegevens die moeten worden afgestemd zijn:
- bankrekeningen
- controleaccounts
- Verklaringen van leveranciers.
Inventarisatie
Als uw bedrijf voorraad heeft, moet u deze minstens één keer per jaar tellen. Om ervoor te zorgen dat de telling efficiënt en nauwkeurig verloopt, dient u rekening te houden met de volgende punten:
- Voorraadartikelen moeten netjes en logisch worden opgeslagen om het tellen te vergemakkelijken
- Alle medewerkers die bij het tellen betrokken zijn, moeten duidelijke instructies krijgen
- Probeer de verplaatsing van voorraad tijdens de telling tot een minimum te beperken. Indien mogelijk, moeten inkomende en uitgaande leveringen worden tegengehouden totdat de telling is voltooid
- Tijdens de telling moeten steekproeven worden uitgevoerd.
Als u grote hoeveelheden voorraad heeft, moeten we mogelijk bij de inventarisatie aanwezig zijn en onze eigen controles uitvoeren.
Roosters
Er moeten diverse schema's worden opgesteld om de jaarrekening te kunnen opstellen en/of controleren. Wij kunnen al deze schema's voor u opstellen, maar het is vanzelfsprekend dat u tijd en geld bespaart als u dit zelf doet.
U kunt overwegen om enkele van de volgende schema's op te stellen:
- Een gedetailleerde lijst van aankopen en afstotingen van vaste activa, met een kopie van de bijbehorende verkoop- en inkoopfacturen
- Overzichten met een weergave van elk voorraadartikel, de hoeveelheid, de eenheidswaarde en de totale waarde. Geef aan welke voorraadartikelen oud of beschadigd zijn
- Een lijst van uw debiteuren aan het einde van het jaar, inclusief het bedrag dat ze u verschuldigd zijn en hoe lang de betalingen al openstaan. Geef aan welke debiteuren u waarschijnlijk niet zullen betalen
- een overzicht van alle bank- en kassaldi aan het einde van het jaar, samen met alle bankafschriften voor elke bankrekening
- Een lijst van schuldeisers, waaronder de belastingdienst (HMRC) en de gebruikelijke leveranciers.
- Ondersteunende berekeningen voor de gegevens die in uw jaarrekening moeten worden opgenomen, zoals het gemiddelde aantal werknemers, operationele leaseverplichtingen of de beloning van directeuren (alleen verplicht voor bedrijven).
Niet al deze schema's zijn van toepassing op uw bedrijf. Voordat u actie onderneemt, is het daarom raadzaam om dit eerst te bespreken.
Andere kwesties
Sommige kwesties zijn alleen relevant voor bedrijven. Deze omvatten:
Verhalende rapporten
Grotere bedrijven moeten mogelijk een vorm van toelichtende rapportage bij de jaarrekening voegen, zoals een strategisch rapport. Dit is uw kans om aanvullende informatie te verstrekken die de gebruikers van uw jaarrekening helpt uw bedrijf en de prestaties ervan te begrijpen. Indien dit het geval is, zullen zij deze vereisten met u bespreken, zodat u de formulering van de benodigde rapporten kunt opstellen.
Toekomstplannen
Als onderdeel van het opstellen van de jaarrekening bent u verplicht de continuïteit van de onderneming te beoordelen. U moet er zeker van zijn dat de onderneming over voldoende middelen beschikt om minimaal 12 maanden na goedkeuring van de jaarrekening te kunnen blijven bestaan. Daarnaast dient u ook te beoordelen of er aanwijzingen zijn dat de waarde van uw activa is gedaald, bijvoorbeeld als gevolg van veroudering door marktveranderingen of technologische ontwikkelingen.
Als er onzekerheid bestaat over de toekomstige prestaties van het bedrijf, kunnen zij u vragen bewijsmateriaal te overleggen ter ondersteuning van uw beoordeling van de continuïteit van de onderneming. Dit kan bestaan uit verwachte resultaten en kasstroomprognoses, ontvangen verkooporders of details over nieuwe financieringsbronnen. Door dit zo snel mogelijk aan te leveren, kunnen wij ons werk zo snel en efficiënt mogelijk afronden.
