Praca z domu może być atrakcyjną opcją dla niektórych pracowników. W tym artykule rozważymy konsekwencje podatkowe pracy zdalnej.
Twój status jest ważny
Przepisy podatkowe różnią się znacznie w zależności od tego, czy prowadzisz działalność na własny rachunek, jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, wspólnikiem, czy też jesteś pracownikiem, nawet jeśli jest to pracownik własnej firmy. Tak czy inaczej, aby zmaksymalizować korzyści podatkowe, konieczne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji. W przeciwnym razie HMRC może domagać się korekty sytuacji podatkowej po kilku latach. Może to prowadzić do nieoczekiwanych rachunków, obejmujących podatek, odsetki i kary za kilka lat.
W tej karcie informacyjnej omówiono sytuację pracowników.
Zasady ogólne
Zasadniczo wszelkie koszty poniesione w imieniu pracownika lub zwrócone pracownikowi przez pracodawcę podlegają opodatkowaniu. Pracownik będzie musiał wówczas sam ubiegać się o ulgę podatkową i udowodnić, że poniósł te koszty „w całości, wyłącznie i koniecznie” w związku z wykonywaniem swojej pracy. Słowo „koniecznie” stwarza znacznie bardziej rygorystyczne kryteria niż w przypadku osób samozatrudnionych.
Ponadto sposób świadczenia usług może czasami znacząco wpłynąć na wysokość podatku. Na przykład, jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi coś, przepisy są często znacznie bardziej korzystne niż gdyby pracownik sam to kupił i próbował ubiegać się o ulgę podatkową. Odrobina rady i planowania z wyprzedzeniem często mogą okazać się owocne.
Wyjątek
Przepisy dotyczące „wykorzystywania domu jako biura” dla pracowników zawierają szczególne zwolnienie z podatku. Umożliwiają one zwolnienie z podatku płatności dokonywanych przez pracodawców na rzecz pracowników na poczet dodatkowych wydatków domowych, jeżeli pracownik ponosi te koszty w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych w ramach pracy zdalnej. „Praca zdalna” oznacza umowy między pracownikiem a pracodawcą, na mocy których pracownik regularnie wykonuje część lub całość obowiązków służbowych w domu.
Postanowienia te nie muszą być sporządzone w formie pisemnej, jednak zaleca się, aby tak uczynić, ponieważ zwolnienie nie ma zastosowania, gdy pracownik pracuje w domu w sposób nieformalny.
W przypadku spełnienia tych zasad możliwe jest pokrycie dodatkowych kosztów ogrzewania i oświetlenia miejsca pracy oraz kosztów zużycia wody na podstawie licznika. Mogą również wystąpić wyższe opłaty za dostęp do internetu, ubezpieczenie mienia domowego lub służbowe połączenia telefoniczne, a także w przypadku, gdy praca w domu wiąże się z obowiązkiem uiszczenia podatku od nieruchomości. HMRC akceptuje, że dodatkowe koszty również mogą zostać uwzględnione.
Jednak w przeciwieństwie do osób prowadzących działalność na własny rachunek, HMRC nie uznaje, że część stałych kosztów gospodarstwa domowego, takich jak odsetki od kredytu hipotecznego, czynsz, podatek lokalny czy rachunki za wodę, jest kwalifikowana jako niedopuszczalna.
Dostępna jest prostsza metoda ryczałtowa pokrywająca dodatkowe koszty. Stawka wynosi 6 funtów tygodniowo od 6 kwietnia 2020 r. Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Jednak aby uzasadnić wyższą płatność, należy to udowodnić!
Ulga podatkowa
Powyższe zasady zezwalają na dokonywanie płatności wolnych od podatku tylko w określonych okolicznościach. Jeśli jednak płatności są dokonywane poza tymi zasadami lub w rzeczywistości nie są dokonywane wcale, pracownik może ubiegać się o osobistą ulgę podatkową, jeśli udowodni, że poniósł te koszty lub otrzymał te płatności „w całości, wyłącznie i koniecznie” na potrzeby swojej pracy. W rzeczywistości jest to niezwykle trudne – niektórzy twierdzą wręcz, że niemożliwe – ponieważ HMRC wymaga spełnienia następujących kryteriów:
- pracownik wykonuje podstawowe obowiązki służbowe w domu (tj. główne obowiązki służbowe)
- obowiązki te nie mogą być wykonywane bez użycia odpowiednich urządzeń
- pracownik nie ma dostępu do takich udogodnień na terenie pracodawcy lub znajdują się one zbyt daleko
- i w żadnym momencie przed lub po sporządzeniu umowy o pracę pracownik nie może wybierać między pracą w siedzibie pracodawcy a pracą poza nią.
Zatem morał dla pracowników jest taki, aby ubiegać się o wypłaty wolne od podatku, a nie ulgi podatkowe!
Koszty sprzętu
Firma będzie mogła skorzystać z ulgi inwestycyjnej na pokrycie kosztów zapewnienia sprzętu pracownikom pracującym w domu. Pod warunkiem, że prywatne wykorzystanie tych aktywów przez pracownika jest nieznaczne, pracownik nie będzie ponosił żadnych korzyści podatkowych. Dotyczy to również takich rzeczy jak laptop, biurko czy krzesło, pod warunkiem, że pracodawca posiada pisemną politykę jasno określającą, że dostarczenie sprzętu służy celom służbowym.
Koszty podróży
Zasady są tak „proste”, że HMRC wyjaśnia je w broszurze IR490! Należy jednak pamiętać, że chociaż dom pracownika może być traktowany jako miejsce pracy do celów podatkowych, samo to nie wystarczy, aby pracownik mógł uzyskać ulgę podatkową z tytułu kosztów dojazdu do innego stałego miejsca pracy.
Pracownicy mogą ubiegać się o ulgę podatkową od pełnych kosztów podróży poniesionych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Ulga nie przysługuje jednak w przypadku kosztów zwykłych dojazdów do pracy ani podróży prywatnych.
Przepisy są skomplikowane, ale zwykły dojazd do pracy definiuje się jako podróż między miejscem zamieszkania pracownika a miejscem będącym „stałym miejscem pracy”. „Stałe miejsce pracy” obejmuje miejsca, w których okres nieprzerwanej pracy trwa dłużej niż 24 miesiące lub okres obecności stanowi całość lub większość okresu zatrudnienia.
Zgodnie z wytycznymi HMRC, dla większości osób miejsce zamieszkania jest kwestią osobistego wyboru, zatem koszty dojazdu z domu do stałego miejsca pracy są konsekwencją tego wyboru. W związku z tym takie wydatki na dojazdy nie będą kwalifikować się do ulgi, chyba że lokalizacja domu pracownika jest podyktowana wymaganiami stanowiska pracy.
Nawet jeśli warunek ten jest spełniony, koszt dojazdu pracownika między domem a innym stałym miejscem pracy podlega odliczeniu jedynie w okresie, gdy dom jest miejscem pracy.
Oczywiście, pracownicy pracujący w domu mają prawo do odliczenia kosztów dojazdu do tymczasowego miejsca pracy – czyli wszystkiego, co nie jest stałym miejscem pracy. To takie oczywiste!
Przykład
Obowiązki Jane często wiążą się z pracą do późnych godzin wieczornych i nie ma dostępu do siedziby pracodawcy (jej stałego miejsca pracy) w nocy, dlatego zabiera pracę do domu. Ponieważ wybór miejsca wykonywania pracy jest kwestią osobistą (nie ma obiektywnego wymogu, aby odbywała się ona w domu), nie można uznać, że dojazdy do lub z domu są częścią wykonywania obowiązków i nie przysługuje jej żadne odszkodowanie z tytułu kosztów.
Mąż Jane jest jednak regionalnym kierownikiem sprzedaży i mieszka w Leicester. Zarządza zespołem sprzedaży swojej firmy w regionie Midlands, a najbliższe biuro firmy znajduje się w Newcastle. Jest zatem zobowiązany do wykonywania wszystkich prac administracyjnych w domu, gdzie przeznaczył na biuro pokój. Przysługuje mu ulga z tytułu kosztów dojazdu do biura firmy w Newcastle, a także z tytułu podróży w obrębie regionu Midlands, ponieważ wszystkie te miejsca pracy powinny być traktowane jako tymczasowe.
Bądź rozsądny
Jak widać, wszystko jest możliwe, ale kluczem jest jasne poznanie zasad, prowadzenie dokładnej dokumentacji i rozsądne podejście do kwoty odszkodowania.
