W przypadku wydatków pracowniczych stosuje się system zwolnień.
W niniejszej karcie informacyjnej omówiono kwestie związane z księgowaniem wydatków i świadczeń pracowniczych.
System zwolnień
Zwolnienie może mieć zastosowanie do raportowania wydatków pracowniczych w formularzach P11D, o ile spełnione są niezbędne warunki. W ramach zwolnienia firma musi upewnić się, że pracownik będzie uprawniony do pełnej ulgi podatkowej z tytułu zwróconych wydatków.
Wyjątek
Obowiązuje zwolnienie, które w praktyce oznacza, że firmy nie będą musiały płacić podatku ani składek na ubezpieczenie społeczne od poniesionych lub zwróconych wydatków ani zgłaszać ich w formularzu P11D. Zwolnienie nakłada na pracodawców obowiązek ustalenia, czy wydatki pracowników podlegają pełnemu odliczeniu podatkowemu.
Rodzaje wydatków
Główne rodzaje wydatków, do których stosuje się zwolnienie, to:
- koszty podróży i utrzymania
- opłaty i subskrypcje
- wydatki na rozrywkę biznesową.
Wszystkie pozostałe nieuznawane wydatki nadal podlegają rozliczeniu w formularzu P11D i/lub opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PAYE) (i ewentualnie składkami na ubezpieczenie społeczne). Pracownicy mogą ubiegać się o ulgę podatkową w odniesieniu do niezwróconych wydatków służbowych.
Zwolnienie nie ma zastosowania do wydatków ani świadczeń przewidzianych w ramach stosownego porozumienia o zrzeczeniu się wynagrodzenia. Dotyczy to wszelkich porozumień, w których pracownik rezygnuje z prawa do otrzymywania zarobków w zamian za zwolnione z podatku wydatki lub w których wysokość jego zarobków zależy od kwoty poniesionych wydatków.
Warunki reżimu
Aby zwrócony pracownikowi wydatek został uznany za płatność zwolnioną z podatku, pracodawca musi wczuć się w jego sytuację. Następnie zadaje sobie pytanie – czy ten wydatek kwalifikowałby się do pełnej ulgi podatkowej dla pracownika (gdyby nie kwota zwolniona z podatku)?
Pracodawca powinien wziąć pod uwagę:
- ustalenie polityki korporacyjnej określającej, jakie rodzaje wydatków podlegają zwrotowi i jakie muszą być uzasadnione te wydatki
- wymagające wypełnienia standardowego formularza wniosku o zwrot kosztów
- konieczność poparcia każdego wniosku o zwrot kosztów paragonem
- sprawdzanie wniosków o zwrot kosztów
- wymagając, aby autoryzacja roszczeń należała do osoby starszej.
A co ze stawkami skalowanymi?
Przepisy zezwalają w pewnych okolicznościach na wypłatę lub zwrot kwot opartych na stawkach skalowych, zamiast na rzeczywistych kosztach pracownika. Stawki skalowe dotyczą zazwyczaj wydatków na podróże i utrzymanie i składają się z zaokrąglonych kwot dopuszczalnych w określonych okolicznościach.
Pracodawca może stosować dwa podstawowe rodzaje stawek skalowych:
- stopy „referencyjne” i
- stawki „szyte na miarę”.
Stawki referencyjne
Stawki referencyjne to zestaw maksymalnych stawek zwrotu kosztów posiłków. Te zaokrąglone kwoty mogą być wykorzystywane przez pracodawców do wypłaty lub zwrotu wydatków pracowników, jeśli spełnione są odpowiednie warunki kwalifikacyjne.
Stawki te mają zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy pracownik ponosi następujące wydatki w ramach „kwalifikującej się podróży służbowej”:
- jeden dodatek na posiłek dziennie wypłacany z tytułu jednego kwalifikującego się wyjazdu, którego wysokość nie przekracza:
- 5 GBP, jeżeli czas trwania kwalifikującej się podróży w danym dniu wynosi 5 godzin lub więcej
- 10 GBP, jeżeli czas trwania kwalifikującej się podróży w danym dniu wynosi 10 godzin lub więcej, lub
- 25 GBP, jeżeli czas trwania kwalifikującej się podróży w danym dniu wynosi 15 godzin lub więcej i rozpoczyna się o godzinie 20:00 lub
- dodatkowy dodatek na posiłki nieprzekraczający 10 GBP dziennie, wypłacany w przypadku, gdy dodatek na posiłki a. lub b. jest wypłacany, a kwalifikująca się podróż, za którą wypłacany jest ten dodatek, trwa o godzinie 20:00.
Stawki indywidualne
Są to stawki wynegocjowane i pisemnie uzgodnione z HMRC. Jeśli firma chce płacić indywidualne stawki za posiłki lub inne wydatki, może zwrócić się do HMRC.
HMRC wydało specjalny formularz: PAYE: zwolnienie z podatku od wydatków i świadczeń pracodawcy
Kontrola
Nie ma potrzeby żądania paragonów przy dokonywaniu płatności na rzecz pracowników z tytułu kosztów utrzymania według stawek referencyjnych. Dotyczy to standardowych dodatków na posiłki wypłacanych z tytułu podróży kwalifikowanych i zakwaterowania za granicą oraz stawek referencyjnych. Pracodawcy nadal muszą upewnić się, że pracownicy odbywają podróże kwalifikowane.
Zasady systemu kontroli zostają złagodzone, a wymóg kontroli paragonów przez pracodawców przy dokonywaniu płatności na rzecz pracowników z tytułu kosztów utrzymania według stawek referencyjnych został zniesiony. Dotyczy to standardowych dodatków na posiłki wypłacanych w związku z kwalifikującymi się podróżami i zakwaterowaniem za granicą oraz stawkami referencyjnymi z tytułu kosztów utrzymania. Pracodawcy nadal muszą dopilnować, aby pracownicy odbywali kwalifikujące się podróże.
Stawki za zakwaterowanie i utrzymanie za granicą są traktowane tak samo, jak stawki referencyjne. Pracodawcy muszą jedynie upewnić się, że pracownicy odbywają podróże kwalifikujące.
HMRC wydało wytyczne dotyczące systemów weryfikacji, których oczekuje od pracodawców. Możemy pomóc w tej sprawie lub w ubieganiu się o indywidualne stawki. Prosimy o kontakt w celu uzyskania dodatkowych informacji.
Stawki za mile służbowe
Kluczowymi wydatkami na podróże i utrzymanie dla wielu pracowników są koszty związane z korzystaniem z własnego samochodu lub vana w podróżach służbowych. Wielu pracodawców i ich pracowników korzysta z ustawowych stawek za kilometry, znanych jako „autoryzowane płatności za kilometry” (AMAP). Są to kwoty skalkulowane, które pracodawcy mogą wypłacać pracownikom korzystającym z własnego pojazdu w podróżach służbowych. W przypadku samochodów osobowych i vanów stawka skalkulowana wynosi 45 pensów za milę do 10 000 mil w roku podatkowym i 25 pensów za milę powyżej tej wartości.
AMAP-y stanowią odrębny system ustawowy i nie są objęte nowym systemem wyłączeń.
W przypadku pojazdów zapewnianych przez pracodawcę, stawki doradcze dotyczące paliwa mogą zostać wykorzystane do zwrotu kosztów paliwa poniesionych w związku z podróżami służbowymi. Te doradcze stawki paliwowe są aktualizowane kwartalnie w ciągu każdego roku podatkowego.
Kwalifikujące się wydatki na podróż
Podróż kwalifikująca się do odliczenia jest warunkiem koniecznym, aby zarówno koszty podróży, jak i utrzymania były traktowane jako wydatek zwolniony z podatku (a także w przypadku stosowania stawek za mile służbowe dla samochodów osobowych i dostawczych). Podróż służbowa to taka, która obejmuje:
- z jednego miejsca pracy do drugiego lub
- z domu do tymczasowego miejsca pracy i odwrotnie.
Jednakże podróże między domem pracownika a miejscem pracy, do którego regularnie uczęszcza, nie są podróżami służbowymi. Są to „zwykłe dojazdy do pracy”, a miejsce pracy jest często określane jako stałe miejsce pracy. Oznacza to, że koszty podróży ponosi pracownik.
Termin „tymczasowe miejsce pracy” oznacza, że pracownik przebywa w danym miejscu przez ograniczony czas lub w celach tymczasowych. Jednakże niektóre podróże między tymczasowym miejscem pracy a domem mogą nie kwalifikować się do ulgi, jeśli są „w istotnym stopniu podobne” do podróży do lub ze stałego miejsca pracy. HMRC interpretuje „w istotnym stopniu podobne” jako podróż tymi samymi drogami lub tym samym pociągiem lub autobusem przez większość trasy.
Pracownicy będą podejmować wiele różnych rodzajów podróży, dlatego kluczowe jest zadbanie o to, by były to podróże służbowe, zwłaszcza że termin „koszty podróży” obejmuje faktyczne koszty podróży wraz z wszelkimi wydatkami na utrzymanie i innymi kosztami ponoszonymi w związku z podróżą, takimi jak opłaty za przejazd lub opłaty za wjazd do strefy płatnego parkowania.
