Dit factsheet richt zich op btw-gerelateerde zaken die relevant zijn voor kleinere bedrijven. Een belangrijk doel is om veelvoorkomende risicogebieden in kaart te brengen, aangezien een beter begrip hiervan kan bijdragen aan het verminderen van fouten en het minimaliseren van boetes. Een andere cruciale factor om dit doel te bereiken is een goede administratie. Anders bestaat er een verhoogd risico dat de btw-aangifte wordt opgesteld op basis van onvolledige of onjuiste informatie.
Dit aspect wordt hier niet verder behandeld, maar nuttige informatie is te vinden op de GOV.UK -website.
Raadpleeg ons factsheet 'Digitalisering van de btw-administratie' voor informatie over de verplichte digitale administratie en digitale btw-aangiften.
Aangifte en betaling van btw-gelden
Voor bedrijven die kwartaal- of maandelijkse aangiften indienen, moeten zowel de btw-aangifte als de eventueel verschuldigde btw normaal gesproken één maand en zeven dagen na het einde van de btw-periode bij HMRC worden ingediend.
Indien de uiterste inleverdatum op een weekend of feestdag valt, dient het bedrijf ervoor te zorgen dat de aangifte en de betaling van de verschuldigde btw uiterlijk op de laatste werkdag vóór de deadline bij HMRC zijn binnengekomen.
Voorbelasting
Wanneer de btw die is betaald over uitgaven kan worden teruggevorderd via een btw-aangifte, wordt dit 'voorbelasting' genoemd. Alleen btw-geregistreerde bedrijven kunnen btw op aankopen terugvorderen, mits:
- De kosten worden gemaakt voor zakelijke doeleinden
- Het bedrijf is de afnemer van de geleverde goederen of diensten
- Er is een geldige btw-factuur voor de aankoop.
Alleen btw-geregistreerde bedrijven mogen geldige btw-facturen uitstellen. Daarom kan er geen btw worden teruggevorderd op goederen of diensten die zijn gekocht van een bedrijf dat niet btw-geregistreerd is. Proforma-facturen mogen niet worden gebruikt als basis voor btw-terugvordering, omdat dit per ongeluk kan leiden tot een dubbele btw-terugvordering.
Voor de meeste soorten leveringen waarvoor btw-terugvordering wordt gevraagd, is een geldige btw-factuur vereist. Deze factuur moet doorgaans gericht zijn aan de ondernemer die de voorbelasting claimt. Een zeer beperkt aantal leveringen vereist geen btw-factuur ter ondersteuning van de claim, mits de totale uitgaven voor elke belastbare levering £ 25 of minder bedragen (inclusief btw). De meest praktische voorbeelden hiervan zijn parkeerkosten en bepaalde tolheffingen.
De volgende veelvoorkomende artikelen zijn echter nooit btw-plichtig en er is dus geen btw terug te vorderen: postzegels, trein-, vliegtuig- en buskaartjes, parkeermeters op straat en boodschappen voor op kantoor zoals thee, koffie en melk.
Zakelijk doel
Dit is vaak een twistpunt tussen belastingbetalers en de Britse belastingdienst (HMRC), omdat btw niet automatisch terugvorderbaar is simpelweg omdat deze is gemaakt door een btw-geregistreerde persoon, of omdat de leverancier door het bedrijf is betaald.
Bij de beoordeling of het gebruik van goederen of diensten als zakelijk gebruik kan worden beschouwd (met het oog op het vaststellen van het recht op aftrek van btw als voorbelasting), moet worden nagegaan of de uitgaven direct verband houden met de werking en bedrijfsvoering van de onderneming of slechts een incidenteel voordeel opleveren.
Privé- en niet-zakelijk gebruik
In veel bedrijven zijn persoonlijke en zakelijke financiën nauw met elkaar verbonden, waardoor er onterecht btw wordt geclaimd op uitgaven die geheel of gedeeltelijk voor privé- of niet-zakelijke doeleinden zijn.
Typische voorbeelden van risicogebieden waar waarschijnlijk claims zullen worden ingediend, maar die niet voldoen aan de 'doelstelling van de onderneming'-toets, zijn onder meer:
- uitgaven met betrekking tot privé-verblijf waar geen zakelijke connectie mee bestaat
- het nastreven van persoonlijke interesses, zoals sportieve en vrijetijdsactiviteiten
- uitgaven voor het persoonlijk voordeel van directeuren/eigenaren van bedrijven en
- uitgaven in verband met niet-zakelijke activiteiten.
Wanneer uitgaven een gemengd zakelijk en privédoel hebben, moet de bijbehorende btw over het algemeen naar rato worden verdeeld en mag alleen het zakelijke deel worden afgetrokken. Er gelden speciale regels voor het aanpassen van de voorbelasting op activa en voorraden wanneer goederen die oorspronkelijk voor zakelijk gebruik bestemd waren, vervolgens voor een ander doel worden gebruikt.
Voorbeeld
Er worden in eerste instantie drie laptops voor het bedrijf aangeschaft en in totaal wordt £360 aan voorbelasting teruggevorderd. Eén laptop wordt vervolgens door de eigenaar aan zijn zoon geschonken, waardoor er £120 (1/3 x £360) aan btw aan de belastingdienst moet worden afgedragen
Zakelijk entertainment
Op de meeste vormen van zakelijke representatie is de btw niet terugvorderbaar, hoewel de btw die is betaald over representatie van werknemers wel terugvorderbaar is. De definitie van zakelijke representatie wordt breed geïnterpreteerd en omvat elke vorm van gastvrijheid die wordt geboden aan iemand die geen werknemer is. Dit kan bijvoorbeeld de volgende situaties omvatten:
- Reiskosten gemaakt door niet-werknemers die door het bedrijf worden vergoed, zoals zelfstandigen en consultants
- Gastvrijheidsaspecten van beurzen en public relations-evenementen.
Relatiegeschenken
Een btw-plichtige levering vindt plaats wanneer zakelijke goederen van eigenaar wisselen. Theoretisch gezien is er dus btw verschuldigd over alle goederen die een bedrijf weggeeft. De regel voor zakelijke geschenken is dat er geen btw verschuldigd is over geschenken aan dezelfde persoon, mits de kosten van de geschenken aan die persoon, exclusief btw, niet meer dan £50 bedragen binnen een periode van 12 maanden.
Als de limiet van £50 wordt overschreden, is btw verschuldigd over het volledige bedrag. Er is dan sprake van een fictieve levering van de goederen voor btw-doeleinden. In dergelijke gevallen accepteert de Britse belastingdienst (HMRC) doorgaans dat het bedrijf de btw bij aankoop van de goederen niet aftrekt, wat handiger kan zijn dan telkens de btw te moeten berekenen wanneer een gift wordt gedaan.
Routinematige commerciële transacties die hierdoor mogelijk worden beïnvloed, omvatten onder andere:
- onderscheidingen voor langdurige dienst
- Kerstcadeaus
- Prijzen of incentives voor verkoopmedewerkers.
Auto's en autokosten
Fouten in de berekening van de voorbelasting komen vaak voor bij de aankoop of lease van auto's en bij autokosten in het algemeen. Enkele belangrijke aandachtspunten zijn:
- De btw op de aankoop van een personenauto is doorgaans niet terugvorderbaar, omdat ervan wordt uitgegaan dat het voertuig ook voor privégebruik beschikbaar zal zijn en dus niet uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Dit verbod geldt normaal gesproken niet voor bedrijfsvoertuigen en bestelwagens, mits er sprake is van zakelijk gebruik.
- Bij leasen in plaats van kopen van een auto is 50% van de btw over de leasekosten om dezelfde reden niet terugvorderbaar.
- Wanneer een bedrijf brandstof of kilometervergoedingen voor auto's verstrekt, moeten aanpassingen worden gedaan om ervoor te zorgen dat alleen de btw over het zakelijke gedeelte van de kosten wordt teruggevorderd. Er zijn verschillende methoden die hiervoor gebruikt kunnen worden, dus neem contact met ons op als dit voor u relevant is.
Uitgaande belastingkwesties
Oninbare schulden
Het verkopen van goederen of diensten op krediet in het huidige economische klimaat kan een verhoogd risico met zich meebrengen. Zelfs met strenge kredietcontroleprocedures blijft er onvermijdelijk een risico op wanbetalingen bestaan. Een leverancier moet normaal gesproken btw afdragen bij de verkoop, zelfs als de klant de schuld nooit betaalt. Er bestaat dus een risico op dubbele kosten.
De btw-regelgeving staat niet toe dat een creditnota wordt uitgegeven om de verschuldigde btw te annuleren, simpelweg omdat de klant niet betaalt! In plaats daarvan kan, indien een klant niet betaalt en de leverancier de verschuldigde btw reeds heeft afgedragen, zes maanden na de vervaldatum van de factuur een vordering tot terugvordering van de btw als oninbare vordering worden ingediend.
Voorbeeld
Een bedrijf levert en factureert goederen op 19 oktober 2022 met een betalingstermijn tot 18 november 2022 (oftewel een normale krediettermijn van 30 dagen). Als de schuld niet wordt voldaan, is de vroegste mogelijkheid tot kwijtschelding 18 mei 2023. De kwijtschelding wordt opgenomen in de btw-aangifte waarin deze datum valt, afhankelijk van de aangiftecyclus van het bedrijf.
Het bedrag van de claim
De belastingplichtige kan alleen aftrek claimen voor de oorspronkelijk aan HMRC berekende en afgedragen btw, ongeacht of het btw-tarief sindsdien is gewijzigd. De claim wordt ingevuld in vak 4 van de btw-aangifte – waarbij de niet-geïnde btw als extra bedrijfskosten wordt behandeld – in plaats van de verschuldigde btw te verlagen.
De klant
Een klant is automatisch verplicht om de door de HMRC geclaimde voorbelasting terug te betalen aan de leverancier indien deze zes maanden na de leveringsdatum (of de latere betaaldatum) nog steeds niet betaald is. Fouten op dit gebied komen zo vaak voor dat HMRC-medewerkers een programma hebben ontwikkeld waarmee ze Sage-boekhoudpakketten kunnen controleren en saldi in de inkoopadministratie van meer dan zes maanden oud kunnen opsporen. Dit maakt het eenvoudig om een aanslag op te leggen en de geclaimde btw af te wijzen.
Het probleem voorkomen?
Kleinere bedrijven (met een jaaromzet van minder dan £1,35 miljoen) komen mogelijk in aanmerking voor de kasboekhoudingsregeling. Dit betekent dat ze pas btw hoeven af te dragen over verkopen wanneer de betaling daadwerkelijk van de klant is ontvangen.
Er is een duidelijk voordeel voor de cashflow, evenals een ingebouwde btw-aftrek op oninbare vorderingen. Het nadeel is dat een bedrijf bij kasboekhouding de btw op uitgaven alleen kan terugvorderen op het moment dat het de leveranciers betaalt.
