Wielu pracodawców oferuje swoim pracownikom możliwość oszczędzania na emeryturę poprzez zakładowy (lub firmowy) program emerytalny.
Pracownicy przystępujący do programu muszą mieć pewność, że jest on dobrze zarządzany.
Rola powierników programu emerytalnego jest niezwykle ważna, ponieważ zapewnia uczciwe i efektywne zarządzanie programem, leżące w najlepszym interesie członków.
W tej karcie informacyjnej przedstawiamy główne obowiązki powierników pracowniczych programów emerytalnych.
Tło
Ustawa o emeryturach z 1995 r. (dalej: Ustawa) wprowadziła szereg istotnych zmian w sposobie zarządzania pracowniczymi programami emerytalnymi. Ustawa o emeryturach z 2004 r. przyniosła dalsze zmiany i w kwietniu 2005 r. ustanowiła Urząd Nadzoru Emerytalnego (The Pensions Regulator, TPR) jako brytyjski organ nadzorujący pracownicze programy emerytalne.
TPR odgrywa ważną rolę w sektorze emerytalnym. Jego cele, określone w przepisach, to:
- chronić świadczenia członków programów emerytalnych opartych na pracy
- chronić świadczenia członków indywidualnych programów emerytalnych (w przypadku gdy istnieje umowa o bezpośredniej wypłacie)
- promować i poprawiać zrozumienie dobrego administrowania programami emerytalnymi opartymi na pracy
- ograniczenie ryzyka wystąpienia sytuacji mogących skutkować koniecznością wypłaty odszkodowania z Funduszu Ochrony Emerytur
- maksymalizacja zgodności pracodawcy z obowiązkami pracodawcy i zabezpieczeniami pracowniczymi wprowadzonymi przez ustawę o emeryturach z 2008 r
- zminimalizować wszelkie negatywne skutki dla zrównoważonego rozwoju pracodawcy (w związku z wykonywaniem funkcji organu regulacyjnego na mocy części 3 ustawy o emeryturach z 2014 r.).
TPR ma trzy podstawowe uprawnienia, na których opiera swoje podejście regulacyjne:
-
badanie schematów poprzez gromadzenie informacji, które pomagają identyfikować i monitorować ryzyko
-
naprawianie błędów tam, gdzie zidentyfikowano problemy
-
podejmowanie działań zapobiegających unikaniu opodatkowania w celu zapewnienia, że pracodawcy nie będą omijać swoich zobowiązań emerytalnych.
Pełniąc swoją rolę, TPR opracowuje istotne wytyczne dla osób zaangażowanych w programy emerytalne, w tym powierników, audytorów i aktuariuszy. Wytyczne te są dostępne na stronie internetowej TPR .
Ustawa o emeryturach z 2008 roku wprowadziła obowiązek, aby brytyjscy pracodawcy automatycznie zapisywali wszystkich pracowników do „kwalifikowanego programu emerytalnego z automatycznym zapisem” i odprowadzali składki do tego programu w ich imieniu. Zapisy mogą dotyczyć zarówno pracowniczego programu emerytalnego, jak i programu opartego na umowie o pracę.
Wiele programów emerytalnych opartych na umowach to grupowe emerytury indywidualne, w których pracodawca wyznacza dostawcę emerytur, często firmę ubezpieczeniową, do zarządzania programem. National Employment Savings Trust (NEST) to wspierany przez rząd program emerytalny, z którego pracodawcy mogą korzystać w celu automatycznego zapisywania pracowników do programu.
Więcej informacji znajdziesz tutaj .
Klasyfikacja programu emerytalnego
Pracodawcy mogą pomóc promować świadczenia emerytalne dla swoich pracowników na kilka sposobów, w tym:
- programy zawodowe
- grupowe programy emerytalne
- schematy interesariuszy.
Grupowe programy emerytalne i programy dla interesariuszy to indywidualne plany na nazwiska poszczególnych członków, w których pracodawca pełni jedynie rolę administratora. Tego typu programy nie podlegają żadnym wymogom księgowym ani audytorskim.
Emerytura zakładowa to rozwiązanie, z którego pracodawca może skorzystać, aby zapewnić świadczenia swoim pracownikom w momencie odejścia z pracy lub przejścia na emeryturę.
W Wielkiej Brytanii istnieją dwa główne rodzaje pracowniczych programów emerytalnych:
- programy związane z wynagrodzeniami
- schematy zakupu pieniędzy.
Bez względu na rodzaj programu, zazwyczaj będzie on miał powierników.
Rola powierników
Większość firmowych programów emerytalnych w Wielkiej Brytanii ma formę trustów. Istnieją dwa główne powody takiego stanu rzeczy:
- jest to konieczne, aby uzyskać większość korzyści podatkowych
- zapewnia, że aktywa programu emerytalnego będą oddzielone od aktywów pracodawcy.
Powiernik to osoba lub spółka, działająca niezależnie od pracodawcy, która przechowuje aktywa beneficjentów programu emerytalnego. Powiernicy odpowiadają za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania programu emerytalnego i bezpieczeństwa świadczeń członków.
Pełniąc swoją rolę, powiernicy muszą być świadomi swoich obowiązków i odpowiedzialności prawnej. Prawo wymaga od powierników znajomości i zrozumienia między innymi przepisów dotyczących emerytur i trustów, finansowania programów emerytalnych oraz inwestowania aktywów programów.
Prawo wymaga również, aby powiernicy znali:
- niektóre dokumenty dotyczące programu emerytalnego, w tym akt powierniczy i regulamin
- oświadczenia dotyczące zasad inwestycyjnych i zasad finansowania.
TPR wydało kodeks postępowania wyjaśniający, co powiernicy muszą zrobić, aby przestrzegać prawa w tym zakresie. Powiernicy powinni zorganizować odpowiednie szkolenie zaraz po powołaniu, a następnie kontynuować naukę, aby stale aktualizować swoją wiedzę. Nowi powiernicy mają sześć miesięcy od daty powołania na dostosowanie się do tego wymogu.
Obowiązki i odpowiedzialność powierników
Powiernicy mają szereg bardzo ważnych obowiązków i odpowiedzialności, które obejmują:
- działać bezstronnie, roztropnie, odpowiedzialnie i uczciwie, w najlepszym interesie beneficjentów programu
- działanie zgodnie z aktem powierniczym, zasadami programu i ramami prawnymi dotyczącymi emerytur
Oprócz tych ogólnych obowiązków, powiernicy mają również szereg szczegółowych obowiązków i zadań, które muszą wykonywać. Główne zadania to zapewnienie realizacji poniższych celów.
- Wkłady
-
Pracodawca regularnie i terminowo odprowadza składki. W tym zakresie obowiązują ścisłe przepisy.
- Dokumentacja finansowa i wymagania
-
- Należne świadczenia wypłacane są terminowo.
- Sporządza się sprawozdanie roczne (patrz sprawozdanie roczne poniżej).
- Uzyskuje się oświadczenie audytora potwierdzające szczegóły wpłat składek na fundusz, a w razie potrzeby organizuje się audyt rachunków funduszu.
- Inwestycja
-
Środki funduszu emerytalnego są inwestowane prawidłowo, zgodnie z zasadami inwestycyjnymi programu i obowiązującymi przepisami prawa.
- Doradcy zawodowi
-
Ponieważ prowadzenie programu emerytalnego jest skomplikowane i często konieczne jest skorzystanie ze specjalistycznej porady, należy zatrudnić odpowiednich doradców zawodowych.
- Zapisy dotyczące programu emerytalnego
-
Prowadzona jest pełna i dokładna księgowość, która obejmuje zapisy dotyczące byłych i obecnych członków, transakcji dokonywanych przy wchodzeniu i wychodzeniu z funduszu oraz pisemne zapisy ze spotkań rady powierniczej.
- Członkowie
-
Członkom i innym osobom udostępniane są informacje o programie i ich osobistych korzyściach.
- Rejestracja, zwrot podatku i pobieranie opłaty
-
TPR otrzymuje informacje wymagane prawem do rejestru, potwierdza, że roczne sprawozdanie programu zostało wypełnione i że roczna składka na program została uiszczona.
Powiązane sprawy
Raportowanie do TPR
W przypadku naruszenia prawa, które prawdopodobnie będzie miało istotne znaczenie dla TPR, powiernicy, a także inne osoby zaangażowane w zarządzanie programem, mają prawny obowiązek zgłoszenia naruszenia organowi regulacyjnemu. Kodeks dobrych praktyk 01 „Zgłaszanie naruszeń prawa” zawiera wskazówki dotyczące czynników, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zgłoszeniu naruszenia.
Ponadto powiernicy muszą również powiadomić TPR o wystąpieniu określonych zdarzeń związanych z programem. Są one znane jako „zdarzenia podlegające zgłoszeniu” i również podlegają kodeksowi postępowania.
Sprawozdanie roczne
Powiernicy większości programów muszą udostępnić sprawozdanie roczne w ciągu siedmiu miesięcy od zakończenia roku obrotowego programu. Sprawozdanie zazwyczaj zawiera:
- raport powierniczy zawierający informacje inwestycyjne, prawne i administracyjne dotyczące programu
- informacje aktuarialne, jeśli ma to zastosowanie
- informacje o zarządzaniu, jeśli ma to zastosowanie
- zbadane sprawozdania finansowe i raport z audytu.
Inne raporty
W związku z wprowadzeniem nowych przepisów, które weszły w życie 1 października 2021 r., powiernicy niektórych programów są również zobowiązani do sporządzenia raportu dla Zespołu ds. Ujawnień Finansowych Związanych z Klimatem (TCFD), chociaż wszystkie programy mogą dobrowolnie przyjąć nowe wymogi.
Sprawozdanie powinno zostać opublikowane na publicznie dostępnej stronie internetowej, a odnośnik do niej musi być podany w rocznym sprawozdaniu programu i sprawozdaniach finansowych.
Rząd przygotował skrócony przewodnik, w którym opisano wymogi TCFD i obowiązki prawne powierników. Jest on dostępny na stronie internetowej GOV.UK.
Planowane jest rozszerzenie nowych wymagań na wszystkie programy. Przegląd wymagań dla mniejszych programów ma się wkrótce odbyć, a ewentualne rozszerzenie wymagań zostanie ogłoszone pod koniec 2024 lub na początku 2025 roku.
Odpowiedzialność powierników
W przypadku problemów z programem emerytalnym, powiernicy mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za wszelkie straty poniesione w wyniku naruszenia powiernictwa. Może się to zdarzyć na przykład, gdy:
- powiernik wykonał czynność, która nie jest dozwolona na mocy aktu powierniczego i zasad programu
- powiernik nie wykonał czynności, które powinien wykonać zgodnie z aktem powierniczym i zasadami programu
- powiernik nie wypełnia jednego lub więcej obowiązków wynikających z prawa powierniczego lub ustawodawstwa emerytalnego lub nie wypełnia ich z należytą starannością.
Zasady programu emerytalnego mogą chronić powierników przed osobistą odpowiedzialnością za straty spowodowane naruszeniem powiernictwa, chyba że wynikają one z ich własnego oszustwa. W niektórych przypadkach pracodawca może zapewnić powiernikom ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
