Pełnienie funkcji powiernika organizacji charytatywnej jest często postrzegane jako zaszczyt i okazja do odwdzięczenia się społeczności. Jednak zostanie powiernikiem wiąże się z pewnym zaangażowaniem i odpowiedzialnością, których nie należy lekceważyć.
Niezależnie od tego, czy jesteś już powiernikiem organizacji charytatywnej, lokalnego projektu lub znanej marki, czy też dopiero myślisz o zaangażowaniu się, funkcja powiernika nakłada na Ciebie szereg obowiązków.
Poniżej przedstawiamy główne obowiązki, ze szczególnym naciskiem na wymogi dotyczące księgowości i audytu.
Tło
Sektor organizacji charytatywnych w Anglii i Walii jest generalnie nadzorowany przez Komisję ds. Organizacji Charytatywnych (Charity Commission). Komisja jest instytucją rządową, która wymaga rejestracji większości organizacji charytatywnych.
Komisja odgrywa ważną rolę w sektorze charytatywnym, a jej zadaniem jest budowanie zaufania publicznego do uczciwości organizacji charytatywnych.
Wszystkie organizacje charytatywne muszą wykazać, że ich cele są związane z dobrem publicznym. Muszą to zrobić na początku, składając wniosek do Charities Commission, a następnie każdego roku, przy okazji przygotowywania sprawozdania rocznego.
Kluczowym elementem pracy Komisji jest udzielanie porad powiernikom. Wiele przydatnych porad można znaleźć na stronie internetowej Komisji , gdzie znajduje się sekcja poświęcona zakładaniu i prowadzeniu organizacji charytatywnej .
Rodzaje organizacji charytatywnych
Organizacje charytatywne można zakładać na wiele sposobów, ale zazwyczaj są to:
- zarejestrowane na podstawie Ustawy o spółkach z 2006 r. lub wcześniejszej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będące organizacjami charytatywnymi)
- zarejestrowane na podstawie Ustawy o organizacjach charytatywnych z 2011 r. (organizacje charytatywne zarejestrowane – CIO); lub
- utworzone na podstawie deklaracji powierniczej (organizacje charytatywne nieposiadające osobowości prawnej).
Każda z tych organizacji charytatywnych musi zarejestrować się i złożyć sprawozdanie finansowe w Charity Commission, a spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są dodatkowo rejestrowane w Companies House. Rodzaj organizacji charytatywnej określa pełny zakres obowiązków powiernika.
Ustawa o organizacjach charytatywnych z 2011 r. dotyczy wszystkich organizacji charytatywnych.
Kim jest powiernik?
Ustawa o organizacjach charytatywnych z 2011 r. definiuje powierników jako „osoby sprawujące ogólną kontrolę i zarządzanie administracją organizacji charytatywnej”. Definicja ta zazwyczaj obejmuje:
- w przypadku organizacji charytatywnych nieposiadających osobowości prawnej i dyrektorów ds. informatyki członkowie komitetu wykonawczego lub zarządzającego
- w przypadku organizacji charytatywnych będących spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością, dyrektorzy lub członkowie komitetu zarządzającego.
Ograniczenia i obowiązki powiernika
Oprócz obowiązków wynikających z bycia powiernikiem, istnieje również szereg ograniczeń, które mogą mieć zastosowanie. Mają one na celu zapobieganie konfliktom interesów między interesami osobistymi powiernika a jego obowiązkami jako powiernika. Stanowią one, że zasadniczo:
- powiernicy nie mogą czerpać osobistych korzyści z działalności charytatywnej, chociaż uzasadnione wydatki własne mogą zostać zwrócone
- członkowie zarządu nie mogą być pracownikami organizacji charytatywnej.
Istnieją ograniczone wyjątki od tych zasad. Jeśli powiernicy nie postępują roztropnie, zgodnie z prawem lub dokumentem założycielskim, mogą ponieść osobistą odpowiedzialność za wszelkie straty wyrządzone organizacji charytatywnej.
Obowiązki powierników
Wytyczne CC3a „Powiernik organizacji charytatywnej: Na czym polega” wyjaśniają, co to znaczy być powiernikiem i jak nim zostać. Powiernicy ponoszą pełną odpowiedzialność za organizację charytatywną i są zobowiązani do:
- przestrzegać prawa i zasad zawartych w dokumencie założycielskim organizacji charytatywnej
- działać odpowiedzialnie i wyłącznie w interesie organizacji charytatywnej
- zachować należytą staranność i umiejętności oraz
- podejmować świadome decyzje i korzystać z porad, gdy jest to konieczne.
Publikacja Komisji ds. Organizacji Charytatywnych CC3 „Niezbędny powiernik: co musisz wiedzieć” zawiera bardziej szczegółowe wskazówki zarówno dla nowych, jak i obecnych powierników. Wytyczne określają obowiązki i odpowiedzialność powierników w sześciu sekcjach:
- upewnij się, że Twoja organizacja charytatywna realizuje swoje cele w celu osiągnięcia dobra publicznego
- przestrzegać dokumentu założycielskiego organizacji charytatywnej i prawa
- działać w najlepszym interesie swojej organizacji charytatywnej
- upewnij się, że Twoja organizacja charytatywna jest odpowiedzialna
- zarządzaj zasobami swojej organizacji charytatywnej w sposób odpowiedzialny
- działać z należytą starannością i umiejętnościami.
Zanim zaczniesz pełnić funkcję powiernika organizacji charytatywnej, musisz upewnić się, że spełniasz wymagania. CC3a określa, kto może zostać powiernikiem organizacji charytatywnej i podkreśla zasady automatycznej dyskwalifikacji . Jeśli zostaniesz zdyskwalifikowany z pełnienia funkcji powiernika organizacji charytatywnej, nie możesz działać, chyba że uzyskasz na to zgodę na podstawie zwolnienia od Charity Commission.
Powiernicy mają prawny obowiązek dopilnowania, aby fundusze ich organizacji charytatywnej były przeznaczane wyłącznie na realizację jej celów charytatywnych. Muszą być w stanie to udowodnić, dlatego powinni prowadzić dokumentację, która to umożliwia.
Zbiórka funduszy
Organ Nadzoru Zbiórek Funduszy został powołany w celu wzmocnienia systemu regulacji organizacji charytatywnych i przywrócenia zaufania społecznego do zbiórek funduszy. Członkowie zarządu powinni być świadomi licznych i zróżnicowanych Kodeksu Praktyk Zbiórek Funduszy
Wymagania księgowe
Dla większości organizacji charytatywnych istnieją szczególne wymagania, które muszą spełniać:
- prowadzić pełną i dokładną dokumentację księgową (a wymagania dotyczące środków finansowych mają tu szczególne znaczenie)
- sporządzanie sprawozdań z działalności charytatywnej i sprawozdania rocznego
- aby zapewnić przeprowadzenie audytu lub niezależnego badania
- składanie rocznego sprawozdania, raportu rocznego i rachunków do Charity Commission (a w przypadku organizacji charytatywnych w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością do Companies House).
Zakres, w jakim te wymagania muszą zostać spełnione, zależy na ogół od rodzaju organizacji charytatywnej i wysokości generowanych dochodów.
Wymagania dotyczące funduszy
Ważnym aspektem rozliczania organizacji charytatywnych jest zrozumienie różnych „funduszy”, którymi może dysponować organizacja. Skuteczne zarządzanie i kontrola nad zbiórką funduszy to ważny obowiązek powiernika.
Zasadniczo fundusze stanowią dochód organizacji charytatywnej i mogą istnieć ograniczenia co do sposobu wykorzystania niektórych rodzajów zebranych funduszy. Na przykład, darowizna może zostać przyjęta tylko pod warunkiem, że zostanie przeznaczona na określony cel.
Wówczas obowiązkiem powierników jest zapewnienie, że takie „ograniczone” fundusze zostaną wykorzystane wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem.
Sprawozdanie roczne
Sprawozdanie roczne jest zazwyczaj dość obszernym dokumentem, ponieważ przepisy prawa określają minimalny zakres informacji, które muszą zostać w nim zawarte. Sprawozdanie zazwyczaj obejmuje:
- raport powierników (który może pełnić funkcję raportu zarządu i raportu strategicznego, jeśli jest wymagany w przypadku organizacji charytatywnych)
- sprawozdanie z działalności finansowej za rok
- rachunek dochodów i wydatków za dany rok (dla niektórych organizacji charytatywnych)
- bilans
- sprawozdanie z przepływów pieniężnych
- uwagi do sprawozdań finansowych (w tym zasady rachunkowości).
Wymagania audytowe
To, czy organizacja charytatywna będzie wymagać audytu, zależy głównie od wysokości otrzymanych lub wygenerowanych dochodów oraz od końca roku obrotowego. Limit dochodów różni się w zależności od rodzaju organizacji charytatywnej i przedstawia się następująco:
- wszystkie organizacje charytatywne, których dochód przekracza 1 000 000 funtów w roku finansowym, wymagają przeprowadzenia audytu
- organizacje charytatywne (zarówno zarejestrowane, jak i niezarejestrowane) wymagają niezależnego badania, jeśli ich dochód w roku podatkowym mieści się w przedziale od 25 000 do 1 000 000 funtów
- jeżeli dochód przekracza 250 000 GBP, niezależny egzaminator musi posiadać odpowiednie kwalifikacje.
Należy wziąć pod uwagę także inne kryteria, zwłaszcza dotyczące aktywów ogółem, i chętnie omówimy je z Państwem bardziej szczegółowo.
Wymagania dotyczące sprawozdawczości
Istnieją kompleksowe ramy, które określają sposób przygotowywania sprawozdań finansowych organizacji charytatywnej.
Organizacje charytatywne nieposiadające osobowości prawnej, których dochód nie przekracza 250 000 funtów, mogą przygotowywać rachunki i sprawozdania z płatności.
Wszystkie pozostałe organizacje charytatywne muszą sporządzać sprawozdania finansowe, które przedstawiają „prawdziwy i rzetelny” obraz. Aby to osiągnąć, sprawozdania finansowe muszą zazwyczaj spełniać wymogi Oświadczenia o Zalecanych Praktykach Organizacji Charytatywnych (SORP).
Program SORP jest dostępny na stronie www.charitysorp.org. Organizacje charytatywne mogą opracować własną wersję programu SORP, dostosowaną do ich własnych okoliczności.
