Koszty pracy zdalnej dla osób samozatrudnionych

Twój status jest ważny

Przepisy podatkowe różnią się znacznie w zależności od tego, czy prowadzisz działalność na własny rachunek, jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, wspólnikiem, czy też jesteś pracownikiem, nawet jeśli jest to pracownik własnej firmy. Tak czy inaczej, aby zmaksymalizować korzyści podatkowe, konieczne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji. W przeciwnym razie HMRC może domagać się korekty sytuacji podatkowej po kilku latach. Może to prowadzić do nieoczekiwanych rachunków, obejmujących podatek, odsetki i kary za kilka lat.

Niniejsza broszura skupia się na sytuacji osób samozatrudnionych.

Całkowicie i wyłącznie

Osoby samozatrudnione płacą podatek od zysków firmy lub od swojego udziału w tych zyskach. Kluczową kwestią jest zatem zapewnienie możliwości odliczenia poniesionych kosztów od tego zysku. W przypadku codziennych kosztów ogólnych, koszty te muszą być zazwyczaj ponoszone „w całości i wyłącznie” na potrzeby prowadzonej działalności, aby mogły zostać odliczone od podatku. Co to tak naprawdę oznacza w praktyce? HMRC wydało wiele wytycznych w tej sprawie, które podsumowano poniżej.

Korzystanie z domu

Jeśli osoby samozatrudnione prowadzą część swojej działalności z domu, mogą być objęte ulgą podatkową. HMRC akceptuje, że nawet jeśli działalność jest prowadzona gdzie indziej, odliczenie części wydatków gospodarstwa domowego jest nadal dopuszczalne, pod warunkiem, że zdarzają się okresy, gdy część domu jest wykorzystywana wyłącznie do celów biznesowych. Cytując:

„Jeśli wykorzystanie jest niewielkie, na przykład prowadzenie dokumentacji biznesowej w domu, możesz zaakceptować rozsądną wycenę bez szczegółowego dochodzenia”

Aby uniknąć nieporozumień, określenie „całkowicie i wyłącznie” nie oznacza, że ​​wydatki biznesowe muszą być fakturowane oddzielnie lub że część domu musi być stale wykorzystywana do celów biznesowych. Oznacza to jednak, że jeśli część domu jest wykorzystywana do celów biznesowych, to jest to wyłączne przeznaczenie tej części w tym czasie.

HMRC akceptuje możliwość podziału kosztów, ale na jakiej podstawie? Cóż, jeśli odliczana jest niewielka kwota, HMRC zazwyczaj nie będzie tym zainteresowany. W rzeczywistości HMRC wydaje się akceptować szacunkową kwotę kilku funtów tygodniowo. Jeśli jednak odliczana jest większa kwota, HMRC sugeruje uwzględnienie następujących czynników:

• proporcja powierzchni domu wykorzystywanej do celów biznesowych
• ile zużywa się tam, gdzie istnieje możliwość pomiaru lub zmierzenia zużycia, np. prądu, gazu lub wody; oraz
• jak długo jest wykorzystywany w celach biznesowych.

Jakiego rodzaju koszty mogę ująć w rachunkach?

Zazwyczaj HMRC zaakceptuje rozsądną część kosztów, takich jak podatek lokalny, odsetki od kredytu hipotecznego, ubezpieczenie, rachunki za wodę, ogólne naprawy i czynsz, a także sprzątanie, ogrzewanie, światło i wodę rozliczaną licznikowo.

Inne dopuszczalne koszty mogą obejmować koszt połączeń służbowych na telefon stacjonarny i część opłaty za abonament, a także wydatki na połączenia internetowe w zakresie, w jakim połączenie jest wykorzystywane w celach służbowych.

Jak to działa w praktyce?

Jak już wspomniano, jeżeli wykonujemy niewielką ilość pracy w domu, zazwyczaj wystarczająca jest nominalna liczba tygodniowa, ale w przypadku poważniejszych roszczeń może być konieczna bardziej naukowa metoda.

Koszty sprzętu

W przypadku firm samozatrudnionych amortyzacja aktywów jest objęta zestawem ulg podatkowych, zwanych odpisami amortyzacyjnymi. W przypadku sprzętu domowego, takiego jak laptop, biurko, krzesło itp., odpisy amortyzacyjne mogą być dostępne w oparciu o proporcję tych aktywów do działalności gospodarczej (w oparciu o szacowane wykorzystanie w celach biznesowych). Zatem, jeśli Andrzej używa laptopa wyłącznie do celów biznesowych, cały koszt będzie mieścił się w ramach zasad dotyczących odpisów amortyzacyjnych.

A co z kosztami podróży?

Kolejną konsekwencją pracy z domu jest potencjalny wpływ na koszty podróży. Koszty dojazdu z domu do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej lub operacyjnej są generalnie niedozwolone, ponieważ stanowią one osobisty wybór miejsca zamieszkania. Fakt, że dana osoba może czasami pracować w domu, jest nieistotny.

Miejsce wykonywania przez daną osobę pracy biurowej nie determinuje samo w sobie miejsca prowadzenia przez nią działalności, więc chociaż wiele osób może ubiegać się o ulgę podatkową z tytułu kosztów pracy w domu, znacznie mniej z nich będzie mogło ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu do i z domowego biura.

Oczywiście zasada ta zakłada, że ​​istnieje inna „baza” biznesowa lub operacyjna, z której prowadzona jest działalność. Zazwyczaj koszt podróży między bazą biznesową a innymi miejscami, w których prowadzona jest praca, będzie kosztem kwalifikowanym, natomiast koszt podróży między miejscem zamieszkania podatnika a bazą biznesową nie będzie kwalifikowany.

Jednakże, jeśli nie ma oddzielnego lokalu poza domem, koszty podróży do klientów powinny być w pełni dopuszczalne. Sedno sprawy tkwi w tym, gdzie faktycznie prowadzona jest działalność.

I na koniec…

Podatek od zysków kapitałowych obejmuje zwolnienie podatkowe z tytułu sprzedaży prywatnego domu osoby fizycznej, znane jako ulga z tytułu głównego miejsca zamieszkania (PPR). W przypadku gdy część budynku jest wykorzystywana wyłącznie do celów biznesowych, ulga PPR nie będzie miała zastosowania do części zysku przypadającej na działalność gospodarczą. Jednakże, HMRC jasno zaznacza w swoich wytycznych, że „sporadycznie i bardzo nieznacznie” wykorzystywane do celów biznesowych jest pomijane.

Bądź rozsądny

Jak widać, wszystko jest możliwe, ale kluczem jest jasne poznanie zasad, prowadzenie dokładnej dokumentacji i rozsądne podejście do kwoty odszkodowania.