Zasady dotyczące pracy poza listą płac mają na celu zapobieganie unikaniu płacenia podatków i składek na ubezpieczenia społeczne (NIC) poprzez korzystanie z usług firm świadczących usługi osobiste i spółek partnerskich.
Przepisy nie zabraniają osobom fizycznym sprzedaży usług za pośrednictwem własnych firm lub spółek osobowych. Mają jednak na celu wyeliminowanie wszelkich możliwych korzyści podatkowych z tego tytułu, w sytuacji gdy pracownik byłby w innym przypadku zatrudniony przez klienta.
Stosowanie zasad różni się w zależności od klienta, któremu świadczone są usługi, tj. czy klientem jest instytucja sektora publicznego, duże lub średnie przedsiębiorstwo z sektora prywatnego, czy małe przedsiębiorstwo z sektora prywatnego.
Podsumowanie podejścia
Usunięcie korzyści podatkowych
Korzyści podatkowe wynikają głównie z wypłaty zysku netto spółki podlegającego opodatkowaniu w formie dywidendy. Pozwala to uniknąć składek na ubezpieczenie społeczne (NIC), które byłyby zazwyczaj należne, gdyby zysk ten został wypłacony w formie wynagrodzenia lub premii. Ponadto stawki podatku od dywidend są niższe niż stawki podatku od dochodów z pracy.
Celem tych przepisów jest opodatkowanie większości dochodów otrzymanych od klienta tak, jakby stanowiły one wynagrodzenie osoby wykonującej pracę.
Kogo to dotyczy?
Zasady te mają zastosowanie, jeśli dana osoba sprzedawała swoje usługi bezpośrednio, a nie za pośrednictwem firmy (lub spółki), byłaby klasyfikowana (przez HMRC) jako osoba zatrudniona, a nie jako osoba samozatrudniona.
Na przykład osoba prowadząca działalność za pośrednictwem firmy świadczącej usługi osobiste, ale mająca tylko jednego klienta, dla którego faktycznie pracuje w pełnym wymiarze godzin, prawdopodobnie będzie objęta przepisami. Z drugiej strony, osoba świadcząca podobne usługi wielu klientom ma znacznie mniejsze prawdopodobieństwo, że zostanie dotknięta.
Zatrudnienie a samozatrudnienie
Jednym z głównych problemów wynikających z tych przepisów jest ustalenie, czy dotyczą one konkretnych relacji lub umów. Wynika to z faktu, że granica między zatrudnieniem a samozatrudnieniem zawsze była cienka.
Pod uwagę brane będą wszystkie czynniki, ale najważniejsze są intencje i rzeczywistość związku.
Poniższa tabela przedstawia czynniki mające znaczenie przy podejmowaniu decyzji.
HMRC bierze pod uwagę następujące czynniki, aby ustalić, czy umowa podlega przepisom:
- Wzajemność zobowiązań
- – klient zaoferuje pracę, a pracownik zaakceptuje ją jako umowę o pracę na czas nieokreślony?
- Kontrola
- – czy klient ma kontrolę nad wykonywanymi zadaniami/przepracowanymi godzinami itp.?
- Sprzęt
- – klient dostarcza cały niezbędny sprzęt?
- Podstawienie
- – czy jednostka może wykonać pracę sama, czy wysłać zastępcę?
- Ryzyko finansowe
- – czy spółka (lub spółka osobowa) ponosi ryzyko finansowe?
- Podstawa płatności
- – firma (lub spółka) otrzymuje stałą kwotę za wykonanie określonej pracy?
- Korzyści
- – czy dana osoba ma prawo do zasiłku chorobowego, płatnego urlopu, zwrotu wydatków itp.?
- Zamiar
- – klient i pracownik uzgodnili, że nie ma zamiaru nawiązania stosunku pracy?
- Czynniki osobiste
- – osoba ta pracuje dla wielu różnych klientów, a firma (lub spółka) pozyskuje nowe zlecenia w sposób typowy dla biznesu?
HMRC udostępniło narzędzie cyfrowe ułatwiające ustalenie statusu zatrudnienia pracownika.
Planowanie konsekwencji
Jeśli dotyczy Cię to prawo, rozważ najważniejsze kwestie:
- szerokim skutkiem ustawy będzie obciążenie składek na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego od opłat uiszczanych przez klientów spółki według stawek podatku dochodowego od osób fizycznych, a nie od osób prawnych
- może być niewielka różnica w Twoim dochodzie netto, niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność jako firma, czy jako osoba fizyczna
- jeśli masz wybór w tej sprawie, czy chcesz kontynuować działalność za pośrednictwem spółki?
- jeśli klient zażąda kontynuowania działalności jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, czy możesz negocjować z klientem wyższe opłaty?
- Jeśli nadal będziesz prowadzić działalność jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, musisz przyjrzeć się przyszłym dochodom i wydatkom firmy, aby mieć pewność, że nie zapłacisz wyższych podatków, niż to konieczne.
Wyjątki od reguł
Jeżeli w firmie zatrudnieni są pracownicy, którzy posiadają 5% lub mniej udziałów w firmie pracodawcy, przepisy te zasadniczo nie będą miały zastosowania do dochodu, jaki ci pracownicy generują dla firmy.
Należy jednak pamiętać, że przy ustalaniu, czy spełniony został test 5%, należy uwzględnić wszelkie akcje będące w posiadaniu „osób stowarzyszonych”.
Jak działają zasady
Istnieją różne zasady, które obowiązują w zależności od klienta, któremu świadczone są usługi.
Jeżeli klientem jest mała jednostka z sektora prywatnego, wówczas odpowiedzialność za ustalenie statusu pracownika spoczywa na firmie świadczącej usługi osobiste.
Jeżeli klientem jest organizacja sektora publicznego lub średnie lub duże przedsiębiorstwo prywatne, to zasadniczo ten podmiot będzie miał obowiązek ustalenia statusu pracownika i przekazania tej informacji poprzez wydanie oświadczenia o ustaleniu statusu.
Definicja małej firmy
W ustawie wykorzystano istniejącą definicję ustawową „małej spółki” zawartą w Ustawie o spółkach, aby zwolnić małe firmy z nowych przepisów. Mała spółka to taka, która spełnia dwa z poniższych kryteriów:
- obrót 10,2 mln GBP lub mniejszy
- posiadający w bilansie kwotę 5,1 mln GBP lub mniej
- zatrudniających 50 lub mniej pracowników.
Jeżeli przedsiębiorstwo odbierające pracę od danej osoby nie jest spółką, wówczas stosuje się jedynie kryterium obrotu.
Aplikacja – usługi świadczone małym klientom z sektora prywatnego
Zasady te są czasami nazywane zasadami IR35.
Firma świadcząca usługi osobiste pobiera podatki PAYE i składki na ubezpieczenia społeczne od faktycznych wypłat wynagrodzeń osobom fizycznym w ciągu roku w normalny sposób.
Jeżeli na koniec roku podatkowego, tj. 5 kwietnia, pensja osoby fizycznej otrzymana od spółki, łącznie ze świadczeniami rzeczowymi, jest niższa od dochodu spółki ze wszystkich umów, do których stosuje się przepisy, wówczas różnicę (pomniejszoną o dopuszczalne wydatki) uznaje się za wypłaconą osobie fizycznej jako pensję w dniu 5 kwietnia i należy opłacić składki PAYE/NIC.
Do dopuszczalnych wydatków zalicza się:
- niektóre wydatki związane z zatrudnieniem (ale nie koszty podróży)
- pewne odpisy amortyzacyjne
- składki emerytalne pracodawcy
- składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne – zarówno faktycznie płacone, jak i należne od każdego uznanego wynagrodzenia
- 5% dochodu brutto na pokrycie wszystkich pozostałych wydatków.
Jeżeli wynagrodzenie jest ustalane w ten sposób:
- przy obliczaniu zysków z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych dopuszczalne są odpowiednie odliczenia i
- nie trzeba płacić dalszych podatków ani składek na ubezpieczenie społeczne, jeśli dana osoba następnie wypłaci pieniądze ze spółki w sposób zatwierdzony przez HMRC (patrz poniżej).
Zastosowanie – usługi świadczone na rzecz klientów z sektora publicznego lub średniego/dużego sektora prywatnego
W przypadku gdy zastosowanie ma to prawo, podmiot zatrudniający sektor publiczny lub płatnik opłat traktowany jest jako pracodawca do celów podatkowych i składek na ubezpieczenie społeczne klasy 1 (w tym składek pracodawcy na ubezpieczenie społeczne), a kwota wypłacona pośrednikowi pracownika będzie uznawana za wypłatę dochodu z tytułu zatrudnienia na rzecz tego pracownika.
5% dodatek, z którego korzysta pośrednik pracownika na pokrycie niektórych wydatków służbowych, nie przysługuje w przypadku umów z sektorem publicznym.
Dochód uzyskany przez spółkę świadczącą usługi osobiste, który został opodatkowany jako dochód z tytułu zatrudnienia zgodnie z tymi zasadami, nie podlega podatkowi od osób prawnych, a wypłata środków nie wiąże się z koniecznością uiszczenia dodatkowego podatku dochodowego.
Punkty do rozważenia w kontekście funkcjonowania zasad
- Aby obliczyć płatność uznaną za płatną zgodnie z pierwszym zestawem zasad, musisz posiadać dokładne informacje o przychodach i wydatkach firmy za ten okres. Konieczne może być prowadzenie osobnych rejestrów wydatków firmy, które będą kwalifikować się jako „wydatki pracownicze”. Obowiązuje ścisły termin na obliczenie płatności uznanej za płatną i zapłatę do HMRC. Płatność uznana za płatną jest traktowana tak, jakby faktycznie została dokonana przez firmę 5 kwietnia, a podatek i składki na ubezpieczenie społeczne należy wpłacić do HMRC do 19 kwietnia.
- Wpłaty dokonywane przez Twoją firmę do osobistego planu emerytalnego zmniejszą kwotę płatności uznawanej za płatną. Może to być korzystne, ponieważ składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne będą zapisywane oprócz składek PAYE i składek pracownika na ubezpieczenie społeczne.
- Należy rozważyć moment i metodę przyszłego wypłacania środków z firmy świadczącej usługi osobiste, aby zminimalizować wpływ opodatkowania na przepływy pieniężne.
Inne punkty do rozważenia
Partnerstwa
W przypadku gdy osoby fizyczne sprzedają swoje usługi za pośrednictwem spółki osobowej, zasady te stosuje się do wszelkich dochodów, które byłyby opodatkowane jako dochód z pracy, gdyby spółka osobowa nie istniała.
Wiele spółek nie jest objętych tymi przepisami, nawet jeśli jeden lub więcej partnerów wykonuje dla klienta pracę, która może mieć charakter umowy o pracę.
Zasady te będą miały zastosowanie wyłącznie do spółek partnerskich, w których:
- osoba (samodzielnie lub z jednym lub większą liczbą krewnych) ma prawo do 60% lub więcej zysków lub
- całość lub większość dochodów spółki pochodzi z „umów o pracę” z jednym klientem lub
- udział każdego ze wspólników w zyskach jest uzależniony od wysokości przychodów z tytułu „umów o pracę”.
Kary
Jeżeli firma świadcząca usługi osobiste lub spółka partnerska nie odliczy i nie rozliczy należnych zgodnie z przepisami składek PAYE/NIC, stosuje się standardowe kary.
Jeżeli spółka lub spółka nie uiści należności, należny podatek i składki na ubezpieczenie społeczne mogą zostać pobrane od osoby fizycznej, tak jak ma to miejsce w pewnych okolicznościach na mocy obowiązujących przepisów dotyczących podatku PAYE i składek na ubezpieczenie społeczne.
Firmy świadczące usługi zarządzane (MSC)
Spółki MSC próbowały ominąć przepisy IR35. Rodzaje spółek MSC różnią się, ale często określa się je mianem „spółek kompozytowych” lub „zarządzanych spółek PSC”. Zasadniczo główna różnica polega na tym, że dostawca usług MSC jest powiązany z firmą pracownika. Na przykład, gdy dostawca czerpie korzyści finansowe ze świadczenia usług pracownikowi lub wpływa/kontroluje świadczenie tych usług lub sposób dokonywania płatności na rzecz danej osoby. Wprowadzono przepisy, które gwarantują, że pracownicy świadczący usługi za pośrednictwem spółek MSC podlegają podobnym zasadom jak te dotyczące spółek PSC.
