De Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017 (zoals gewijzigd) (de Verordeningen) zijn van toepassing op een aantal verschillende bedrijven, waaronder (onder andere) accountants en auditors, belastingadviseurs en handelaren in hoogwaardige goederen. De Verordeningen bevatten gedetailleerde procedurele anti-witwasvereisten voor de betrokkenen.
De Britse belastingdienst (HMRC) is verantwoordelijk voor het toezicht op High Value Dealers. Hieronder beschrijven we de belangrijkste vereisten van de regelgeving en de registratieprocedure.
Welke bedrijven worden getroffen?
Bedrijven die voldoen aan de definitie van een 'High Value Dealer' (HVD) vallen onder de regelgeving.
Een bedrijf wordt als HVD (Human Value Distribution) gedefinieerd wanneer het handelt in goederen en contante betalingen accepteert of verricht van € 10.000 of meer in welke valuta dan ook, inclusief gevallen waarin een klant contant geld rechtstreeks op de bankrekening van de HVD stort of wanneer een klant contant geld betaalt aan een derde ten behoeve van de HVD. Dit geldt ongeacht of de transactie als één enkele transactie of in meerdere gekoppelde termijnen wordt uitgevoerd.
Bedrijven die dergelijke transacties slechts af en toe accepteren of uitvoeren, vallen hieronder. Bedrijven die geen grote hoeveelheden contant geld accepteren of diensten verlenen, worden niet getroffen.
Over het algemeen zullen de bedrijven die het meest getroffen worden, die zijn die handelen in hoogwaardige of luxe goederen, kunstwerken, auto's, sieraden en jachten.
De regeling is echter van toepassing op iedereen die voldoende grote contante bedragen accepteert voor goederen, en elk bedrijf kan in principe worden geregistreerd.
Als een HVD (High Value Delivery) geen betalingen van hoge waarde wil accepteren, moet er een schriftelijk beleid hierover zijn en moet ervoor gezorgd worden dat zowel werknemers als klanten van dit beleid op de hoogte zijn.
Deelnemers aan de kunstmarkt
Een deelnemer aan de kunstmarkt is iemand die beroepsmatig handelt in, of optreedt als tussenpersoon bij de aan- of verkoop van kunst met een waarde van meer dan € 10.000. Een deelnemer aan de kunstmarkt is verplicht zich te registreren bij de Britse belastingdienst (HMRC), ongeacht hoe dergelijke betalingen worden gedaan of ontvangen; de registratieplicht is dus niet beperkt tot degenen die contante betalingen doen of ontvangen. Registratie als deelnemer aan de kunstmarkt is eveneens verplicht bij de HMRC.
Wat zijn de gevolgen voor mijn bedrijf?
Als uw bedrijf goederen verhandelt en grote contante betalingen accepteert of verricht, bent u verplicht om:
- Implementeer systemen ter bestrijding van witwassen, zodat u witwaspraktijken kunt opsporen en voorkomen en verdachte transacties kunt melden (zie hieronder)
- registreer je bij HMRC
- U betaalt een jaarlijkse vergoeding op basis van het aantal vestigingen waar u handel drijft. Daarnaast zijn er aanmeldingskosten voor nieuwe registraties
- Meld eventuele wijzigingen gedurende het registratiejaar
Als u niet zeker weet of u goederen voor dit bedrag zult verkopen en u zich niet registreert, bent u verplicht om betalingen of terugbetalingen in contanten ter waarde van € 10.000 (of meer) te weigeren of aan te dringen op betaling via een andere methode, zoals cheque, creditcard of betaalpas.
Achtergrond van de vereisten
Waarom werd dit regime ingevoerd?
Het doel van het regime is de samenleving te beschermen en witwaspraktijken en de daaraan ten grondslag liggende criminele activiteiten, waaronder terrorisme, te bestrijden.
Doordat witwassers steeds geavanceerdere methoden gebruiken om de herkomst van hun geld te verbergen, is nieuwe wetgeving en regelgeving nodig geworden om de betrokkenen op te sporen.
De belangrijkste wetgeving is hoofdzakelijk vervat in de Proceeds of Crime Act 2002 en de Terrorism Act 2000, zoals gewijzigd door de Terrorism Act 2006 en vervolgens de Counter-Terrorism Act 2008.
De verordeningen van 2017 (zoals gewijzigd) implementeren de vierde en vijfde EU-richtlijn inzake witwasbestrijding, die tot doel hebben het regime voor de bestrijding van witwaspraktijken en terrorismefinanciering verder te verbeteren en aan te scherpen. Brexit heeft geen invloed gehad op de toepassing van deze verordeningen.
Wat is witwassen van geld?
Witwassen van geld is het proces waarbij crimineel verkregen geld of andere bezittingen (crimineel verkregen vermogen) worden omgewisseld voor 'schoon' geld of andere bezittingen die geen duidelijke link hebben met hun criminele oorsprong.
Crimineel verkregen eigendom
Crimineel verkregen vermogen vertegenwoordigt de opbrengst van crimineel gedrag. Dit omvat elk gedrag, waar ook ter wereld, dat een strafbaar feit zou vormen indien het in het Verenigd Koninkrijk zou worden gepleegd. Het omvat niet alleen bijvoorbeeld drugshandel, belastingontduiking, fraude, valsheid in geschrifte en diefstal, maar ook elk ander strafbaar feit dat met winstoogmerk wordt gepleegd.
Het is daarom belangrijk te onthouden dat witwassen van geld de opbrengsten van elke misdaad omvat, en niet alleen de meer traditioneel geassocieerde misdrijven zoals drugshandel en prostitutie.
Volgens de wetgeving zijn er drie hoofddelicten met betrekking tot witwassen van geld die criminele activiteiten omvatten, en twee verwante delicten:
- het verbergen, verhullen, omzetten, overdragen of verwijderen (uit het Verenigd Koninkrijk) van crimineel verkregen goederen
- het treffen van regelingen die de verwerving, het behoud, het gebruik of de controle van crimineel verkregen vermogen door of namens een andere persoon vergemakkelijken
- het verwerven, gebruiken of bezitten van crimineel verkregen goederen
- Het niet openbaar maken van de wetenschap of het vermoeden, of het hebben van redelijke gronden om te weten of te vermoeden, dat een andere persoon betrokken is bij het witwassen van geld of het financieren van terrorisme
- Het bekendmaken dat er een melding is gedaan van een vermoeden van witwassen, of dat er een onderzoek naar witwaspraktijken wordt uitgevoerd of overwogen, wanneer dit een onderzoek waarschijnlijk zal schaden. Dit wordt 'tipping off' genoemd.
HVD's moeten zich ervan bewust zijn hoe deze acties hun bedrijf kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld doordat de opbrengsten van misdaad binnen hun bedrijf worden besteed (of witgewassen)
Het belang van het regime
De wet legt zeer zware straffen op aan iedereen die betrokken is bij het witwassen van geld. De regelgeving vereist dat financiële instellingen procedures tegen het witwassen van geld invoeren om zichzelf te beschermen tegen misbruik door witwassers en het risico op vervolging.
Het registratieproces
HVD's registreren zich bij HMRC via hun online service. Als u al een Government Gateway-account hebt, gebruikt u deze gebruikersnaam en dit wachtwoord om in te loggen. Anders kunt u zich tijdens dit proces registreren voor een account.
HMRC zal uw aanvraag beoordelen, maar dit kan tot 45 dagen duren. Houd er rekening mee dat u geen contante betalingen van meer dan € 10.000 mag accepteren of doen totdat u geregistreerd bent. U ontvangt een e-mail zodra er een beslissing over uw aanvraag is genomen, maar u moet inloggen op uw account om die beslissing te kunnen inzien.
Registratie is verplicht wanneer een bedrijf:
- accepteert of verricht betalingen ter waarde van €10.000 of meer in contanten voor een enkele transactie of in gekoppelde termijnen of
- neemt een beleidsbesluit om dergelijke transacties uit te voeren.
Elke rechtspersoon via welke een HVD-bedrijf wordt geëxploiteerd, moet geregistreerd zijn. Voor de registratie van elk van de in de aanvraag vermelde vestigingen is een initiële vergoeding van £300 verschuldigd. Jaarlijkse verlengingskosten van £300 per vestiging zijn van toepassing. De regelgeving van 2017 vereist een screening van 'sleutelpersoneel' om te controleren op relevante strafrechtelijke veroordelingen. Dit is een niet-restitueerbare vergoeding van £40 per persoon.
Bedrijven die zich niet registreren, kunnen een civiele boete krijgen als ze een HVD-transactie uitvoeren.
Welke anti-witwasmaatregelen en -procedures zijn vereist?
Uw bedrijf dient beleid en procedures vast te stellen, te evalueren en te handhaven met betrekking tot:
- klantonderzoek
- risicobeoordeling en -beheer
- het monitoren en beheren van de naleving
- rapportage
- archivering
- interne controle
- de interne communicatie van deze beleidsregels en procedures.
Klantonderzoek (CDD)
HVD's moeten de identiteit vaststellen van elke klant die een contante betaling van in totaal € 10.000 of meer verricht of terugbetaald krijgt voor een enkele transactie of gekoppelde transacties.
Om de identiteit vast te stellen, moet u er zeker van zijn dat uw klant is wie hij of zij beweert te zijn. Dit kunt u controleren aan de hand van de naam, het adres en de geboortedatum van de klant. Voor meer informatie over CDD-procedures kunt u het factsheet over witwassen en opbrengsten van misdaad raadplegen.
Risicobeoordeling
De HVD moet een risicoanalyse uitvoeren om de risico's van witwassen en terrorismefinanciering waaraan het bedrijf is blootgesteld, te identificeren en te beoordelen. U moet dit schriftelijk vastleggen, samen met alle onderliggende informatie die u voor deze analyse hebt gebruikt (bijvoorbeeld de landen waarin u actief bent, de goederen die u verkoopt, de aard van uw klanten, enz.).
Wijs een persoon aan als de functionaris die verantwoordelijk is voor de naleving van de regels
De regelgeving vereist dat, waar dit passend is gezien de omvang en aard van uw bedrijf, een lid van de raad van bestuur (of een gelijkwaardige functionaris) of een lid van het senior management de verantwoordelijke is voor de naleving van de regelgeving. De Belastingdienst (HMRC), als uw toezichthoudende instantie, moet op de hoogte worden gesteld van de identiteit van deze persoon bij de eerste benoeming en van eventuele latere wijzigingen.
Een functionaris voor de bestrijding van witwassen (Money Laundering Nominated Officer, MLNO) aanstellen
Dit is een zeer belangrijke rol binnen een HVD-bedrijf en dient te worden vervuld door een geschikte senior medewerker. Deze persoon kan ook de functionaris zijn die verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving, en ook in dit geval moet de Belastingdienst (HMRC) op de hoogte worden gesteld van diens identiteit.
De belangrijkste taken van de MLNO zouden moeten zijn:
- De noodzakelijke procedures vaststellen om de vereisten van de regelgeving te implementeren
- Rapporten over mogelijke witwaspraktijken van anderen die bij het bedrijf betrokken zijn, ontvangen en beoordelen
- beslissen of je aangifte wilt doen bij de National Crime Agency (NCA).
Stel een onafhankelijke auditfunctie in om de naleving te beoordelen
HVD's moeten ervoor zorgen dat hun beleid passend is en correct wordt geïmplementeerd. Waar nodig moeten er wijzigingen worden aangebracht om te garanderen dat alles naar behoren functioneert. Van grotere organisaties wordt verwacht dat zij dit bereiken door een onafhankelijke auditfunctie in te stellen, maar kleinere bedrijven kunnen dit bijvoorbeeld doen met een jaarlijkse interne of externe controle van hun procedures.
Selecteer relevante medewerkers
Bij het aannemen van nieuwe medewerkers die betrokken zullen zijn bij de naleving van de regelgeving (bijvoorbeeld het aannemen van grote contante betalingen), moet de HVD hen screenen om te controleren of ze over de juiste kennis en vaardigheden voor de functie beschikken en om hun gedrag en integriteit te beoordelen.
NCA
De NCA is de overheidsinstantie waar alle vermoedens van witwassen van geld gemeld moeten worden via de NCA-website .
Het komt soms voor dat de MLNO een interne melding ontvangt van vermoedelijke witwaspraktijken, terwijl de transactie nog niet is afgerond. In dergelijke gevallen gelden er specifieke procedures van de NCA en moet u wachten tot de NCA toestemming geeft voor de transactie.
Het trainen van uw personeel
Alle medewerkers met klantcontact binnen het bedrijf moeten getraind zijn om op de hoogte te zijn van:
- de wetgeving betreffende witwasdelicten en terrorismefinanciering
- Hoe herken je verdachte transacties en hoe ga je ermee om?.
Medewerkers moeten regelmatig worden getraind op dit onderwerp en de trainingen moeten worden herhaald om ervoor te zorgen dat de kennis van de medewerkers op peil blijft en dat ze bekwaam zijn in het toepassen van CDD-procedures. De voortdurende training moet ervoor zorgen dat medewerkers op de hoogte blijven van veranderende witwaspraktijken.
Het risico beheersen
HVD's zouden moeten:
- beschikken over een systeem om alle transacties van € 10.000 of meer in hun boekhoudsysteem te registreren en te identificeren
- hebben beleid en procedures opgesteld met betrekking tot de acceptatie van deze grote transacties.
Het bijhouden van gegevens
De volgende documenten moeten worden bijgehouden:
- een kopie van, of verwijzingen naar, het bewijs van de identiteit van de klant verkregen in het kader van de CDD-procedures
- Het bewijsmateriaal en de documenten met betrekking tot de zakelijke relaties en incidentele transacties die het onderwerp zijn van CDD-maatregelen of doorlopende monitoring.
Met betrekking tot het bewijs van de identiteit van een klant moeten bedrijven de volgende gegevens bewaren:
- een kopie van de geaccepteerde identificatiedocumenten en het verkregen verificatiebewijs, of
- verwijzingen naar het bewijs van de identiteit van een klant.
Hoe lang moeten de gegevens bewaard worden?
- Bewijs van de identiteit van een klant moet gedurende 5 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de datum waarop de incidentele transactie is voltooid of de zakelijke relatie is beëindigd.
- Transactiegegevens moeten gedurende 5 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de datum waarop de transactie is voltooid.
- Alle overige documenten moeten gedurende 5 jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de datum waarop de zakelijke relatie eindigt.
Je moet snel kunnen reageren op een vraag van de politie of een andere bevoegde onderzoeker met betrekking tot een klant of voormalige klant.
Niet-naleving
Bedrijven kunnen een civiele boete krijgen voor het niet naleven van een registratieplicht. Er is geen maximumbedrag voor de boete. De boete zal worden vastgesteld op een bedrag dat passend wordt geacht om effectief, proportioneel en afschrikkend te zijn.
Het niet nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de regelgeving kan leiden tot vervolging of een civiele boete. Veroordeling op grond van de regelgeving kan een gevangenisstraf van maximaal twee jaar en/of een onbeperkte boete tot gevolg hebben.
