Pełnienie funkcji powiernika organizacji charytatywnej jest często postrzegane jako zaszczyt i okazja do odwdzięczenia się społeczności. Jednak zostanie powiernikiem wiąże się z pewnym zaangażowaniem i odpowiedzialnością, których nie należy lekceważyć.
Niezależnie od tego, czy jesteś już powiernikiem organizacji charytatywnej, lokalnego projektu lub znanej marki, czy też dopiero myślisz o zaangażowaniu się, funkcja powiernika nakłada na Ciebie szereg obowiązków.
Poniżej przedstawiamy główne obowiązki, ze szczególnym naciskiem na wymagania dotyczące księgowości i audytu dla szkockich organizacji charytatywnych.
Tło
Sektor organizacji charytatywnych w Szkocji jest generalnie nadzorowany przez Biuro Szkockiego Regulatora Organizacji Charytatywnych (OSCR), znane również jako „Scottish Charity Regulator”. OSCR to niezależny organ rządowy, który pełni funkcję regulatora i rejestratora szkockich organizacji charytatywnych.
OSCR odgrywa ważną rolę w sektorze charytatywnym, a jej celem jest budowanie zaufania publicznego do uczciwości organizacji charytatywnych oraz pomoc powiernikom organizacji charytatywnych w zrozumieniu i wypełnianiu ich obowiązków prawnych.
Kluczowym elementem pracy OSCR jest udzielanie porad powiernikom. Wiele przydatnych porad można znaleźć na stronie internetowej , gdzie znajduje się sekcja poświęcona obowiązkom powierników organizacji charytatywnych .
Rodzaje organizacji charytatywnych
Głównym aktem prawnym regulującym działalność organizacji charytatywnych w Szkocji jest ustawa o organizacjach charytatywnych i inwestycjach powierniczych (Szkocja) z 2005 r. (dalej: ustawa z 2005 r .). Organizacje charytatywne można tworzyć na wiele sposobów, ale zazwyczaj są to:
- zarejestrowane na podstawie Ustawy o spółkach z 2006 r. lub wcześniejszej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będące organizacjami charytatywnymi)
- zarejestrowane na podstawie Ustawy z 2005 r. na mocy Rozporządzenia o zarejestrowanych organizacjach charytatywnych w Szkocji z 2011 r. („Rozporządzenie ogólne”) (szkockie zarejestrowane organizacje charytatywne, SCIO); lub
- utworzone na podstawie deklaracji powierniczej (organizacje charytatywne nieposiadające osobowości prawnej).
Każda z tych organizacji charytatywnych musi zarejestrować się i złożyć sprawozdanie finansowe w OSCR, a spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą dodatkowo zostać zarejestrowane w Companies House.
Pełny zakres obowiązków powiernika zależy od rodzaju organizacji charytatywnej.
Kim jest powiernik?
Ustawa z 2005 roku definiuje powierników jako „osoby sprawujące ogólną kontrolę i zarządzanie administracją organizacji charytatywnej”. Definicja ta zazwyczaj obejmuje:
- w przypadku organizacji charytatywnych nieposiadających osobowości prawnej i SCIO członkowie komitetu wykonawczego lub zarządzającego
- w przypadku organizacji charytatywnych będących spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością, dyrektorzy lub członkowie komitetu zarządzającego.
Organizacje charytatywne muszą zawsze realizować cel charytatywny, dla którego zostały powołane, a obowiązkiem wszystkich powierników jest zapewnienie tego celu.
Ograniczenia i obowiązki powiernika
Oprócz obowiązków wynikających z bycia powiernikiem, istnieje również szereg ograniczeń, które mogą mieć zastosowanie. Mają one na celu zapobieganie konfliktom interesów między interesami osobistymi powiernika a jego obowiązkami jako powiernika. Stanowią one, że zasadniczo:
- powiernicy nie mogą czerpać osobistych korzyści z działalności charytatywnej, chociaż uzasadnione wydatki własne mogą zostać zwrócone
- powiernicy nie powinni otrzymywać wynagrodzenia za swoją funkcję powiernika.
Istnieją ograniczone wyjątki od tych zasad, określone w Ustawie z 2005 r. Jeżeli powiernicy nie postępują roztropnie, zgodnie z prawem lub dokumentem założycielskim, mogą ponieść osobistą odpowiedzialność za wszelkie straty wyrządzone organizacji charytatywnej.
Obowiązki powierników
Wytyczne OSCR „ Obowiązki powiernika organizacji charytatywnej ” wyjaśniają, co to znaczy być powiernikiem. Powiernicy ponoszą pełną odpowiedzialność za organizację charytatywną i mają ogólny obowiązek działania w jej interesie. Oznacza to, że powinni:
- działać w sposób zgodny z celami charytatywnymi organizacji charytatywnej
- przestrzegać prawa i zasad zawartych w dokumencie założycielskim organizacji charytatywnej
- działać z należytą starannością i starannością
- zarządzać wszelkimi konfliktami interesów pomiędzy organizacją charytatywną a jakąkolwiek osobą lub organizacją, która może mianować powierników organizacji charytatywnej.
Powiernicy mają obowiązek dopilnować, aby fundusze ich organizacji charytatywnej były przeznaczane wyłącznie na realizację jej celów charytatywnych. Muszą być w stanie to udowodnić, dlatego powinni prowadzić dokumentację umożliwiającą przeprowadzenie takiej analizy.
Powiernicy organizacji charytatywnej muszą stawiać interesy organizacji charytatywnej ponad własne potrzeby, potrzeby krewnych lub interesy biznesowe. W przypadku konieczności podjęcia decyzji, w której jedna opcja leży w interesie powiernika, a inna w interesie organizacji charytatywnej, powiernik powinien upewnić się, że pozostali powiernicy są świadomi konfliktu interesów i nie powinni brać udziału w dyskusji ani podejmowaniu decyzji.
Obowiązki powierników organizacji charytatywnych zawierają również informacje na temat niektórych szczegółowych obowiązków zawartych w Ustawie z 2005 r. Wytyczne określają obowiązki powierników w zakresie:
- aktualizowanie danych organizacji charytatywnej – podaj wszystkie informacje potrzebne do aktualizowania rejestru organizacji charytatywnych w Szkocji
- raportowanie do OSCR – wypełnianie ustawowego obowiązku dostarczania do OSCR określonych informacji dotyczących corocznego monitorowania, rozliczeń organizacji charytatywnej i wprowadzania zmian w organizacji charytatywnej
- prowadzenie dokumentacji finansowej i jej rejestrowanie – prowadzenie prawidłowej dokumentacji księgowej i przygotowywanie rocznego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania rocznego, które są poddawane zewnętrznej kontroli i przesyłane wraz ze sprawozdaniem rocznym do OSCR
- zbieranie funduszy – przejmij kontrolę nad sposobem, w jaki organizacja charytatywna zbiera fundusze
- udostępniać informacje opinii publicznej.
Obowiązki te są wspólne dla wszystkich osób zarządzających organizacją charytatywną. Żaden powiernik organizacji charytatywnej (na przykład przewodniczący lub skarbnik) nie ma większej odpowiedzialności niż jakikolwiek inny powiernik.
Wymagania księgowe
Ustawa z 2005 r. nakłada na organizacje charytatywne obowiązek:
- prowadzić pełną i dokładną dokumentację księgową (a wymagania dotyczące środków finansowych mają tu szczególne znaczenie)
- sporządzanie sprawozdań finansowych organizacji charytatywnych i rocznego sprawozdania z ich działalności
- zapewnić przeprowadzenie audytu lub niezależnego badania
- składać roczne sprawozdanie, raport roczny i rachunki do OSCR (a w przypadku organizacji charytatywnych będących spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością – do Companies House).
Zakres, w jakim te wymagania muszą zostać spełnione, zależy na ogół od rodzaju organizacji charytatywnej i wysokości generowanych dochodów.
Wymagania dotyczące funduszy
Ważnym aspektem księgowości organizacji charytatywnych jest zrozumienie różnych „funduszy”, jakimi może dysponować organizacja charytatywna.
Zasadniczo fundusze stanowią dochód organizacji charytatywnej i mogą istnieć ograniczenia co do sposobu wykorzystania niektórych rodzajów zebranych funduszy. Na przykład, darowizna może zostać przyjęta tylko pod warunkiem, że zostanie przeznaczona na określony cel.
Wówczas obowiązkiem powierników jest zapewnienie, że takie „ograniczone” fundusze zostaną wykorzystane wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem.
Zbiórka funduszy
Skuteczne zarządzanie i kontrola nad zbiórką funduszy to również ważny obowiązek powiernika. Szkocki Panel ds. Standardów Zbiórki Funduszy nadzoruje standardy zbiórki funduszy i rozpatruje skargi dotyczące zbiórki funduszy dla zarejestrowanych szkockich organizacji charytatywnych, zgodnie z Kodeksem Praktyk Zbiórki Funduszy.
Sprawozdanie roczne
Sprawozdanie roczne jest zazwyczaj dość obszernym dokumentem, ponieważ przepisy prawa określają minimalny zakres informacji, które muszą zostać w nim zawarte. Sprawozdanie zazwyczaj obejmuje:
- raport powierników (który może pełnić funkcję raportu zarządu i raportu strategicznego, jeśli jest wymagany w przypadku organizacji charytatywnych)
- sprawozdanie z działalności finansowej za rok
- rachunek dochodów i wydatków za dany rok (dla niektórych organizacji charytatywnych)
- bilans
- sprawozdanie z przepływów pieniężnych
- uwagi do sprawozdań finansowych (w tym zasady rachunkowości).
Wymagania audytowe
Decyzja o tym, czy organizacja charytatywna będzie musiała przeprowadzić audyt, będzie zależeć głównie od wysokości otrzymanych lub wygenerowanych dochodów oraz od końca roku kalendarzowego:
- wszystkie organizacje charytatywne, których dochód przekracza 500 000 funtów, wymagają przeprowadzenia audytu
- Wszystkie inne organizacje charytatywne wymagają niezależnego badania. W przypadku sporządzania rachunków „rozliczeniowych” niezależny audytor musi posiadać odpowiednie kwalifikacje.
Należy wziąć pod uwagę także inne kryteria, zwłaszcza dotyczące aktywów ogółem, i chętnie omówimy je z Państwem bardziej szczegółowo.
Wymagania dotyczące sprawozdawczości
Istnieją kompleksowe ramy, które określają sposób przygotowywania sprawozdań finansowych organizacji charytatywnej.
Organizacje charytatywne nieposiadające osobowości prawnej i o dochodach poniżej 250 000 funtów mogą przygotowywać rachunki i sprawozdania z płatności, chyba że dokument założycielski stanowi inaczej.
Wszystkie pozostałe organizacje charytatywne muszą sporządzać sprawozdania finansowe, które przedstawiają „prawdziwy i rzetelny” obraz, nazywane rachunkami memoriałowymi. Aby przedstawić „prawdziwy i rzetelny” obraz, sprawozdania finansowe muszą zazwyczaj spełniać wymogi Oświadczenia o Zalecanych Praktykach Organizacji Charytatywnych (SORP). SORP jest dostępny na stronie www.charitysorp.org , a organizacje charytatywne mogą opracować własną wersję SORP, uwzględniającą ich własne okoliczności.
