Wettelijke ziektevergoeding (Statutory Sick Pay, SSP), wettelijke zwangerschapsvergoeding (Statutory Maternity Pay, SMP), wettelijke vaderschapsvergoeding (Statutory Paternity Pay, SPP) en gedeelde ouderschapsvergoeding (Shared Parental Pay, ShPP) zijn belangrijke regelingen om te begrijpen, omdat ze minimale wettelijke vereisten voor werkgevers opleggen. Elk van deze regelingen werkt op een andere manier.
Dit informatieblad beschrijft de belangrijkste principes van de regelgeving en waar een werkgever rekening mee moet houden.
Wettelijke ziektevergoeding (SSP)
De wettelijke ziektevergoeding (SSP) is van toepassing op alle werkgevers, ongeacht hun omvang, en vertegenwoordigt de minimale betalingen die wettelijk verplicht zijn.
Het is mogelijk om je uit de regeling te onttrekken, maar alleen als de ziektevergoedingsregeling van de werkgever gelijk is aan of hoger is dan de wettelijke ziektevergoeding (SSP). Er blijft dan wel een verplichting bestaan om de juiste administratie bij te houden, enzovoort.
Hieronder hebben we de algemene principes uiteengezet, maar eerst moeten we enkele specifieke termen toelichten.
Woordenlijst
Een PIW bestaat uit vier of meer opeenvolgende kalenderdagen van ziekte. Dit hoeven geen normale werkdagen te zijn.
Wanneer een PIW binnen acht weken na het einde van een voorgaande PIW begint, kunnen de perioden aan elkaar gekoppeld worden.
Dit zijn doorgaans de normale werkdagen van de werknemer, tenzij andere dagen zijn overeengekomen. SSP wordt betaald voor elke kwalificerende dag nadat de wachtdagen zijn verstreken.
De eerste drie QDs in een PIW worden WDs genoemd. SSP is niet verschuldigd voor WDs.
Wanneer PIW's aan elkaar gekoppeld zijn, zijn alleen de eerste drie dagen van de eerste PIW WD's.
Wie komt in aanmerking voor SSP?
Alle werknemers die aan het begin van een PIW of gekoppelde PIW's een gemiddeld wekelijks inkomen hadden dat hoger lag dan de ondergrens voor inkomen (LEL) van £125.
Werknemers moeten u op de hoogte hebben gesteld van hun ziekte – binnen uw eigen termijn of binnen zeven dagen.
Zij moeten bewijs leveren van hun arbeidsongeschiktheid. Werknemers kunnen hun afwezigheid gedurende de eerste zeven opeenvolgende dagen zelf verklaren; daarna is een Med3-formulier (Fit Note) van hun huisarts vereist.
Hoeveel ziektegeld is er verschuldigd?
Het wekelijkse bedrag van de SSP (Social Security Pay) is £118,75 voor 2025/26, maar wordt berekend op basis van een dagtarief.
Het dagtarief
Het dagtarief kan per werknemer verschillen. Het wordt berekend door het weektarief te delen door het aantal werkdagen per week. Een werknemer met een vijfdaagse werkweek zou bijvoorbeeld een dagtarief van £23,75 hebben voor 2025/26.
Alleen QD's komen in aanmerking voor SSP en onthoud dat de eerste drie dagen (WD's) niet in aanmerking komen, tenzij de afwezigheid verband houdt met COVID-19.
Maximale SSP
De maximale aanspraak bedraagt 28 weken per ziekteperiode of daaraan gekoppelde periode van betaald verlof.
Werkgevers kunnen de doorbetaalde ziekte-uitkeringen niet terugvorderen.
Loonheffing (PAYE) en registraties
De ziektekostenverzekering (SSP) is inbegrepen in het brutoloon en de loonheffing (PAYE) wordt zoals gebruikelijk toegepast.
Werkgevers dienen ziekteverzuim te monitoren en gedetailleerde gegevens bij te houden, aangezien deze nodig zijn voor de loonheffing.
Wettelijke zwangerschapsuitkering (SMP)
ZM (Sum Mortgage Payment) wordt uitgekeerd aan vrouwelijke werknemers of voormalige werknemers die een kind hebben gekregen of op het punt staan een kind te krijgen.
De betaling van zwangerschapsverlofpremies is verplicht wanneer de werknemer aan bepaalde voorwaarden voldoet.
De eisen
ZMP wordt uitbetaald indien de werknemer:
- haar zwangerschapsverlof is begonnen
- Ze heeft 28 dagen van tevoren haar zwangerschapsverlof aangekondigd (tenzij er een goede reden voor is)
- medische bewijsstukken verstrekt met een formulier (MATB1)
- is gedurende 26 weken onafgebroken in dienst geweest, tot en met haar kwalificatieweek
- had een gemiddeld wekelijks inkomen (AWE) boven de LEL in de betreffende periode.
Het is belangrijk om te weten dat moeders wettelijk recht hebben op maximaal 52 weken verlof rond de geboorte van hun kind, ongeacht of ze in aanmerking komen voor zwangerschapsverlofuitkering (SMP). Dit betekent dat moeders ervoor kunnen kiezen om in totaal maximaal een jaar verlof op te nemen.
Het te betalen bedrag
De bedragen voor SMP, SPP, wettelijke gedeelde ouderschapsuitkering en wettelijke adoptie-uitkering bedragen £184,03 per week (of 90% van het gemiddelde wekelijkse inkomen van de persoon, indien dat lager is).
ZM-uitkering wordt maximaal 39 weken uitbetaald. De uitgerekende datum, zoals vermeld op het MATB1-certificaat, bepaalt de duur van de zwangerschapsuitkering en niet de geboortedatum. De tarieven voor ZM-uitkering zijn als volgt:
- eerste zes weken op 90% van AWE (zie hieronder)
- tot maximaal nog eens 33 weken tegen het laagste van de volgende bedragen:
- 90% van AWE
- £187,18 voor 2025/26.
ZWM wordt beschouwd als normaal loon.
Gemiddelde wekelijkse inkomsten (AWE)
AWE moet voor twee doeleinden worden berekend:
- om te bepalen of de werknemer recht heeft op zwangerschapsverlof (het inkomen moet boven de LEL liggen)
- om het SMP-percentage vast te stellen.
Het gemiddelde wordt berekend op basis van de relevante periode van de werknemer. Dit is gebaseerd op een periode van acht weken tot het einde van de kwalificerende week, wat 15 weken vóór de verwachte geboortedatum van de baby is. In sommige gevallen moet bij de berekening van het zwangerschapsverlof (SMP) rekening worden gehouden met latere loonsverhogingen. De inkomsten voor dit doel zijn gelijk aan die voor de sociale premies (Class 1 NICs) en omvatten ook het ziektegeld (SSP).
Herstel van SMP
92% van de betaalde zwangerschapsverlofvergoeding kan worden teruggevorderd door inhouding op de maandelijkse loonheffing.
Werkgevers komen mogelijk in aanmerking voor de Small Employers' Relief (SER). De SER bedraagt 100% van de SMP plus 3% looncompensatie.
Om in aanmerking te komen voor SER gelden momenteel de volgende limieten:
- De totale bruto premies voor sociale zekerheid (klasse 1) voor het betreffende belastingjaar van de werknemer moeten lager zijn dan £45.000
- Het kwalificerende belastingjaar van de werknemer is het laatste volledige belastingjaar dat eindigt vóór het begin van haar kwalificerende week.
Woordenlijst
- Week waarin de baby wordt verwacht
- De week waarin de baby naar verwachting geboren wordt. Deze begint op een zondag.
- Kwalificatieweek (QW)
- De 15e week vóór de week waarin de baby wordt verwacht. De week waarin de baby wordt verwacht en de QW (Qualified Week) zijn eenvoudig vast te stellen met behulp van software of online rekenmachines die beschikbaar zijn via de basis-PAYE-tools van gov.uk.
- Zwangerschapsuitkeringperiode (MPP)
- De periode van maximaal 39 weken waarin zwangerschapsuitkering (SMP) kan worden betaald.
- MATB1
- Een zwangerschapsverklaring, afgegeven door een verloskundige of arts, is vereist. Deze is beschikbaar tot 20 weken voor de verwachte bevallingsdatum. Zonder deze verklaring kan er geen zwangerschapsuitkering (SMP) worden betaald.
Gewone wettelijke vaderschapsuitkering (OSPP)
OSPP wordt uitgekeerd aan partners die verlof opnemen om voor de baby te zorgen of de moeder te ondersteunen gedurende het eerste jaar na de geboorte. OSPP stond voorheen bekend als SPP.
Het is beschikbaar voor:
- vader
- echtgenoot of partner van de moeder (of adoptieouder)
- adoptieouder van het kind
- beoogde ouder (als ze een baby krijgen via een draagmoederregeling)
De partner moet beschikken over:
- 28 dagen van tevoren hun vaderschapsverlof aankondigen (tenzij er een goede reden voor is)
- een verklaring van gezinsverplichting ingediend op formulier SC3 of een eigen formulier van de werkgever
- zijn minimaal 26 weken onafgebroken in dienst geweest tot en met hun kwalificatieweek (in het geval van adoptie is de kwalificatieweek elke dag in de week waarin ze aan een kind worden gekoppeld)
- had in de betreffende periode een gemiddeld wekelijks inkomen boven de LEL (Lower Effort Level).
Het te betalen bedrag
OSPP is voor maximaal twee weken uitbetaalbaar:
Voor baby's die vóór 7 april 2024 worden verwacht, moet het verlof in één keer worden opgenomen, ofwel een week ofwel twee weken. Voor baby's die op of na 7 april 2024 worden verwacht, kan de werknemer twee weken aaneengesloten opnemen of twee aparte periodes van één week.
Het wordt betaald tegen de volgende tarieven:
- de laagste van:
- 90% van AWE
- £187,18 voor 2025/26.
OSPP wordt beschouwd als normaal loon.
De berekening van AWE en het herstel van OSPP zijn onderworpen aan dezelfde regels als voor SMP.
Vaders hebben het recht om onbetaald verlof op te nemen voor maximaal twee prenatale afspraken.
Adoptieouders
Om in aanmerking te komen voor wettelijke adoptievergoeding (Statutory Adoption Pay, SAP), moet een werknemer voldoen aan dezelfde inkomens- en dienstjarencriteria als een werknemer die in aanmerking wil komen voor wettelijke zwangerschapsuitkering (SMP). Een werknemer moet zijn of haar werkgever bewijs van de adoptie overleggen en een verklaring dat hij of zij ervoor heeft gekozen om SAP te ontvangen. HMRC-formulier SC4 biedt een voorbeeldformulier dat hiervoor gebruikt kan worden. Een bewijs van overeenstemming met het adoptiebureau moet aan de werkgever worden overlegd. SAP wordt betaald tegen het lagere tarief van SMP en is onderworpen aan dezelfde regels met betrekking tot terugvordering.
Gedeeld ouderschapsverlof (SPL)
SPL is beschikbaar voor ouders van wie de baby's op of na 5 april 2015 worden verwacht. In het geval van adoptie is SPL van toepassing op kinderen die op of na 5 april 2015 aan een adoptieouder zijn gekoppeld of ter adoptie zijn afgestaan.
Werkende moeders hebben nog steeds recht op 52 weken zwangerschapsverlof. De moeder kan haar recht op zwangerschapsuitkering (SMP) en verlof beperken en kiezen voor ouderschapsverlof (SPL) en gedeelde ouderschapsuitkering (ShPP). SPL en ShPP zijn beschikbaar mits de ouders aan de voorwaarden voldoen. De belangrijkste onderdelen van de regeling zijn:
- In de periode van 52 weken heeft de moeder recht op twee weken verplichte wettelijke zwangerschapsverlof (Statutory Maternity Leave, SML) (vier weken voor handarbeiders), die ze moet opnemen
- In aanmerking komende ouders kunnen vervolgens het resterende verlof en de uitbetaling in de vorm van ShPP en SPL naar eigen inzicht onderling verdelen
- Vaders hebben nog steeds recht op twee weken standaard vaderschapsverlof volgens de OSPP-regeling
- Moeders met een partner (die ook aan de voorwaarden moet voldoen) kunnen het moederschapsverlof en de bijbehorende uitkering beëindigen en het resterende saldo verdelen als SPL en ShPP
- Werknemers die gebruikmaken van betaald ouderschapsverlof zijn beschermd tegen minder gunstige behandeling, omdat ze het recht hebben om terug te keren naar hun oorspronkelijke functie als het totale verlof maximaal 26 weken bedraagt, zelfs als het verlof in onderbroken periodes is opgenomen
- Bij een eventueel daaropvolgend verlof behoudt men het recht om terug te keren naar dezelfde functie, of, indien dat redelijkerwijs niet mogelijk is, naar een vergelijkbare functie
- Het is aan de ouders hoe ze het ouderschapsverlof verdelen – ze kunnen het om de beurt opnemen of samen verlof nemen, op voorwaarde dat ze in totaal niet meer dan 52 weken van dit verlof opnemen
- Het extra vaderschapsverlof en de bijbehorende uitkering werden afgeschaft voor baby's die vanaf 5 april 2015 werden verwacht
- ShPP wordt op dezelfde manier berekend als SMP.
Plannen om SPL uit te breiden naar grootouders
Er zijn voorstellen aangekondigd om het gedeeld grootouderverlof (SPL) uit te breiden, zodat grootouders ook verlof kunnen opnemen. Het systeem van gedeeld grootouderverlof stelt een moeder in staat haar verlof te delen met een aangewezen werkende grootouder. SPL is momenteel beperkt tot de partner van de moeder. Er is nog geen ingangsdatum voor deze uitbreiding vastgesteld.
