Czym jest automatyczny zapis?
Automatyczny zapis nakłada na pracodawców obowiązek automatycznego zapisu „pracowników” do pracowniczego programu emerytalnego. Główne obowiązki to:
- ocena typów pracowników w firmie
- zapewnienie kwalifikowanego automatycznego programu emerytalnego dla odpowiednich pracowników
- pisząc do większości swoich pracowników, wyjaśniając, co dla nich oznacza automatyczne zapisanie się do pracowniczego programu emerytalnego
- automatyczne zapisywanie wszystkich „uprawnionych pracowników” do programu i opłacanie składek pracodawcy
- wypełnianie deklaracji zgodności i prowadzenie dokumentacji
- przeprowadzanie ponownego zapisu i ponownej deklaracji co trzy lata.
Ocena typów pracowników w firmie
To, czy jest to łatwe, czy trudne zadanie, zależy od rodzaju firmy. Firma, która korzysta z usług pracowników tymczasowych, bardzo młodych lub bardzo starych, będzie musiała poświęcić trochę czasu na analizę swojej siły roboczej. Firma zatrudniająca wyłącznie pracowników etatowych będzie miała łatwiejsze zadanie.
'Pracownik' to:
- pracownik; lub
- osoba, która zawarła umowę o świadczenie pracy lub usług osobiście i nie podejmuje się tych prac w ramach własnej działalności gospodarczej.
Druga kategoria jest definiowana w prawie pracy tak samo, jak „pracownik”. Osoby takie, choć nie są pracownikami, mają prawo do podstawowych praw pracowniczych, takich jak krajowa płaca minimalna (NMW). Do tej kategorii zalicza się część pracowników agencyjnych i pracowników tymczasowych.
Istnieją trzy kategorie pracowników: osoby uprawnione do otrzymania świadczeń, osoby nieuprawnione do otrzymania świadczeń i pracownicy uprawnieni.
„Uprawniony pracownik” to pracownik, który:
- w wieku od 22 lat do osiągnięcia wieku emerytalnego
- zarobki przekraczające minimalny próg zarobków (obecnie 10 000 GBP)
- pracujący lub zwykle pracujący w Wielkiej Brytanii
- nieobjętych już kwalifikowanym programem emerytalnym.
Większość pracowników będzie uprawnionych do zapisywania się na studia, chyba że pracodawca posiada już kwalifikujący się program emerytalny. To właśnie ci pracownicy będą musieli automatycznie zapisać się do programu.
Pozostali pracownicy (osoby zatrudnione bez uprawnień) mogą mieć prawo do „opt-in” (tj. przystąpienia do programu) i dlatego powinni być traktowani jako osoby zatrudnione z uprawnieniami, jeśli to zrobią. „Uprawnieni pracownicy” mają prawo przystąpić do programu, ale pracodawca nie ma obowiązku opłacania składek za tych pracowników.
W niektórych okolicznościach kategoryzacja pracowników może być trudna. Skontaktuj się z nami, jeśli nie masz pewności, jak ocenić typy zatrudnianych przez Ciebie pracowników.
W grudniu 2017 r., po przeglądzie systemu automatycznego zapisu do systemu emerytalnego przeprowadzonym przez Departament Pracy i Emerytur, rząd zaproponował zmianę dolnej granicy wieku z 22 na 18 lat (przy jednoczesnym zachowaniu górnej granicy wieku dla programu SPA). Zgodnie z tymi propozycjami osoby w wieku od 18 lat do programu SPA byłyby automatycznie zapisywane do zakładowego programu emerytalnego, jeśli ich zarobki przekraczałyby 10 000 funtów rocznie. Pracownicy w wieku od 16 do 18 lat oraz pracownicy powyżej programu SPA nadal mieliby prawo do przystąpienia do zakładowego programu emerytalnego. Rząd planuje wdrożyć te propozycje w połowie lat 20. XXI wieku.
Czym jest kwalifikowany automatyczny program emerytalny?
Pracodawcy mogą wywiązać się ze swoich zobowiązań, korzystając z istniejącego kwalifikującego się programu emerytalnego, tworząc nowy program lub korzystając z taniego rządowego programu – National Employment Savings Trust (NEST).
Ważne jest, aby wybrany program emerytalny przynosił korzyści w zakresie oszczędności emerytalnych pracownika. Może to oznaczać, że istniejący program pracodawcy może nie być odpowiedni, ponieważ został zaprojektowany z myślą o potrzebach pracowników o wyższych zarobkach i wyższym stażu. Może to oznaczać, że na przykład program NEST może być odpowiedni dla pracowników, którzy obecnie nie są uprawnieni do członkostwa w istniejącym programie pracodawcy.
Aby program został uznany za kwalifikujący się do automatycznego zapisu, musi spełniać kryteria kwalifikacyjne i kryteria automatycznego zapisu.
Główna część kryteriów kwalifikacyjnych wymaga, aby program emerytalny spełniał określone minimalne standardy, które różnią się w zależności od rodzaju programu emerytalnego. Większość pracodawców będzie oferować zdefiniowany program emerytalny. Minimalne wymagania dla takich programów to minimalna całkowita składka oparta na kwalifikujących się zarobkach, z czego określona kwota musi pochodzić od pracodawcy.
Aby program mógł zostać uznany za program automatycznego zapisu, nie może zawierać żadnych postanowień, które:
- uniemożliwić pracodawcy podjęcie niezbędnych kroków w celu automatycznego zapisania, wyrażenia zgody lub ponownego zapisania „posiadacza stanowiska”
- wymagać od osoby zatrudnionej wyrażenia wyboru w jakiejkolwiek sprawie lub podania jakichkolwiek informacji w celu pozostania aktywnym członkiem programu emerytalnego.
Drugi z powyższych punktów oznacza na przykład, że program emerytalny posiada fundusz domyślny, w którym będą inwestowane składki emerytalne przypisane danemu pracownikowi. Pracownik powinien jednak mieć możliwość wyboru innych funduszy, jeśli zechce.
Możemy doradzić Ci odpowiednią trasę. Prosimy o kontakt .
Czy automatyczny zapis dotyczy wszystkich pracodawców?
Od października 2017 r. wszyscy pracodawcy mają automatyczny obowiązek rejestrowania się od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika.
Zasadniczo składki będą należne od pierwszego dnia zatrudnienia, ale możliwe jest odroczenie automatycznego zapisu dla niektórych lub wszystkich pracowników na okres do trzech miesięcy. Może to na przykład służyć uniknięciu naliczania składek od zarobków za część okresu.
Pracodawca może dowiedzieć się więcej o swoich obowiązkach na stronie www.thepensionsregulator.gov.uk .
Komunikacja z pracownikami
Pracodawcy są zobowiązani do wysłania do wszystkich pracowników (z wyjątkiem tych, którzy nie ukończyli 16 lat lub mają 75 lat i więcej) wyjaśnień, co dla nich oznacza automatyczne zapisanie się do pracowniczego programu emerytalnego.
Każda kategoria pracowników ma inne wymagania informacyjne. W przypadku osoby uprawnionej do udziału w programie, list musi zawierać szczegółowe informacje o możliwości rezygnacji z udziału w programie. List nie może jednak zachęcać pracownika do rezygnacji.
Urząd Nadzoru Emerytalnego (TPR) opracował zestaw szablonów listów, które ułatwią Ci pisanie listów do pracowników.
Automatyczna rejestracja uprawnionych pracowników i opłacanie składek
W ramach automatycznego procesu zapisu pracodawcy będą musieli wpłacać składki na fundusz emerytalny za uprawnionych pracowników.
Wszyscy pracodawcy muszą teraz odprowadzać składki w wysokości co najmniej 3% „kwalifikujących się zarobków emerytalnych” dla uprawnionych pracowników. Istnieje również składka, którą muszą uiścić pracownicy, jeśli pracodawca nie osiągnie minimalnego poziomu składek w wysokości 8%.
Przykład
- Jeżeli pracodawca wpłaca tylko 3% składki, wówczas składka brutto pracownika wyniesie 5%, tak więc minimalna składka całkowita wyniesie 8%.
- Jeżeli pracodawca wpłaca 5% składki, to składka brutto pracownika wyniesie tylko 3%.
Czym są kwalifikujące się zarobki podlegające opodatkowaniu?
Zarobki obejmują składniki wynagrodzenia w gotówce, w tym nadgodziny i premie (brutto), ale minimalne składki nie są koniecznie naliczane od całkowitych zarobków. Składki będą należne od zarobków pomiędzy dolnym a górnym progiem. Progi te wynoszą obecnie 6240 GBP i 50 270 GBP. (Zarobki mieszczące się w tych kwotach nazywane są zarobkami kwalifikowanymi).
Jeśli zajmiemy się Twoją listą płac, pomożemy Ci dokonać tych obliczeń, poinformujemy o potrąceniach z wynagrodzenia i wpłatach na fundusz emerytalny.
Deklaracja zgodności
TPR zostało powołane w celu regulacji emerytur pracowniczych.
Pracodawca powinien wstępnie wypełnić Deklarację Zgodności w ciągu pięciu miesięcy od rozpoczęcia wykonywania obowiązków. Zasadniczo proces składania Deklaracji Zgodności wymaga od pracodawcy:
- potwierdzić, że zastosowano właściwe procedury automatycznego zapisu; i
- dostarczają różnych informacji, takich jak liczba uprawnionych do podjęcia pracy osób zapisanych na studia.
Bieżące obowiązki pracodawców
Pracodawcy w dalszym ciągu mają obowiązki związane z automatycznym zapisem do systemu ubezpieczeń społecznych.
Ponowne zapisanie
Pracodawcy mają prawny obowiązek ponownego zapisania niektórych pracowników do automatycznego programu emerytalnego co trzy lata. Proces ten obejmuje ponowną ocenę siły roboczej i ponowne zapisanie niektórych pracowników do wybranego, kwalifikującego się automatycznego programu emerytalnego. Pracodawcy są również zobowiązani do złożenia ponownego oświadczenia o zgodności z TPR, nawet jeśli nie mają pracowników do ponownego zapisania. Ponowne zapisanie powinno nastąpić około trzech lat po pierwotnej dacie rozpoczęcia.
W ramach obowiązków związanych z ponowną rekrutacją pracodawcy są zobowiązani do wykonania następujących zadań:
- Data ponownej rejestracji
- O ile nie jest to pierwsza data ponownego zapisu, zawsze przypada ona w trzecią rocznicę poprzedniej daty ponownego zapisu. Nie ma możliwości przesunięcia daty ponownego zapisu.
- Jeśli jest to pierwsza data ponownego zapisu, istnieje sześciomiesięczne okno na wybór daty ponownego zapisu. Może to być trzy miesiące przed lub po trzeciej rocznicy pierwotnej daty rozpoczęcia. Taka sytuacja prawdopodobnie będzie nietypowa.
- Ponowna ocena siły roboczej
- Pracodawca będzie musiał dokonać oceny jedynie pracowników, którzy wcześniej zostali automatycznie zapisani do programu emerytalnego, a następnie: złożyli wniosek o rezygnację z programu emerytalnego (zrezygnowali z niego), opuścili program emerytalny po upływie okresu rezygnacji z programu emerytalnego lub zaprzestali wpłacania składek emerytalnych lub obniżyli je poniżej minimalnego poziomu (i spełniają kryteria wiekowe i zarobkowe umożliwiające ponowne wpisanie do programu). Po zakończeniu oceny pracodawcy powinni ponownie zapisać uprawnionych pracowników do programu emerytalnego i rozpocząć wpłacanie składek w ciągu sześciu tygodni od daty ponownego zapisu.
- Napisz do tych, którzy zostali ponownie zapisani
- Pracodawca będzie musiał wysłać pismo do każdego pracownika, który ponownie zapisał się do programu emerytalnego. Należy to zrobić w ciągu sześciu tygodni od daty ponownego zapisu. Wzory pism są dostępne na stronie internetowej TPR.
- Uzupełnij ponowną deklarację zgodności
- Pracodawca jest zobowiązany do wypełnienia i przesłania ponownego oświadczenia o przestrzeganiu TPR, aby potwierdzić, że wypełnił swoje obowiązki prawne. Należy to zrobić w ciągu pięciu miesięcy od trzeciej rocznicy daty rozpoczęcia/poprzedniego ponownego zapisu. Pracodawca jest zobowiązany do tego, nawet jeśli nie dokonał ponownego zapisu żadnego pracownika do programu emerytalnego.
Pamiętaj, że ponowna rejestracja i ponowne złożenie deklaracji jest wymogiem prawnym i niedostosowanie się do przepisów może skutkować karą grzywny.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów
Pracodawcy, którzy nie wywiązują się ze swoich obowiązków prawnych, mogą podlegać działaniom egzekucyjnym. TPR dysponuje szeregiem uprawnień, z których może skorzystać, podejmując działania w przypadku nieprzestrzegania przepisów. Mogą one obejmować listy ostrzegawcze i wezwania do zapłaty, a także kary finansowe. Grzywny wahają się od 400 funtów kary stałej do zmiennej, rosnącej kary dziennej w wysokości od 50 do 10 000 funtów, w zależności od liczby pracowników. W skrajnych przypadkach Regulator może wszcząć postępowanie karne.
Prowadzenie ewidencji
Wreszcie, pracodawca musi prowadzić dokumentację, która pozwoli mu udowodnić, że wywiązał się ze swoich obowiązków. Prowadzenie dokładnej dokumentacji ma również sens biznesowy, ponieważ może pomóc pracodawcy:
- unikać lub rozwiązywać potencjalne spory z pracownikami
- pomóc w sprawdzeniu i uzgodnieniu składek wpłaconych na fundusz emerytalny.
Wytyczne TPR dla osoby sprawdzającej obowiązki
Pracodawcy mają dostęp do wskazówek TPR, które pomogą im wypełnić obowiązki związane z automatycznym zapisem do systemu emerytalnego: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Korzystając z narzędzia do sprawdzania obowiązków i wskazówek, pracodawcy mogą krok po kroku postępować zgodnie z procesem wypełniania swoich obowiązków. Wskazówki zawierają również linki do narzędzi i zasobów.
Zmiany nadchodzą
Nowe prawo w formie ustawy o emeryturach (rozszerzenie automatycznego zapisu) z 2023 r. rozszerza system automatycznego zapisu. Sekretarz Stanu będzie uprawniony do wprowadzania nowych przepisów dotyczących:
- Obniżenie dolnej granicy wieku dla automatycznego zapisu z 22 do 18 lat
- Znieść dolny próg zarobków kwalifikujących (obecnie wynosi on 6240 funtów rocznie), tak aby składki były obliczane od pierwszego zarobionego 1 funta do górnego limitu (obecnie 50 270 funtów rocznie).
Data wejścia w życie tej zmiany nie została jeszcze ogłoszona.
