Wydatki na podróże służbowe i utrzymanie ponoszone przez pracowników lub w ich imieniu stwarzają wiele problemów.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu ulgi podatkowej na podróże i utrzymanie.
Pracownicy posiadający stałe miejsce pracy
Wielu pracowników ma stałe miejsce pracy, do którego regularnie uczęszczają i okazjonalnie przemieszczają się poza swoje stałe miejsce pracy do tymczasowego miejsca pracy. Często pracownicy podróżują bezpośrednio z domu do tymczasowego miejsca pracy i odwrotnie.
Pracownik może ubiegać się o pełną ulgę podatkową w związku z podróżami służbowymi.
Podróż służbowa
Podróż służbowa to taka, która obejmuje podróżowanie:
- z jednego miejsca pracy do drugiego lub
- z domu do tymczasowego miejsca pracy lub
- do domu z tymczasowego miejsca pracy.
Podróże między domem pracownika a miejscem pracy, do którego regularnie uczęszcza, nie są podróżami służbowymi. Podróże te stanowią „zwykłe dojazdy do pracy”, a ich koszty ponosi pracownik. Termin „stałe miejsce pracy” definiuje się jako miejsce, do którego pracownik „regularnie” uczęszcza. Jest on używany w celu ustalenia jednego punktu końcowego podróży w przypadku zwykłych dojazdów. Dom jest normalnym drugim punktem końcowym podróży w przypadku zwykłych dojazdów.
Przykład 1
Pracownik zazwyczaj dojeżdża samochodem między domem w Yorku a stałym miejscem pracy w Leeds. To dzienna podróż w obie strony licząca 48 mil.
Pewnego dnia pracownik jedzie samochodem z domu w Yorku do tymczasowego miejsca pracy w Nottingham. Podróż w obie strony liczy 180 kilometrów.
Koszt w tym przypadku to koszt podróży (280 km). Kwota ta podlega odliczeniu.
Przykład 2
Pracownik, który zazwyczaj dojeżdża do pracy samochodem 40 mil na północ, musi pokonać 100 mil w obie strony na południe, aby dotrzeć do siedziby klienta. Pracodawca zwraca mu koszty 100-milowej podróży.
Kwota ta będzie podlegała odliczeniu.
Płatności za utrzymanie
Utrzymanie obejmuje koszty zakwaterowania oraz wyżywienia i napojów w czasie, gdy pracownik przebywa poza stałym miejscem pracy. Wydatki na utrzymanie są traktowane jako element podróży służbowej i dlatego stanowią część kosztów tej podróży.
Przeciwdziałanie unikaniu opodatkowania
Niektóre podróże między tymczasowym miejscem pracy a domem mogą nie kwalifikować się do ulgi, jeśli są „w istotnym stopniu podobne” do podróży do lub ze stałego miejsca pracy.
Według HMRC „istotne podobieństwo” oznacza podróż odbywającą się na większości trasy tymi samymi drogami lub tym samym pociągiem lub autobusem.
Tymczasowe stanowiska
Jeżeli pracownik zostanie wysłany z miejsca stałego pobytu na wiele miesięcy, nowe miejsce pobytu nadal będzie uważane za tymczasowe miejsce pobytu, jeżeli oddelegowanie jest:
- oczekuje się, że potrwa krócej niż 24 miesiące lub
- jeżeli przewiduje się, że okres zatrudnienia będzie dłuższy niż 24 miesiące, należy się spodziewać, że pracownik będzie spędzał w nowym miejscu pracy mniej niż 40% swojego czasu pracy.
Pracownik musi nadal zachować swoje stałe miejsce pracy.
Przykład 3
Edward pracuje w New Brighton. Jego pracodawca wysyła go do Wrexham na 1,5 dnia w tygodniu przez 28 miesięcy.
Edward będzie uprawniony do ulgi. Każde oddelegowanie trwające dłużej niż 24 miesiące nadal będzie się kwalifikować, pod warunkiem, że nie zostanie naruszona zasada 40%.
Pracownicy na miejscu
Niektórzy pracownicy nie mają stałego miejsca pracy, lecz pracują w kilku miejscach przez kilka dni, tygodni lub miesięcy. Przykładami pracowników stacjonarnych są pracownicy budowlani, inspektorzy bezpieczeństwa, konsultanci komputerowi i pracownicy pomocy społecznej.
Koszty podróży służbowej i utrzymania pracownika zatrudnionego w danym miejscu mogą zostać zwrócone bez podatku, jeśli okres spędzony w danym miejscu jest i jest faktycznie krótszy niż dwa lata.
Istnieją przepisy zapobiegające unikaniu opodatkowania, które mają zapewnić, że zatrudnienie jest faktycznie oparte na miejscu pracy, aby można było przyznać ulgę. Na przykład, tymczasowe zatrudnienie może być wyłączone z ulgi, jeśli obowiązki są wykonywane w danym miejscu pracy przez cały lub prawie cały okres zatrudnienia. Ma to na celu w szczególności zapobieganie manipulowaniu limitem 24 miesięcy poprzez powtarzające się tymczasowe zatrudnienie.
Inni pracownicy nieposiadający stałego miejsca pracy
Spotkania podróżnicze
Dla niektórych pracowników podróże służbowe stanowią integralną część pracy. Na przykład, podróżujący przedstawiciel handlowy nie ma bazy, w której pracuje lub w której jest zobowiązany do regularnego meldowania się. Wydatki na podróże służbowe i utrzymanie poniesione przez takiego pracownika podlegają odliczeniu.
Pracownicy pracujący w domu
Niektórzy pracownicy pracują w domu okazjonalnie, a nawet regularnie. Nie oznacza to jednak, że ich dom można uznać za miejsce pracy. Musi istnieć obiektywny wymóg, aby praca była wykonywana w domu, a nie gdzie indziej.
Może to oznaczać, że inne miejsce pracy stanie się stałym miejscem pracy, na przykład biuro, do którego pracownik „regularnie uczęszcza”. W związku z tym wszelkie koszty dojazdu między domem a biurem nie będą uznawane za koszt kwalifikowany. Dozwolone będą natomiast podróże między domem a tymczasowymi miejscami pracy.
Jeśli nie ma stałego miejsca pracy, pracownik jest traktowany jako pracownik stacjonarny. W związku z tym wszystkie koszty są uwzględniane, łącznie z okazjonalnymi dojazdami do biura pracodawcy.
Dom nadal może być traktowany jako miejsce pracy zgodnie z powyższym testem obiektywnym. W takim przypadku podróże między domem a dowolnym innym miejscem pracy w ramach tego samego zatrudnienia będą dozwolone.
