Pozyskiwanie nowych klientów jest korzystne dla firmy, chyba że nie zapłacą. Jeśli nie sprawdzisz, czy klient jest w stanie udźwignąć kwotę przyznanego kredytu, wszczęcie postępowania prawnego w przypadku braku zapłaty może być długim, przewlekłym i potencjalnie kosztownym procesem.
Jeśli płatność od klienta nie zostanie otrzymana, a towary lub usługi zostaną dostarczone, Twój przepływ środków pieniężnych prawdopodobnie będzie zagrożony. Zapewnienie terminowych płatności ułatwi zarządzanie firmą.
Jeśli nie płacisz swoim dostawcom, ponieważ nie otrzymałeś zapłaty od klienta, możesz również zaszkodzić jego interesom. To nie tylko zła praktyka biznesowa, ale może być również uznane za przejaw społecznej nieodpowiedzialności biznesu. Traktuj swoich dostawców tak, jak chcesz, aby klienci traktowali ciebie.
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to poznać swojego klienta. Powinieneś to zrobić, zanim pozyskasz nowego klienta i zanim obdarzysz go jakimkolwiek zaufaniem. Minimum tego, co powinieneś wiedzieć, to:
- dokładna nazwa klienta i adres handlowy (rozważ skorzystanie z usługi Companies House Webcheck)
- rodzaj ich struktury biznesowej, np. czy są indywidualnym przedsiębiorcą, spółką partnerską czy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością?
- nazwy i adresy osobiste właścicieli, jeśli ich struktura nie jest zarejestrowana (rozważ weryfikację papieru firmowego w celu potwierdzenia tych informacji)
- skontaktuj się z innymi dostawcami, aby uzyskać referencje
- swoją ocenę kredytową za pośrednictwem agencji kredytowej.
Zanim zaczniesz dostarczać towary lub usługi jakiemukolwiek klientowi, upewnij się, że zajmiesz się następującymi kwestiami:
- przed przyjęciem zamówienia omówić i uzgodnić warunki płatności z klientem
- uzgodnić warunki na piśmie
- przejrzyj wszelką dokumentację od klienta, w której próbuje on zmienić uzgodnione warunki płatności
- negocjować i uzgadniać warunki płatności z dostawcami przed przyjęciem zamówienia
- jeśli istnieje luka między warunkami płatności klienta i dostawcy, zastanów się, czy możesz uzyskać finansowanie na zniwelowanie tej luki (będzie to wymagało zrozumienia zasad zarządzania kapitałem obrotowym)
- sporządzić prognozę przepływów pieniężnych obejmującą wszystkie oczekiwane dochody i wydatki
- posiadać standardową politykę gwarantującą, że warunków płatności nie można zmienić bez odpowiedniego upoważnienia
- upewnij się, że masz prawo do naliczania opłat za opóźnienie w płatnościach i odsetek na fakturach.
Po dostarczeniu towarów lub usług klientowi upewnij się, że:
- wystawiać faktury terminowo
- wystawiaj faktury dokładnie, aby mieć pewność, że wszystkie pozycje są zawarte w podanych cenach
- podaj numer referencyjny zamówienia i podaj go w razie sporu
- mieć wszystko, czego klient wymaga na fakturze
- mieć proces ścigania faktur
- mieć procedurę rozwiązywania sporów
- prowadź rejestr sporów, aby upewnić się, czy występują podobne spory u klientów
- upewnij się, że Twoje faktury są w pełni zgodne z wymogami HMRC w zakresie podatku VAT.
Weź pod uwagę swoich dostawców – traktuj ich tak, jak sam chciałbyś być traktowany
Pamiętaj, że brak terminowych płatności dla dostawców to zły nawyk biznesowy i może skutkować obniżeniem Twojej oceny kredytowej. Powinieneś:
- pamiętaj, aby informować dostawców o wszelkich sporach natychmiast po ich wystąpieniu
- płać na czas, upewniając się, że księga wierzycieli jest prawidłowo sporządzona i
- informuj na bieżąco swoich dostawców o wszelkich problemach z terminową płatnością.
Niestety niektóre przedsiębiorstwa „upadają”, dlatego możesz rozważyć wykupienie ubezpieczenia kredytowego, jeżeli przedsiębiorstwo:
- nie byłby w stanie funkcjonować, gdyby kluczowi klienci stali się niewypłacalni
- nie ma mechanizmów kontroli pozwalających ustalić, czy istnieje prawdopodobieństwo niewypłacalności klienta
- ma trudności z uzyskaniem informacji o potencjalnych klientach
- musi poprawić zarządzanie kredytami
- rozważa nowe przedsięwzięcie rynkowe.
Przedsiębiorstwa powinny rozważyć skorzystanie z faktoringu i opcji finansowania, gdy:
- nie ma wystarczających rezerw gotówkowych, aby płacić dostawcom na czas
- biznes musi się rozwijać
- poziom finansowania krótkoterminowego (w tym ewentualnego debetu) jest niewystarczający
- pracownicy nie mają odpowiednich umiejętności w zakresie zarządzania kredytem.
