Informacje o dużych oszustwach korporacyjnych i bankructwach co jakiś czas trafiały na pierwsze strony gazet. Wiele z tych przypadków było głośnych, a kwoty szkód spektakularne.
W obliczu obecnych problemów, z jakimi wciąż zmagamy się w związku ze spowolnieniem gospodarczym, wyzwaniami związanymi z trudnościami w odnawianiu finansowania, wyzwaniem związanym z realizacją celów, a nawet zwykłym opłacaniem rachunków dostawców, łatwo zauważyć, że ryzyko oszustwa dla przedsiębiorstw każdej wielkości znacznie wzrosło.
Problemy związane z nagłośnionymi oszustwami mogą wydawać się odległe od Twojej działalności, ale prawda jest taka, że oszustwa mogą dotknąć firmy każdej wielkości. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz niewielki zespół, czy znaczną liczbę pracowników, ta broszura informacyjna podpowiada, jak zwiększyć świadomość czynników wskazujących na oszustwo. Przedstawia również środki obrony, które możesz wdrożyć, aby zminimalizować ryzyko w swojej firmie.
To nie mogło się tu wydarzyć
Łatwo jest myśleć, że oszustwo to coś, co „nie mogłoby lub nie miałoby miejsca w tym miejscu”. Jednak, podczas gdy duże firmy dysponują zasobami pozwalającymi na wdrożenie – jak mają nadzieję – skutecznych systemów kontroli wewnętrznej zapobiegających oszustwom, mniejsze i średnie firmy często muszą polegać na niewielkim zespole zaufanych osób. Bez wątpienia możesz sobie wyobrazić garstkę kluczowych pracowników, bez których nie wyobrażasz sobie pracy! Pracodawcy wielokrotnie mówili: „On/Ona (oszust) był moim najbardziej zaufanym pracownikiem”.
Kluczową trudnością, z jaką borykają się mniejsze firmy, jest brak możliwości podziału obowiązków. Poszczególne osoby muszą pełnić szereg ról, co może prowadzić do zwiększonej liczby okazji i możliwości popełnienia oszustwa, a dla niektórych pokusa może być zbyt duża.
Obszary, w których może dojść do oszustwa
Chociaż dokładna natura danego oszustwa zależy od specyfiki danej firmy i możliwości, jakie stwarza potencjalnemu oszustowi, istnieje szereg typowych obszarów, w których może dochodzić do oszustw.
Pracownicy nadużywający swojej pozycji
Większość oszustw ma wpływ na rachunek zysków i strat, gdzie albo zawyża się koszty, albo zaniża dochody. Oszustwa w tym przypadku mogą obejmować zarówno kilka funtów sfałszowanych wydatków, gdzie nikt nie sprawdza dokumentacji ani nie weryfikuje zasadności złożonego roszczenia, jak i poważniejsze oszustwa. Mogą one obejmować tworzenie fikcyjnych dostawców i wystawianie fałszywych faktur lub zmowę pracownika zatwierdzającego zakupy z dostawcą.
Pozycje te mogą być również wykorzystywane do nadużyć, gdy firma ubiega się o przetarg. Istnieje tu ryzyko „łapówek”, czyli przyjmowania łapówek lub prowizji od potencjalnych dostawców przez osoby zaangażowane w proces przetargowy. Może to skutkować podpisywaniem nieefektywnych umów, na przykład na towary wątpliwej jakości.
Kwoty uwikłane w tego typu oszustwa mogą być niewielkie, więc przez pewien czas pozostają niezauważone. Jednak z czasem kwoty te mogą stać się znaczące. Wielu oszustów zyskuje pewność siebie, a kwoty, o które się ubiegają, rosną, ponieważ stają się „chciwi”. Oczywiście oszustwa na dużą skalę są bardziej narażone na wykrycie, a chciwość często odgrywa rolę w identyfikacji i schwytaniu oszustów.
Niemniej jednak czas potrzebny na wykrycie oszustwa jest kluczowy. Może on znacząco wpłynąć na przepływy pieniężne, ponieważ oszustwa pochłaniają zasoby firmy niezbędne do rozwoju.
Dostawcy korzystający z okazji
Jeśli firma ma niewiele lub słabe procedury kontroli i nadzoru, dostawca może to zauważyć i wykorzystać. Na przykład, może zostać dostarczonych mniej pozycji niż ujętych w dowodzie dostawy. Faktury mogą zawierać wyższe ilości lub ceny niż te, które zostały dostarczone i uzgodnione.
Podkreśla to, jak ważne jest sprawdzanie zarówno dokumentów dostawy, jak i faktur oraz szybkie reagowanie na wszelkie rozbieżności.
Inne obszary ryzyka
Kradzież poufnych informacji, takich jak listy klientów lub własności intelektualnej, np. procesów przemysłowych, może spowodować ogromne problemy dla firmy, jeśli zostaną one skradzione przez niezadowolonych pracowników. Zdarzały się nawet przypadki kopiowania tych danych na smartfony!
Informacje mogą być również narażone na ataki z zewnątrz. Postęp technologiczny oznacza, że firmy muszą brać pod uwagę ryzyko związane z IT. Obecnie często uważa się, że komputer ma zawsze rację, dlatego w organizacji przeprowadza się mniej ręcznych kontroli.
Niektóre rodzaje organizacji są bardziej narażone na oszustwa, na przykład te, które działają w oparciu o gotówkę, mogą być bardziej narażone ze względu na trudności we wdrażaniu skutecznej kontroli nad gotówką. Podobnie, firmy zajmujące się sprzedażą atrakcyjnych dóbr konsumpcyjnych są bardziej narażone na ryzyko.
Przykłady
JF Bogus & Sons
Możesz myśleć, że to nigdy Ci się nie przydarzy, ale jeśli Twój zaufany księgowy przedstawia Ci fakturę i czek do podpisania, jak uważnie przyglądasz się fakturze? Kwota może być stosunkowo niewielka i oczywiście poparta fakturą. Musisz podpisać czek w pośpiechu, bo jutro nie będzie Cię w pracy, a jest 17:15. Twój księgowy uzupełni rubrykę „Odbiorca płatności” przed wysłaniem czeku.
Ostatecznie wyniki na koniec roku po prostu nie wyglądają prawidłowo, a późniejsze dochodzenia ujawniają brakujące faktury i ostatecznie to, że księgowy wystawiał czeki na siebie.
Życie sportowe!
Kontrola zapasów została wystawiona na próbę w branży odzieży i sprzętu sportowego, gdzie wykryto zbyt wiele rozbieżności między stanem magazynowym zarejestrowanym komputerowo a rzeczywistym stanem magazynowym na koniec roku. Różnic tych nie dało się wyjaśnić i ostatecznie zaczęto monitorować magazyn.
Nagranie pokazuje, jak pracownicy sprzątający dorzucają różne kije, piłki i sprzęt do worków na śmieci pełnych śmieci, które wywożone są każdego wieczoru!
Firmy, które dynamicznie się rozwijają, mogą być bardziej podatne na oszustwa. Gdy zasoby firmy i kadra zarządzająca są przeciążone, utrzymanie kontroli nad sytuacją staje się jeszcze trudniejsze. Sygnały wskazujące na oszustwo mogą pozostać niezauważone.
Czy ktoś wie gdzie jest Sid?
Wyobraźcie sobie zaskoczenie dyrektora lokalnej firmy produkcyjnej, gdy rozdał pracownikom paski wypłat i okazało się, że zostały mu dwa! Jego kontroler finansowy, który nigdy wcześniej nie zaniedbywał ich rozdawania, zachorował i nie mógł przyjść do pracy. Późniejsze dochodzenie wykazało, że ten cieszący się dużym zaufaniem pracownik przez pewien czas tworzył fikcyjnych pracowników i wypłacał wynagrodzenia na własne konto bankowe.
Dziesięcioetapowy przewodnik po zapobieganiu oszustwom i ich wykrywaniu
Biorąc pod uwagę szeroki zakres możliwych oszustw, jakie kroki możesz podjąć, aby zminimalizować ryzyko ich popełnienia w Twojej organizacji? Zapoznaj się z naszymi dziesięcioma najważniejszymi wskazówkami dotyczącymi wykrywania i zapobiegania oszustwom.
- Zacznij od rekrutacji odpowiednich osób do pracy w Twojej organizacji. Upewnij się, że dokładnie sprawdziłeś referencje i że każdy pracownik tymczasowy również został zweryfikowany, szczególnie jeśli ma pracować w kluczowych obszarach.
- Upewnij się, że masz jasną politykę, że oszustwa nie będą tolerowane w Twojej organizacji i zadbaj o to, aby wszyscy pracownicy zostali o tym poinformowani.
- Zastanów się, które obszary Twojej organizacji mogą być zagrożone, a następnie zaplanuj i wdróż odpowiednie środki obrony. Skup się na obszarach, z których pochodzi większość Twoich przychodów i gdzie generują się największe koszty. Opracuj proste systemy kontroli wewnętrznej, aby chronić te obszary. Skuteczne środki kontroli obejmują:
- rozdzielanie obowiązków
- nadzór i przegląd
- kontrole arytmetyczne
- porównania księgowe
- autoryzacja i zatwierdzenie
- kontrole fizyczne i liczenia
- W miarę możliwości nie należy powierzać kontroli nad całym obszarem działalności tylko jednej osobie. Dotyczy to w szczególności księgowości, ale obejmuje również inne kluczowe obszary. Na przykład zamawianie towarów, kontrolę zapasów i wysyłkę w firmie, w której zapasy obejmują atrakcyjne towary konsumpcyjne.
- Zawsze zachowuj pewien stopień kontroli nad kluczowymi funkcjami księgowymi swojej firmy. Nie podpisuj pustych czeków z góry, chyba że w wyjątkowych okolicznościach, i upewnij się, że wraz z czekami otrzymasz odpowiednie faktury.
- Należy zwracać uwagę na nietypowe prośby ze strony personelu zajmującego się księgowością.
- Uważaj na pracowników, którzy nadmiernie chronią swoje stanowisko – mogą mieć coś do ukrycia. Podobnie uważaj na niezadowolonych pracowników, którzy mogą żywić urazę lub których sytuacja zmienia się na gorsze lub w niewytłumaczalny sposób na lepsze!
- Zwróć uwagę na zauważalne zmiany w przepływie gotówki, gdy pracownik jest poza biurem, na przykład na urlopie. Podobnie, bądź czujny na pracowników, którzy nigdy nie korzystają z urlopu. Oba te zjawiska mogą wskazywać na oszustwo, które widzimy z perspektywy czasu.
- Przygotuj budżety i miesięczne sprawozdania zarządcze i porównaj je z rzeczywistymi wynikami, aby być świadomym ewentualnych odchyleń. Szybkie podjęcie działań dochodzeniowych w przypadku wystąpienia odchyleń może mieć decydujące znaczenie, zamykając okno możliwości dla oszustów.
- Jeśli oszust zostanie złapany, należy podjąć odpowiednie działania i wyciągnąć wnioski z doświadczenia.
Wygrywanie walki z oszustwami
Choć najbardziej przebiegli oszuści mogą przez jakiś czas pozostawać niezauważeni, wielu z nich to zwykli ludzie, którzy dostrzegają okazję. Oszustwa, których się dopuszczają, są z natury dość proste.
Wdrożenie kilku prostych kontroli w firmie może znacznie utrudnić oszustom wykorzystanie jej potencjału. Rezultaty mogą być szokujące – oszustwo na 100 funtów tygodniowo oznacza stratę około 5000 funtów w ciągu roku. Prowadzenie działalności z marżą na poziomie 20% oznaczałoby wygenerowanie 25 000 funtów obrotu w celu rekompensaty.
