Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat sposobu przesyłania informacji płacowych do HMRC w ramach systemu informacji w czasie rzeczywistym (RTI).
RTI – wprowadzenie
Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (RTI), pracodawcy lub ich przedstawiciele są zobowiązani do regularnego składania zeznań płacowych za każdy okres rozliczeniowy w ciągu roku, ze szczegółowym wykazem płatności i potrąceń dokonanych na rzecz pracowników przy każdej wypłacie. Pracodawca musi składać dwa główne zeznania, które szczegółowo opisano poniżej.
Złożenie pełnej płatności
Zgłoszenie Pełnej Płatności (FPS) należy przesłać do HMRC najpóźniej w dniu wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Zgłoszenie to zawiera szczegółowe informacje o wynagrodzeniu pracownika i potrąceniach poniesionych z jego wynagrodzenia. Zgłoszenie FPS musi dotrzeć do HMRC najpóźniej w dniu wypłaty wynagrodzenia pracownikom.
Podsumowanie płatności pracodawcy
Pracodawcy mogą być również zobowiązani do składania co miesiąc dodatkowego sprawozdania do HMRC, tzw. Podsumowania Płatności Pracodawcy (EPS), obejmującego następujące sytuacje:
- gdzie w miesiącu podatkowym nie wypłacono wynagrodzenia żadnym pracownikom
- w przypadku gdy pracodawca otrzymał zaliczkę na pokrycie płatności ustawowych
- w przypadku gdy płatności ustawowe podlegają zwrotowi (takie jak ustawowy zasiłek macierzyński i ojcowski lub dzielony zasiłek rodzicielski) wraz z płatnością odszkodowania z ubezpieczenia społecznego; lub
- w przypadku gdy poniesiono odliczenia CIS, które można odliczyć (dotyczy tylko firm).
HMRC potrąci kwoty podlegające odzyskaniu z kwotą należną z tytułu FPS, aby obliczyć kwotę do zapłaty. EPS musi zostać złożony w HMRC do 19. dnia miesiąca, aby został potrącony z płatności należnej za poprzedni miesiąc podatkowy.
Płatności na rzecz HMRC
Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą o podatku dochodowym (RTI) urząd skarbowy (HMRC) jest świadomy kwoty należnej co miesiąc/kwartał. Będzie to częścią informacji przekazywanych do HMRC za pośrednictwem FPS i EPS.
HMRC spodziewa się otrzymania potrąceń z tytułu PAYE i NIC pomniejszonych o płatności dokonywane co miesiąc lub kwartał (dotyczy tylko małych pracodawców).
Procedury na koniec roku
Pod koniec roku podatkowego należy złożyć ostateczne zeznanie FPS lub EPS, aby powiadomić HMRC, że wszystkie płatności i potrącenia zostały zgłoszone do HMRC.
Niektóre dalsze komplikacje
Wynagrodzenie
Zgodnie z ustawą RTI nie można wypłacać wynagrodzeń na koniec roku obrotowego firmy i zakładać, że były one wypłacane przez cały rok, na przykład w celu wykorzystania dolnej granicy zarobków członka rodziny w ramach ubezpieczenia społecznego, co daje mu prawo do zaliczenia go na poczet emerytury państwowej i innych ustawowych celów płatności.
Wynagrodzenia powinny być wypłacane regularnie, a szczegółowe informacje należy terminowo przekazywać do HMRC za pośrednictwem systemu RTI.
Płatności, których nie da się praktycznie zgłosić „w dniu lub przed”
HMRC wydało wytyczne dotyczące takich kwestii, jak płatności dokonywane w dniu pracy (które różnią się w zależności od wykonanej pracy), w przypadku których zgłaszanie płatności w czasie rzeczywistym jest niepraktyczne. Przepisy dopuszczają do siedmiu dodatkowych dni na zgłoszenie płatności w określonych okolicznościach.
HMRC udostępniło również pewne wskazówki dotyczące wyjątków od raportowania informacji PAYE „w momencie wypłaty wynagrodzenia pracownikowi lub przed jej wypłatą”, które można znaleźć tutaj .
Kary
W przypadku gdy pracodawcy nie wywiązują się ze swoich obowiązków związanych ze składaniem dokumentów RTI i dokonywaniem płatności, grożą im kary.
Zasadniczo kary za spóźnione złożenie deklaracji dotyczą każdego systemu PAYE, a ich wysokość zależy od liczby pracowników objętych systemem. Miesięczne kary w wysokości od 100 do 400 funtów mogą być naliczane od mikro, małych, średnich i dużych pracodawców, jak pokazano poniżej:
- 1-9 pracowników – 100 funtów
- 10–49 pracowników – 200 funtów
- 50–249 pracowników – 300 funtów; i
- 250 lub więcej pracowników – 400 funtów.
Każdy program podlega tylko jednej karze za spóźnione złożenie deklaracji miesięcznie, niezależnie od liczby deklaracji złożonych po terminie w danym miesiącu. Każdego roku będzie jedno nieuregulowane zaległość, a za każde kolejne zaległość będzie naliczana kara. Zamiast automatycznie nakładać kary za spóźnione złożenie deklaracji w przypadku niedotrzymania terminu, HMRC potwierdziło, że „przyjmie bardziej proporcjonalne podejście i skoncentruje się na poważniejszych uchybieniach, po przeprowadzeniu oceny ryzyka”.
HMRC nalicza odsetki dzienne od wszystkich niezapłaconych kwot od daty wymagalności do daty zapłaty i podwyższa je po dokonaniu pełnej płatności. HMRC może również naliczyć kary dla pracodawców, którzy nie uiszczają swoich zobowiązań z tytułu PAYE w terminie. Kary te są „oszacowane na podstawie ryzyka” i wynoszą od 1% do 4% zaległych kwot. Pierwsza spóźniona płatność nie podlega karze.
